Pelnas:
- Ji iš gautos peticijos išskiria užklausą ir trukmę ir kartu su AI parengia formaliai teisingą atsakymo projektą.
- Jis tinkamu stiliumi pritaiko tą patį turinį skirtingiems pašnekovams, pavyzdžiui, padaliniams, piliečiams ir aukštesnėms institucijoms, ir palaiko turinio vientisumą.
- Ji patikrina formalias korespondencijos formato taisykles ir nustato visas sąlygas ar išimtis, kurių AI atsisako supaprastindama.
Viešojo administravimo kalba yra rašymas. Gaunama peticija, siunčiamas atsakymas, sutikimas, pritarimas, protokolai, motyvacinis laiškas, pranešimas, aplinkraštis, vidinė korespondencija... Nemaža valstybės pareigūno dienos dalis tenka skaityti ir kurti tekstus. Šie tekstai turi ir teisinę galią, ir griežtą formą: oficialiam susirašinėjimui (valstybės institucijų ir piliečių susirašinėjimui pagal tam tikras procedūrines ir formalias taisykles; Turkijoje reglamentuoja „Oficialaus susirašinėjimo tvarkos ir principų reglamentas“) reikia tam tikrų pavadinimo, numerio, datos, adreso, dalyko, susidomėjimo ir parašo elementų. Čia AI taupo jūsų laiką, perimdamas šį pasikartojančio stiliaus darbą ir pirmąjį juodraštį; Tačiau už teisinį teksto turinį, pagrindimą ir galutinę versiją atsakote jūs.
Šiame skyriuje pamatysite, kaip pagreitinti visą susirašinėjimo su dirbtiniu intelektu srautą – nuo gaunamos peticijos supratimo iki atsakymo laiško juodraščio parengimo, nuo atitikties oficialiam formatui iki kalbos ir stiliaus patikrinimo, nuo asmens duomenų valymo iki galutinio skaitymo prieš patvirtinimą.
Gaunamo teksto supratimas: santrauka ir paklausos ištraukimas
Kai ateina ilga ir netvarkinga peticija, pirmiausia reikia aiškiai suprasti, ko pilietis reikalauja. Piliečiai, aiškindami savo problemą, tikrąjį poreikį dažnai laidoja teksto viduryje; kartais yra keli prašymai. Dirbtinis intelektas čia yra galingas: jis apibendrina tekstą, pateikia užklausas, pasiūlo, su kuriuo vienetu jis susijęs, ir pažymi trūkstamą informaciją, jei jos yra.
Tačiau saugokitės: AI kartais gali „papildyti“ užklausą, kurios nėra tekste, arba praleisti užklausą. Todėl visada palyginkite pateiktą reikalavimų sąrašą su originalia peticija.
Patarimas: prašydami santraukos paprašykite AI taisyklės „pašalinti tik tas užklausas, kurios aiškiai parašytos tekste, nedarykite išvadų, pridėkite užklausas, kurių nėra“. Taip sumažinate išgalvotų pretenzijų riziką.
Atsakymo teksto juodraštis: forma + turinys
Atsakymų rašymas susideda iš dviejų sluoksnių: formos (antraštės elementai, adresas, susidomėjimas, kalba, uždarymas) ir turinio (teisinis ir administracinis atsakymas į užklausą). AI gali sukurti formą beveik tobulai, nes šis modelis yra aiškus. Jis taip pat sukuria turinį kaip juodraštį; bet kiekvieną teisinį pagrindą turinyje – įstatymą, reglamentą, terminą, mokestį – reikia patikrinti (žr. 1 ir 4 skyrius). Naudokite dirbtinį intelektą su visišku pasitikėjimu kaip formatų generatorių ir juodraščio ir patikrinimo režimu kaip turinio kūrėją.
Žingsnis po žingsnio korespondencijos srautas
- Apibendrinkite gaunamą tekstą ir ištraukite prašymą (kurti draudžiama, ištikimas šaltiniui).
- Nustatyti atitinkamus teisės aktus ir vidaus tvarką (turi būti patikrinta).
- Padarykite atsakymo juodraštį (oficialus formatas + paprasta, bet formali kalba).
- Patikrinkite asmeninius duomenis ir konfidencialią informaciją (nereikalingų duomenų įrašymas).
- Laikykitės formato ir kalbos kontrolinio sąrašo (adresas, interesai, data, parašo vieta).
- Patikrinkite teisinį kontekstą ir paaiškinkite pagrindimą.
- Pateikti vadovui tvirtinti; Pranešti po patvirtinimo.
trys mini dėklai
1 atvejis – sumažėjo darbo krūvis. Provincijos direkcijos valstybės tarnautojas per dieną parengdavo vidutiniškai 22 atsakomuosius laiškus; kiekvienas truko ~25 minutes. Perdavus formatą ir pirmąjį juodraštį AI ir sutelkiant dėmesį tik į turinį ir patikrinimą, įrašo laikas sutrumpėjo iki 9 minučių; Sutaupytą laiką pareigūnas skyrė laukiantiems prieštaravimo failams.
2 atvejis – užklausa praleista. Ilgoje peticijoje pilietis prašė ir zonavimo statuso, ir susigrąžinti mokestį. Iš pradžių pareigūnas atsakydavo tik į zonų nustatymo prašymą; Kai YZ pateiktų reikalavimų sąraše pasirodė antrasis prašymas, į abu buvo atsakyta vienu laišku, antrą kartą piliečiui kreiptis nebereikėjo.
3 atvejis – privatumo klaida išvengta. Atsakymo juodraštyje AI be reikalo į bylą įtraukė trečiosios šalies sveikatos informaciją. Jis buvo pastebėtas ir pašalintas prieš patvirtinimą. Pamoka: projekte gali būti neaktualių asmens duomenų; Prieš patvirtinimą būtina išvalyti duomenis.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Peticijos santrauka ir ieškinio ištraukimas:
Jūsų vaidmuo: redakcijos specialistas. Apdorokite toliau pateiktą peticiją: (1) 3-4 sakinių santrauką, (2) po punkto išvardykite TIK aiškiai tekste surašytus prašymus (nedarykite išvadų, nedėkite prašymų), (3) pasiūlykite, su kokiu padaliniu/teisės aktu ji susijusi (patikrinti), (4) pažymėkite, jei trūksta/neaiškios informacijos. PETICIJA: [įklijuoti tekstą]
2) Atsakymo projektas (oficiali forma):
Jūsų vaidmuo: oficialus susirašinėjimo specialistas. Pagal formalų susirašinėjimo stilių parengti atsakymo JURMĄ į šį prašymą: interesas, tema, dalis (prašymas – pagrindas – išvada), uždarymas. Kalba turi būti formali, bet paprasta. Prie kiekvieno teisinio pagrindo parašykite „[patvirtinti]“. Įrašykite tikrus asmens duomenis, pakeiskite į [ASMENS]/[TAPATYBĖ]. PRAŠYMAS: [santrauka] KONTEKSTAS: [vidaus procedūra / teisėkūros pastaba]
3) Formato ir kalbos valdymas:
Patikrinkite žemiau pateiktą oficialaus laiško projektą ir pateikite sąrašą: (1) trūkstami formato elementai (susidomėjimas, tema, data/numeris vieta, parašas), (2) posakiai, prieštaraujantys valstybinei kalbai, (3) dviprasmiški / prieštaringi sakiniai, (4) nereikalingi asmens duomenys. Neperrašykite teksto, tiesiog pateikite pataisymų sąrašą. JUODRAŠTIS: [tekstas]
4) Tono švelninimas (neigiamas atsakymas):
Perrašyti toliau pateiktą atmetimą/neigiamą atsakymą pagarbia ir piliečio neįžeidžiančia kalba, NEKEISTUS teisinio turinio ir pagrindimo. Nurodykite savo teisę prieštarauti ir jos trukmę pastaboje [patvirtinama]. TEKSTAS: [neigiamo atsakymo juodraštis]
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas: „Atsakyti į šią peticiją“.
Güçlü: "Vaidmuo yra oficialus susirašinėjimo ekspertas. Pirmiausia sudarykite peticijoje pateiktus prašymus po vieną, nepadarydami jokių išvadų. Tada pagal oficialų susirašinėjimo formatą pateikite atsakymo projektą; nustatykite interesų temos uždarymo struktūrą, išlaikykite formalią, bet paprastą kalbą. Prie kiekvieno teisinio pagrindo pridėkite „[patvirtinama]“. Prie kiekvieno teisinio pagrindo pridėkite, [IDPERSON] pabaigoje užmaskuokite [IDPERSON] asmens duomenis. viršininkas“. „Sudarykite sąrašą 5 dalykų, kuriuos turėčiau patikrinti prieš pateikdamas“.
Skirtumas: galingos raginimo grandinės prašo išvadų, formatų, patvirtinimo, privatumo ir tvirtinimo valdymo į vieną srautą; Išvestis yra juodraštis, kurį galima tiesiogiai peržiūrėti.
Kokiame korespondencijos versle AI patikimas?
verslui
AI pasitikėjimas
pastaba
Formali forma (rūpestis, tema, pabaiga)
aukštas
Raštas aiškus
Kalbos supaprastinimas/tonas
aukštas
Turinys neturėtų keistis
Paklausos išvada
vidutinis
Palyginkite su originaliu tekstu
Teisinis pagrindas / trukmė / mokestis
žemas
Turi būti patvirtintas oficialus šaltinis
Pateisinimas ir įvertinimas
žemas
žmogaus atsakomybė
Stilius, formalumas ir adresato nustatymas
Oficialioje korespondencijoje ta pati informacija rašoma skirtingais stiliais, priklausomai nuo adresato ir tikslo. Piliečiui parašyta atmetimo priežastis yra suprantama ir pagarbi; Aukštesnei institucijai rašomas prašymas pateikti nuomonę yra pamatuotas ir pagrįstas; Pavaldžiam padaliniui rašomi nurodymai turi būti aiškūs ir privalomi. Stilius (teksto formalumo laipsnis, tonas ir atstumas nuo pašnekovo) yra dimensija, kurią dirbtinis intelektas prisitaiko lengviausiai, bet reikalauja daugiausiai kontrolės – nes pernelyg formali kalba atstumia pilietį, o per daug draugiška – diskredituoja instituciją. Tarnybiniame susirašinėjime taikytinų procedūrų ir principų reglamentas nustato formalius įsipareigojimus, tokius kaip titulas, numeris, data, priedas ir parašo blokas; AI užpildo šį skeletą, bet jūs kontroliuojate formato tikslumą.
Mini dėklas — vienas tekstas, trys pašnekovai. Apygardos viršūnė paskelbtų apie teisės aktų pakeitimą trims atskiriems adresatams: 14 savivaldybių (oficialus nurodymas), maždaug 900 prekybininkų (SMS / skelbimas, paprasta kalba) ir gubernatoriaus biuras (informacinis pranešimas). Pareigūnas iš vieno pagrindinio teksto išvedė tris versijas su AI; Trukmė sumažėjo nuo 2 valandų iki 25 minučių. Tačiau posakis „skubiai“ prekybininkų skelbime buvo supaprastintas ir sukonkretintas kaip „vėliausiai iki rugpjūčio 15 d.“, nes aiškios kalbos principas atmeta neaiškius oficialius modelius.
Šablonas, pritaikantis tą patį turinį trims pašnekovams:
Užduotis: Konvertuokite šią pagrindinę informaciją į 3 versijas.Pagrindas: [pakeitimo/sprendimo tekstas]1 versija. Nurodymas pavaldžiam padaliniui: aiškus, privalomas, sakinys po sakinio.2 versija. Pranešimas piliečiui: paprasta kalba, trumpas sakinys, ką daryti + terminas.3 versija. pagaminimo data/straipsnis; Jei lieka neaišku, parašykite [PILDYTI].
pašnekovas
tonas
ilgio
didžiausia rizika
subvienetas
įsakmiai, aiškus
trumpas
įgaliojimų perteklius
pilietis
Pagarbiai, paprastai
trumpas
nesuprantamumas
aukštesnė valdžia
Išmatuota, argumentuota
vidutinis
nepagrįstas reikalavimas
Atsargiai: stilistinis pritaikymas neturėtų keisti turinio. Kai dirbtinis intelektas sako „supaprastinti“, kartais tai reiškia, kad reikia atsisakyti išimties ar sąlygos; Visada palyginkite supaprastintą tekstą su pirminiu sprendimu / teisės aktu.
Dažnos klaidos
- Palikti užklausą AI išvadoms. AI gali sukelti arba nutraukti paklausą; Palyginkite sąrašą su originalia peticija.
- Surašyti jį raštu nepatikrinus teisinio pagrindo. Prekės numeris ir trukmė yra labiausiai jautrios haliucinacijoms.
- Nereikalingų asmens duomenų palikimas juodraštyje. Prieš patvirtinant atlikti duomenų valymą; Saugokite tik būtinus duomenis.
- Turinio keitimas švelninant toną. Atmetimo priežastis ir teisinis rezultatas turi išlikti nepakitęs; tik liežuvis suminkštėja.
- Pamiršta užsirašyti prieštaravimo teisę ir jos trukmę. Neigiamuose procesuose dažnai reikia nurodyti teisių gynimo priemones; patvirtinti laiką.
- Patvirtinimo žingsnio praleidimas. AI juodraštis niekada nėra perduodamas tiesiogiai; Būtinas vadovo patvirtinimas ir korektūra.
Apibendrinant
Dirbtinis intelektas sutaupo valstybės pareigūno laiką, nes prisiima formatavimo ir pirmiausia korespondencijos rengimo naštą. Beveik visiškai patikimas formatų generavimo, stiprus kalbos supaprastinimo; Tačiau prašymo ištrauka turi būti lyginama su pirminiu tekstu, kiekvienas teisinis pagrindas turi būti patikrintas iš oficialaus šaltinio, asmens duomenys turi būti išvalyti, o galutinis tekstas turi būti patvirtintas viršininko. Juodraštis yra AI, loginis pagrindas ir parašas yra jūsų.
Taikymo užduotis
Gaukite tikrą (bet su paslėptais asmens duomenimis) peticiją. Išskleiskite užklausas naudodami „peticijos suvestinės ir pretenzijos ištraukimo“ šabloną ir palyginkite jį su pradiniu tekstu, pažymėdami, ar yra bent vienas skirtumas (užklausa pridėta / praleista). Tada sukurkite juodraštį naudodami šabloną „Atsakymo teksto juodraštis“ ir patikrinkite savo juodraštį naudodami šabloną „Formato ir kalbos patikra“.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Prašymus palyginau su originalia peticija (jokių prasimanymų/nutylėjimų).
- [ ] Oficialaus susirašinėjimo formato elementai yra pilni (susidomėjimas, tema, data/numeris, parašo vieta).
- [ ] Aš patvirtinau visus teisinius pagrindus iš oficialaus šaltinio.
- [ ] Iš juodraščio pašalinau nereikalingus asmens duomenis.
- [ ] Neigiamame ieškinyje nurodžiau prieštaravimo teisę ir trukmę (patvirtinta).
- [ ] Tekstą pateikiau viršininkui tvirtinti; Aš jums tiesiogiai nepranešiau.