Pelnas:
- Gebėjimas parengti skaitytojui ir tikslui tinkančią instruktažą ir pokalbio taškus, atskiriant faktus ir pasiūlymus, remiantis BLUF principu.
- Galimybė reguliuoti diplomatinio tono intensyvumą pagal strateginius ketinimus ir koreguoti numatytąjį dirbtinio intelekto toną
- Galimybė patikrinti kiekvieną figūrą ir citatą susiejant ją su šaltiniu ir išlaikyti instruktažo vientisumą bei galutinį parašą.
Prieš susitikdamas su pašnekovu ministras pateikia dviejų puslapių instruktažą; Ambasadorius užsirašo savo kalbos pastabas prieš tai, ką sakys aukščiausiojo lygio susitikime; Prieš įeidamas į posėdį, delegacijos vadovui reikia trumpo „pokalbio taškų“ lapo – pagrindinių pranešimų, kuriuos reikia perteikti pokalbio metu, sąrašo. Šie dokumentai yra kasdienis diplomatijos kuras: jie turi greitai, tiksliai ir proporcingai informuoti sprendimą priimantį asmenį. Šiame skyriuje išmoksite greitai ir tvarkingai parengti instruktažą ar kalbėjimo pastabą naudojant dirbtinį intelektą; bet išmoksite išlaikyti toną, žinią ir didžiausią atsakomybę.
Pradėkime nuo apibrėžimo: instruktažas yra dokumentas, kuriame glausta ir organizuota forma sprendimų priėmėjui suteikiama medžiaga, reikalinga sprendimui ar kalbai konkrečiu klausimu priimti. Geras instruktažas yra trumpas, pirmiausia pasakomas svarbiausias, atskiriamas faktas nuo patarimo ir gerbiamas skaitytojo laikas. AI greitai sukuria šio dokumento skeletą ir pirmąjį juodraštį; Bet ką paryškinti, kokį toną naudoti ir ką patarti, turite nuspręsti patys.
Žingsnis po žingsnio: instruktažo nustatymas
1. Apibrėžkite skaitytoją ir tikslą. Kam skirtas instruktažas? (Ministras ar techninis komitetas?) Už ką? (Spręsti ar ruoštis pokalbiui?) Tai nustato toną ir gylį. Ministrų instruktažas trumpas ir strateginis; Techninio komiteto pastaba gali būti išsami.
2. Pastatykite apverstą piramidę. Diplomatinis instruktažas dažniausiai rašomas BLUF (Bottom Line Up Front) principu: pirmoje pastraipoje pateikiama „esmė“, visa kita – detalės. Užimtas sprendimų priėmėjas turėtų gauti pagrindinę žinutę, net jei skaito tik pirmąsias eilutes.
3. Nustatykite skyrius. Įprastą instruktažą sudaro šie skyriai: (a) Santrauka / BLUF, (b) Fonas / kontekstas, (c) Dabartinė situacija, (d) Mūsų pozicija / interesai, (e) Galima pašnekovo pozicija, (f) pasiūlymas / pokalbių punktai. AI gali akimirksniu sukurti šį skeletą.
4. Atskirkite faktą nuo patarimo. Instruktažoje turėtų būti aiškiai atskirta „tokia situacija“ (faktas) ir „tai mūsų rekomendacija“ (rekomendacija). Sprendimų priėmėjas turi pamatyti, kas yra įrodymas ir koks yra jūsų pasiūlymas.
5. Generuokite pokalbio taškus. Pranešimai, kuriuos reikia pasakyti susirinkime, parašyti trumpais, aiškiais ir įsimintinais elementais. Be to, paruošiami galimi atsakymai (reaktyvios eilutės – paruošti atsakymai į galimus prieštaravimus), pvz., „Jei pašnekovas taip sako, mes taip sakome“. AI puikiai atkartoja šiuos scenarijus.
6. Nustatykite ir patikrinkite toną. Diplomatinė kalba pamatuota: nei per griežta, nei per švelni. Kiekvieną faktą susiekite su šaltiniu, patys pataisykite toną ir patys pasirašykite galutinį tekstą.
Patarimas: pirmąjį instruktažo sakinį parašykite patys. AI sukuriamas atidarymas dažnai yra bendras ir neveiksmingas. Pačiam svarbiausią žinią išreikšti vienu galingu sakiniu, o likusią dalį užpildyti dirbtiniu intelektu yra greita ir efektyvu.
Diplomatinė kalba ir matas
Diplomatijoje žodžiai turi svarbą. Tarp posakių „mes susirūpinę“, „mes susirūpinę“, „mes smerkiame“, „griežtai smerkiame“ yra subtilių, bet svarbių skirtumų, o neteisingai pasirinktas žodis gali siųsti nepageidaujamą žinią. AI ne visada gali teisingai užfiksuoti šiuos niuansus; Rašo bendrine kalba. Taigi jūs nustatote diplomatinio intensyvumo skalę (tono atšiaurumo laipsnį).
Be to, instruktažas turėtų būti nešališkas ir sąžiningas. Analitiko darbas yra pasakyti sprendimus priimančiam asmeniui tai, ką jis turi žinoti, o ne tik tai, ką jis nori išgirsti. AI gali būti linkęs duoti „gražių“ atsakymą į pateiktą klausimą; Jūs sąžiningai pateikiate nerimą keliančią, bet tikslią informaciją į instruktažą.
Atsargiai: kiekvienas instruktažo sakinys gali būti ištartas garsiai pokalbio metu arba, jei reikia, gali būti sprendimo pagrindas. Bet koks AI pateiktas faktas neturėtų būti įtrauktas į instruktažą, nežiūrint į jo šaltinį. Neteisingas skaičius arba sugalvota citata įsuka sprendimų priėmėją į sudėtingą susitikimo situaciją.
trys mini dėklai
1 atvejis – skeletas pagreitėjo. Tarnautojas ministro susitikimui turėjo parengti instruktažą per 2 valandas. YZ ištraukė BLUF, fono ir kalbėjimo taškų skeletą iš 9 atvirojo kodo dokumentų, kuriuos surinko per 10 minučių; Likusį laiką tarnautojas praleido tikrindamas faktus ir nustatydamas toną. Instruktažas atvyko laiku.
2 atvejis – tono korekcija išvengė krizės. Pareiškimo projekte AI vartojo tokius terminus kaip „nepriimtina“ ir „mes griežtai atmetame“. Vyresnysis diplomatas žinojo, kad norimas tonas – „susirūpinę sekame“ ir sušvelnino kalbą, kad toje stadijoje nebūtų įtempti santykiai. Ištaisytas numatytasis AI atsparumas.
3 atvejis – pagauta netikra figūra. „Praėjusiais metais dvišalės prekybos apimtis padidėjo 23 proc.“, – rašė YZ. Ekspertas pažvelgė į šaltinį: tikrasis skaičius buvo 12%, o dirbtinis intelektas tai sugalvojo. Priskyrimo žingsnis neleido ministrui posėdyje pacituoti neteisingą skaičių.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Instruktažas:
Jūsų vaidmuo: vyresnysis diplomatinės korespondencijos specialistas. Remdamiesi toliau pateiktomis atvirojo kodo pastabomis, sukurkite interviu instruktažą [ministrui]. Skyriai: (1) BLUF/santrauka (viena pastraipa), (2) Fonas, (3) Esama situacija, (4) Mūsų interesai, (5) Galima pašnekovo pozicija, (6) Pokalbiai. Nurodykite kiekvieno fakto šaltinį. Pažymėkite faktą ir pasiūlymą atskirai. Pastabos: [čia]
2) Kalbėjimo taškai + reaktyvios linijos:
Sukurkite 5 pokalbių punktus (trumpus, aiškius pranešimus) šia tema. Tada pasiūlykite „reaktyviąją liniją“ (išmatuotą atsakymą) kiekvienam iš 3 galimų prieštaravimų, kuriuos pašnekovas gali turėti. Naudokite diplomatinę ir išmatuotą kalbą; vengti pernelyg griežtų ar įsipareigojimų reikalaujančių teiginių. Tema: [čia]
3) Tono reguliavimas:
Perrašykite šią pastraipą [pasirinkite: neutralus / nerimastingas / ryžtingas / tvirtas] tonu. Laikykitės tų pačių faktų, tik pakoreguokite diplomatinį intensyvumą. Pateikite tris versijas: vienu tonu aukštyn, tą patį, vienu tonu žemyn. Pastraipa: [čia]
4) trumpinys:
Sumažinkite šį 3 puslapių užrašą iki vieno ministro puslapio. Tegul pirmoje vietoje yra BLUF pastraipa. Išsaugokite tik sprendimui būtinus faktus, praleiskite detales, bet nekeiskite ir nesugalvokite jokių faktų. Atskirai išvardykite svarbius praleistus punktus „prieduose“. Pastaba: [čia]
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Parašykite apie tai ministrui instruktažą.
Skaitytojas, tikslas, šaltinis ir tonas neaiškūs. AI sukuria bendrą, be šaltinio, tono atsitiktinį tekstą; painioja faktą su pasiūlymu.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: diplomatinis trumpas. Skaitytojas: Užsienio reikalų ministras. Tikslas: Pasirengimas dvišaliam susitikimui per 2 val. Šaltinis: atvirojo kodo pastaba žemiau7 (data). Tonas: pamatuotas, ryžtingas, bet ne provokuojantis. Struktūra: BLUF pirmoje pastraipoje; Tada fonas, situacija, mūsų interesai, pašnekovo pozicija, 5 pokalbiai. Kiekvieną faktą susiekite su šaltiniu, nurodykite faktą ir pasiūlymą atskirai, nesudarykite skaičių. Pastabos: [čia]
Skirtumas aiškus: skaitytuvas, tikslas, šaltinis, tonas, struktūra ir tikrinimo apribojimai leidžia trumpam naudoti.
Instruktažų skyrių lentelė
Skyrius
Tikslas
AI vaidmuo
vyro sprendimas
BLUF / Santrauka
Svarbiausia iškelti į pirmą vietą
pasiūlymo projektą
Pagrindinio pranešimo pasirinkimas
fone
pateikti kontekstą
Santrauka
Tinkamo konteksto pasirinkimas
esamą situaciją
Dabartinė lentelė
Redagavimas
patikrinimas
Mūsų interesai
patikslinti poziciją
—
tik žmogus
Kalbėjimo taškai
Pokalbio pranešimai
juodraščio gamyba
Tonas, sprendimas, parašas
Dažnos klaidos
- Paini faktas su pasiūlymu. Sprendimą priimantis asmuo turi matyti, kas yra įrodymas, o kas patarimas.
- Toną paliekant dirbtiniam intelektui. Jei diplomatinis intensyvumas nustatytas neteisingai, tai duoda nepageidaujamą žinią.
- Numerio ir citatos įrašymas jo nepatvirtinus. Neteisingas skaičius sukelia problemų sprendimus priimančiam asmeniui susitikimo metu.
- Ilgas ir netvarkingas instruktažas. BLUF ir trumpumas yra būtini užimtam skaitytojui.
- Tiesiog parašykite tai, ką norite išgirsti. Analitiko darbas – pateikti nerimą keliančią, bet tikslią informaciją.
Apibendrinant
Rengiant instruktažą ir atmintinę, AI yra galingas asistentas, greitai sukuriantis skeletus, pirmuosius juodraščius ir pokalbio taško / reaktyviosios linijos scenarijus. Tačiau BLUF atveju pagrindinės žinutės pasirinkimas, diplomatinio tono nustatymas, fakto ir pasiūlymo atskyrimas, sąžiningumas ir galutinis parašas priklauso ekspertui. Dirbti su AI aiškiais skaitytuvo, tikslo, šaltinio ir tono apribojimais; patikrinti kiekvieną faktą; Pirmą sakinį ir paskutinį žodį dėkite patys.
Taikymo užduotis
Pasirinkite įsivaizduojamą dvišalio susitikimo scenarijų ir surinkite 6–8 atvirojo kodo pastabas. Gaukite kontūrą naudodami „instruktažo skeleto“ šabloną, tada sukurkite pokalbio pranešimus naudodami šabloną „pokalbio taškai + reaktyvios linijos“. Palyginkite tris pastraipos tonų versijas su „tono nustatymo“ šablonu ir pasirinkite tinkamą. Patikrinkite visus skaičius ir citatas, susiedami juos su šaltiniu.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Nuo pat pradžių apibrėžiau skaitytoją, tikslą ir toną.
- [ ] BLUF/Santrauką padėjau pradžioje.
- [ ] Faktą ir pasiūlymą parodžiau atskirai.
- [ ] Aš gavau šaltinį ir patikrinau kiekvieną skaičių ir citatą.
- [ ] Savo nuožiūra nustatiau diplomatinį toną ir pasirašiau tekstą.