Pelnas:
- Gebėjimas teikti pirmenybę netvarkingoms užduočių krūvoms naudojant dirbtinį intelektą ir paversti ją laiko užblokuotu planu, kuris atskiria skubius dalykus nuo svarbaus.
- Gebėjimas nustatyti tikrovišką, įmanomą dieną ir savaitę, atliekant gilų darbą daug energijos naudojančiomis valandomis ir paliekant buferius kiekviename bloke
- Galimybė kalibruoti dirbtinio intelekto optimistinius laiko įverčius pagal savo istorinius duomenis ir atspindėti paslėptus plano apribojimus
Laikas yra vienintelis neatsinaujinantis produktyvumo šaltinis. AI pagreitina teksto užduotis, pvz., el. paštą; Tačiau tikroji nauda gaunama iš sprendimų, kuriuos priimate dėl to, ką ir kada atlikti, kokybė. Šiame skyriuje išmoksite naudoti dirbtinį intelektą kaip laiko planavimo asistentą: prioritetų nustatymą, dienų ir savaitės blokavimą, kalendoriaus konfliktų sprendimą, realų laiko įvertinimą. AI greitai sukuria planą; Bet jūs nuspręsite, ar jūsų planas atitinka realybę ir jos ribas, nes AI nežino jūsų energijos ritmo, šeimos naštos ir paslėptų prioritetų.
Sąlygos. Laiko blokavimas – tai dienos padalijimas į tam tikroms užduotims skirtus laikotarpius. Gilus darbas – tai didelės vertės darbas, kuriam reikia nuolatinio susitelkimo – ataskaitos rašymo, analizės, projektavimo. Seklus darbas yra mažai dėmesio skiriantis, reaktyvus darbas – el. paštas, teksto žinutės, administracinis darbas. Prioritetinė matrica yra sprendimų priemonė (taip pat žinoma kaip Eizenhauerio matrica), kuri atskiria užduotis pagal „skubios / svarbios“ ašis.
Planavimo su AI logika
AI galia planuojant yra ta, kad jis greitai susistemina nepatogų užduočių skaičių. Jūs išliejate sąmyšį savo galvoje neapdorotu pavidalu; AI paverčia tai prioritetiniu, suplanuotu, įgyvendinamu planu. Tačiau atkreipkite dėmesį į du dalykus: pirma, AI linkęs laiką vertinti optimistiškai – realiame pasaulyje viskas užtrunka ilgiau. Antra, AI nežino jūsų paslėptų suvaržymų – nesvarbu, ar esate įstrigę susitikime ryte, ar jūsų energija sumažėja po pietų. Taigi priimkite dirbtinio intelekto planą kaip planą, sukalibruokite jį su savo tikrove.
Žingsnis po žingsnio: savaitės plano nustatymas naudojant AI
- Atlikite neapdorotą liejimą. Užsirašykite visas numatytas užduotis, susitikimus ir terminus be eilės.
- Pasakyk man apribojimus. Fiksuoti susitikimai, darbo valandos, energijos ritmas, laisvalaikis.
- Prioritetų suteikimas. Paprašykite AI sudėti užduotis į svarbos / skubos matricą.
- Užblokuokite. Įdėkite gilų darbą daug energijos naudojančiomis valandomis, o negiliai – mažai energijos naudojančiomis valandomis.
- Pridėti buferį. Pasakykite AI „pridėkite 20% buferio laiko kiekvienam blokui“; pataiso optimistinę prognozę.
- Kontroliuoti ir valdyti. Palyginkite planą su savo realybe, pašalinkite tai, kas nereikalinga.
Patarimas: neleiskite dirbtiniam intelektui užpildyti visą jūsų dieną. Tuščias laikas – ne klaida, tai buferis ir mąstymo erdvė. „Suplanuokite ne daugiau kaip 70% savo dienos, o likusią dalį palikite netikėtoms užduotims“ – tai realu daugeliui žmonių.
Prioritetų suteikimas: skubių dalykų atskyrimas nuo svarbaus
Dažniausia produktyvumo klaida yra skubos sumaišymas su svarbiu. Skambinti telefonas yra skubus, bet gali būti nesvarbus; Strateginė ataskaita yra svarbi, bet nuolat atidedama, nes neatrodo skubi. Dirbtinis intelektas yra geras veidrodis nustatant užduotis pagal šias dvi ašis, tačiau galutinį sprendimą priimate jūs, nes „svarbu“ apibrėžimas priklauso nuo jūsų tikslų.
Kategorija
Aprašymas
Prieiga
Skubu + svarbu
Krizė, trumpas terminas
padaryk tai dabar
Svarbu + Neskubu
Strategija, planavimas, plėtra
Blokuoti, apsaugoti kalendorių
Skubu + Nesvarbu
Dauguma trikdžių, kai kurie el
Perkelkite arba suspauskite
Nei skubu, nei svarbu
blaškymasis
Ele, nedaryk to
Daugumos žmonių klaida yra nepaisyti „Svarbu + neskubi“ kadro ir nuolat gyventi „Skubūs“ rėmuose. Kai AI nustatys savaitės planą, užduokite šį klausimą: „Kurios iš mano užduočių šią savaitę yra „svarbios, bet neskubios“ kategorijoje ir ar jų kalendoriuje yra apsaugotas blokas?
Keturi kopijuojami planavimo šablonai
Žemiau suteikite pirmenybę mano netvarkingų užduočių sąrašui.- Kiekvieną užduotį įdėkite į skubių/svarbių matricą (4 kategorijos).- Grupuokite pagal "Turi būti atlikta šią savaitę", "Perduodama", "Galima atidėti". - Įspėkite, jei yra kokių nors nematytų priklausomybių (pvz., Y nepradės, kol X nebus baigtas). Užduotys: """[neapdorotas sąrašas]"""
Dienos laiko bloko planas sudaromas iš toliau pateiktų užduočių. Mano darbo laikas: [09:00-17:30]. Fiksuoti susitikimai: [11:00 komanda, 15:00 klientas]. Mano energija yra didelė ryte, mažai po pietų. Ryte dirbkite giliai, popiet – negiliai. Į kiekvieną bloką pridėkite 20% buferio, palikite 45 minučių pietų pertrauką. Užduotys: """[sąrašas]"""
Realiai apskaičiuokite šios užduoties laiką ir suskirstykite ją į žingsnius.Užduotis: [pvz. ketvirčio ataskaita].- Išvardykite poveiksmius, kiekvienam skirkite laiko.- Prie viso laiko pridėkite 25 % neapibrėžtumo.- Įspėkite, kuris veiksmas labiausiai užblokuotas.
Peržiūrėkite mano savaitės planą. Atsakykite į šiuos klausimus: 1. Ar yra apsaugotas blokas mano „svarbiems, bet neskubiems“ darbams?2. Kurios yra perpildytos (nebuferinės) dienos?3. Kokios užduotys gali būti perduotos, bet lieka man? Planas: """[dabartinis planas]"""
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas: „Sudaryk man dienos planą“. (AI sukuria bendrą, nepraktišką planą, nežinodamas jūsų valandų, susitikimų, energijos ritmo.)
Güçlü: "Iš šių 6 užduočių sukurkite laiko bloko planą 09:00-17:30. Mano komandos susitikimas yra fiksuotas 1 valandai 11:00. Mano dėmesys sutelktas ryte, įdėkite ataskaitą rašyti ten. El. paštas ir administracinis darbas po pietų. Pridėkite 20% buferį prie kiekvieno bloko, 45 minučių pietų pertrauka 13:00." Stipri versija grąžina tiesiogiai taikomą planą, nes suteikia apribojimų, ritmą ir buferį.
trys mini dėklai
1 atvejis – optimistinės prognozės spąstai. Dizaineris pasitikėjo AI prognoze, kad „šis darbas užtruks 2 valandas“, ir atitinkamai nustatė dieną. Darbas truko 3,5 valandos, kiti trys blokai persikėlė, diena nusistovėjo. Kitą savaitę jis planavo prie kiekvienos AI prognozės pridėdamas 40 %; Pradėjo užtrukti dienas. Pamoka: AI įvertina trumpą laiką; Taikykite daugiklį naudodami savo istorinius duomenis.
2 atvejis – gilus verslo atkūrimas. Programinės įrangos kūrėjas pastebėjo, kad per dieną vidutiniškai sugaišta 4,5 val. AI buvo pataisytas 9–11 val. kaip „gilus darbas, jokių susitikimų“ ir apibendrino el. laiškus į 2 blokus (11 ir 16 val.). Po dviejų savaičių atliktų didelės vertės darbų skaičius išaugo nuo 2 iki 5 per savaitę.
3 atvejis – neteisingas prioritetas. Komandos vadovas atidėliojo ketvirčio strategijos dokumentą 5 savaites, nuolat susilaukdamas „skubių“ užklausų. Kai man teko dirbtinio intelekto užduotis ant matricos, dokumentas pasirodė neapsaugotas langelyje „svarbu, bet neskubu“. Jis atidarė du fiksuotus blokus kalendoriuje; Dokumentas buvo baigtas per 9 dienas. Pelnas buvo gautas iš AI padarius nematomą aplaidumą matomu.
Dažnos klaidos
- Dienos įtempimas: planas be buferio žlunga iš pirmo karto.
- Aklai pasitikėjimas AI laiko įvertinimu: yra optimistiškas; Pridėkite savo daugiklį.
- Supainioti skubų su svarbiu: naudokite matricą, palikite „ne skubu, bet svarbu“.
- Energijos ritmo nepaisymas: įdėjus daug darbo mažai energijos suvartojamoms valandoms, produktyvumas sumažėja perpus.
- Deleguojamo darbo laikymasis: kai AI sako „tai yra perkeliama“, nesipriešinkite, iš tikrųjų jį deleguokite.
- Galvojant, kad planas yra fiksuotas: Planas yra juodraštis; Būkite atviri braukimui visą dieną.
Atsargiai: AI sukuria gerą planą, bet jei jūs nesate tas, kuris jį įgyvendina, planas yra nenaudingas. Laikykite planą realistišką; Vidutinis įgyvendinamas planas yra geriau nei tobulas, bet neįgyvendinamas planas.
Apibendrinant
- Dirbtinis intelektas greitai susistemina netvarkingą užduočių krūvą, tačiau yra optimistiškas savo laiko skaičiavimuose ir nežino paslėptų suvaržymų.
- Nustatykite savaitę neapdoroto suskirstymo → apribojimo → prioritetų nustatymo → blokavimo → buferio etapais.
- Atskirkite skubius dalykus nuo svarbaus; Kalendoriuje sukurkite apsaugotą bloką „svarbioms, bet neskubioms“ užduotims.
- Įdėkite gilų darbą daug energijos naudojančiomis valandomis, negiliai – mažai energijos naudojančiomis valandomis; Dienos užpildymas daugiau nei 70%.
- Pridėkite daugiklį (pvz., 25–40 %) prie AI trukmės įvertinimo naudodami savo istorinius duomenis.
Taikymo užduotis
Neapdorotas visų kitos savaitės užduočių sąvartynas. Pirmenybę nustatykite naudodami pirmąjį šabloną, sukurkite laiko užblokuotą pavyzdinės dienos planą naudodami antrą šabloną. Taikykite savo daugiklį AI pateiktiems laiko įvertinimams. Tada patikrinkite planą su ketvirtuoju šablonu: patikrinkite, ar nėra blokų, apsaugotų „svarbiems, bet neskubiems“ darbams.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Savo užduotis sudėjau į skubių/svarbių matricą.
- [ ] Atidariau apsaugotą bloką savo „svarbiems, bet neskubiems“ darbams.
- [ ] Aš labai padirbėjau prie savo didelio energijos laikrodžio.
- [ ] Prie AI laiko įvertinimo pridėjau savo daugiklį.
- [ ] Tamponus palikau kiekviename bloke, dienos neprikimšau.
- [ ] Aš iš tikrųjų delegavau deleguojamas užduotis.