Guadagni:
- Capacità di spiegare i ruoli dell'automazione dei processi robotici (RPA) e dell'intelligenza artificiale e l'approccio dell'automazione intelligente (iperautomazione).
- Capacità di progettare un processo manuale dividendolo in fasi e distinguendo tra fasi adatte all'automazione e quelle che richiedono l'approvazione umana
- Capacità di valutare progetti di automazione supportati dall'intelligenza artificiale in termini di gestione delle eccezioni, audit trail e costo degli errori
In ogni organizzazione, ci sono attività noiose e soggette a errori che le persone ripetono ogni giorno: copiare dati da un sistema e inserirli in un altro, elaborare manualmente i dati di fatturazione, ordinare le e-mail in arrivo. L'automazione dei processi robotici (RPA) automatizza queste attività regolari e ripetitive con robot software che imitano i passi compiuti da un essere umano sullo schermo. Il "robot" qui non è una macchina fisica, ma un software che clicca, scrive e copia sullo schermo. Il potere dell'RPA è che funziona sui sistemi esistenti senza modificarli; Pertanto fornisce risultati rapidi anche in sistemi vecchi e difficili da integrare.
L’RPA da solo non è in grado di comprendere le situazioni “senza regole”. Se arriva una fattura in formato standard, il robot legge i campi; Ma se ogni fornitore lo invia in un formato diverso, il robot rimarrebbe confuso. È qui che entra in gioco l’intelligenza artificiale: l’AI esegue i passaggi che richiedono “giudizio” come comprendere il documento, classificare il testo, estrarre informazioni dal testo libero, e l’RPA esegue i passaggi canonici. Questa combinazione è chiamata automazione intelligente o iperautomazione (automazione dei processi end-to-end supportata dall’intelligenza artificiale). Il ruolo dello specialista MIS è quello di suddividere un processo in parti e progettare quale parte appartiene all'RPA, quale parte appartiene all'intelligenza artificiale e quale parte appartiene all'essere umano.
Automatizzare un processo
Il cuore della progettazione dell'automazione è suddividere il processo in fasi e classificare ciascuna fase. Ci sono tre categorie. Passaggi regolamentati e strutturati (compatibili con RPA): "Inserisci ogni riga di Excel nella schermata ERP." Passaggi che richiedono un commento (basato sull'intelligenza artificiale): "A quale categoria appartiene questo testo di reclamo?" Passaggi ad alto rischio o incerti (lasciati alla persona): "Approvazione del rimborso superiore a 5.000 TL".
Una buona automazione salva le persone dal carico ripetitivo, non dall’intero lavoro; lascia la decisione critica alle persone. Questo si chiama human-in-the-loop design: il robot prepara il lavoro, l’umano lo approva. Ad esempio, il robot legge la fattura e inserisce la bozza nell'ERP, mentre il contabile dà l'approvazione finale. Pertanto, velocità e sicurezza sono garantite insieme.
Suggerimento: prima di automatizzare un processo, semplificalo sempre. Automatizzare un processo errato produrrà solo risultati negativi più velocemente. Elimina prima i passaggi non necessari, quindi automatizza il resto.
Gestione delle eccezioni e audit trail
Ogni automazione prima o poi incontra una situazione che infrange le regole: dati mancanti, formato imprevisto, crash del sistema. La gestione delle eccezioni consente al robot di fermarsi in sicurezza e avvisare un essere umano in tali situazioni, invece di fare silenziosamente la cosa sbagliata. Se non vengono progettate eccezioni, il robot prolifererà silenziosamente gli errori e nessuno se ne accorgerà.
Un'altra necessità è l'audit trail: una registrazione di ogni passaggio del robot, quando è stato eseguito, con quali dati e con quale risultato. Senza una traccia di controllo, un errore non può essere indagato successivamente; Questa tracciabilità è un requisito legale, soprattutto nei processi finanziari. L’intelligenza artificiale può produrre uno schema della progettazione di questo processo, scenari di eccezione e documentazione; Ma quale sia il passaggio critico e quale sia il costo dell’errore è determinato dalla conoscenza aziendale.
Tre mini custodie: i numeri
Caso 1: corretto processo di suddivisione. In un centro contabile venivano elaborate manualmente 4.000 fatture fornitori mensili; La procedura ha richiesto 6 minuti a persona. AI ha letto il documento ed ha estratto i campi, RPA ha inserito la bozza nell'ERP, il commercialista l'ha appena approvata. Il tempo di elaborazione è diminuito da 6 minuti a 1,5 minuti, ma la fase di conferma è rimasta a carico dell'uomo; così la fattura errata ha continuato a essere colta.
Caso 2: quando non è prevista alcuna eccezione. Presso un assicuratore, un robot per il rinnovo della polizza ha gestito silenziosamente in modo errato 340 record con formati di data imprevisti; nessuno se ne è accorto e i rinnovi sono stati inseriti con la data sbagliata. Se la regola di eccezione ("interrompi e segnala se il formato non viene riconosciuto") fosse progettata da zero, il robot indirizzerebbe questi record all'essere umano. La correzione ha richiesto settimane.
Caso 3 – Automazione del processo sbagliato. Presso un rivenditore, il processo di conferma dell'ordine prevedeva 11 passaggi; Sarebbe automatizzato con un robot. Quando l'esperto MIS ha esaminato il processo, ha notato che i 4 passaggi costituivano un doppio controllo non necessario. Inizialmente il processo è stato ridotto a 7 passaggi, poi è stato automatizzato. Se fosse automatizzato senza semplificazione, 4 passaggi non necessari sarebbero permanenti.
Prompt debole / Prompt forte
Suggerimento debole:
Automatizza l'elaborazione delle fatture.
Suggerimento potente:
Il tuo ruolo: sei un progettista di automazione dei processi. Suddividere il seguente processo manuale in passaggi e classificare ogni passaggio:- [RPA] canonico, strutturato, ripetitivo- [AI] che richiede interpretazione/categorizzazione/comprensione del testo- [UMANO] ad alto rischio o decisione ambigua Per ogni passaggio, annotare le possibili eccezioni e cosa fare in caso di errore. Elencare le informazioni che devono essere registrate per la traccia di controllo. Processo: [descrizione dettagliata del processo manuale]
Un potente prompt suddivide il processo, assegna ogni passaggio al ruolo corretto e solleva eccezioni e traccia di controllo fin dall'inizio.
Quattro modelli copiabili
1) Decomposizione del processo:
Suddividi il processo manuale riportato di seguito in passaggi numerati. Per ogni fase: input, processo, output e disponibilità dell'automazione ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).Processo: [testo]
2) Generazione di uno scenario di eccezione:
Per il successivo processo automatizzato, “cosa potrebbe andare storto?” Elenco scenari: dati mancanti, formato errato, errore di sistema, doppio record. Suggerisci cosa dovrebbe fare il robot per ciascuno. Processo: [testo]
3) Revisione della semplificazione:
Contrassegna i passaggi del processo di seguito che non sono necessari, ripetitivi o che non producono valore e scrivi il motivo per cui possono essere rimossi. Suggerire la semplificazione PRIMA dell'automazione. Processo: [testo]
4) Progettazione della traccia di controllo:
Progettare un audit trail per il seguente processo automatizzato: quali campi (tempo, utente/robot, input, risultato, decisione) dovrebbero essere registrati in ogni fase? Indicare eventuali lacune in termini di tracciabilità finanziaria. Processo: [testo]
Tabella comparativa: RPA/AI/Umano
criterio
RPA
Intelligenza artificiale
umano
In cosa è migliore
Regolare, ripetitivo
Commento, classificazione
giudizio, responsabilità
Tipo di ingresso
strutturato
Testo semi/libero
tutti i tipi
Comportamento di errore
Segue la regola alla lettera
Sicuramente può essere sbagliato
Può rilevare e fermare
Controllo
Facile da registrare
L'output deve essere registrato
Firma/approvazione
decisione finale
no
no
Sì
Errori comuni
- Automatizzare il processo errato. Automatizzare senza prima semplificare perpetua gli sprechi.
- Non progettare eccezioni. Il robot, costruito sul presupposto che "tutto va bene", produce silenziosamente errori alla prima sorpresa.
- Lasciare la decisione critica all’intelligenza artificiale. Delegare l'approvazione del modello ad alto rischio; Anche se il modello sembra fiducioso, ha torto e non ha alcuna responsabilità.
- Bypassare la pista di controllo. Senza traccia non è possibile indagare sull'errore; Questa è una violazione legale nel processo finanziario.
- Non guardare affatto il robot. Cambiamento dei sistemi (schermo, spazio); Un giorno, il robot non monitorato inizia silenziosamente a cliccare nel posto sbagliato.
Attenzione: la velocità dell'automazione accelera anche l'errore. Se un essere umano commette un errore durante l'elaborazione di 60 record all'ora, gli errori sono limitati a 60; Un robot installato in modo errato può corrompere migliaia di record in pochi minuti. Quindi pilotalo inizialmente in un piccolo volume, sotto supervisione.
In sintesi
L'RPA automatizza le attività regolari e ripetitive imitando i passaggi sullo schermo; L’intelligenza artificiale si occupa dei passaggi che richiedono interpretazione e classificazione. La combinazione dei due è un’automazione intelligente. Il cuore della progettazione è suddividere il processo in fasi e assegnare ciascuna fase all'RPA, all'intelligenza artificiale o all'uomo; Le decisioni ad alto rischio tengono le persone informate. La gestione delle eccezioni e la traccia di controllo sono indispensabili. L’intelligenza artificiale accelera la scomposizione dei processi, gli scenari di eccezione e la stesura della documentazione; Ma quale sia il passaggio critico e il costo dell’errore è determinato dalla conoscenza aziendale. Prima di automatizzare, semplifica e convalida prima con un piccolo progetto pilota.
Compito dell'applicazione
Scegli un "processo di approvazione delle richieste di ferie" (richieste dei dipendenti, approvazioni del manager, processi delle risorse umane). (1) Dividere il processo in passaggi con il potente prompt e classificare ciascun passaggio come [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Descrivere almeno 3 scenari eccezionali e cosa farà il robot in ciascuno di essi. (3) Trova almeno 1 passaggio non necessario che può essere rimosso prima dell'automazione. (4) Elencare le aree da registrare per la pista di controllo. (5) Contrassegnare il singolo passaggio ad alto rischio e scrivere perché dovrebbe rimanere nell'essere umano.
lista di controllo
- [ ] Ho diviso il processo in passaggi e ho assegnato a ciascun passaggio il ruolo corretto.
- [ ] Ho semplificato il processo prima dell'automazione.
- [] Ho definito il comportamento delle eccezioni per ogni passaggio.
- [ ] Ho determinato le aree da registrare per la pista di controllo.
- [] Ho lasciato le decisioni ad alto rischio nel circuito umano.
- [ ] Per prima cosa ho pianificato un piccolo volume, pilota supervisionato.