Табыстар:
- Жиналыс алдында жасанды интеллектпен белгіленген күн тәртібін және ықтимал қарсылықтар тізімін дайындау арқылы жиналысқа дайын кіру мүмкіндігі
- Шикі жазбаларды немесе транскрипттерді шешімдер/әрекеттер (кім-не-қашан)/жоғалған әрекеттерді болдырмау үшін ашық сұрақтар ретінде құрылымдау мүмкіндігі
- Жасанды интеллект жасай алатын тапсырмалар мен шешімдерді растау және түйіндемені тарату арқылы транскрипттік келісімге және құпиялылыққа назар аудару мүмкіндігі
Кездесулер - корпоративтік уақыттың ең үлкен және ең көп шағымданатын бөлігі. Нашар кездесу; Дайындықсыз кірген, тарап кеткен, соңында кімнің не істейтіні белгісіз отырыс. AI жиналыстың жұмыс процесінің әр кезеңінде қолданылады: күн тәртібі және оған дейінгі дайындық, кезіндегі ескертпелер, қорытынды және одан кейінгі әрекетті бақылау. Бірақ жиналыстың сапасын адамдар анықтайды; AI тек дайындықты күшейтеді және кейіннен өткізілмейтін етеді. Ең үлкен пайда әдетте жиналыстан кейін келеді: шешімдер мен әрекеттер буланып кетпейді.
Шарттар. Күн тәртібі – отырыста талқыланатын тақырыптардың реттелген тізімі. Іс-әрекет элементі - жиналыстан шыққан, біреуге тағайындалған және күні бар тапсырма. Жиналыс қорытындысы/хаттамасы не талқыланғанын және қабылданған шешімдердің жазбасы болып табылады. Транскрипт - бұл әңгіменің сөзбе-сөз транскрипциясы — кейбір жиналыс құралдары оны автоматты түрде жасайды. Бақылау іс-әрекеттердің нақты орындалғанын бақылау болып табылады.
Кездесудің үш кезеңі және АИ
Алдында (дайындық): AI тақырыптардың шашыраңқы тізімінен құрылымдық күн тәртібін шығарады, ықтимал сұрақтар мен қарсы дәлелдерді алдын ала ойлайды, сәйкес құжаттарды қорытындылайды және сізді дайындайды. Жақсы дайындық кездесу уақытын екі есе қысқартуы мүмкін.
Тапсырыс (ескерту): Кездесу кезінде AI-мен араласпаңыз; Шикі жазбаларды алыңыз немесе транскрипт құралын пайдаланыңыз (егер рұқсат етілсе). Назарыңызды әңгімеге аударыңыз.
Нәтиже (қорытынды және әрекет): Міне, нақты нәтиже. Сіз шикі жазбаны немесе транскриптті AI-ға беріп, оны «шешімдерге, әрекеттерге (кім-не-қашан), ашық сұрақтарға» құрылымдайсыз. Содан кейін сіз оны қатысушыларға анық таратасыз. Сонымен, «бұдан әрі не істемекпіз?» белгісіздік жойылады.
Қадамдық: жиналыстың жұмыс процесі
- Күн тәртібін орнату. AI-ға шикі тақырыптар беріңіз және басымдықты және уақытты күн тәртібін жасаңыз.
- Дайын бол. Тиісті құжаттарды қорытындылау; Мүмкін болатын қарсылықтарды алдын ала қарастырыңыз.
- Шикі жазбаларды алыңыз. Жеңілдетілген, өңделмеген жазу кезінде; AI-мен араласпаңыз.
- Конфигурациялау. Содан кейін жазбаны/транскриптті AI-ға беріп, шешімдер мен әрекеттерді қабылдаңыз.
- Тексеру. Әрбір шешім мен тапсырманы есте қалғанымен салыстырыңыз; AI қате тағайындауы мүмкін.
- Орналастыру және қадағалау. Резюме жіберу; Әрекеттерді келесі тізімге қойыңыз.
Кеңес: AI көмегімен жиналыстың қысқаша мазмұнын дайындағаннан кейін қатысушылардан «бұл қорытынды дұрыс па, жоқ/қате бар ма?» Деп сұралады. 24 сағат ішінде сұраңыз. Осылайша сіз қателерді анықтайсыз және барлығы бір бетте екеніне көз жеткізесіз.
Транскрипт және құпиялылық
Көптеген жиналыс платформалары автоматты транскрипттер мен AI қорытындыларын ұсынады. Бұл күшті, бірақ екі нәрседен сақ болыңыз. Біріншісі - келісім: қатысушылар олардың жазылып жатқанын білуі керек; Кейбір жерлерде бұл заңды талап. Екіншіден, құпиялылық: транскрипттерде құпия ақпарат болуы мүмкін; Оның қайда сақталғанын және оған кім қол жеткізгенін біліңіз. Жасырын жиналыс транскрипциясын жалпы AI құралына қою - бұл ақпаратты алып тастау.
Сахна
AI үлесі
адамның рөлі
Күн тәртібі
Құрылымдар, басымдықтар
не туралы сөйлесетінін шешеді
дайындық
Құжат қорытындылайды, қарсылық білдіреді
Стратегиясын анықтайды
ескертпе
Транскрипт/резюме (құралмен)
Сөйлесуге назар аударады
Түйіндеме
Шешім+әрекет жасайды
Дәлдігін растайды
қадағалау
Ескерту, күй сұрайды
Жауапкершілік алады
Төрт көшірілетін жиналыс үлгісі
Келесі өңделмеген тақырыптардан құрылымдық жиналыс күн тәртібін жасаңыз:- Әр тақырыпқа жалпы [45] минуттан аспайтын болжалды уақыт беріңіз.- Ең маңызды/шешім қабылдауды талап ететін тақырыптарды бірінші орынға қойыңыз.- Әрбір тақырып үшін «қалаған нәтижені» (шешім немесе ақпарат) көрсетіңіз. Тақырыптар: """[шикі тізім]"""
Маған ертеңгі кездесуге дайындалуға көмектесіңіз. Тақырып: [X].- Қарсы жақтан келуі мүмкін 5 қиын сұрақ/қарсылық.- Әрқайсысына 1-2 сөйлем дайын жауап бағыты.- Жиналыс алдында білуім керек 3 сыни нүкте. Мәтінмән: """[қысқа фон]"""
Менің шикі жиналыс жазбамды құрылымдаңыз:- «Шешімдер», «Әрекеттер (кім-не-қашан)», «Ашық сұрақтар» айдары.- Тапсырма түсініксіз болса, «тағайындалмаған» деп жазыңыз, ешкімге құрастырылған тапсырма бермеңіз.- Күні көрсетілмесе, «күн жоқ» деп жазыңыз. Шикі жазба: """[қою]"""
Келесі жиналыс қорытындысынан кейінгі хабарламаны дайындаңыз:- Қысқаша, қатысушыларға жіберіледі.- Барлығына қатысты шешімдер ғана + әр адамның өз әрекеті.- Соңында «егер жетіспейтін/дұрыс емес нәрсе болса, маған 24 сағат ішінде хабарлаңыз» деп ескертіңіз. Қысқаша мазмұны: """[қою]"""
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз: «Осы жиналыс жазбасын қорытындылаңыз». (Шешімдер мен әрекеттер лас мәтінге араласады; кімнің не істейтіні белгісіз.)
Күшті: "Осы шикі жазбаны үш тақырыпқа құрылымдаңыз: Шешімдер, Әрекеттер (кім-қашан-қашан), Ашық сұрақтар. Егер мұны кім жасайтыны белгісіз болса, "тағайындалмаған" деп жазыңыз — ешкімге тапсырма бермеңіз. Егер күн болмаса, "күн жоқ" деп жазыңыз." Күшті нұсқа әрекетке қабілетті, тікелей орналастыруға болмайтын нәтиже береді.
үш шағын іс
1-жағдай — Дайындық күші. Сату менеджері AI тұтынушылардың сыни кездесуінің алдында «5 ықтимал қарсылық пен жауап беру бағытын» ойлап тапты. Кездесуде тапсырыс беруші сол қарсылықтың үшеуін айтты; Менеджер дайындалды. Бұл кездесуде мәміле жабылды. Төлем ықтимал сценарийлерді алдын ала ойластырған AI болды.
2-жағдай – Жоғалған әрекеттер. Бір команда апта сайынғы жиналыстарды өткізді, бірақ әрекеттерді жазбады; Сол тақырыптар апта сайын қайталанып отырды. Олар AI-мен әрбір кездесуден кейін «әрекеттер (кім-не-қашан)» тізімдерін жасап, бөлісе бастады. 4 аптадан кейін қайта ашылған тақырыптардың саны 70%-ға азайып, кездесу ұзақтығы қысқарды.
3-жағдай — Қате тапсырма. Көмекші AI құрылымдық жиналыс қорытындысын растаусыз таратқан. AI «Айсе бюджет есебін дайындайды» деген түсініксіз сөйлемнен әрекет жасады, бірақ мұндай тағайындау жасалмаған. Айше таң қалды, абдырап қалды. Сабақ: АИ әрекеттер мен тапсырмаларды құра алады; Әрбір жолды еске түсірумен растаңыз.
Жалпы қателер
- Дайындықсыз кіру: AI-ны тек кейінірек пайдалану; Ол кем дегенде бұрынғыдай құнды.
- Жасанды интеллектпен жұмыс істеу кезінде: Фокусты бөлу; Шикі жазбаларды алыңыз, өңдеуді кейінірек қалдырыңыз.
- Тапсырмаларды растамау: AI тапсырмалар мен адамдарды құра алады; растау.
- Түйіндемені таратпау: Ішінде қалдырылған түйіндеме - жоқ түйіндеме; Бөлісіңіз және растауды сұраңыз.
- Транскрипттің құпиялылығын айналып өту: келісім алыңыз, құпия транскриптті жалпыға қолжетімді құралға қоймаңыз.
- Бақылауды елемеу: әрекеттер тізімін жасап, оны орындамасаңыз, тізім өледі.
Абайлаңыз: Жиналыстың автоматтандырылған қорытындылары анық емес әңгімелерді түпкілікті шешімдерге айналдыруы мүмкін. «Мүмкін біз мұны істейміз» жиынтық құралда «мұны істеуге шешім қабылданды» болуы мүмкін. Әрқашан маңызды шешімдерді адамның жадымен салыстырыңыз.
Қысқаша
- AI кездесудің барлық үш фазасында қолданылады, бірақ нақты нәтиже одан кейін болады: шешімдер мен әрекеттердің жоғалмауын қамтамасыз ету.
- Біріншіден, күн тәртібін белгілеп, ықтимал қарсылықтар туралы ойланыңыз; Дайындық кездесуді қысқартады.
- Кезінде AI-мен араласпаңыз, шикі жазбалар алыңыз; Өңдеуді кейінірек қалдырыңыз.
- Содан кейін жазбаны «Шешімдер + Әрекеттер (кім-не-қашан) + Ашық сұрақтар» ретінде құрылымдаңыз.
- AI тағайындаулар мен шешімдер қабылдай алады; әрбір жолды бекіту, түйіндемені тарату және кері байланыс сұрау; Транскрипттің құпиялылығы мен келісімін есте сақтаңыз.
Қолданбалы тапсырма
Бірінші үлгімен және екінші үлгімен ықтимал қарсылықтардың тізімімен алдағы кездесудің уақыттық күн тәртібін жасаңыз. Кездесуден кейінгі шикі жазбаңызды үшінші үлгімен құрылымдаңыз және әрбір әрекет тапсырмасын есіңізде қалған нәрсемен салыстырыңыз — АИ қандай да бір жалған тапсырмалар жасағанын тексеріңіз. Соңында, төртінші үлгімен қосымша хабарлама дайындаңыз және қатысушылардан растауды сұраңыз.
бақылау парағы
- [ ] Мен AI-ды жиналыс алдындағы күн тәртібі мен дайындық үшін қолдандым.
- Мен [ ] кезінде шикі жазбалар түсірдім, AI-мен алаңдамадым.
- [ ] Жазбаны Шешімдер/Әрекеттер/Ашық сұрақтар ретінде құрылымдадым.
- [ ] Әрбір әрекет тапсырмасын есіме түсіріп растадым.
- [ ] Мен түйіндемені таратып, 24 сағат ішінде кері байланыс сұрадым.
- [ ] Мен транскриптке келісім алдым және құпиялылықты қамтамасыз еттім.