Pelnas:
- Gebėjimas atskirti dokumentų tipus, pvz., pastabas, žodines pastabas, demaršus ir vidines ataskaitas, ir tinkamai parengti juodraščius naudojant dirbtinį intelektą
- Gebėjimas perimti oficialią kalbą iš patvirtintų šablonų ir koreguoti diplomatinio tono intensyvumą bei konstruktyvų dviprasmiškumą pagal strateginius ketinimus
- Gebėjimas ataskaitoje atskirti perdavimą nuo aiškinimo ir laikytis drausmės nesiųsti jokio oficialaus dokumento be įgalioto patvirtinimo.
Diplomatija daugiausia vyksta raštu. Ryšys tarp ambasados ir būstinės, oficialios žinutės tarp dviejų valstybių, pokalbio įrašymas – visa tai vyksta rašytiniais dokumentais, atitinkančiais tam tikras formato ir kalbos taisykles. Šiuose dokumentuose ne tik pateikiama informacija; Jis taip pat suteikia diplomatinę žinutę savo tonu, forma ir žodžio pasirinkimu. Šiame skyriuje išmoksite greičiau ir nuosekliau parengti diplomatinę korespondenciją ir ataskaitas naudojant dirbtinį intelektą; bet išmoksite išlaikyti formalią formą, išmatuotą kalbą ir galutinę atskaitomybę.
Susipažinkime su kelių tipų dokumentais. Diplomatinė nota – tai oficiali rašytinė žinutė, kurią viena valstybė siunčia kitai valstybei; Ji turi labai specifinę formos ir rašto kalbą. Žodinis užrašas yra nepasirašytas oficialus užrašas, parašytas vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Demarche yra perteikti oficialią iniciatyvą / įspėjimą šiuo klausimu. Diplomatinė telegrama/laiškas yra vidinis ataskaitinis dokumentas tarp atstovybės ir būstinės; paprastai perduoda pokalbį, plėtojimą ar vertinimą būstinei. AI greitai paruošia šių dokumentų formatą ir pirmąjį juodraštį; Tačiau modelių tikslumas, tono matas ir atsakomybė už pranešimą priklauso žmonėms.
Žingsnis po žingsnio: diplomatinio dokumento rašymas
1. Nustatykite dokumento tipą ir gavėją. Ar tai pastaba, vidinė ataskaita, žygis? Ar gavėjas yra užsienio valstybė ar jūsų būstinė? Žanras lemia formą ir kalbą.
2. Paaiškinkite tikslą ir pagrindinę žinią. Ką šiuo dokumentu norima perteikti? Informacija, protestas, reikalavimas, vertinimas? Pagrindinė žinutė turi būti išreikšta vienu sakiniu.
3. Taikyti tinkamą formatavimą ir frazeologiją. Diplomatiniai dokumentai turi standartinius atidarymo ir uždarymo modelius („... reiškia giliausią pagarbą“, „... turi garbės imtis iniciatyvos prieš...“ ir pan.). Šie modeliai skiriasi priklausomai nuo šalies ir institucijos; Jūsų institucijos patvirtinti šablonai yra būtini. AI žino bendruosius modelius, bet gali nežinoti tikslios jūsų organizacijos formos.
4. Parašykite kūną: aiškus, išmatuotas, vienareikšmis. Diplomatinis tekstas nesilieja; Kiekvienas sakinys turi turėti vieną reikšmę. Jis taip pat yra vidutinio sunkumo: jis neturėtų būti per kietas ar minkštas.
5. Jei tai ataskaita, vertinimą atskirkite nuo fakto. Vidinėje ataskaitoje aiškiai atskiriama „kas atsitiko“ (kas buvo pasakyta susitikime) ir „ką mes manome“ (agentūros vertinimas). Centras turi matyti, kas yra perdavimas, o kas – interpretacija.
6. Patikrinti, nustatyti toną, pasirašyti. Kiekvieną faktą susiekite su šaltiniu, patys nustatykite toną ir prisiimkite atsakomybę už galutinį tekstą.
Patarimas: Paprašykite dirbtinio intelekto diplomatinio modelio kalbos kaip „bendro pavyzdžio“, bet gaukite galutinius modelius iš savo institucijos patvirtinto šablono. AI sukurta atidarymo / uždarymo formulė gali skambėti teisingai, tačiau gali skirtis nuo jūsų valstijos oficialios procedūros; Neteisingas modelis suvokiamas kaip formali klaida.
Diplomatinės kalbos subtilybės
Diplomatiniame susirašinėjime kalba yra tokia pat svarbi, kaip ir pati žinia. Tas pats įvykis gali būti išreikštas žodžiais „susirūpinę pastebime“, „mes rimtai susirūpinę“ arba „griežtai protestuojame“; kiekvienas turi skirtingą intensyvumą ir ketinimą. Šis subtilumas žinomas kaip „diplomatinis intensyvumas“, o neteisingas jo pasirinkimas sukelia nepageidaujamą eskalavimą arba silpnumo suvokimą. DI paprastai žino šį mastą, bet negali žinoti jūsų dabartinių strateginių ketinimų; taigi jūs reguliuojate intensyvumą.
Dar viena subtilybė – konstruktyvus dviprasmiškumas: kai kuriais atvejais sąmoningai naudojamas teiginys, kurį galima interpretuoti daugiau nei vienai formai, kad šalys galėtų susitarti. Tai sudėtinga technika ir gali prieštarauti tariamai AI polinkiui į „aiškumą“. Kada rašyti aiškiai, o kada sąmoningai lanksčiai – strateginis žmogaus sprendimas.
Dėmesio: Oficiali nota arba potvarkis sudaro oficialią valstybės poziciją ir gali turėti pasekmių, kurias sunku pakeisti. Joks YZ parengtas juodraštis nesiunčiamas, kol jo formato, šablono kalbos ir turinio nepatikrina įgaliotas asmuo. Netgi žodžio klaida gali sukelti diplomatinį nesusipratimą.
trys mini dėklai
1 atvejis. Praneškite apie sutaupytą laiką. Sekretoriaus pavaduotojas po dvi valandas trukusio posėdžio turėjo rašyti ilgą pranešimą būstinei. Jis davė savo pastabas AI ir parengė posėdžio ataskaitos skeletą (dalyviai, darbotvarkė, kas buvo pasakyta, vertinimas); Mano straipsnis, kuris turėjo trukti 90 minučių, buvo sumažintas iki 25 minučių. Jis pats parašė vertinimo skyrių ir toną.
2 atvejis – ištaisyta modelio klaida. Žodinių pastabų projekte YZ naudojo pirmąjį asmenį („mūsų prašymas...“); kadangi žodinis užrašas parašytas trečiuoju asmeniu („Jis reiškia pagarbą ... ambasadai, ... ministerijai“). Vyresnysis diplomatas pataisė formatą; Tai būtų neteisinga ir procedūrinė klaida.
3 atvejis – užkirstas kelias tono eskalacijai. Dekreto projekte AI vartojo tokias frazes kaip „nepriimtina“ ir „bus rimtų pasekmių“. Tuo metu numatytas pranešimas buvo įspėjimas, o ne grasinimas. Ekspertas sumažino toną iki išmatuoto lygio, pavyzdžiui, „jei mūsų lūkesčiai nebus patenkinti, santykiai gali būti neigiamai paveikti“.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Interviu ataskaitos skeletas:
Jūsų vaidmuo: diplomatinių pranešimų specialistas. Centro ataskaitos skeletas susidaro iš šių interviu užrašų: (1) Dalyviai ir data, (2) Darbotvarkė, (3) Ką pasakė kita šalis (perdavimas), (4) Ką mes perdavėme, (5) Įvertinimas (komentaras) – palikite tai ATSKIRTU pavadinimu. Nepainiokite perdavimo su komentaru. Pastabos: [čia]
2) Pastaba / kovo juodraštis:
Sukurkite [pastaba / ištarta pastaba / march] JUODRAŠTIS šiam pranešimui. Naudokite įprastą diplomatinę frazeologiją, bet palikite pradžios/uždarymo vietos žymeklį, darant prielaidą, kad „paskutines frazes gausiu iš institucijos patvirtinto šablono“. Tonas: [pasirinkite: informatyvus / nerimastingas / tvirtas įspėjimas]. Rašykite viena prasme ir saikingai. Žinutė: [čia]
3) Tono intensyvumo reguliavimas:
Perrašykite šią pastraipą trimis diplomatiniais intensyvumais: a) lengvas / informatyvus, b) vidutinio sunkumo / nerimastingas, c) griežtas / protestas. Laikykitės to paties fakto, tik pakeiskite intensyvumą. Vienu sakiniu apibendrinkite kiekvienos versijos žinutę. Pastraipa: [čia]
4) Ataskaitos supaprastinimas:
Sutrumpinkite šią ilgą centro ataskaitą: pirmiausia vienos pastraipos santrauka (BLUF), tada skyriai. Atskiras faktas nuo vertinimo. Nekeiskite/negalvokite jokių faktų ar skaičių. Ištrauktas detales išvardykite antraštėje „Priedai“. Pranešimas: [čia]
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Parašykite apie tai pastabą ir mes atsiųsime.
Žanras, adresatas, tonas ir forma neaiškūs; Be to, rizikinga oficialų dokumentą tiesiogiai traktuoti kaip „nusiųsti“. AI sukuria bendrą tekstą, kurio raštas gali būti neteisingas.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: diplomatinės korespondencijos specialistas. Dokumento tipas: žodinis balas (trečiojo asmens vienaskaita). Gavėjas: ministerija. Tikslas: išreikšti rimtą susirūpinimą dėl plėtros (ne protestuoti). Palikite atidarymo/uždarymo raštus kaip vietos žymeklius; Gausiu jį iš patvirtinto šablono. Kūnas: vienareikšmis, santūrus. Tai yra projektas, jis turės būti patvirtintas. Tema: [čia]
Skirtumas yra aiškus: tipas, gavėjas, tikslas, tonas, formatas ir „juodraščio / patvirtinimo“ sistema daro dokumentą saugų.
Dokumentų tipų lentelė
dokumentas
Kryptis
kalba
AI vaidmuo
kritinis taškas
pastaba
iš valstybės į valstybę
oficialus modelis
juodraštis
forma, tonas
žodinis balas
iš valstybės į valstybę
Vienaskaitos 3 asmuo
juodraštis
asmuo, pelėsis
Demaršas
oficiali iniciatyva
išmatuotas/tikslus
juodraštis
Tankio reguliavimas
Vidinis pranešimas/telegrama
Atstovybė-būstinė
Perdavimas+komentuoti
skeletas
Faktų aiškinimo skirtumas
Dažnos klaidos
- Modelio kalbą paliekame dirbtiniam intelektui. Atidarymo/uždarymo formulės turėtų būti paimtos iš patvirtinto šablono.
- Painiojantis perkėlimą su interpretavimu. „Kas pasakyta“ ataskaitoje ir „mūsų vertinimas“ turėtų būti atskirti.
- Neteisingai nustatytas tonas. Jei diplomatinis intensyvumas neteisingas, atsiranda eskalacija arba silpnumo suvokimas.
- Juodraščio siuntimas be kontrolės. Oficialūs dokumentai negali būti siunčiami be įgalioto asmens sutikimo.
- Neaiškus rašymas (netyčia). Išskyrus konstruktyvų dviprasmiškumą, kiekvienas sakinys turi būti vienareikšmis.
Apibendrinant
Diplomatiniame susirašinėjime ir ataskaitų teikime AI yra galingas asistentas, greitai sukuriantis dokumento skeletą, pirmąjį juodraštį ir toninius variantus. Tačiau oficiali forma ir kalba, diplomatinio intensyvumo koregavimas, fakto ir interpretacijos skirtumas, konstruktyvaus neapibrėžtumo sprendimas ir galutinis pritarimas priklauso žmonėms. Paimkite šablonus iš patvirtintų šablonų, nustatykite toną pagal savo strateginius ketinimus, ataskaitoje atskirkite perdavimą nuo interpretacijos ir nesiųskite jokių oficialių dokumentų nepažymėtų.
Taikymo užduotis
Paruoškite užrašus įsivaizduojamam interviu scenarijui. Parengti centro ataskaitą su „interviu ataskaitos skeletu“; Perkėlimą ir vertinimą laikykite atskirai. Sukurkite žodinio užrašo juodraštį ir patikrinkite jo formatą naudodami „užrašo juodraštį“. Naudodami „Tono tankio reguliavimą“ palyginkite tris to paties pranešimo versijas ir pasirinkite tą, kuri tinka situacijai.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Nustačiau dokumento tipą, gavėją ir paskirtį.
- [ ] Patikrinau šablono kalbą ir formatą pagal patvirtintą šabloną.
- [ ] Perkėlimą ir vertinimą parodžiau atskirai ataskaitoje.
- [ ] Pagal savo strateginius ketinimus pakoregavau diplomatinį toną.
- [ ] Neišsiunčiau juodraščio be įgalioto patvirtinimo.