Rašymas ir dokumentų rengimas: ataskaita, pristatymas, pasiūlymas

Pelnas:

• Galimybė valdyti pačią struktūrą, sukuriant dokumentą pirmiausia kaip skeletą, tada kaip juodraštį, skyrių po skyriaus ir tada peržiūrėjimo tvarka.
• Galimybė užkirsti kelią išgalvotiems duomenims pateikiant pagrindinę žinutę, skaičius ir pačius duomenis bei įpinant sakinio srautą į dirbtinį intelektą
• Galimybė pakartotinai naudoti tą patį turinį konvertuojant jį į skirtingus formatus (ataskaita, santrauka, pristatymas, el. paštas) ir patikrinti kiekvieną faktą jo nesiuntant

Rašymas yra matomiausias žinių darbuotojo rezultatas – ataskaita, pasiūlymas, pristatymas, pasiūlymo tekstas, vidinis dokumentas. Tačiau rašymas taip pat yra daugiausiai laiko užimanti ir labiausiai atidėliojama užduotis: tuščio puslapio baimė, sunku sukurti struktūrą, taisymo ciklai. AI čia yra svirtis; sukuria skeletą, sukuria pirmąjį juodraštį, jį peržiūri ir išverčia į skirtingus formatus. Tačiau tikroji vertė yra tavyje: idėja, žinia ir atsakomybė yra tavo. AI gamina rašymo raumenis; Jūs pateikiate pagrindą (ką pasakyti) ir patvirtinimą (ar tai teisinga, ar galima išsiųsti).

Sąlygos. Skeletas / kontūras yra dokumento struktūra, susidedanti iš skyrių antraščių. Juodraštis yra užpildytas, bet ne galutinis tekstas. Taisymas yra rankraščio tobulinimo etapas. Santrauka yra trumpa santrauka ilgo dokumento pradžioje, kurią perskaitys sprendimų priėmėjas. Pakartotinis panaudojimas – tai to paties turinio konvertavimas į kitą formatą (ataskaita → pristatymas → el. paštas).

Teisinga kūrimo darbo eigos tvarka

Dažniausia klaida yra tiesiogiai pasakyti AI „parašyk man ataskaitą“ – taip sukuriamas bendras tekstas be jokio pranešimo. Teisinga tvarka yra tokia: pirma skeletas, tada juodraštis, tada peržiūra.

1. Jūs pasirenkate skeletą (tegul AI jums padės). Ką nori pasakyti, kokia tvarka? AI siūlo skeletą, jūs pasirenkate.
2. Redaguokite jį po skiltį. Prašyti kiekvieno skyriaus atskirai; AI sutelkti dėmesį į vieną skyrių yra geriau nei prašyti viso dokumento vienu metu.
3. Pateikite savo medžiagą. Skaičiai, pavyzdžiai, vidinės žinios kyla iš jūsų; AI mezga kalbą.
4. Peržiūrėk. Kelionė dėl tono, ilgio, aiškumo.
5. Patvirtinti. Ar kiekvienas faktas, skaičius, teiginys yra patikrintas?
6. Turėkite jį. Suteikite jam galutinį blizgesį savo balsu; išvalykite klišes.

Patarimas: pasakykite AI „pirmiausia padarykite skeletą, nerašykite turinio, kol jo nepatvirtinu“. Taigi patikrinkite struktūrą ir teisingą kursą, kol AI neparašė 3 puslapių neteisinga kryptimi.

Žinutė nuo jūsų, kalba iš AI

Kritinis principas: negalima rašyti to, ko AI nežino. Tikroji jūsų ataskaitos vertė – kodėl jis sumažėjo šį ketvirtį, ko klientas iš tikrųjų nori, kokį pasiūlymą jūs propaguojate – yra jūsų galvoje. AI to nežino. Jei tiesiog pasakysite „parašyti pardavimo ataskaitą“, bus tuščias, visiems tinkamas tekstas. Jei pateiksite savo duomenis, išvadas ir nuomones, tai pavers jį sklandžiu ir organizuotu tekstu. Taigi: jūs pateikiate idėjų tankumą, o AI suteikia sklandumą.

dokumento gabalas

Kas gamina

pastaba

Pagrindinė žinutė / disertacija

tu

Vienas dalykas, kurio AI negali žinoti

Skaičiai/duomenys

tu

AI sudaro; tu duodi

Struktūra/skeletas

Jūs + AI

AI rekomenduoja, jūs pasirenkate

Sakinio eiga / kalba

A.I.

Kur stipriausia?

Tonas/formatas

AI (su jūsų aprašymu)

Aiškiai aprašykite

Tikslumo patvirtinimas

tu

Neperleidžiama

Keturi kopijuojami rašymo šablonai

Šiame dokumente pirmiausia rodomas TIK skeletas (skilčių antraštės): Dokumento tipas: [ataskaita / pasiūlymas / rekomendacija]. Skaitytojas: [kas]. Tikslas: [kas].Mano pagrindinė žinutė: [vienas sakinys].Nerašykite turinio nepatvirtinus sistemos; Pasiūlykite 5-7 pavadinimus.

Parašykite šį skyrių. Mano medžiaga yra žemiau; tiesiog naudokite šį, duomenų pritaikymą.Skyrius: [pavadinimas]. Tonas: [profesionalus]. Ilgis: [~200 žodžių]. Medžiaga: """[savo užrašai, skaičiai, radiniai]"""

Parašykite šio užpildyto dokumento santrauką: - Ne daugiau kaip 5 punktai, ta kalba, kurią skaitys sprendimą priėmėjas. - Išvados ir rekomendacijos tik dokumente; pridedant naujos informacijos.- Aiški eilutė "rekomenduojamas veiksmas" pabaigoje.Dokumentas: """[įklijuoti]"""

Konvertuokite šią ataskaitą į [10 skaidrių pristatymo / trumpo el. laiško] formatą:- Pavadinimas + 3 ženkleliai kiekvienai skaidrei.- Laikykite skaičius, nepridėkite komentarų.- Laikykite pristatymo eigą logiškai (situacija → radimas → rekomendacija → kitas veiksmas). Pranešimas: """[įklijuoti]"""

Silpnas raginimas / Stiprus raginimas

Silpnas: „Parašykite man ketvirčio pardavimo ataskaitą“. (AI sudaro bendrą tekstą be jokio pranešimo, be duomenų – galbūt su netikrais numeriais.)

Stiprus: "Patvirtinau šią sistemą. Dabar parašykite skiltį "Teritorijos našumas". Medžiaga: Šiaurė +12%, Pietūs -4% (vieno kliento susitraukimas), Vakarai stabilūs. Mano pagrindinė žinutė: atsisakymas vieno šaltinio, laikinas. Tonas: neutralus-analitinis, ~150 žodžių. Neperžengkite mano pateiktų skaičių." Kadangi stiprioji versija pateikia pranešimą, duomenis ir ribas, ji grąžina tikrą ir naudingą tekstą.

trys mini dėklai

1 atvejis – tuščio puslapio sumušimas. Vadovas kasmet atidėdavo metinę vertinimo ataskaitą 2 dienomis. Jis leido dirbtiniam intelektui pirmiausia sukurti skeletą, o paskui parengti kiekvieną skyrių, pamaitindamas jį savo užrašais; Mano bendras rašymas buvo sumažintas iki 3 valandų. Atsipirkimas atsirado ne dėl dirbtinio intelekto spausdinimo, o dėl to, kad buvo lengviau pradėti – kai skeletas buvo rankoje, likusieji tekėjo.

2 atvejis – netikro numerio nelaimė. „Parašykite pardavimo ataskaitą“, – sakė vienas analitikas, šiek tiek redaguodamas tekstą, kurį AI grąžino – su netikrais augimo skaičiais – ir pateikdamas jį vadovybei. Vadovybė manė, kad skaičiai yra tikri, ir priėmė sprendimą; Vėliau paaiškėjus klaidai, jie turėjo atšaukti sprendimą. Pamoka: niekada nepritaikykite AI duomenų; Jūs pateikiate skaičius, jis tik audžia kalbą.

3 atvejis – vienas turinys, trys formatai. Rinkodaros specialistas išvertė savo 8 puslapių strategiją į tris formatus naudodamas AI: 1 puslapio santrauka vadovybei, 10 skaidrių pristatymas komandai, trumpas el. laiškas klientui. Jis išsaugojo skaičius ir nustatė kiekvieno formato toną. Trys išėjimai iš to paties turinio, iš viso 40 minučių. Pelnas gautas iš pakartotinio naudojimo.

Dažnos klaidos

• Tiesiogiai sakant „rašyti“: išveda bendrąjį tekstą be skeleto; Pirmiausia sukurkite struktūrą.
• Duomenų sudarymas: Jūs pateikiate skaičius; Apribokite AI iki „generuoti duomenis“.
• Viso dokumento užklausa vienu metu: po skiltį užtikrinama geresnė kokybė.
• Atsisakykite klišių: išvalykite tokias AI frazes kaip „Ši ataskaita apima mūsų dinamišką rinką...“
• Bandymas priversti AI nustatyti pranešimą: pagrindinė tezė yra jūsų; AI negali to žinoti, tu duodi jam.
• Apeiti patvirtinimą: Jūsų atsiųstame dokumente yra jūsų parašas; patikrinkite kiekvieną pretenziją.

Atsargiai: AI sukurtas tekstas atrodo „teisingas“, nes yra sklandus. Sklandumas nėra tikslumas. Tikrinkite sakinius po vieną, ypač tuos, kuriuose yra skaičiai, datos, vardai ir teiginiai, nesvarbu, kaip gražiai jie parašyti.

Apibendrinant

• Teisinga tvarka: pirmiausia skeletas (jūs nustatote), tada juodraštis po skyriaus, tada peržiūra.
• Žinutės, duomenys ir patvirtinimas yra iš jūsų; bendra struktūra; sakinio srautas ir tonas yra iš AI.
• Jūs negalite rašyti to, ko AI nežino; Jūs pateikiate idėjų tankumą, leiskite dirbtiniam intelektui užtikrinti sklandumą.
• Niekada nedarykite AI, kad jis atitiktų skaičius; nustatyti „duomenų generavimo“ apribojimą ir patikrinti kiekvieną faktą.
• Pakartotinai naudokite tą patį turinį konvertuodami jį į skirtingus formatus (ataskaita→ santrauka→ pristatymas→ el. paštas).

Taikymo užduotis

Pasirinkite faktinį dokumentą, kurį turite parašyti. Naudodami pirmąjį šabloną, pirmiausia tiesiog ištraukite skeletą ir redaguokite jį patys. Tada sukurkite antrojo šablono skiltį su savo duomenimis – įsitikinkite, kad AI nesudaro duomenų. Baigę konvertuokite dokumentą į antrą formatą (santrauka arba pristatymas) naudodami ketvirtąjį šabloną ir patikrinkite, ar išsaugoti skaičiai.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Pirmiausia išėmiau skeletą ir pats patvirtinau konstrukciją.
• [ ] Pateikiau skaičius ir duomenis, nesudariau, kad jie atitiktų AI.
• [ ] Skyrius turėjau parengti atskirai.
• [ ] Pagrindinę žinutę/tezę nustačiau pats.
• [ ] Išvaliau klišes AI modelius ir apkabinau juos savo balsu.
• [ ] Prieš paskelbdamas patikrinau kiekvieną faktą ir skaičių.