아카이브 액세스, 설명 및 사용자 서비스 — 역사와 아카이빙 분야의 인공지능

이득:

인공 지능을 사용하여 찾기 도구(설명 도구), 범위 내용 메모 및 레이아웃 섹션의 초안을 생성하는 기능
전기적/제도적 역사의 환각적 위험을 이해하고 이 섹션을 검증된 출처에만 근거할 수 있는 능력
참고 서비스에서 직접 사실을 제공하는 대신 인공지능이 연구자를 출처로 안내할 수 있는 기능

아카이브는 문서 보존만 담당하는 것이 아닙니다. 또한 연구자가 해당 정보에 접근할 수 있도록 하는 책임도 있습니다. 이러한 접근에는 두 가지 주요 수단이 있습니다. 하나는 컬렉션을 소개하는 설명 도구(찾기 도구 - 아카이브 컬렉션의 내용, 조직 및 범위를 정의하는 안내 문서)와 연구자를 직접 지원하는 참조 서비스입니다. 둘 다 큰 노력이 필요합니다. 컬렉션에 대한 가이드를 작성하는 데 몇 주가 걸리고, 하루 종일 연구자의 질문에 답변하는 데 시간이 걸립니다. 게다가 이 두 작품은 아카이브의 '얼굴'이다. 연구자가 소장품을 처음 접하는 경우는 안내데스크와 안내데스크를 통해 이루어지는 경우가 많기 때문에 여기서 발생하는 오류는 아카이브의 신뢰성에 직접적으로 반영됩니다.

AI는 설명 도구 초안 작성 및 참조 서비스 지원에 강력한 도움이 됩니다. 이 단원에서는 컬렉션 가이드 초안 작성(찾기 도구) 방법, 범위 및 내용 설명 작성 방법, 연구자 질문 지원 방법, 이러한 서비스에서 정확성이 협상 불가능한 이유를 알아보겠습니다.

설명 도구: 컬렉션 지도

설명 도구를 사용하면 연구자는 "이 컬렉션에서 나에게 적합한 것은 무엇입니까?"라고 질문할 수 있습니다. 이를 통해 질문에 답할 수 있습니다. 일반적으로 다음이 포함됩니다.

일반 설명: 컬렉션의 이름, 범위, 날짜 범위, 크기.
전기/기관 역사: 문서를 생성한 개인 또는 기관의 간략한 역사입니다.
범위 및 내용 참고: 컬렉션에 포함된 문서의 종류와 주제에 대한 설명입니다.
배열: 문서를 그룹화하는 방법(시리즈, 하위 시리즈)입니다.
인벤토리: 상자/파일 수준의 세부 목록입니다.

이러한 문서는 표준(예: ISAD(G) 또는 EAD - 아카이브 가이드의 디지털 코딩 표준인 인코딩된 아카이브 설명)에 따라 작성되었습니다. AI는 원시 재고 및 문서 요약에서 이러한 섹션의 개요를 생성할 수 있습니다. 그러나 모든 사실(역사, 인물, 기관 이력)은 검증되어야 합니다.

설명 도구의 또 다른 가치는 다양한 세부 수준으로 작성할 수 있다는 것입니다. 때로는 문서 수준에서 수천 개의 아카이브 상자를 설명하기에는 시간이나 리소스가 충분하지 않습니다. 이 경우 다단계 설명이 이루어집니다. 먼저 펀드 수준의 일반 설명, 그 다음 시리즈, 가능한 경우 파일 수준의 설명입니다. AI는 하위 수준 사례 요약에서 최상위 전체 범위 메모의 초안을 작성하는 데 특히 유용합니다. 그것은 질량에서 전체로 요약됩니다. 하지만 이 요약의 각 레이어는 맨 아래 레이어의 실제 문서와 일치해야 합니다. AI는 최상위 컬렉션에 없는 범위 주장을 구성해서는 안 됩니다.

주의: 전기/기관 역사 섹션은 환각이 가장 자주 나타나는 곳입니다. AI는 존재하지 않는 사건, 잘못된 날짜 및 꾸며낸 제목을 추가하면서 "상식"을 바탕으로 개인이나 기관에 대한 유창한 역사를 작성할 수 있습니다. 이 섹션은 검증된 출처만을 기반으로 해야 합니다.

작업 흐름: 단계별

1. 원료를 수집합니다. 재고, 문서 요약, 상자 목록, 기존 메모(있는 경우).

2. 기준을 정하라. 어떤 기술기준(ISAD(G)/EAD)에 따라 작성되나요?

3. 장별로 초안을 작성하세요. 범위, 내용 메모, 원본 자료의 레이아웃 설명과 같은 AI 초안 섹션이 있습니다.

4. 사실을 확인하세요. 특히 역사 섹션에서는 각 날짜, 이름, 사건을 독립적인 출처로 확인하세요.

5. 접근 제한을 확인하세요. 컬렉션에 기밀/저작권 제한 문서가 있습니까? 이는 가이드에 명시되어 있어야 합니다.

6. 전문가 승인. 최종 가이드는 기록 보관인의 승인을 받습니다.

참고 서비스: 연구자 지원

참고 서비스에서 AI는 (1) 연구자의 질문을 이해하고 어떤 컬렉션을 볼지 제안하는 방식, (2) 자주 묻는 질문에 대한 답변 초안을 작성하는 방식으로 도움을 줍니다. 그러나 여기에는 결정적인 한계가 있습니다. AI는 연구자에게 직접적인 '사실' 답변을 제공해서는 안 되며, 출처를 알려주어야 합니다. "이 날짜는 이것입니다"라고 말하는 대신 "이 컬렉션에 있는 그러한 문서와 그러한 문서에서 이 정보를 찾을 수 있습니다"라고 말해야 합니다. AI가 내놓은 직접적인 사실적 답변은 조작될 수도 있고, 연구자가 이를 출처로 착각할 수도 있기 때문이다.

참고과제

AI의 적절한 역할

불쾌한 사용

질문 이해하기

명확한 질문 제안

—

컬렉션 라우팅

"저기 봐" 제안

"답은"이라고 말함

FAQ 초안

확인된 정보의 초안

가짜 답변

소스 목록

카탈로그의 검색 제안

참고자료 제공

사실의 문제

소스로 리디렉션

직접적인 사실대응

세 개의 미니 케이스

사례 1 - 지침 초안이 4주에서 1주로 단축되었습니다. 한 기록 보관소에서 120개 상자를 모아 찾기 위한 도구를 준비하고 있었습니다. 박스 목록과 파일 요약이 AI에 제공되었습니다. YZ는 범위-내용 참고 및 레이아웃 섹션의 초안을 작성했습니다. 기록 보관인은 일주일 만에 사실을 확인하고 정리했습니다. 전통적인 방법으로 이 추정치는 한 달이었습니다. 그러나 전기사 항목의 날짜 3개와 제목 2개가 잘못되었습니다. 확인에서 수정되었습니다.

사례 2 - 허구의 제도적 역사. 인턴은 AI가 기관의 이력을 작성해 디렉토리에 직접 넣도록 했다. YZ는 기관 설립일을 잘못 기재하고 존재하지 않는 합병을 언급했다. 한 연구원이 오류를 발견하고 보고했습니다. 가이드를 수정했지만 아카이브의 신뢰성이 손상되었습니다. 교훈: 역사 섹션은 확인 없이 게시되지 않습니다.

사례 3 - 올바른 지침, 잘못된 사실. 연구원이 데이트를 요청했습니다. AI 기반 어시스턴트가 직접 날짜(가짜)를 알려줬습니다. 연구원은 이것을 출처로 사용할 것입니다. 선임 기록관이 개입해 "AI는 사실을 알려주는 게 아니라 컬렉션으로 안내해준다"며 실제 문서를 보도록 했다. 역사는 달랐다. 교훈: 참고 서비스에서 AI는 사실을 제공하는 것이 아니라 지시합니다.

복사 가능한 템플릿 4개

1) 초안 범위 및 내용 참고 사항:

아래의 상자/파일 목록과 문서 요약을 기반으로 컬렉션에 대한 "범위 및 내용 메모" 초안을 작성합니다. 제공된 자료에 포함된 것만 사용하십시오. 컬렉션에 없는 주제, 날짜 또는 사람을 추가하세요. [확인 필요] 확실하지 않은 사실을 표시하세요. 자료: [여기]

2) 전기/기관 역사(통제):

다음은 [사람/조직]에 대해 확인된 메모입니다. 이 메모만을 토대로 간략한 역사 개요를 작성하십시오. 메모에 없는 날짜, 이벤트 또는 제목을 추가하지 마십시오. 일반적인 "지식" 정보를 추가하지 마세요. [정보 없음] 공백을 남겨주세요. 참고: [여기]

3) 연구자 지도:

연구자의 질문: [질문]. 이 질문에 대해 직접적인 사실에 근거한 답변을 제공하지 마십시오. 대신: (1) 질문을 명확히 할 1-2개의 질문을 제안하고, (2) 그가 봐야 할 컬렉션/문서의 유형을 알려주고, (3) 카탈로그에서 어떤 용어를 검색할 수 있는지 제안합니다. 꾸며낸 언급을 하지 마세요.

4) FAQ 답변 초안:

다음은 당사 아카이브에서 검증된 사실 자료입니다. 이러한 메모를 바탕으로 다음과 같은 자주 묻는 질문에 대한 답변 초안을 작성하세요. [질문]. 메모에 없는 정보 추가; 확실하지 않은 곳에 [체크] 표시하세요. 답변이 끝나면 연구자를 관련 컬렉션으로 안내합니다. 참고: [여기]

약한 프롬프트 / 강한 프롬프트

약함:

역사를 포함하여 이 컬렉션에 대한 포괄적인 검색 도구를 작성하십시오.

“광범위함”과 “역사 포함”은 AI가 주어진 자료를 넘어서 기관/사람에 대해 구성된 정보를 추가하도록 밀어붙입니다.

강한:

다음 상자 목록과 확인된 기록 메모(범위 내용 및 레이아웃 섹션)를 기반으로 검색 도구의 개요를 작성합니다. 제공된 자료에 포함되지 않은 사실은 포함하지 마십시오. 기록에 검증된 메모만 사용하고, [정보없음]은 공백으로 남겨두세요. 모든 의심스러운 사실을 표시하십시오 [검증이 필요함]. 자료: [여기]

차이점: 지정된 재료 준수, 제작 금지, 간격 보존 및 검증 표시가 가이드를 신뢰할 수 있게 만듭니다.

일반적인 실수

AI의 '상식'에 역사를 맡기다. 이 부분은 환각에 가장 취약합니다. 검증된 메모에만 기초해야 합니다.
참고 자료에 직접적인 사실을 제공합니다. AI는 소스를 대체하는 것이 아니라 연구원을 안내해야 합니다.
참고자료를 제안합니다. 카탈로그의 확인되지 않은 참고문헌은 연구자에게 제공되지 않습니다.
승인 없이 초안을 게시합니다. 최종 가이드는 기록 보관인의 승인을 받습니다.

요약하면

아카이브 액세스 및 참조 서비스는 AI가 설명 도구 초안 작성을 가속화하고 연구자 지침을 지원하는 유익한 영역입니다. 하지만 전기적/제도적 역사는 환각의 침투 지점이고, 참고 서비스에서는 AI가 사실을 제공하는 것이 아니라 출처를 직접 전달해야 합니다. 인증된 자료에만 가이드를 기반으로 하고, 공백을 유지하고, 접근 제한을 표시하고, 최종 승인을 기록보관자에게 맡깁니다. AI는 컬렉션 지도 초안을 작성합니다. 아카이브는 해당 지도의 정확성을 책임집니다.

응용과제

컬렉션(실제 또는 샘플)의 상자/파일 목록을 선택하고 AI에 "범위 및 내용 메모 개요" 템플릿을 사용하여 개요를 요청합니다. 주어진 자료를 벗어나는지 확인하세요. 그런 다음 검증된 메모만 사용하여 개인/조직에 대한 "전기 이력" 템플릿을 실행하고 AI가 공백을 맞추려고 하는지 관찰합니다. 마지막으로 "연구원 오리엔테이션" 템플릿을 사용하여 연구원 질문을 처리합니다.

체크리스트

[ ] 나는 제공된/검증된 자료만을 토대로 가이드를 작성했습니다.
[ ] 역사의 모든 날짜와 이름을 제가 직접 확인했습니다.
[ ] 참고자료에 사실을 기재하는 대신 출처를 알려드렸습니다.
[ ] 기록관의 승인을 위해 최종 가이드를 제출했습니다.