利益:
- ロボティック プロセス オートメーション (RPA) と人工知能の役割、およびスマート オートメーション (ハイパーオートメーション) アプローチを説明できる能力。
- 手動プロセスをステップに分割し、自動化に適したステップと人間の承認が必要なステップを区別して手動プロセスを設計する能力
- 例外管理、監査証跡、エラーコストの観点から AI サポートの自動化設計を評価する機能
どの組織にも、データをあるシステムからコピーして別のシステムに入力したり、請求情報を手動で処理したり、受信メールを分類したりするなど、退屈でエラーが発生しやすいタスクが毎日繰り返されます。ロボット プロセス オートメーション (RPA) は、画面上で人間が実行する手順を模倣するソフトウェア ロボットを使用して、これらの定期的かつ反復的なタスクを自動化します。ここでいう「ロボット」とは物理的な機械ではなく、画面をクリックしたり、書き込みやコピーを行うソフトウェアのことです。 RPA の強みは、既存のシステムを変更せずにその上で機能することです。したがって、統合が難しい古いシステムでも迅速な結果が得られます。
RPA だけでは「ルールがない」状況を理解することはできません。請求書が標準形式で到着した場合、ロボットはフィールドを読み取ります。しかし、各サプライヤーが異なる形式で送信すると、ロボットは混乱してしまいます。ここで人工知能が活躍します。文書の理解、テキストの分類、フリーテキストからの情報抽出などの「判断」が必要なステップは AI が実行し、標準的なステップは RPA が実行します。この組み合わせは、インテリジェント オートメーションまたはハイパーオートメーション (エンドツーエンドの人工知能によってサポートされるプロセス オートメーション) と呼ばれます。 MIS スペシャリストの役割は、プロセスを部分に分割し、どの部分が RPA に属し、どの部分が AI に属し、どの部分が人間に属するかを設計することです。
プロセスの自動化
自動化設計の中心は、プロセスをステップに分割し、各ステップを分類することです。 3 つのカテゴリがあります。規則正しく構造化された手順 (RPA 対応): 「Excel の各行を ERP 画面に入力します。」コメントが必要な手順 (AI 活用): 「この苦情テキストはどのカテゴリに属しますか?」高リスクまたは不確実な手順 (本人に任せる): 「5,000 TL を超える承認を返金する」。
優れた自動化は、仕事全体から人々を救うのではなく、反復的な負担から人々を救います。重要な決定を人々に委ねます。これはヒューマン・イン・ザ・ループ設計と呼ばれます。ロボットが作業を準備し、人間がそれを承認します。たとえば、ロボットが請求書を読んで ERP に草案を入力し、会計士が最終承認を与えます。したがって、速度とセキュリティが同時に確保されます。
ヒント: プロセスを自動化する前に、必ず最初にプロセスを簡素化してください。悪いプロセスを自動化しても、悪い結果がより早く生成されるだけです。まず不要な手順を削除し、残りを自動化します。
例外管理と監査証跡
すべての自動化は、データの欠落、予期しないフォーマット、システムのクラッシュなど、最終的にはルールを破る状況に遭遇します。例外処理により、ロボットはそのような状況で黙って間違ったことをするのではなく、安全に停止して人間に通知することができます。例外が設計されていない場合、ロボットは静かにエラーを増殖させ、誰も気づきません。
もう 1 つの必要性は監査証跡です。これは、ロボットの各ステップがいつ実行され、どのようなデータを使用してどのような結果が得られたかの記録です。監査証跡がないと、後でエラーを調査することができません。このトレーサビリティは、特に金融プロセスにおいては法的要件です。 AI は、このプロセス設計の概要、例外シナリオ、および文書を作成できます。しかし、どのステップが重要であり、エラーのコストがいくらになるかは、ビジネス知識によって決まります。
3 つのミニケース: 数字で見る
ケース 1 — 正しい分割プロセス。ある会計センターでは、毎月 4,000 件のサプライヤー請求書が手動で処理されていました。手続き時間は1人あたり6分程度でした。 AIが文書を読んでフィールドを抽出し、RPAが草案をERPに入力し、会計士がそれを承認するだけです。処理時間は 6 分から 1.5 分に短縮されましたが、確認のステップは依然として人間によるものでした。したがって、誤った請求書は引き続き捕らえられました。
ケース 2 — 例外が設計されていない場合。ある保険会社では、保険契約更新ロボットが予期せぬ日付形式を持つ 340 件のレコードを黙って誤って処理しました。誰も気づかず、更新日が間違って入力されました。例外ルール (「形式が認識されない場合は停止して報告する」) が最初から設計されている場合、ロボットはこれらの記録を人間に指示するでしょう。修正には数週間かかりました。
ケース 3 — 間違ったプロセスの自動化。ある小売店では、注文確認プロセスに 11 のステップがありました。ロボットで自動化するんだろうね。 MIS の専門家がプロセスを調査したところ、4 つのステップが不必要な二重チェックであることがわかりました。まずプロセスが 7 ステップに削減され、その後自動化されました。単純化せずに自動化すると、不要な 4 つのステップが永続的に発生します。
弱いプロンプト / 強いプロンプト
弱いプロンプト:
請求書処理を自動化します。
強力なプロンプト:
あなたの役割: あなたはプロセス自動化デザイナーです。次の手動プロセスをステップに分割し、各ステップを分類します。 - [RPA] 正規、構造化、反復 - [AI] 解釈/分類/テキスト理解が必要 - [人間] 高リスクまたは曖昧な決定 各ステップについて、考えられる例外とエラーの場合の対処方法を書き留めます。監査証跡として記録する必要がある情報をリストします。プロセス: [段階的な手動プロセスの説明]
強力なプロンプトによりプロセスが分解され、各ステップが適切な役割に割り当てられ、最初から例外と監査証跡が生成されます。
4 つのコピー可能なテンプレート
1) プロセス分解:
以下の手動プロセスを番号付きのステップに分割します。各ステップ: 入力、プロセス、出力、および自動化の可用性 ([RPA]/[AI]/[HUMAN])。プロセス: [テキスト]
2) 例外シナリオの生成:
次の自動化プロセスでは、「何が問題になる可能性がありますか?」シナリオをリストします: データの欠落、不正な形式、システム エラー、二重レコード。それぞれに対してロボットが何をすべきかを提案します。プロセス: [テキスト]
3) 簡素化のレビュー:
以下のプロセスのステップのうち、不必要、反復的、または価値を生み出さないステップにマークを付け、削除してもよい理由を書いてください。自動化の前に簡素化を提案してください。プロセス: [テキスト]
4) 監査証跡の設計:
次の自動化プロセスの監査証跡を設計します。各ステップでどのフィールド (時間、ユーザー/ロボット、入力、結果、決定) を記録する必要がありますか? 財務追跡可能性の観点からギャップがある場合は示します。プロセス: [テキスト]
比較表：RPA/AI/ヒューマン
基準
RPA
人工知能
人間
彼が一番得意なこと
定期的、反復的
コメント、分類
判断、責任
入力タイプ
構造化された
セミ/フリーテキスト
すべてのタイプ
エラー動作
文字どおりルールに従います
間違っている可能性があるのと同じくらい確実
検知して停止できる
監査
簡単にログを記録できます
出力をログに記録する必要がある
署名・承認
最終決定
いいえ
いいえ
はい
よくある間違い
- 悪いプロセスを自動化する。まず単純化せずに自動化すると、無駄が永続します。
- 例外を設計していない。 「すべてがうまくいく」という前提に基づいて構築されたロボットは、最初の驚きに対して静かにエラーを生成します。
- 重要な決定は AI に任せます。リスクの高い承認をモデルに委任する。たとえモデルが自信があるように見えても、それは間違いであり、責任は負いません。
- 監査証跡をバイパスします。トレースがなければ、エラーを調査することはできません。これは財務プロセスにおける法違反です。
- ロボットをまったく見ていません。システムの変化（画面、空間）。ある日、監視されていないロボットが静かに間違った場所をクリックし始めます。
注意: 自動化のスピードが速くなるにつれて、エラーもスピードアップします。人間が 1 時間あたり 60 件のレコードを処理中にミスを犯した場合、エラーは 60 件に制限されます。ロボットが正しくインストールされていないと、数分間で数千のレコードが破損する可能性があります。したがって、最初は監督の下で少量ずつ試験的に試してください。
要約すれば
RPA は、画面のステップを模倣することで、定期的かつ反復的なタスクを自動化します。解釈と分類が必要な手順は人工知能が引き継ぎます。この 2 つの組み合わせがインテリジェントな自動化です。設計の核心は、プロセスをステップに分割し、各ステップを RPA、AI、または人間に割り当てることです。リスクの高い決定は人々に常に情報を提供します。例外処理と監査証跡は必須です。 AI はプロセスの分解、例外シナリオ、文書の作成を加速します。しかし、どれが重要なステップであり、エラーのコストはビジネス知識によって決まります。自動化する前に、まず小規模なパイロットで簡素化し、検証します。
アプリケーションタスク
「休暇申請承認プロセス」（従業員の申請、マネージャーの承認、人事プロセス）を選択します。 (1) 強力なプロンプトでプロセスをステップに分割し、各ステップを[RPA]/[AI]/[HUMAN]に分類します。 (2) 少なくとも 3 つの例外シナリオと、それぞれのシナリオでロボットが行う動作を説明します。 (3) 自動化する前に削除できる不要なステップを少なくとも 1 つ見つけます。 (4) 監査証跡として記録する領域をリストします。 (5) 単一の高リスクステップにマークを付け、それがヒトに残存すべき理由を書きます。
チェックリスト
- [ ] プロセスをステップに分割し、各ステップに正しい役割を割り当てました。
- [ ] 自動化する前のプロセスを簡略化しました。
- [ ] 各ステップの例外動作を定義しました。
- [ ] 監査証跡として記録する領域を決定しました。
- [ ] リスクの高い決定を人間のループに残してしまいました。
- [ ] 私は最初、少量の監督付きパイロット版を計画しました。