Pelnas:
- Gebėjimas nustatyti pagrindinę žinią ir sprendimą apibendrinant gaunamus el. laiškus ir rengiant atsakymo juodraštį bei naudoti dirbtinį intelektą kaip asistentą, kuris tik paverčia žodžius į eilutę
- Gebėjimas kurti profesionalią komunikaciją koreguojant tą pačią žinutę skirtingais tonais priklausomai nuo konteksto ir išvalant klišes bei pasyvius-agresyvius modelius.
- Galimybė patikrinti kiekvieną konkretų pažadą (datą, kainą, atsargas, pažadą) nesiunčiant ir anonimizuojant grandines su neskelbtinais duomenimis
Vidutinis žinių darbuotojas el. paštu praleidžia maždaug ketvirtadalį savo dienos. El. paštas yra sritis, kurioje dirbtinis intelektas duoda konkretiausią ir betarpiškiausią asmeninio produktyvumo grąžą, nes didžioji darbo dalis yra kalbos darbas: suprasti pranešimą, atsakyti tinkamu tonu, apibendrinti ilgą grandinę. Šiame skyriuje išmoksite naudoti dirbtinį intelektą kaip asistentą, kuris greitai išvalo gautuosius, jų neapkraudamas. Bet pabraukime nuo pat pradžių: spaudžiate siuntimo mygtuką; Jūs turite parašą ir atsakomybę už el.
Keletas terminų. Juodraštis yra pirmasis tekstas, redaguojamas prieš jį išsiunčiant. Tonas yra emocinė pranešimo spalva – formali, draugiška, griežta, atsiprašanti. Gija – tai el. laiškų grandinė pirmyn ir atgal ta pačia tema. Šablonas yra paruoštas teksto skeletas pasikartojantiems el. laiškams. Šio įrenginio esmė: AI sukuria juodraštį, jūs kontroliuojate toną ir faktą.
Keturi AI vaidmenys el. pašto darbo eigoje
- Juodraščio generavimas: baigiasi tuščio puslapio sindromas. Pasakykite tikslą ir AI pateiks pirmąjį juodraštį.
- Paruoškite atsakymą: įklijuokite gaunamą el. laišką, pasakykite „rašyk atsakymą, kuriame būtų šie punktai“.
- Apibendrinant: Suspausti ilgą grandinę į „kas ką pasakė, koks sprendimas laukia“.
- Tono reguliavimas: sušvelninkite parašytą griežtą kontūrą arba patobulinkite pernelyg laisvą kontūrą.
Didžiausias pelnas gaunamas sujungus šiuos keturis dalykus: apibendrinkite gaunamą grandinę → atsakymo juodraštis → nustatykite toną → skaitykite, patikrinkite, išsiųskite.
Žingsnis po žingsnio: atsakykite į gaunamą el. laišką naudodami AI
- Nukopijuokite gaunamą el. laišką (arba grandinę).
- Suteikite AI kontekstą: kas tai parašė, kokie jūsų santykiai, į ką norite atsakyti.
- Pats nustatykite pagrindinę atsakymo žinutę – neleiskite AI nuspręsti, tiesiog atsispausdinkite.
- Padarykite juodraštį, perskaitykite jį; Ieškokite perdėtų pažadų, melagingų datų ar išgalvotų detalių.
- Nustatykite toną pagal kontekstą.
- Retušuokite jį savo parašu, savo balsu ir išsiųskite.
Patarimas: visada priimkite pagrindinį atsakymo sprendimą (taip/ne/atidėti). Paklauskite AI „Ar turėčiau priimti šį pasiūlymą? Neklausk; Pasakykite „parašykite mandagiai atmesdami šį pasiūlymą“. Jūs nuspręsite, AI žodžiai.
Tonų valdymas: ta pati žinutė, skirtinga spalva
Tonas gali būti net svarbesnis nei el. laiško turinys. Tas pats atsakymas „ne“ baigia arba sustiprina santykius, priklausomai nuo tono. AI labai gerai sugeba greitai pakeisti toną. Atpažinkite šį spektrą: formalus (viršutinė vadovybė, vyriausybinė agentūra), profesionaliai neutralus (dauguma verslo korespondencijos, saugus įsipareigojimų neįvykdymas), draugiškas-profesionalus (pažįstamas kolega), šiltas (ilgalaikis klientas). Aiškiai pasakykite AI toną; Vietoj neaiškių žodžių, pvz., „mandagus“, naudokite aiškius apibūdinimus, pvz., „profesionalus, bet toli“.
Būsena
Rekomenduojamas tonas
Reikia vengti
Delsimas/atsiprašymas
Nuoširdus, savininkiškas
Gynėjas, kaltininkas
Neduokite blogų naujienų
Neutralus, aiškus, pagarbus
neaiškus, vėluojantis
Pasiūlymo atmetimas
profesionalus, dėkingas
šalta, neprotinga
Pirmas kontaktas (šaltas)
Trumpas, aiškus, pagarbus
Per daug intymi, ilga
Pranešti vyresniajai vadovybei
formalus, glaustas
laisvas, netvarkingas
Keturi kopijuojami el. pašto šablonai
Atsakyti į gaunamą el. laišką.Santykiai: [klientas / vadovas / kolega]. Pranešimas: [pagrindinė mintis – taip/ne/vėlavimas + priežastis]. Tonas: [profesionalus-neutralus]. Ilgis: iki [100] žodžių. Sugalvota detalė arba pažadas; tiesiog naudokis mano pateikta informacija. Gaunamas el. laiškas: """[įklijuoti]"""
Apibendrinkite šią el. pašto grandinę: – Apibendrinkite pagal TEMĄ, o ne chronologiškai. - Naudokite antraštes „Sutarta“, „Laukiantys sprendimai“, „Užduotys man“. - Nurodykite kiekvienos užduoties terminą, jei toks yra. Grandinė: """[įklijuoti]"""
Padarykite šio kontūro toną [draugiškas-profesionalus]. Taisyklės:- Pakeiskite prasmę ir faktus.- Paverskite gynybinius teiginius teiginiais, kurie turi savybę.- Aiškūs pasyvūs-agresyvūs tonai.Juodraštis: """[savo juodraštis]"""
Sukurkite daugkartinio naudojimo šabloną šiam el. laiškui, kurį dažnai rašau: Būsena: [pvz.,. naujo kliento pasisveikinimas].Rodyti kintamuosius laukus su [laužtiniais skliaustais].Tonas: [šiltas-profesionalus]. 2 trumpos pastraipos.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas: „Atsakyti į šį el. laišką“. (AI nežino, ką atsakyti, grąžina bendrą ir galbūt daug žadantį tekstą.)
Stiprus: "Atsakykite į šį kliento el. laišką. Mano žinutė: negaliu suteikti nuolaidos, kurios jis prašė, bet galiu pasiūlyti 12 mėnesių lojalumo nuolaidą. Tonas: šiltas, išlaikantis santykius. Sušvelninkite atmetimą, bet būkite aiškus, nepalikite jo neaišku. Maksimalus 90 žodžių."
Stipriojoje versijoje jūs priėmėte sprendimą (be nuolaidos, alternatyva), nustatėte toną ir nustatėte ribas. Dirbtinis intelektas tik renka žodžius – tai yra tai, ką jis geriausiai moka.
trys mini dėklai
1 atvejis – gautųjų valymas. Vadovas grįžo iš atostogų su 320 neskaitytų el. Jis apibendrino pirmąjį kiekvienos grandinės pranešimą AI ir pavadino jį kaip „skubią / informaciją / užduotį“. 3 valandų skaitymas buvo sumažintas iki 40 minučių. Kicker: jis vis tiek atidarė ir patikrino 6 el. laiškus, kurie, AI teigimu, buvo „skubūs“ – vienas iš jų buvo neteisingai įslaptintas.
2 atvejis – tono atkūrimas. „Padarykite šį toną profesionaliai neutralų, išvalykite pasyvius-agresyvius tonus“, – vienas darbuotojas pasakė dirbtiniam intelektui prieš išsiųsdamas piktą vėlyvo vakaro el. laišką. AI sušvelnino tris aštrius sakinius. Vėliau darbuotojas pasakė: „Jei būčiau išsiuntęs tą laišką pradine forma, tai būtų sugriovę santykius“. Atlyginimas buvo gautas dėl to, kad AI aistringai žiūrėjo savo tekstą.
3 atvejis. Sugalvotas žodžių gaudyklė. Atstovas išsiuntė dirbtinio intelekto sugeneruotą atsakymą jo neskaitęs; Tekste buvo rašoma, kad „jūsų produktas bus išsiųstas rytoj“, tačiau sandėlyje nebuvo ir dirbtinis intelektas jį sugalvojo. Klientas laukė krovinio kitą dieną ir jam neatvykus skundėsi. Pamoka: AI gali į tekstą dėti pažadą, apie kurį nežinote; patikrinkite kiekvieną konkretų žodį.
Dažnos klaidos
- Leiskite AI nuspręsti: Jūs nustatote el. laiško pranešimą; Tegul AI tiesiog rašo.
- Nepatvirtina konkrečių pažadų: data, kaina, prieinamumas, pažadas – visa tai patvirtinkite.
- Laikytis vieno tono: kiekvieną el. laišką siųsti tuo pačiu „mandagiu“ tonu atrodo dirbtina; prisitaikyti prie konteksto.
- Overextension: AI kartais rašo be reikalo ilgus žodžius; Nustatykite „maks. X žodžių“ ribą.
- Parašo aklumas: siunčiama neišvalius AI uždarymo klišės („Pagarbiai, [Vardas]“).
- Jautrių duomenų įklijavimas: grandinių, kuriose yra klientų asmeninių duomenų, eksportavimas į dirbtinį intelektą, jų neanoniminant.
Saugokitės: dirbtinio intelekto sukurti el. laiškai dažnai gali būti „per gražūs“ ir klišiniai („Tikiuosi, kad šis el. laiškas jus gerai suras“). Išvalykite šiuos modelius; Priešingu atveju imtuvas supras, kad tekstas yra sukurtas dirbtiniu intelektu, ir nuoširdumas bus prarastas.
Apibendrinant
- El. paštas yra greičiausiai auganti dirbtinio intelekto sritis, nes tai daugiausia kalbų verslas.
- Keturi dirbtinio intelekto vaidmenys: rengimas, atsako kūrimas, apibendrinimas, tono nustatymas – geriausia juos sujungti grandinėmis.
- Jūs visada priimate pagrindinį atsakymo sprendimą; AI sujungia žodžius, jūs nustatote pranešimą.
- Aiškiai apibūdinkite toną kontekste; Pasakykite aiškiai, pavyzdžiui, „profesionalus, bet toli“, o ne „mandagus“.
- Prieš išsiųsdami patikrinkite kiekvieną konkretų pažadą (datą, kainą, pažadą); Išvalykite klišes AI modelius.
Taikymo užduotis
Iš gautųjų pasirinkite tikrą el. pašto grandinę (jokių neskelbtinų duomenų). Pirmiausia apibendrinkite naudodami antrą šabloną, tada suprojektuokite atsakymą naudodami pirmąjį šabloną. Paprašykite juodraščio trimis skirtingais tonais („oficialus“, „profesionaliai neutralus“, „atviras“) ir apsvarstykite, kuris iš jų atitinka kontekstą. Prieš pateikdami patikrinkite kiekvieną konkretų teiginį.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Aš nustatiau pagrindinę atsakymo žinutę, o ne AI.
- [ ] Toną aiškiai aprašiau pagal kontekstą.
- [ ] Aš patikrinau kiekvieną rankraštyje nurodytą datą, kainą ir pažadą.
- [ ] Išvaliau klišėmis/AI kvepiančias formas.
- [ ] Dalis, kuriose yra neskelbtinų duomenų, anonimizuojau.
- [ ] Prieš paspausdamas siuntimą perskaičiau nuo viršelio iki viršelio.