Табыстар:
- Жасанды интеллектпен іздеу құралының жобаларын (сипаттама құралы), мазмұндық жазбаны және орналасу бөлімдерін жасау мүмкіндігі
- Өмірбаяндық/институционалдық тарихтың галлюцинаторлық қаупін түсіну және осы бөлімді тек расталған көздерге негіздеу мүмкіндігі
- Анықтамалық қызметте фактілерді тікелей берудің орнына зерттеушіні дереккөзге бағыттау үшін жасанды интеллектті қосу мүмкіндігі
Мұрағат тек құжаттарды сақтауға ғана жауапты емес; олардың зерттеушіге қолжетімді болуына да жауапты. Бұл қол жеткізудің екі негізгі құралы бар: жинақты таныстыратын сипаттау құралдары (іздеу құралы — мұрағаттық жинақтың мазмұнын, ұйымдастырылуын және көлемін анықтайтын жетекші құжат) және зерттеушілерге тікелей көмектесетін анықтамалық қызмет. Екеуі де үлкен күш-жігерді қажет етеді: жинаққа нұсқаулық жазу апталарды алады, ал зерттеушілердің сұрақтарына күні бойы жауап беру уақытты алады. Оның үстіне бұл екі еңбек мұрағаттың «беті»; Зерттеушінің жинақпен алғашқы байланысы көбінесе нұсқаулық пен ақпараттық үстел арқылы жүзеге асады, сондықтан мұндағы қате мұрағаттың сенімділігіне тікелей әсер етеді.
AI - сипаттама құралдарын жасауда және анықтамалық қызметте қолдау көрсететін қуатты көмекші. Бұл бөлімде біз жинақ нұсқаулығын (анықтамалық іздеу) жасауды, көлемі мен мазмұнын сипаттауды жазуды, зерттеушінің сұрақтарына көмектесуді және осы қызметтерде дәлдік неге келіспейтінін көреміз.
Сипаттама құралдары: жинақ картасы
Сипаттама құралы зерттеушіге «бұл жинақта мен үшін жұмыс істейтін не бар?» Деген сұрақ қоюға мүмкіндік береді. Сұраққа жауап беруге мүмкіндік береді. Әдетте мыналарды қамтиды:
- Жалпы сипаттама: Жинақ атауы, қолданылу саласы, даталар ауқымы, көлемі.
- Өмірбаяндық/институционалдық тарих: Құжаттарды жасаған адамның немесе мекеменің қысқаша тарихы.
- Қолдану аясы мен мазмұны туралы ескертпе: Жинақта қандай құжаттар және қандай тақырыптар бар екені туралы түсініктеме.
- Орналастыру: Құжаттар қалай топтастырылады (сериялар, топшалар).
- Түгендеу: қорап/файл деңгейіндегі толық тізім.
Бұл құжаттар стандарттарға сәйкес жазылған (мысалы, ISAD(G) немесе EAD - кодталған мұрағаттық сипаттама, мұрағаттық нұсқаулықтарға арналған цифрлық кодтау стандарты). AI осы бөлімдердің сұлбасын өңделмеген түгендеу мен құжат қорытындыларынан жасай алады; бірақ әрбір факті (тарих, тұлға, мекеме тарихы) тексерілуі керек.
Сипаттама құралдарының тағы бір құндылығы - олар әр түрлі егжей-тегжейлі деңгейлерде жазылуы мүмкін. Кейде құжат деңгейінде мұрағаттың мыңдаған қораптарын сипаттау үшін уақыт пен ресурстар жеткіліксіз; Бұл жағдайда көп деңгейлі сипаттама жасалады: алдымен қор деңгейінде жалпы сипаттама, содан кейін серия, содан кейін мүмкіндігінше файл деңгейі. AI әсіресе төменгі деңгейдегі жағдайлардың қорытындыларынан жоғары деңгейлі жалпы қамту жазбасын жасау үшін пайдалы; Ол массадан жалпыға қорытынды жасайды. Бірақ бұл түйіндеменің әрбір қабаты төменгі қабаттағы нақты құжаттармен сәйкес болуы керек; AI жоғарғы деңгейлі жинақта жоқ ауқым туралы мәлімдеме жасамауы керек.
Ескерту: Өмірбаяндық/институционалдық тарих бөлімі галлюцинацияның жиі енетін жері болып табылады. AI болмаған оқиғаларды, жалған күндерді және ойдан шығарылған атауларды қоса отырып, «жалпы білімнен» адам немесе мекеме туралы еркін тарих жаза алады. Бұл бөлім тек тексерілген дереккөздерге негізделуі керек.
Жұмыс барысы: кезең-кезеңімен
1. Шикізатты жинаңыз. Түгендеу, құжат қорытындылары, қорап тізімдері, бар болса, бар ескертпелер.
2. Стандартты орнатыңыз. Ол қандай сипаттама стандартына сәйкес жазылады (ISAD(G)/EAD)?
3. Тарау бойынша жоба жобасын жасаңыз. Шикізаттың көлемі мен мазмұны ескертпесі және орналасу сипаттамасы сияқты AI жобасының бөлімдері бар.
4. Фактілерді тексеріңіз. Әсіресе тарих бөлімінде әрбір күнді, атауды және оқиғаны тәуелсіз дереккөздермен тексеріңіз.
5. Қол жеткізу шектеулерін тексеріңіз. Жинақта құпия/авторлық құқықпен шектелген құжаттар бар ма? Бұл нұсқаулықта көрсетілуі керек.
6. Сараптамалық бекіту. Соңғы нұсқаулық мұрағатшының мақұлдауынан өтеді.
Анықтамалық қызмет: зерттеушіге көмек
Анықтамалық қызметте AI екі жолмен көмектеседі: (1) зерттеушінің сұрағын түсіну және қандай жинақтарды қарау керектігін ұсыну арқылы және (2) жиі қойылатын сұрақтарға жауаптар жобасын жасау. Бірақ бұл жерде сыни шектеу бар: AI зерттеушіге тікелей «факт» жауап бермеуі керек, бірақ оны көзге бағыттауы керек. «Бұл дата мынау» дегеннің орнына «Мына жинақтағы мынандай құжаттардан мына ақпаратты таба аласыз» деп жазу керек. Өйткені АИ берген тікелей нақты жауап ойдан шығарылуы мүмкін және зерттеуші оны дереккөз деп қателесуі мүмкін.
Анықтамалық тапсырма
АИ-нің сәйкес рөлі
қарсы пайдалану
Сұрақтың мағынасын ашу
Түсіндіру сұрақтарын ұсыныңыз
—
Коллекцияны бағыттау
«Онда қара» ұсынысы
«Жауап» деп айту
Жиі қойылатын сұрақтар жобасы
Тексерілген ақпараттың нобайы
жалған жауап
Дереккөздер тізімі
Каталогтан ұсынысты іздеңіз
Құрастырылған анықтама беру
факт мәселесі
Дереккөзге қайта бағыттау
Тікелей фактіге жауап беру
үш шағын іс
1-жағдай – Нұсқаулықтың жобасы 4 аптадан 1 аптаға дейін қысқарды. Мұрағат 120 қораптан тұратын коллекцияға анықтама дайындап жатқан. AI-ға қорап тізімдері мен файлдардың қорытындылары берілді; YZ ауқымы-мазмұн ескертпесі мен орналасу бөлімдерінің жобасын жасады. Мұрағат қызметкері бір аптаның ішінде фактілерді тексеріп, ұйымдастырды; дәстүрлі әдіс бойынша бұл бағалау бір ай болды. Бірақ өмірбаяндық тарих бөліміндегі 3 дата мен 2 атау қате болды; Тексеруде бекітілді.
2-жағдай — Жалған институттық тарих. Интернге AI мекеменің тарихын жазып, оны тікелей анықтамалыққа енгізді. YZ мекеменің құрылған күнін қате көрсетіп, болмаған бірігуді атап өтті. Зерттеуші қатені байқады және хабарлады; Нұсқаулық түзетілді, бірақ мұрағаттың сенімділігі бұзылды. Сабақ: тарих бөлімі тексерусіз жарияланбайды.
3-жағдай - Дұрыс нұсқау, қате факт. Бір зерттеуші күнді сұрады. Жасанды интеллектке негізделген көмекші тікелей күнді берді (жасалған). Зерттеуші мұны дереккөз ретінде пайдаланады; Аға мұрағатшы араша түсіп, «АИ фактілер келтірмейді, коллекцияға бағыттайды» деп нақты құжатты қарауға мәжбүр етті; тарихы басқаша болды. Сабақ: анықтамалық қызметте AI фактілерді келтірмейді, бағыттайды.
Көшірілетін төрт үлгі
1) Жобаның көлемі мен мазмұны туралы ескерту:
Төмендегі қорап/файл тізімдері мен құжат жиынтықтарына негізделе отырып, жинақ үшін «қолдану аясы мен мазмұн ескертпесі» жобасын жазыңыз. Берілген материалға енгізілгенді ғана пайдаланыңыз; Жинақта жоқ тақырыпты, күнді немесе адамды ҚОСУ. [тексеруді қажет етеді] деген сенімсіз кез келген фактіні белгілеңіз. Материал: [мұнда]
2) Өмірбаяндық/институционалдық тарих (бақыланатын):
Төменде [адам/ұйым] туралы ТЕКСЕЛГЕН жазбалар берілген. ТЕК осы жазбаларға негізделген қысқаша тарих жоспарын жазыңыз. Жазбаларда жоқ кез келген күндерді, оқиғаларды немесе тақырыптарды ҚОСУҒА БОЛМАЙДЫ; Жалпы «білім» ақпаратын қоспаңыз. Бос орындарды қалдырыңыз [ақпаратсыз]. Ескертулер: [мұнда]
3) Зерттеушінің басшылығы:
Зерттеушінің сұрағы: [сұрақ]. Бұл сұраққа ТІКЕЛЕЙ нақты жауап бермеңіз. Оның орнына: (1) сұрақты түсіндіретін 1-2 сұрақты ұсыныңыз, (2) оған жинақтың/құжаттың қандай ТҮРІН қарау керектігін айтыңыз, (3) каталогта қандай терминдерді іздеуге болатынын ұсыныңыз. Жасанды сілтеме жасамаңыз.
4) Жиі қойылатын сұрақтарға жауап жобасы:
Төменде біздің мұрағаттағы ТЕКСЕЛГЕН фактілер парағы берілген. Осы ескертпелер негізінде келесі жиі қойылатын сұраққа жауап жобасын жасаңыз: [сұрақ]. Ескертпелерде жоқ ақпаратты қосу; [тексеру]сенбейтін жеріңізді белгілеңіз. Жауаптың соңында зерттеушіні тиісті жинаққа бағыттаңыз. Ескертулер: [мұнда]
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз:
Осы жинаққа, соның ішінде тарихқа қатысты жан-жақты анықтаманы жазыңыз.
«Кең ауқымды» және «соның ішінде тарих» AI-ны берілген материалдан асып кетуге және мекеме/адам туралы ойдан шығарылған ақпаратты қосуға итермелейді.
Күшті:
Келесі қорап тізімдеріне және тексерілген тарих жазбаларына НЕГІЗГЕ АЛҒАН іздеу құралының құрылымын жазыңыз: ауқым-мазмұн және орналасу бөлімдері. Берілген материалға енгізілмеген фактілерді қоспаңыз; Тарихта тек тексерілген жазбаларды пайдаланыңыз, бос орындар қалдырыңыз [ақпаратсыз]. Әрбір күмәнді фактіні белгілеңіз [тексеруді қажет етеді]. Материал: [мұнда]
Айырмашылығы: берілген материалды ұстану, дайындауға тыйым салу, бос орындар мен тексеру белгілерінің сақталуы нұсқаулықты сенімді етеді.
Жалпы қателер
- Тарихты АИ-дің «жалпы біліміне» қалдыру. Бұл бөлік галлюцинацияға ең сезімтал; тек тексерілген жазбаларға негізделуі керек.
- Анықтамада тікелей фактілерді келтіру. AI зерттеушіге бағыт беруі керек, дереккөзді алмастырмайды.
- Қол жеткізу шектеулерін айналып өту. Құпиялылық/авторлық құқығы шектелген құжаттар анықтамалықта белгіленуі керек.
- Жасалған анықтаманы ұсыну. Каталогтағы тексерілмеген анықтамалар зерттеушіге берілмейді.
- Жобаны бекітусіз жариялау. Қорытынды нұсқаулықты мұрағатшы бекітеді.
Қысқаша айтқанда
Мұрағатқа қол жеткізу және анықтамалық қызмет - бұл AI сипаттау құралдарының жобасын жасауды тездететін және зерттеушілерге басшылықты қолдайтын жемісті сала. Бірақ өмірбаяндық/институционалдық тарих галлюцинацияның ену нүктесі болып табылады, ал анықтамалық қызметте АИ фактілерді бермей, көзге тікелей көрсетуі керек. Нұсқаулықты тек расталған материалға негіздеңіз, бос орындарды сақтаңыз, қол жеткізуге шектеулерді белгілеңіз және соңғы бекітуді мұрағатшыға қалдырыңыз. AI коллекция картасын жасайды; Сол картаның дұрыстығына мұрағат жауапты.
Қолданбалы тапсырма
Жинақтың қорапшасын/файлдар тізімін (нақты немесе үлгі) алыңыз және AI-дан «қолдану аясы мен мазмұн ескертпесі контуры» үлгісімен контурды сұраңыз; Берілген материалдың шегінен шығып кеткенін тексеріңіз. Содан кейін тек расталған жазбалары бар адам/ұйым үшін «өмірбаяндық тарих» үлгісін іске қосыңыз және AI бос орындарға сәйкес келуге тырысатынын бақылаңыз. Соңында, зерттеушінің сұрағын «зерттеушіге бағдарлау» үлгісімен өңдеңіз.
бақылау парағы
- [ ] Мен нұсқаулықты тек берілген/тексерілген материалға негіздедім.
- [ ] Мен тарихтағы әрбір күн мен атауды өз бетінше тексердім.
- [ ] Мен нұсқаулықта қол жеткізу шектеулерін (құпиялылық/авторлық құқық) белгіледім.
- [ ] Анықтамада фактілерді келтірудің орнына мен сізді дереккөзге бағыттадым.
- [ ] Мен соңғы нұсқаулықты мұрағатшының бекітуіне тапсырдым.