이득:
- RPA(로봇 프로세스 자동화)와 인공 지능의 역할과 스마트 자동화(초자동화) 접근 방식을 설명하는 능력.
- 수동 프로세스를 단계별로 나누어 자동화에 적합한 단계와 사람의 승인이 필요한 단계를 구분하여 설계할 수 있는 능력
- 예외 관리, 감사 추적 및 오류 비용 측면에서 AI 지원 자동화 설계를 평가하는 능력
모든 조직에는 사람들이 매일 반복하는 지루하고 오류가 발생하기 쉬운 작업이 있습니다. 한 시스템에서 데이터를 복사하여 다른 시스템에 입력하고, 청구 정보를 수동으로 처리하고, 수신 이메일을 정렬하는 것입니다. RPA(로보틱 프로세스 자동화)는 화면에서 사람이 취하는 단계를 모방하는 소프트웨어 로봇을 사용하여 이러한 정기적이고 반복적인 작업을 자동화합니다. 여기서 "로봇"은 물리적인 기계가 아니라 화면에 클릭하고 쓰고 복사하는 소프트웨어입니다. RPA의 장점은 기존 시스템을 변경하지 않고도 기존 시스템 위에서 작동한다는 것입니다. 따라서 통합이 어려운 오래된 시스템에서도 빠른 결과를 제공합니다.
RPA만으로는 "규칙 없음" 상황을 이해할 수 없습니다. 송장이 표준 형식으로 도착하면 로봇은 필드를 읽습니다. 하지만 공급업체마다 다른 형식으로 보내면 로봇이 혼란을 겪게 됩니다. 여기서 인공 지능이 작동합니다. AI는 문서 이해, 텍스트 분류, 자유 텍스트에서 정보 추출 등 '판단'이 필요한 단계를 수행하고 RPA는 표준 단계를 수행합니다. 이러한 조합을 지능형 자동화 또는 초자동화(엔드투엔드, 인공지능 지원 프로세스 자동화)라고 합니다. MIS 전문가의 역할은 프로세스를 여러 부분으로 나누어 어느 부분이 RPA에 속하고, 어느 부분이 AI에 속하고, 어느 부분이 인간에게 속하는지 설계하는 것입니다.
프로세스 자동화
자동화 설계의 핵심은 프로세스를 단계로 나누고 각 단계를 분류하는 것입니다. 세 가지 카테고리가 있습니다. 규칙 및 구조화된 단계(RPA 친화적): "Excel의 각 행을 ERP 화면에 입력하세요." 의견이 필요한 단계(AI 기반): "이 불만 사항 텍스트는 어느 카테고리에 속합니까?" 위험도가 높거나 불확실한 단계(본인에게 맡김): "5,000TL 이상 환불 승인."
좋은 자동화는 전체 작업이 아닌 반복적인 부담으로부터 사람들을 구해 줍니다. 중요한 결정을 사람들에게 맡깁니다. 이를 인간 참여형(Human-In-The-Loop) 설계라고 합니다. 로봇이 작업을 준비하고 인간이 이를 승인합니다. 예를 들어, 로봇이 송장을 읽고 초안을 ERP에 입력하면 회계사가 최종 승인을 내립니다. 따라서 속도와 보안이 함께 보장됩니다.
팁: 프로세스를 자동화하기 전에 항상 먼저 단순화하십시오. 잘못된 프로세스를 자동화하면 나쁜 결과가 더 빨리 생성될 뿐입니다. 불필요한 단계를 먼저 제거한 다음 나머지를 자동화하세요.
예외 관리 및 감사 추적
모든 자동화는 결국 데이터 누락, 예상치 못한 형식, 시스템 충돌 등 규칙을 위반하는 상황에 직면하게 됩니다. 예외 처리를 통해 로봇은 자동으로 잘못된 일을 하는 대신 이러한 상황에서 안전하게 정지하고 사람에게 알릴 수 있습니다. 예외가 설계되지 않으면 로봇은 조용히 오류를 확산시키고 아무도 알아차리지 못할 것입니다.
또 다른 필요성은 감사 추적입니다. 로봇의 각 단계, 완료 시기, 데이터 및 결과에 대한 기록입니다. 감사 추적이 없으면 나중에 오류를 조사할 수 없습니다. 이러한 추적성은 특히 금융 프로세스에서 법적 요구 사항입니다. AI는 이 프로세스 설계, 예외 시나리오 및 문서의 개요를 생성할 수 있습니다. 그러나 어느 단계가 중요한지, 오류로 인한 비용은 비즈니스 지식에 따라 결정됩니다.
세 가지 미니 케이스: 숫자로 알아보기
사례 1 — 올바른 분할 프로세스. 한 회계 센터에서는 월 4,000개의 공급업체 송장을 수동으로 처리하고 있었습니다. 시술시간은 1인당 6분 정도 소요되었습니다. AI가 문서를 읽고 필드를 추출하고, RPA가 초안을 ERP에 입력하고, 회계사가 방금 승인했습니다. 처리 시간은 6분에서 1.5분으로 줄어들었지만 확인 단계는 사람이 직접 수행했습니다. 따라서 잘못된 청구서는 계속해서 적발되었습니다.
사례 2 - 예외가 설계되지 않은 경우. 한 보험사에서는 보험 갱신 로봇이 예상치 못한 날짜 형식의 기록 340개를 자동으로 잘못 처리했습니다. 아무도 눈치 채지 못했고 갱신 날짜가 잘못된 날짜로 입력되었습니다. 예외 규칙("형식이 인식되지 않으면 중지하고 보고")이 처음부터 설계되면 로봇은 이러한 기록을 사람에게 전달합니다. 수정에는 몇 주가 걸렸습니다.
사례 3 - 잘못된 프로세스의 자동화. 한 소매업체에서는 주문 확인 프로세스가 11단계로 구성되었습니다. 로봇으로 자동화하겠습니다. MIS 전문가가 프로세스를 검토한 결과 4단계는 불필요한 이중 확인이라는 사실을 알게 되었습니다. 먼저 프로세스를 7단계로 축소한 다음 자동화했습니다. 단순화하지 않고 자동화한다면 불필요한 4단계는 영구적일 것입니다.
약한 프롬프트 / 강한 프롬프트
약한 프롬프트:
송장 처리를 자동화합니다.
강력한 프롬프트:
귀하의 역할: 귀하는 프로세스 자동화 디자이너입니다. 다음 수동 프로세스를 여러 단계로 나누고 각 단계를 분류합니다. - [RPA] 표준, 구조적, 반복적 - [AI] 해석/분류/텍스트 이해가 필요함 - [인간] 위험도가 높거나 모호한 결정 각 단계마다 가능한 예외와 오류 발생 시 수행할 작업을 기록합니다. 감사 추적을 위해 기록해야 하는 정보를 나열합니다. 프로세스: [단계별 수동 프로세스 설명]
강력한 프롬프트는 프로세스를 세분화하고 각 단계를 올바른 역할에 할당하며 처음부터 예외 및 감사 추적을 발생시킵니다.
복사 가능한 템플릿 4개
1) 공정 분해:
아래의 수동 프로세스를 번호가 매겨진 단계로 나누세요. 각 단계: 입력, 프로세스, 출력 및 자동화 가용성([RPA]/[AI]/[HUMAN]).프로세스: [텍스트]
2) 예외 시나리오 생성:
다음의 자동화된 프로세스에서 "무엇이 잘못될 수 있나요?" 목록 시나리오: 데이터 누락, 잘못된 형식, 시스템 오류, 이중 기록. 각각에 대해 로봇이 무엇을 해야 하는지 제안해 보세요. 프로세스: [텍스트]
3) 단순화 검토:
아래 프로세스에서 불필요하거나 반복적이거나 가치를 창출하지 못하는 단계를 표시하고 해당 단계를 제거할 수 있는 이유를 작성하세요. 자동화하기 전에 단순화를 제안하십시오. 프로세스: [텍스트]
4) 감사 추적 설계:
다음과 같은 자동화된 프로세스에 대한 감사 추적을 설계하십시오. 각 단계에서 어떤 필드(시간, 사용자/로봇, 입력, 결과, 결정)를 기록해야 합니까? 재무 추적성 측면에서 격차가 있는지 표시하십시오. 프로세스: [텍스트]
비교표: RPA / AI / 인간
기준
RPA
인공지능
인간의
그 사람이 제일 잘하는 게 뭐야?
정기적, 반복적
코멘트, 분류
판단, 책임
입력 유형
구조화된
준/자유 텍스트
모든 유형
오류 동작
문자 그대로 규칙을 따릅니다.
틀림없이 틀릴 수도 있다
감지하고 중지할 수 있음
감사
로그하기 쉬움
출력을 기록해야 합니다.
서명/승인
최종 결정
아니
아니
예
일반적인 실수
- 잘못된 프로세스를 자동화합니다. 단순화하지 않고 자동화하면 낭비가 지속됩니다.
- 예외를 디자인하지 않습니다. "모든 것이 잘된다"는 가정을 바탕으로 만들어진 로봇은 첫 번째 놀라움에도 조용히 오류를 생성합니다.
- 중요한 결정은 AI에 맡깁니다. 고위험 승인을 모델에 위임합니다. 비록 모델이 자신감 있어 보여도 그것은 잘못된 것이며 책임을 지지 않습니다.
- 감사 추적을 우회합니다. 추적이 없으면 오류를 조사할 수 없습니다. 이는 금융 과정에서 법적 위반입니다.
- 로봇을 전혀 보지 않습니다. 시스템 변화(화면, 공간); 어느 날, 모니터링되지 않는 로봇이 엉뚱한 곳을 조용히 클릭하기 시작합니다.
주의: 자동화 속도로 인해 오류 속도도 빨라집니다. 시간당 60개의 레코드를 처리하는 동안 사람이 실수를 하면 오류는 60개로 제한됩니다. 잘못 설치된 로봇은 몇 분 안에 수천 개의 기록을 손상시킬 수 있습니다. 따라서 처음에는 감독하에 소량으로 시험해 보십시오.
요약하면
RPA는 화면 단계를 모방하여 정기적이고 반복적인 작업을 자동화합니다. 해석과 분류가 필요한 단계는 인공지능이 대신합니다. 이 둘의 결합은 지능형 자동화입니다. 디자인의 핵심은 프로세스를 단계로 나누고 각 단계를 RPA, AI 또는 인간에게 할당하는 것입니다. 위험성이 높은 결정은 사람들에게 계속 정보를 제공합니다. 예외 처리 및 감사 추적은 필수입니다. AI는 프로세스 분해, 예외 시나리오 및 문서 작성을 가속화합니다. 그러나 이것이 중요한 단계이며 오류로 인한 비용은 비즈니스 지식에 따라 결정됩니다. 자동화하기 전에 먼저 소규모 파일럿을 통해 단순화하고 검증하세요.
응용과제
"퇴직 요청 승인 프로세스"(직원 요청, 관리자 승인, HR 프로세스)를 선택합니다. (1) 강력한 프롬프트로 프로세스를 단계로 나누고 각 단계를 [RPA]/[AI]/[HUMAN]으로 분류합니다. (2) 최소 3가지 예외 시나리오를 설명하고 각 시나리오에서 로봇이 수행할 작업을 설명하세요. (3) 자동화하기 전에 제거할 수 있는 불필요한 단계를 1개 이상 찾습니다. (4) 감사 추적을 위해 기록할 영역을 나열합니다. (5) 위험도가 높은 단일 단계를 표시하고 그것이 인간에게 남아 있어야 하는 이유를 쓰십시오.
체크리스트
- [ ] 프로세스를 단계로 나누고 각 단계에 올바른 역할을 할당했습니다.
- [ ] 자동화 전 프로세스를 단순화했습니다.
- [ ] 각 단계마다 예외 동작을 정의했습니다.
- [ ] 감사 추적을 위해 기록할 영역을 결정했습니다.
- [ ] 인간 루프에 위험성이 높은 결정을 남겼습니다.
- [ ] 처음에는 소규모 감독 파일럿을 계획했습니다.