Pelnas:
- Galimybė kurti metaduomenų juodraščius pagal tokius standartus kaip ISAD(G) arba Dublin Core su dirbtiniu intelektu
- Gebėjimas užkirsti kelią haliucinacijoms ir priskirti dalykinius terminus į kontroliuojamą žodyną su leidimu palikti tuščią
- Galimybė atskirti, kuriems laukams, pvz., datai, asmens vardui ir nuorodos kodui, reikalingas žmogaus patvirtinimas, o kuriuos turėtų priskirti tik institucija
Archyvo ar bibliotekos, kad ir koks turtingas jis būtų, rasti nepavyks, nebent jis būtų gerai apibrėžtas. Dokumentą „randamą“ daro aprašomoji informacija apie jį: kas jį parašė, kada, kur, kokia jo tema, kokiam rinkiniui jis priklauso. Ši informacija vadinama metaduomenimis (metaduomenys – aprašomieji duomenys apie dokumentą; „duomenys apie duomenis“). Katalogavimas – tai dokumentų su šiais metaduomenimis identifikavimo ir jų išsaugojimo sistemoje, kurioje galima ieškoti, procesas. Klasifikavimas – tai dokumentų tvarkymas pagal tokius kriterijus kaip tema, tipas ar kilmė.
Metaduomenų generavimas užima labai daug laiko; Datos, temos, asmens ir vietos informacijos įvedimas atskirai tūkstančiams dokumentų didelėse kolekcijose gali užtrukti metus. AI yra stiprus traukos generatorius šiame versle. Šiame skyriuje pamatysime, kaip generuoti metaduomenis naudojant AI, katalogavimą pagal standartus (ISAD(G), Dublin Core) ir automatinio klasifikavimo galią bei spąstus.
Archyviniai standartai: kodėl jie reikalingi
Metaduomenys neįvedami atsitiktinai; Yra tarptautiniai standartai, kad skirtingų institucijų įrašai galėtų kalbėtis tarpusavyje:
- ISAD(G) (General International Standard Archival Description): archyvinės medžiagos hierarchinio aprašymo taisyklės (fondo, serijos, bylos, dokumento lygiu). Jame yra laukai, tokie kaip nuorodos kodas, pavadinimas, data, apimtis, kūrėjas.
- Dublin Core: bendras standartas, susidedantis iš 15 pagrindinių laukų, skirtų skaitmeniniams ištekliams aprašyti (pavadinimas, kūrėjas, tema, data, žanras, formatas, šaltinis, kalba ir kt.).
- Fondai: rekordų rinkinys, natūraliai susidaręs dėl vieno asmens, šeimos ar institucijos veiklos. Tai pagrindinis archyvavimo organizavimo vienetas.
- Kilmė (kilmė): informacija apie tai, kieno dokumentas yra ir per kurią ranką jis buvo perduotas. Archyvuojant dokumentai laikomi kartu pagal jų kilmę.
Aiškiai nurodant tikslinį standartą, kai AI sukuria metaduomenis, užtikrinama, kad išvestis bus tiesiogiai įvedama į įmonę.
Kita pagrindinė sąvoka yra autoriteto įrašas – įrašas, apibrėžiantis vieną, standartinę, patvirtintą asmens, vietos ar institucijos vardo formą. Istoriniuose dokumentuose tas pats asmuo ar vieta gali būti su skirtinga rašyba; Autoriteto įrašas juos visus sujungia į vieną patvirtintą formatą, kad jie nebūtų išsibarstę ieškant. AI siūlo pavadinimus iš dokumento; bet šio pavadinimo susiejimas su standartine forma autoriteto įraše yra žmogaus darbas. Sujungus tai, ką AI sako „Ahmedas“ su „Ahmed Bey (1840–1912)“ institucijos autoritetinguose įrašuose, išsaugomas katalogo nuoseklumas.
Darbo eiga: žingsnis po žingsnio
1. Paruoškite šaltinį. Surinkite dokumento nuorašą arba vaizdą ir bet kokią kontekstinę informaciją.
2. Nustatykite standartą ir sritis. Pasakykite AI, kuris standartas (ISAD(G), Dublin Core) ir pagal kokius laukus jis gamins išvestį.
3. Generuokite metaduomenų juodraštį. AI užpildo laukus, kuriuos galima išgauti iš dokumento (data, asmuo, vieta, tema, kalba, žanras); Jis palieka tuščias sritis, kurių negali pašalinti.
4. Žemėlapis su valdomu žodynu. Dalykų ir vietovardžių pavadinimai daugumoje institucijų nėra laisvi, bet yra susieti su iš anksto nustatytu sąrašu (valdomas žodynas / tezauras). Susiekite AI pasiūlytus temų terminus šiame sąraše.
5. Patikrinkite ir patvirtinkite. Kiekvieną lauką, ypač datą, pavadinimą ir temą, žmonės lygina su dokumentais ir įgaliojimų įrašais.
Patarimas: aiškiai suteikite AI leidimą „palikti tuščią“. Priešingu atveju jis „atspės“ įrašyti datą arba kūrėją, kurio nėra dokumente, ir į katalogą įterpti netikrus metaduomenis. Instrukcija „Jei dokumente jo nėra, palikite šį lauką tuščią“ yra stipriausias skydas nuo haliucinacijų.
Laukai ir pasitikėjimo lygis lentelėje
Metaduomenų laukas
Kiek patikimas yra AI?
patikrinimas
kalba
aukštas
mėginys
Dokumento tipas
vidutinio aukšto
kontroliuoti
Asmenų/vietovardžiai
Vidutinė (skaitymo klaida)
privalomas
data
Žemas-vidutinis (pagaminimo rizika)
privalomas
Dalyko sąlygos
Vidutinis (nemokamai generuojamas)
Žemėlapis į kontrolinį sąrašą
Taikymo sritis / santrauka
vidutinio aukšto
Palyginkite su šaltiniu
Nuorodos kodas
Nėra (institucija duoda)
žmogaus metimai
Santrauka: AI yra greitas ir patikimas tokiose srityse kaip kalba ir žanras; generuoja juodraščius tokiuose laukuose kaip data, pavadinimas ir tema, tačiau reikalingas žmogaus patvirtinimas; AI niekada nekuria institucinių laukų, tokių kaip nuorodos kodas.
trys mini dėklai
1 atvejis – 8 000 nuotraukų metaduomenų juodraštis. Miesto archyvas katalogavo 8000 istorinių nuotraukų. Užrašai kiekvienos nuotraukos gale buvo perrašyti ir perduoti AI; AI sugeneruota data, vieta ir temos aprašymas. Žmonių komanda jį patikrino pagal lauką ir susiejo su kontroliuojamu sąrašu. Apytikslis 10 mėnesių darbo laikas buvo sumažintas iki 3 mėnesių; bet kiekviena data ir vietos pavadinimas buvo vizualiai patikrintas.
2 atvejis – Sugalvota istorija. Archyvaras turėjo dirbtinio intelekto katalogą be datos. YZ pažvelgė į laiško turinį ir tiksliai parašė datą „1912“. Tačiau dokumente nebuvo datos; AI numatė. Jei archyvaras nebūtų pridėjęs nurodymo „palikite tuščią, jei dokumente nėra“, katalogas būtų užpildytas išgalvota data. Pamoka: tuščias leidimas yra privalomas.
3 atvejis – laisvi dalykiniai terminai sukėlė painiavą. AI panašiems dokumentams priskyrė panašius, bet skirtingus laisvus terminus, tokius kaip „imigracija“, „imigracija“, „gyvenvietė“. Kai ji nebuvo susieta su kontroliuojamu žodynu, ta pati tema buvo pažymėta trimis skirtingais terminais ir išsklaidyta paieškoje. Nuoseklumas pasiektas sujungus terminus į vieną autoritetų sąrašą. Pamoka: temų terminai neišleidžiami, jie susieti su sąrašu.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Dublino pagrindo metmenys:
Iš toliau pateiktos dokumento transkripcijos ištraukite Dublin Core metaduomenų juodraštį. Laukai: Pavadinimas, Kūrėjas, Tema, Aprašymas, Data, Žanras, Kalba, Apimtis (vieta/laikotarpis). Taisyklės: (1) Informaciją naudokite tik AIŠKIAI tekste. (2) Lauką, kurio tekste nėra, palikite TUŠČIĄ, neatspėkite. (3) Vertę, dėl kurios nesate tikri, pažymėkite [?]. Transkripcija: [čia]
2) ISAD(G) apibrėžimo projektas:
Sukurkite šio dokumento juodraštį ISAD(G) laukuose: Pavadinimas, Data (-os), Aprašymo lygis (dokumentas/failas), Taikymo sritis ir turinys (trumpa santrauka), Kūrėjas, Kalba. Nuorodos kodą palikite BLANK (įstaiga jį suteiks). Nepridėkite jokios informacijos, kurios nėra tekste; Neegzistuojantį lauką palikite tuščią. Dokumentas: [čia]
3) Temos termino pasiūlymas (valdomas):
Pasiūlykite 3–5 temų terminus, atitinkančius toliau pateiktą dokumentą. Pirma, pasikliaukite faktais dokumente. Žemiau pateikiamas mūsų įstaigos kontroliuojamų terminų sąrašas; PIRMA, pasirinkite jį iš šio sąrašo, jei jo nėra sąraše, pažymėkite savo naujo termino pasiūlymą atskirai. Sąrašas: [sąlygos]. Dokumentas: [čia]
4) Masinis nuoseklumo patikrinimas:
Toliau pateikiami tos pačios kolekcijos dokumentų metaduomenų įrašai. Žymėjimo neatitikimai: įrašai, rašantys tą pačią vietą/asmenį skirtingai, skirtingi datos formatai, skirtingi terminai tam pačiam dalykui. Korekcija UŽDĖJIMAS; Tiesiog sukurkite neatitikimų sąrašą, kurį žmogus galėtų peržiūrėti. Įrašai: [čia]
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas:
Sukurkite visą šio dokumento katalogo įrašą.
„Užbaigta“ instrukcija verčia dirbtinį intelektą užpildyti kiekvieną erdvę, t. y. sugalvoti istoriją ir neegzistuojančius kūrėjus.
Stiprus:
Šiam dokumentui parengtas Dublino branduolys. Naudokite tik informaciją, AIŠKIAI įtrauktą į transkripciją; palikite neegzistuojantį lauką tuščią, nespėkite.Pasirinkite temų terminus iš šio kontroliuojamo sąrašo: [sąrašas]. Pažymėkite datą ir asmenų vardus [?], kad galėčiau tai patvirtinti dokumente. Transkripcija: [čia]
Skirtumas: leidimas „palikti tuščią“, o ne „pilnas“ leidimas, kontroliuojamas sąrašo laikymasis ir patikros ženklai apsaugo katalogą nuo pagaminimo.
Dažnos klaidos
- Tai reiškia „užpildykite jį visiškai“. Tai veda prie neegzistuojančių laukų pritaikymo; Reikėtų duoti leidimą „palikti tuščią“.
- Išleidžiamos temos sąlygos. Terminai, kurie nesusiję su kontroliuojamu žodynu, atitrauks paiešką.
- AI nuspėja istoriją. Išgalvotos datos įrašymas į dokumentą be datos teršia katalogą.
- AI sugeneruotas nuorodos kodas. Tai firminė, unikali erdvė; žmonės meta.
- Standarto nenurodyta. Jei standartas nepaminėtas, rezultatas bus netvarkingas juodraštis, kurio negalima įvesti į įstaigą.
Apibendrinant
Metaduomenys ir katalogavimas yra nematoma infrastruktūra, atverianti tyrėjui archyvą, ir tai reikalauja daug pastangų. Iš transkripcijos AI sukuria greitą tokių laukų, kaip data, asmuo, vieta, tema ir žanras, kontūrus; Jis gali veikti pagal tokius standartus kaip ISAD(G) arba Dublin Core. Tačiau spaudimas „visiškai užpildyti“ verčia dirbtinį intelektą viską ištaisyti; Leidimas „palikti tuščią“, susiejimas su kontroliuojamu žodynu ir žmogaus patvirtinimas datų / vardų patvirtinimu užtikrina katalogo patikimumą. AI parengia juodraštį; Jūs esate atsakingi už katalogo tikslumą.
Taikymo užduotis
Paimkite dokumento transkripciją ir paprašykite metaduomenų iš AI naudodami „Dublin Core draft“ šabloną; Patikrinkite, ar nepalieka tuščių laukų, kurių nėra. Tada paleiskite „temos termino pasiūlymo“ šabloną su savo (arba pavyzdiniu) kontroliniu sąrašu. Galiausiai išbandykite kelis įrašus naudodami „masinį nuoseklumo patikrinimą“. Atkreipkite dėmesį, kiek laukų AI bando užpildyti numatymu ir kiek temų terminų reikia susieti su sąrašu.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Aiškiai nurodžiau tikslinį standartą (ISAD(G)/Dublin Core).
- [ ] Sudaviau leidimą „Palikti tuščią lauką tuščią“.
- [ ] Temų terminus susiejau su kontroliuojamu sąrašu.
- [ ] Datą ir asmenų vardus ir pavardes patikrinau dokumente/įstaigoje.
- [ ] Nuorodos kodą palikau institucijai, o ne AI.