Табыстар:
- Ауқым туралы мәлімдеме және жұмысты бөлу құрылымы (WBS) ұғымдарын түсініңіз және жұмыс пакеттеріне бөлінген WBS жобасын жасау үшін AI пайдаланыңыз
- Жасанды интеллект қолдауымен қолданыс аясынан тыс элементтерді, жеткізілімдерді және қабылдау критерийлерін нақтылаңыз және аумақтың ерте тарылуын көріңіз.
- Жасанды интеллект арқылы жасалған WBS тұтастығын, шынайылығын және сәйкестігін команда мен мүдделі тараптарды тексеру арқылы ұйымдық контекстпен растау жоба менеджерінің міндеті екенін түсіну қабілеті.
«Не істейміз?» деп жобаны бастағанда. Осыдан бастау қараңғыда жүргенмен бірдей. Жобалар көбінесе нашар басқарылатындықтан емес, олар басынан бастап дұрыс анықталмағандықтан сәтсіздікке ұшырайды. Бұл бөлімнің тақырыбы жобаның шекараларын белгілейтін және жұмысты басқарылатын бөліктерге бөлетін екі негізгі құрал болып табылады: аумақ туралы мәлімдеме және жұмысты бөлу құрылымы. Осы екі құжат дұрыс құрылған кезде, кесте, болжам, тәуекел және бюджет олардың үстіне мықтап отырады; Қате орнатылса, жоба бойы бәрі шайқалады. AI екі құжатта да жобаны әзірлеудің қуатты серіктесі болып табылады: ол жұмыс ауқымын және бірнеше минут ішінде жұмыс пакеттерін бөлуді ұсынады. Бірақ есіңізде болсын: AI жалпы үлгіні жасайды; Ұйымыңыздың нақты нәтижелерін, шектеулерін және қабылдау критерийлерін сіз және сіздің команда ғана білесіз.
Ауқымды мәлімдеме дегеніміз не?
Қолдану аясы - бұл жобаға не кіреді және не кірмейді. Қолдану аясы туралы мәлімдеме оны жазбаша түрде көрсететін құжат болып табылады және әдетте мыналарды қамтиды: жобаның мақсаты, негізгі нәтижелер, қабылдау критерийлері, аумақтан тыс элементтер, болжамдар және шектеулер. Мұндағы ең маңызды және ең елеусіз бөлігі - аумақтан тыс тізім: «Біз бұл жобада X жасамаймыз» кейінірек «бірақ мен оны қосылды деп ойладым» дәлелін болдырмайды.
Ауқым бақылаудан шыққанда, ол ауқымды ысырап деп аталады: жобаға қосылған шағын, мақұлданбаған жұмыс уақыт өте келе оны толтырады. «Тағы бір кішкене қосымша», қайталанса, бюджет пен кестені жарып жібереді. Ауқым туралы жақсы мәлімдеме және нақты қабылдау критерийлері - бұл аумақтың сусылуынан қорғаудың бірінші жолы. Қабылдау критерийлері – жеткізілім «толық» деп есептелуі үшін сәйкес болуы керек өлшенетін шарт (мысалы, «жүктемелерді 2 секундтан аз уақыт ішінде қалыптастыру»).
Кеңес: Ауқым туралы мәлімдемені жазғанда, «біз не істемейтініміз» тізіміне «не істейтініміз» сияқты көп күш салыңыз. Шығарылған элементтер жоба үшін ең арзан сақтандыру болып табылады.
Жұмыстың бөліну құрылымы (WBS) дегеніміз не?
Жұмысты бөлу құрылымы (WBS) – жобаның жалпы жұмысын жоғарыдан төмен қарай біртіндеп кішірейетін логикалық бөліктерге бөлетін иерархиялық ағаш. Жоғарғы жағында жоба, оның астында негізгі жеткізілімдер/кезеңдер, ал олардың астында жұмыс пакеттері орналасқан. Жұмыс пакеті адамға/командаға тағайындалуы мүмкін және оның ұзақтығы мен құнын бағалау үшін жеткілікті шағын жұмыстың ең төменгі деңгейі болып табылады. Жақсы WBS екі ережені ұстанады: 100% ережесі (төменгі бөліктердің қосындысына бүкіл жоғарғы бөлік кіреді, артық емес, кем емес) және өзара эксклюзивтілік (екі пакетте бірдей жұмыс жоқ, қабаттасу жоқ).
Неліктен WBS соншалықты маңызды? Өйткені болжау, кесте, бюджет және тәуекел әрқашан жұмыс пакеті деңгейінде жасалады. «Біз веб-сайт жасаймыз» - болжау мүмкін емес; бірақ «кіру бетінің дизайны», «пайдаланушыны тіркеу формасы», «төлемді біріктіру сынағы» сияқты пакеттерді болжауға болады. WBS сонымен қатар жауапкершілікті тағайындау (RACI), орындалу барысын бақылау және байланыс үшін негіз болып табылады.
Қадамдық: AI көмегімен WBS жобасын жасау
- Қолдану аясын нақтылаңыз. AI-ға жобаның мақсатын, негізгі нәтижелерін және белгілі шектеулерді жасырын түрде беріңіз. Жақсы WBS анық емес мақсаттан туындамайды.
- Жобаның бөлінуін сұраңыз. AI-дан кезеңдерге және жұмыс пакеттеріне бөлінген иерархияны сұраңыз; Әр пакет үшін бір жолдық ауқым сипаттамасын және ұсынылған жеткізуді сұраңыз.
- 100% ережесін тексеріңіз. Өндірілген пакеттердің жалпы көлемінің ауқымға толық сәйкес келетінін тексеріңіз; Жетіспейтін және қажет емес заттарды белгілеңіз.
- Қабылдау критерийлерін қосыңыз. Әрбір негізгі жеткізілім үшін өлшенетін қабылдау критерийлерінің жобасын талап етіңіз, содан кейін оларды шындыққа сәйкес нақтылаңыз.
- Аймақтан тыс нақтылау. AI-дан «осы жоба үшін қолданылмауы мүмкін элементтердің» тізімін сұраңыз және оны командамен талқылаңыз.
- Топ пен мүдделі тараптарды тексеру. Жұмыс пакетінің иелерімен жобаны қарап шығыңыз. WBS ешқашан команданың мақұлдауынсыз «жоспар» емес.
Абайлаңыз: AI жасаған WBS логикалық болып көрінетін, бірақ ұйымыңызға тән маңызды пакетті (мысалы, «заңды мақұлдау», «деректерді тасымалдау», «пайдаланушыны оқыту») жиі жіберіп алуы мүмкін. Жетіспейтін пакет сіздің болжамыңызды басынан бастап қателеседі. 100% ережесін адам тұрғысынан қолдануды ұмытпаңыз.
үш шағын іс
1-жағдай — Уақытты үнемдейтін сызба. Жаңа интранет жобасы үшін WBS-ті нөлден бастап құрудың орнына, PMO сарапшысы YZ-ге анонимді ауқымды қысқаша мәлімет беріп, жобаны сұрады. YZ 6 кезең мен 34 жұмыс пакетін ұсынды. Сарапшы топпен 45 минуттық семинарда 5 пакетті алып тастап, жетіспейтін 3 пакетті (SSO интеграциясы, қол жетімділікті тексеру, мазмұнды тасымалдау) қосты. Бір күнді нөлден алатын жұмыс жарты күнде аяқталып, бітті.
2-жағдай — Ауқымды ауытқуды ұстау. Жоба менеджері тұтынушыдан AI 12 шағын сұрауларын береді және «олар ағымдағы аумақ туралы мәлімдемеге сәйкес ауқымда ма әлде қолданыстан тыс па?» деп сұрайды. Ол оны былай жіктеді: YZ 7 сұрауды «қолданбалы болуы мүмкін» деп белгіледі. Премьер-министр оларды өзгерту туралы ресми сұрауларға айналдырды; әйтпесе қосымша 3 апталық жұмыс жобаға үнсіз ағып кетеді.
3-жағдай – жоқ пакет тұзағы. Топ YZ шығарған 28 WBS пакетін растаусыз мақұлдады. Жобаның ортасында «деректерді тасымалдау» және «go-live репетиция» пакеттері жоқ екені байқалды; бұл екі жіберіп алу кестеге 4 апта қосты. Сабақ: AI жобаларын 100% ережесімен адам сынауынсыз бекітуге болмайды.
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз шақыру:
Мобильді қолданба жобасы үшін WBS жазыңыз.
Бұл шақыру өте жалпы: AI әдетте үлгіні жасайды, бірақ сіздің жобаңыздың нақты жеткізілімдері, шектеулері және қабылдау критерийлері үшін шамалы сәйкес келеді.
Күшті шақыру:
Сіздің рөліңіз: жобаны жоспарлау бойынша аға маман. Мәтінмән: бөлшек тұтынушыға арналған түгендеуді бақылайтын мобильді қолданба (аты жасырылған). Шектеулер: 4 ай, бар ERP міндетті интеграциясы, iOS+Android, деректерді тасымалдау қолжетімді. Тапсырма: фазалар мен жұмыс пакеттеріне бөлінген WBS жобасын жасаңыз. Ережелер:- Ережені сақтаңыз; әр кезеңнің астындағы пакеттер фазаны толығымен қамтуы керек.- Әрбір жұмыс пакеті үшін: бір жолдық ауқым + негізгі жеткізілім + өлшенетін қабылдау критерийлері.- Соңында бөлек "қолданбадан тыс болуы мүмкін" тізімін беріңіз.- "[Топпен растаңыз]" арқылы сенімді емес мекемеге арналған пакеттерді белгілеңіз. Шығару: белгілеу кестесі (Фаза | Пакет | Қолдану аясы | Жеткізу | Қабылдау критерийлері).
Бұл сұрау күшті, себебі контекст, шектеу, 100% ережесі, қабылдау критерийлері және аумақтан тыс сұрау анық; сонымен қатар белгісіздікті "[командамен растау]" арқылы күшейтеді.
Қосымша шаблондар:
# Ауқымнан тыс іздеуші Төмендегі аумақ туралы мәлімдемені оқыңыз. Жалпыға ортақ, бірақ осы жерде АТҚА айтылмаған тапсырмаларды «қолданбалы үміткерлер» ретінде көрсетіңіз (мысалы, оқыту, құжаттама, қолдау, көшіру, қауіпсіздік сынағы). Әрқайсысы үшін оны неліктен қосу/шығаруды сұраңыз.
# Қабылдау критерийлері өндіруші келесі жеткізу үшін 3-5 өлшенетін қабылдау критерийлерін ұсыныңыз (SMART пішімінде): [жеткізу]. Өлшеу мүмкін емес критерийлерді жазбаңыз («ол жақсы жұмыс істеуі керек» сияқты).
# 100% ереже тексерушісі Төмендегі WBS-ті қараңыз. Қолдану саласы туралы мәлімдеменің қайсысының жұмыс бумасында ұқсасы ЖОҚ? Қандай бумалар аумақ мәлімдемесінен АСҚАДЫ? Олқылықтарды тізімдеңіз.
Жалпы қателер
- Аумақтан тыс жазбау: «Біз не істемейтініміз» түсініксіз болса, ауқымды бұзу сөзсіз.
- Тым үлкен немесе тым жұқа пакеттер: Бір айға созылатын алып пакетті болжау мүмкін емес; Кішкентай бір сағаттық пакет басшылықты ауырлатады. Пакеттер болжамды және бақыланатын болуы керек.
- AI жобасын растамай мақұлдау: толық емес кәсіпорынға арналған пакет (деректерді тасымалдау, реттеуді бекіту, оқыту) жоспарды басынан бұрмалайды.
- Қабылдау критерийлерін өткізіп жіберу: Егер критерий болмаса, «орындалды» талқылауы шексіз.
- Әрекеттерден гөрі нәтижелерге бағытталған WBS орнату емес: Жақсы WBS "жиналыс өткізу" сияқты әрекеттерді емес, нәтижелерді (аттарды) көрсетеді.
Кеңес: WBS бір рет жазбаңыз және оны қалдырмаңыз. Бекітілген өзгеріс келгенде, WBS, содан кейін кесте мен бюджетті жаңартыңыз. WBS - тірі құжат.
Қысқаша айтқанда
Ауқым туралы мәлімдеме жобаның шекараларын анықтайды, ал WBS жұмыстың басқарылатын бөліктерін анықтайды. Қолдану аясы туралы жақсы мәлімдеме қабылдаудың нақты критерийлерін және күшті «қолданбалы» тізімді қамтиды; Жақсы WBS 100% ережені және өзара эксклюзивтілікті сақтайды. AI екеуі үшін де жылдам және толық сызбаларды жасайды, бірақ мекемеге арналған пакеттерді өткізіп жіберуі мүмкін. 100% ережесін адам тұрғысынан қолдану, ауқымнан тыс түсіндіру және топтық растауды алу жоба менеджеріне байланысты.
Қолданбалы тапсырма
Ағымдағы жобаңыз үшін кезеңдерге және жұмыс пакеттеріне бөлінген AI-дан WBS жобасын жасаңыз (деректерді анонимдеу). Содан кейін командаңыздың мүшесімен 100% ережесін қолданыңыз: қандай пакеттер жоқ, қайсысы қажет емес, қандай жеткізуде қабылдау критерийлері жоқ? Кемінде 3 жетіспейтін/қате нүктені түзетіңіз және түзетілген WBS-ді сақтаңыз.
бақылау парағы
- [ ] Менің қолдану аясы туралы мәлімдемемде мақсат, жеткізу, қабылдау критерийлері, аумақтан тыс, болжам және шектеулер бар.
- [ ] Мен «қолданбалы» тізімді әдейі толтырдым.
- [ ] WBS 100% ережесін сақтайды (жоғалған/артық пакеттер жоқ).
- [ ] Әрбір жұмыс пакеті болжамды және бақылауға болады.
- [ ] Әрбір маңызды жеткізілімде өлшенетін қабылдау критерийлері бар.
- [ ] Мен топпен AI жобасын тексердім; Мен мекемеге арнайы пакеттерді қостым.