Табыстар:
- Мүдделі тараптарды талдауды (қуат/мүдделік матрицасын), байланыс жоспарын және жасанды интеллект қолдауымен арна-жиілік-хабарлама сәйкестігін жобалау мүмкіндігі
- Мүдделі тараптарға нақты хабарламаларды жеткізу, жаман жаңалықтарды кәсіби түрде жеткізу және коммуникация жобаларын жасау үшін AI пайдалану мүмкіндігі
- Құпиялылық шегін түсіну қабілеті және мүдделі тараптар арасындағы қарым-қатынастың соңғы үні, міндеттемесі және сезімтал хабарламасы адамның пайымдауымен бекітілуі керек.
Жобалар техникалық себептерге байланысты емес, көбінесе байланыс пен күту мәселелеріне байланысты сәтсіздікке ұшырайды. Жоба мінсіз жоспарланған болуы мүмкін; Бірақ егер демеушіге қате ақпарат берілсе, тапсырыс беруші басқа нәтиже күтеді немесе команда мотивациясын жоғалтса, жоба іркіліп қалады. Мүдделі тарап – жоба әсер ететін немесе жобаға әсер ете алатын кез келген адам: демеуші, тапсырыс беруші, соңғы пайдаланушы, команда, жеткізуші, жоғары басшылық, тіпті реттеуші органдар. Күтуді басқару – бұл әрбір мүдделі тараптың не күтетінін білу және бұл күтуді шындыққа жақындату. AI - бұл саладағы күшті жазу және жоспарлау серіктесі: мүдделі тараптарды талдауды құрылымдау, коммуникация жоспарының жобасын жасау, әртүрлі мүдделі тараптар үшін сәйкес тонмен бірдей хабарлама жазу немесе тіпті жаман жаңалықтарды кәсіби жеткізу жобасын әзірлеу. Бірақ қарым-қатынастардағы соңғы үн, міндеттеме және сезімталдық адамның пайымдауымен расталуы керек; Сонымен қатар, құпиялылық шекаралары сақталуы керек.
Мүдделі тараптарды талдау және коммуникация жоспары
Бірінші қадам - кіммен және қанша сөйлесу керектігін білу. Қуат/мүдделік желі мүдделі тараптарды екі ось бойынша жіктейді: олардың ықпалы және жобаға қызығушылығы. Ол төрт аймақтан тұрады:
- Жоғары қуат / жоғары қызығушылық: тығыз басқарыңыз (демеуші, негізгі тұтынушы). Күштің көп бөлігі осында.
- Жоғары қуат/төмен қатысу: қанағаттаныңыз (жоғарғы басшылық). Қысқа, жоғары деңгейдегі ақпарат.
- Төмен қуат / жоғары қызығушылық: Хабарлаңыз (түпкі пайдаланушылар). Тұрақты жаңарту.
- Төмен қуат / төмен қызығушылық: Монитор (қоршаған ортаның мүдделі тараптары). Ең аз күш.
Екінші қадам - байланыс жоспары: арна (электрондық пошта, жиналыс, бақылау тақтасы, есеп), жиілік (апталық, айлық, кезең), формат және әрбір мүдделі топ үшін хабар иесі. Жақсы жоспар «кім қандай ақпаратты, қашан, қандай арна арқылы алады?» деген сұраққа жауап береді. Осылайша, шамадан тыс ақпараттық бомбалау да, ақпараттық олқылық та жоқ.
Күтуді басқарудың алтын ережесі: уәдені орындамау, асыра орындамау; Шындықты уәде ет, сөзіңді орында. Көтерілген уәделер қысқа мерзімде қанағаттандырылады, бірақ ұзақ мерзімді перспективада сенімді жояды.
мүдделі тарап
Күш/Қызығушылық
арна
жиілігі
хабар үні
Демеуші
Жоғары/Жоғары
Басқару есебі + жиналыс
апта сайын
Қысқаша, шешім қабылдауға бағытталған
тұтынушы
Жоғары/Жоғары
мәртебелік кездесу
апта сайын
Мөлдір, сенімді
жоғары басшылық
Жоғары/төмен
Жиынтық электрондық пошта
ай сайын
аға, сандық
соңғы пайдаланушы
Төмен/Жоғары
хабарландыру/тақта
Белгілі кезеңде
Қарапайым, пайдаға баса назар аудару
Команда
Айнымалы
кездейсоқ кездейсоқ
күнделікті
ашық, қолдаушы
Қадамдық: AI-мен мүдделі тараптардың байланысы
- Мүдделі тараптар картасы. AI-ға анонимді мүдделі тараптардың тізімін беріңіз және билік/мүдделік матрицасында жіктеу жобасын сұраңыз; оны шындыққа сәйкес түзетіңіз.
- Байланыс жоспарының жобасы. Әр топ үшін арна-жиілік-хабарлама сәйкестігін жасаңыз.
- Хабарламаны мүдделі тарапқа сәйкес үндеңіз. Дәл сол жағдайды демеушіге (қысқаша, шешім), командаға (ашық, қолдаушы), тұтынушыға (мөлдір, сенімді) сәйкес тонмен басып шығарыңыз.
- Жаман жаңалықтарды дайындаңыз. Кешігу/бюджеттің асып кетуі сияқты жаңалықтар үшін кәсіби, жауапкершілікті өз мойнына алатын және шешімдерді ұсынатын жобаны сұраңыз.
- Адамның мақұлдауы. Жібермес бұрын маңызды хабарларды, міндеттемелерді және үнді растаңыз.
- Құпиялықты бақылау. Бір мүдделі тарапқа жіберілетін хабарлама басқа мүдделі тараптың құпия ақпаратын таратпауын тексеріңіз.
Назар аударыңыз: Тұтынушыға жазылған хабар басқа тұтынушының атын, топ мүшесінің өнімділігі туралы ақпаратты немесе ішкі шығындар деректерін ағып кетуі мүмкін. AI бұларды байқамайды; Құпиялылық үшін әрбір шығыс хабарды сүзгіден өткізесіз.
үш шағын іс
1-жағдай — Дәл осындай жаңалық, үш тонна. Премьер-министр екі апталық кешігу туралы жаңалықтарды үш мүдделі тарапқа жеткізуі керек болды. Ол AI-дан демеушіге (әсер + өтемақы жоспары), тұтынушыға (мөлдір ашу + жаңа күн), командаға (қолдау, кінәсіз) үш бөлек жобаны сұрады. Әрқайсысын қайта өңдеп, шығарып жіберді. Барлық үш мүдделі тарап ертерек және тиісті үнмен хабарланғандықтан, реакция жұмсартылды. Уақыты: 45 минут жазу 12 минутқа қысқартылды.
2-жағдай - Жаман жаңалықтар дұрыс құрастырылған. Үйлестіруші клиентке бюджеттің асып кеткені туралы хабарлаудан тартынды. Ол AI-дан жауапкершілікті өз мойнына алып, себебін түсіндіріп, шешімнің екі нұсқасын ұсынған схеманы сұрады. Үйлестіруші жобаны өз дауысымен өңдеді. Клиент шешімге бағытталған тәсілді бағалады және қарым-қатынас күшейе түсті. Сабақ: жаман жаңалық, егер ол дұрыс дайындалса, сенімді бұзбайды.
3-жағдай — Ашып кеткен құпия ақпарат. Топ мүшесі AI жасаған тұтынушы жаңартуын оқымай жіберді; мәтінде ішкі шығындар маржасы және басқа жобаның атауы бар. Мұны байқаған тұтынушы мазасын алды. Сабақ: құпиялылық үшін әрбір шығыс хабарламаны адам оқуы керек.
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз шақыру:
Тұтынушыға кідіріс бар деп электрондық хат жазыңыз.
Тон, контекст, рұқсат және құпиялылық түсініксіз; Жалпы, суық немесе тым қорғаныс мәтіні пайда болады.
Күшті шақыру:
Сіздің рөліңіз: тәжірибелі жоба менеджері. Мәтінмән: 10 жұмыс күні кешігуі туралы тұтынушыға (аты [MASKED]) хабарлауым керек. Себеп: маңызды жолда жеткізушінің жеткізілімі кешіктірілді (ішкі шығындар туралы егжей-тегжейлі БӨЛУ). шешімге бағытталған. Мазмұны: 1) жағдайды анық көрсетіңіз, 2) себебін жеңілдетіңіз, 3) жаңа күнді көрсетіңіз, 4) екі өтемақы нұсқасын ұсыныңыз, 5) тыныштандыратын жабу. Ереже: Ішкі шығындарды, маржаны немесе басқа тұтынушы/жоба атауларын АТАМАЙДЫ. Ең көбі 180 сөз.
Бұл шақыру күшті: үні, мазмұн құрылымы, құпиялылық шегі және ұзақтығы анық.
Қосымша шаблондар:
# Бейімделетін тонКелесі жағдайды үш бөлек сызбада жазыңыз: (а) демеушіге бағытталған қысқаша/шешім, (б) командаға қолдау көрсететін/ашық, (c) клиентке мөлдір/сендіретін. Дәл сол фактіні келтіріңіз, мүдделі тарапқа сәйкес егжей-тегжейлі тону мен деңгейін өзгертіңіз.
# Күтуді теңестіруші Тұтынушы келесі күтуді білдірді: [күту]. Бұл ағымдағы ауқыммен/кестемен үйлесімді ме? Олай болмаса, болашақты шындыққа айналдыратын және балама ұсынатын жауап жобасын жасаңыз. Міндеттеме сөйлемдерін [бекітуді күтуде] белгісімен белгілеңіз.
# Құпиялық сүзгісі Осы шығыс хабарды сканерлеңіз: басқа клиент/жоба атауы, ішкі құн/маржа, жеке өнімділік немесе NDA ауқымы туралы ақпарат бар ма? Бар болса, оны белгілеп, алып тастауды ұсыныңыз.
Жалпы қателер
- Барлығына бірдей хабар: Демеуші мен соңғы пайдаланушы бірдей мәліметтерді қаламайды; Тон мен деңгей мүдделі тарапқа байланысты өзгеруі керек.
- Жаман жаңалықты кейінге қалдыру: кешігуді кеш жариялаған премьер сенімін ерте жоғалтады.
- Көтерілген уәде: орындалмайтын уәде, қысқа мерзімді қанағаттану ұзақ мерзімді көңілсіздікті білдіреді.
- Құпиялықтың ағуы: ішкі деректер немесе басқа мүдделі тараптар туралы ақпарат хабарға ағып кетуі мүмкін.
- AI үнін келесідей жіберу: Тым ресми немесе тым мейірімді үн қарым-қатынасқа зиян келтіруі мүмкін; Адам дауысымен орнатылуы керек.
- Күтуді мүлде басқармау: Үнсіздік мүдделі тарапты өзінің (әдетте оптимистік) күтуін орнатуға әкеледі.
Кеңес: Әрбір негізгі мүдделі тарап үшін «бұл адам жобада нені қызықтырады және ең қорқады?» Сұраққа жауап беріңіз. Қарым-қатынасыңызды осы екі жауапқа негіздесеңіз, соққы көрсеткішіңіз артады.
Қысқаша айтқанда
Мүдделі тараптармен байланыс және күтуді басқару жобаның көрінбейтін, бірақ шешуші аспектілері болып табылады. Күш/мүдде матрицасы кімге және қанша күш жұмсайсыз деген сұраққа жауап береді, ал коммуникация жоспары кім-қашан-қай арна-қандай хабарлама деген сұраққа жауап береді. AI мүдделі тараптарды талдауды, коммуникацияны жоспарлауды және мүдделі тараптарға тән үнді жылдамдатады; жаман жаңалықтарды кәсіби түрде көрсетеді. Дегенмен, соңғы үн, міндеттемелер мен сезімтал хабарламалар адамның мақұлдауынан өтуі керек; Әрбір шығыс хабарлама құпиялылық үшін сүзгіден өтуі керек.
Қолданбалы тапсырма
Жобаңыздың мүдделі тараптарын AI көмегімен қуат/мүдделік матрицасында жіктеңіз (анонимді) және байланыс жоспарының жобасын жасаңыз. Содан кейін ағымдағы жағдайды (мысалы, кешіктіру немесе шешім қабылдау қажеттілігі) алыңыз және демеуші, клиент және команда үшін үш жеке хабарды басып шығарыңыз. Әрбір хабарламаны құпиялылық сүзгісі арқылы өткізіңіз және рұқсатсыз міндеттемелері бар сөйлемдерді жібермеңіз.
бақылау парағы
- [ ] Мен мүдделі тараптарды билік/мүдде матрицасында жіктедім.
- [ ] Әр топ үшін арна-жиілік-хабарлама жоспарын орнаттым.
- [ ] Мен сол жаңалықты мүдделі тарапқа сәйкес тиісті тонға бейімдедім.
- [ ] Мен жаман жаңалықтарды уақтылы және шешімге бағытталған түрде жеткіздім.
- [ ] Мен шығыс хабарларды құпиялылық/NDA үшін сүздім.
- [ ] Мен міндеттемелерді қамтитын сөйлемдерді адам мақұлдадым.