Ataskaitų rašymas ir įmonės dokumentų gamyba

Pelnas:

• Žino geros viešosios ataskaitos dalis ir sukuria nuoseklią ataskaitos struktūrą ir santrauką su AI.
• Jis pagauna perdėjimą ir vaiduoklio linijos klaidas, lygindamas kiekvieną santraukos skaičių ir teiginį su neapdorotais duomenimis.
• Atpažįsta klaidinančią vizualizaciją lentelės ir diagramos pasiūlymuose ir patikrina kiekvienos ataskaitos langelio šaltinį.

Valstybės institucijos rengia ataskaitas: veiklos ataskaitą, audito ataskaitą, informacinį pranešimą, situacijos vertinimą, projekto eigos ataskaitą, parlamentinį pristatymą, metinę statistinę suvestinę. Šie dokumentai yra institucijos atmintis, atskaitomybės įrodymas ir sprendimus priimančių asmenų akys. Tačiau ataskaitos rašymas užtrunka: surinkti duomenis, nustatyti struktūrą, parašyti pradinį tekstą, suderinti skirtingus šaltinius, supaprastinti, suformatuoti. Čia dirbtinis intelektas labai greitai sukuria ataskaitos struktūrą, paverčia išsklaidytas pastabas į organizuotą tekstą, apibendrina ilgą tekstą ir išverčia techninę kalbą į valdymo kalbą. Šiame skyriuje pamatysite, kaip paleisti visą dokumentų kūrimo srautą naudojant AI, nuo neapdorotų duomenų iki patvirtintos ataskaitos, ir kaip išlaikyti drausmę dėl svarbiausio klausimo – kiekvieno ataskaitoje pateikiamo skaičiaus ir pretenzijos tikslumo.

Gero viešo pranešimo anatomija

Vieša ataskaita paprastai susideda iš šių sluoksnių: santrauka (pagrindinės išvados ir rekomendacijos, kurias sprendimų priėmėjas gali perskaityti per 1 minutę), apimtis ir metodas (kas ir kokiais duomenimis buvo išnagrinėta ataskaita), išvados (skaičiai, lentelės, išvados), įvertinimas (išvadų reikšmė) ir rekomendacijos/išvada. AI padeda kiekviename iš šių sluoksnių, tačiau jų vaidmenys skiriasi:

• Struktūra ir santrauka: AI yra labai galingas – jis apibendrina išsklaidytas išvadas, pabrėžia svarbius dalykus.
• Išvados (skaičiai): AI turėtų redaguoti tik patvirtintus jūsų pateiktus duomenis; neturėtų pateikti skaičių.
• Įvertinimas ir rekomendacija: AI gamina juodraštį; Komentarai ir atsakomybė priklauso jums.

Pagrindinis principas: neverskite dirbtinio intelekto generuoti skaičių, verskite jį redaguoti tuos skaičius, kuriuos jam suteikiate. Kiekvienas į ataskaitą įtrauktas skaičius turi būti gaunamas iš pačios institucijos įrašų arba oficialios statistikos; AI tereikia juos konvertuoti į sakinius, lenteles ir santraukas.

Patarimas: ataskaitos raginime nustatykite taisyklę „negeneruoti naujų skaičių, įkainių ar datų; naudokite tik mano pateiktus duomenis; jei reikia numerio, kurio nėra duomenyse, parašykite „[reikalingi duomenys]“. Tai labai sumažina išgalvotos statistikos riziką.

Žingsnis po žingsnio ataskaitos srautas

1. Nustatykite tikslą ir skaitytojų skaičių. Kam rašoma ataskaita ir dėl ko ji priimama?
2. Surinkite patikrintus duomenis. Skaičiai kažkur konsoliduojami kartu su jų šaltiniais.
3. Leiskite AI sukurti sistemą. Antraštės, paantraštės, kas kurioje skiltyje bus.
4. Sudarykite aprašą po skyriaus. Tik su pateiktais duomenimis; AI neturėtų sudaryti skaičių.
5. Paskutinį kartą spausdinti santrauką. Kai tekstas baigiamas, daroma santrauka; todėl jis yra nuoseklus.
6. Patvirtinkite ir patikrinkite nuoseklumą. Ar kiekvienas skaičius atitinka jo šaltinį; Ar skyriai prieštarauja?
7. Supaprastinti ir formatuoti; Pateikti patvirtinimui.

trys mini dėklai

1 atvejis – sutrumpintas veiklos ataskaitos laikotarpis. Direkcijos metinė veiklos ataskaita paprastai buvo parengta per 3 savaites kelių žmonių pastangomis. Kai AI sukūrėme skyriaus skeletą ir pirmuosius juodraščius, o komanda sutelkė dėmesį tik į duomenų patvirtinimą ir interpretavimą, laikas sutrumpėjo iki 8 dienų; audito metu turinio kokybė buvo „nuoseklesnė“.

2 atvejis – pagauta netikra norma. Viename juodraštyje AI parašė sakinį „pasitenkinimas padidėjo iki 87%“; kadangi grupė tokių tyrimo duomenų nepateikė – modelis atitiko „pagrįstą“ skaičių. Paklausus šaltinio nuoseklumo patikrinimo metu, buvo matyti, kad numeris neturi pagrindo ir buvo pašalintas.

3 atvejis. Vertimas į vykdomąją kalbą. Techninės infrastruktūros ataskaita turėjo būti pateikta miesto tarybai, tačiau dauguma narių buvo ne inžinieriai. AI išvertė techninį tekstą į santrauką be žargono (išsaugodamas prasmę); Klausimų parlamente sumažėjo dviem trečdaliais, sprendimas priimtas toje pačioje sesijoje.

Keturi kopijuojami šablonai

1) Ataskaitos struktūros skeletas:

Jūsų vaidmuo: viešųjų ataskaitų specialistas. Sukurkite ataskaitos struktūrą tokiam tikslui ir skaitytojų auditorijai: antraštės, paantraštės ir kokia informacija bus kiekviename skyriuje. Dar nerašykite. Pažymėkite, kuriems skyriams reikės patvirtintų duomenų. TIKSLAS: [tikslas] SKAITYTOJAS: [kas yra sprendimų priėmėjas] TAIKYMO SRITIS: [tema]

2) Duomenims tinkamas skyriaus rašymas:

Žemiau parašykite šios dalies tekstą su PATIKRINTAIS DUOMENYS. SUKURTI naują numerį, kursą arba datą; Tiesiog naudokite mano duotus duomenis. Įrašykite „[reikalingi duomenys]“, kur trūksta duomenų. Naudokite formalią, bet sklandžią kalbą. SKYRIUS: [pavadinimas] DUOMENYS: [skaičiai ir šaltiniai]

3) Santrauka (naujausia):

Sukurkite santrauką iš viso ataskaitos teksto žemiau: ne daugiau kaip 200 žodžių, 3-5 svarbiausios išvados ir rekomendacijos. Nepridėkite jokios informacijos, kurios nėra tekste. Parašykite taip paprastai, kad sprendimą priimantis asmuo galėtų perskaityti per 1 minutę. ATASKAITA: [visas tekstas]

4) Nuoseklumas ir skaičiaus tikrinimas:

Patikrinkite šį ataskaitos projektą: (1) yra kiekvienos problemos šaltinis, (2) ar yra kokių nors prieštaravimų tarp skirsnių, (3) ar santrauka atitinka turinį, (4) ar yra be šaltinio / abejotino teiginio. Neperrašykite teksto, tiesiog pateikite įspėjimų sąrašą.JUODRAŠTIS: [tekstas]

Silpnas raginimas / Stiprus raginimas

Silpnas: „Parašykite veiklos ataskaitą su šiais duomenimis“.

Stiprus: „Jūsų vaidmuo yra viešųjų ataskaitų teikimo specialistas. Pirmiausia sukurkite miesto tarybai skirtą ataskaitos skeletą (antraštes ir paantraštes). Tada parašykite kiekvieną skyrių su TIK šiais patikrintais duomenimis; nekurkite naujų skaičių, įkainių ar datų, rašykite „[reikalingi duomenys]“, kur trūksta duomenų. Galiausiai sukurkite 200 žodžių vykdomąją vykdomąją santrauką. Baigę pateikite duomenų prieštaravimų sąrašą. [skaičiai ir šaltiniai]“.

Skirtumas: stipri greitųjų grandinių struktūra, duomenų tikslumas, numerių gėdinimo draudimas, santrauka ir savikontrolė; Rezultatas yra patikrinamas ir nuoseklus kontūras.

AI pasitikėjimas pagal ataskaitų skyrių

Skyrius

AI pasitikėjimas

taisyklė

Struktūra/skeletas

aukštas

Naudokite laisvai

Santrauka

aukštas

Apriboti tekstą

Kalba / supaprastinimas

aukštas

Reikšmė turi būti išsaugota

Išvados/skaičiai

žemas

Pateikiami tik duomenys

Apžvalga / rekomendacija

vidutinis

Juodraštis + žmogaus komentaras

Lentelė, rodiklis ir santrauka

Viešos ataskaitos poveikis dažnai nustatomas pirmame puslapyje: santrauka (skiltis, kurioje viename puslapyje apibendrinamos ataskaitos pagrindinės išvados, išvados ir rekomendacijos) gali būti vienintelė dalis, kurią perskaitys aukštesnė institucija. AI yra galingas, kad ilgą ataskaitą paverstų patikima santrauka; bet jūs turite patikrinti eilutę po eilutės, kad suvestinė tiksliai atspindėtų kiekvieną ataskaitos skaičių, nes apibendrinant AI gali suapvalinti skaičius, atmesti sąlygą arba pervertinti radinį. Taip pat AI gali generuoti lentelių skeletus ir diagramų pasiūlymus iš jūsų neapdorotų duomenų; Tačiau kiekvieno lentelės langelio šaltinis turi būti rastas jūsų duomenyse, o visos eilutės, kurias AI prideda „tik todėl, kad atrodo pagrįsta“, neturėtų būti įtrauktos į ataskaitą.

Mini dėklas – padidino santraukos problemą. Nors tikrasis sėkmės rodiklis metinėje ataskaitoje buvo 63 procentai, YZ parengta santrauka padidino suvokimą iki 90 procentų, sakydama, kad „dauguma paraiškų buvo teigiami“. Audito metu ši išraiška buvo pakeista tikruoju skaičiumi; Nes perdėtas teigiamas suvokimas viešoje ataskaitoje pastato įstaigą į sunkią padėtį vėlesniuose audituose.

Mini dėklas – vaiduoklių eilė į stalą. AI prie mėnesinio prašymo lapo pridėjo kategoriją „Kita“ ir sugalvotą numerį, kurio įstaigoje iš viso nebuvo; Iš viso buvo, bet linija nebuvo tikra. Palyginimas su neapdorotais duomenimis užfiksavo šią vaiduoklio liniją.

Šablonas, kuriame pateikiamos patikrinamos lentelės ir santraukos:

Užduotis: Sukurkite lentelę ir 5 punktų santrauką iš šių neapdorotų duomenų (naudokite tik šiuos duomenis).Neapdoroti duomenys: [įklijuoti lentelę/CSV]Taisyklės:- Nepridėkite į lentelę jokių eilučių/kategorijų, kurių nėra duomenyse.- Skliausteliuose parodykite, iš kurios lentelės eilutės kiekvienas suvestinės skaičius kilęs.- Rašykite "duomenys" neabejokite, ufkite: neatspėti. (2) lentelė. Santrauka (3) Kiekvieno santraukos sakinio pagrindas.

Pranešti apie elementą

AI indėlis

Privaloma žmogaus priežiūra

Santrauka

Redagavimas ir supaprastinimas

Ar kiekviena problema / paraiška atitinka ataskaitą?

Lentelė

skeletas, forma

Kiekvienos neapdorotų duomenų langelio atitikimas

Diagramos pasiūlymas

Tinkamas diagramos tipas

Neklaidinate be mastelio / ašies?

Pasiūlymų skyrius

Pasirinkimo generavimas

Įgaliojimų ir teisės aktų laikymasis

Patarimas: prieš spausdindami ataskaitą dirbtiniu intelektu, apibendrinkite neapdorotus duomenis atskiroje vietoje; tada palyginkite AI suvestinę su šiomis teisingomis sumomis. Patikra atliekama kartu su gamyba, o ne po jos.

Dažnos klaidos

• Priversti AI generuoti skaičius. Pavojingiausia klaida; Į ataskaitą patenka tik patikrinti duomenys, AI ją redaguoja.
• Pirmiausia parašykite santrauką. Jei santrauka bus praleista prieš baigiant tekstą, ji prieštaraus tekstui; palik tai paskutiniam.
• Netikrinama nuoseklumo tarp skyrių. Skaičiai skirtinguose skyriuose turi sutapti.
• Šaltinių nenurodant. Kiekviena lentelė ir figūra turi būti atsekama iki jos šaltinio; kontrolė to ieško.
• Techninę kalbą paliekant tokią, kokia yra. Jei sprendimų priėmėjas nesupranta, ataskaita praranda savo funkciją; Supaprastinkite, bet neiškraipykite turinio.
• Patvirtinimo žingsnio praleidimas. Ataskaita neskelbiama be atsakingo asmens perskaitymo ir pritarimo.

Apibendrinant

Kuriant ataskaitas, dirbtinis intelektas užtikrina didelį greitį kuriant struktūrą, rengiant, apibendrinant ir supaprastinant kalbą. Bet kiekvienas į ataskaitą įtrauktas skaičius turi būti gautas iš institucijos patikrintų duomenų; AI neturėtų kurti skaičių, tik juos redaguoti. Santrauka turi būti parengta paskutinė, patikrintas tarpžinybinis nuoseklumas ir ištekliai, dokumentas turi būti patvirtintas. AI pagreitina ataskaitą; Jūs turite tikslumą ir parašą.

Taikymo užduotis

Sukurkite būsimos tikrosios ataskaitos skeletą naudodami šabloną „Ataskaitos struktūros skeletas“. Išspausdinkite skyrių su keliais patikrintais duomenimis naudodami šabloną „Duomenų patikimumo skyrelio rašymas“ ir patikrinkite, ar AI sudaro skaičius nepaisant taisyklės. Galiausiai savo juodraštyje pritaikykite šabloną „Nuoseklumas ir skaičių tikrinimas“.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Kiekvienas į ataskaitą įtrauktas skaičius buvo iš patikrinto šaltinio; AI negamino.
• [ ] Sukūriau struktūros skeletą ir atspausdinau skyrius tiksliai pagal duomenis.
• [ ] Santrauką padariau paskutinę, apsiribodama tekstu.
• [ ] Prižiūrėjau tarpžinybinį nuoseklumą ir išteklius.
• [ ] Techninę kalbą supaprastinau nesugadindamas turinio.
• [ ] Pateikiau ataskaitą atsakingam asmeniui tvirtinti.