Guadagni:
- Capacità di produrre bozze di aiuti alla ricerca (strumento di descrizione), nota ambito-contenuto e impaginazione di sezioni con intelligenza artificiale
- Capacità di comprendere il rischio allucinatorio della storia biografica/istituzionale e basare questa sezione solo su fonti verificate
- Capacità di consentire all'intelligenza artificiale di indirizzare il ricercatore alla fonte invece di fornire i fatti direttamente nel servizio di riferimento
Un archivio non è solo responsabile della conservazione dei documenti; è inoltre responsabile di renderli accessibili al ricercatore. Esistono due mezzi principali per questo accesso: strumenti di descrizione che introducono la collezione (un aiuto per la ricerca - un documento guida che definisce il contenuto, l'organizzazione e la portata di una collezione archivistica) e un servizio di riferimento che assiste direttamente i ricercatori. Entrambi richiedono un grande impegno: scrivere una guida a una raccolta richiede settimane e rispondere alle domande dei ricercatori durante il giorno richiede tempo. Del resto queste due opere costituiscono il “volto” dell'archivio; Il primo contatto del ricercatore con la collezione avviene spesso attraverso la guida e lo sportello informativo, quindi un errore in questo caso si riflette direttamente sull'affidabilità dell'archivio.
L'intelligenza artificiale è un potente aiuto nella stesura di strumenti di descrizione e nel supporto del servizio di riferimento. In questa unità impareremo come redigere una guida alla raccolta (aiuto per la ricerca), scrivere descrizioni dell'ambito e dei contenuti, assistere con le domande dei ricercatori e vedere perché la precisione non è negoziabile in questi servizi.
Strumenti di descrizione: mappa della collezione
Uno strumento di descrizione consente al ricercatore di chiedere "cosa c'è in questa raccolta che funziona per me?" Ti permette di rispondere alla domanda. Tipicamente include:
- Descrizione generale: nome, ambito, intervallo di date, dimensione della raccolta.
- Storia biografica/istituzionale: Breve storia della persona o istituzione che ha prodotto i documenti.
- Scopo e nota sul contenuto: spiegazione del tipo di documenti e degli argomenti presenti nella raccolta.
- Disposizione: come sono raggruppati i documenti (serie, sottoserie).
- Inventario: elenco dettagliato a livello di casella/file.
Questi documenti sono scritti in conformità con gli standard (ad esempio ISAD(G) o EAD - Encoded Archival Description, lo standard di codifica digitale per le guide di archivio). L'intelligenza artificiale può produrre contorni di queste sezioni da inventari grezzi e riepiloghi di documenti; ma ogni fatto (storia, storia di persona, storia di istituzione) deve essere verificato.
Un altro vantaggio degli strumenti di descrizione è che possono essere scritti a diversi livelli di dettaglio. A volte non c'è abbastanza tempo o risorse per descrivere migliaia di scatole di un archivio a livello di documento; In questo caso viene effettuata una descrizione multilivello: prima una descrizione generale a livello di fondo, poi di serie, infine quando possibile a livello di file. L'intelligenza artificiale è particolarmente utile per redigere la nota sull'ambito generale di livello superiore a partire dai riepiloghi dei casi di livello inferiore; Fa un riassunto dalla massa al tutto. Ma ogni livello di questo riassunto deve essere coerente con i documenti reali presenti nello strato inferiore; L'intelligenza artificiale non deve costituire una richiesta di ambito che non sia presente nella raccolta di livello superiore.
Attenzione: la sezione di storia biografica/istituzionale è il luogo in cui più spesso si insinuano le allucinazioni. L'intelligenza artificiale può scrivere una storia fluente su una persona o un'istituzione partendo dalla "conoscenza comune" aggiungendo eventi inesistenti, date false e titoli inventati. Questa sezione dovrebbe basarsi solo su fonti verificate.
Flusso di lavoro: passo dopo passo
1. Raccogliere la materia prima. Inventario, riepiloghi dei documenti, elenchi di caselle, eventuali note esistenti.
2. Stabilire lo standard. Secondo quale standard di descrizione sarà scritto (ISAD(G)/EAD)?
3. Produrre una bozza capitolo per capitolo. Disporre di sezioni di bozza AI come l'ambito, la nota sul contenuto e la descrizione del layout dalla materia prima.
4. Verificare i fatti. Soprattutto nella sezione della storia, controlla ogni data, nome ed evento con fonti indipendenti.
5. Controlla le restrizioni di accesso. Nella raccolta sono presenti documenti riservati/limitati da copyright? Questi dovrebbero essere indicati nella guida.
6. Approvazione degli esperti. La guida finale è sottoposta all'approvazione dell'archivista.
Servizio di reference: assistenza al ricercatore
Nel servizio di riferimento, l'intelligenza artificiale aiuta in due modi: (1) dando un senso alla domanda del ricercatore e suggerendo quali raccolte guardare e (2) elaborando risposte alle domande più frequenti. Ma qui c’è un limite critico: l’intelligenza artificiale non dovrebbe dare al ricercatore una risposta diretta sui “fatti”, ma dovrebbe indirizzarlo alla fonte. Invece di dire "Questa data è questa", dovrebbe dire "Puoi trovare queste informazioni da questi e quei documenti in questa raccolta". Perché la risposta fattuale diretta fornita dall’IA potrebbe essere fabbricata e il ricercatore potrebbe scambiarla per la fonte.
Compito di riferimento
Ruolo appropriato dell’intelligenza artificiale
uso discutibile
Dare un senso alla domanda
Suggerisci domande chiarificatrici
—
Instradamento della raccolta
Suggerimento "Guarda lì".
Dicendo "La risposta è"
Bozza delle domande frequenti
Progetto da informazioni verificate
risposta falsa
Elenco delle fonti
Suggerimento di ricerca nel catalogo
Dare un riferimento inventato
questione di fatto
Reindirizzamento alla fonte
Risposta diretta ai fatti
tre mini custodie
Caso 1 — La bozza delle linee guida riduce da 4 settimane a 1 settimana. Un archivio stava preparando un sussidio per la ricerca di una collezione di 120 scatole. Ad AI sono stati forniti elenchi di riquadri e riepiloghi di file; YZ ha prodotto la bozza della nota ambito-contenuto e delle sezioni di layout. L'archivista verificò e organizzò i fatti in una settimana; con il metodo tradizionale questa stima era di un mese. Ma 3 date e 2 titoli nella sezione storia biografica erano sbagliati; Risolto il problema nella verifica.
Caso 2 – Storia istituzionale fittizia. Uno stagista ha chiesto all'intelligenza artificiale di scrivere la storia di un'istituzione e di inserirla direttamente nella directory. YZ ha indicato la data di fondazione dell'istituto sbagliata e ha menzionato una fusione che non esisteva. Un ricercatore si è accorto e ha segnalato l'errore; La guida è stata corretta, ma l'affidabilità dell'archivio è stata danneggiata. Lezione: la sezione della storia non verrà pubblicata senza verifica.
Caso 3: guida giusta, fatto sbagliato. Un ricercatore ha chiesto una data. Un assistente basato sull'intelligenza artificiale ha fornito una data diretta (inventata). Il ricercatore lo utilizzerebbe come fonte; L'archivista senior è intervenuto e ha detto: "L'AI non fornisce i fatti, ti indirizza alla raccolta" e gli ha fatto guardare il vero documento; la storia era diversa. Lezione: nel servizio di consultazione, l'AI dirige, non fornisce fatti.
Quattro modelli copiabili
1) Progetto di ambito e nota sul contenuto:
BASANDOSI sugli elenchi di scatole/file e sui riepiloghi dei documenti riportati di seguito, scrivere una bozza di "nota su ambito e contenuto" per una raccolta. Utilizzare solo quanto compreso nel materiale fornito; AGGIUNGI un argomento, una data o una persona che non è presente nella raccolta. Segna qualsiasi fatto di cui non sei sicuro [necessita di verifica]. Materiale: [qui]
2) Storia biografica/istituzionale (controllata):
Di seguito sono riportate le note VERIFICATE su [persona/organizzazione]. Scrivi un breve profilo storico basato SOLO su queste note. NON AGGIUNGERE date, eventi o titoli non presenti nelle note; Non aggiungere informazioni generali di "conoscenza". Lasciare gli spazi [nessuna informazione]. Note: [qui]
3) Guida del ricercatore:
La domanda di un ricercatore: [domanda]. NON dare una risposta fattuale DIRETTA a questa domanda. Invece: (1) suggerisci 1-2 domande che chiariranno la domanda, (2) digli che TIPO di collezione/documento dovrebbe guardare, (3) suggerisci quali termini potrebbe cercare nel catalogo. Non fare riferimenti inventati.
4) Bozza di risposta alle domande frequenti:
Di seguito sono riportate le schede informative VERIFICATE del nostro archivio. Sulla base di queste note, redigere una risposta alla seguente domanda frequente: [domanda].Aggiunta di informazioni non presenti nelle note; [spunta]segna dove non sei sicuro. Alla fine della risposta, indirizza il ricercatore alla raccolta pertinente. Note: [qui]
Prompt debole / Prompt forte
Debole:
Scrivi un aiuto completo per la ricerca di questa raccolta, inclusa la storia.
“Ampio” e “inclusa la storia” spingono l’intelligenza artificiale ad andare oltre il materiale fornito e ad aggiungere informazioni inventate sull’istituzione/persona.
Forte:
Scrivere la struttura dell'aiuto alla ricerca BASANDO sui seguenti elenchi di riquadri e note storiche verificate: sezioni ambito-contenuto e layout. Non includere fatti non inclusi nel materiale fornito; Utilizza solo note verificate nella cronologia, lascia gli spazi vuoti [nessuna informazione]. Segna ogni fatto discutibile [necessita di verifica]. Materiale: [qui]
La differenza: l'aderenza al materiale dato, il divieto di fabbricazione, la conservazione delle lacune e i segni di verifica rendono la guida affidabile.
Errori comuni
- Lasciando la storia al “conoscere comune” dell'IA. Questa parte è la più suscettibile alle allucinazioni; dovrebbe basarsi solo su note verificate.
- Fornire fatti diretti nel riferimento. L’intelligenza artificiale dovrebbe guidare il ricercatore, non sostituire la fonte.
- Bypassare le restrizioni di accesso. I documenti soggetti a riservatezza/copyright devono essere contrassegnati nella directory.
- Suggerire un riferimento inventato. Qualsiasi riferimento non verificato nel catalogo non verrà fornito al ricercatore.
- Pubblicazione della bozza senza approvazione. La guida finale è approvata dall'archivista.
In sintesi
L’accesso agli archivi e il servizio di consultazione sono un’area fruttuosa in cui l’intelligenza artificiale sta accelerando la stesura di strumenti di descrizione e supportando l’orientamento dei ricercatori. Ma la storia biografica/istituzionale è il punto di penetrazione dell'allucinazione, e nel servizio di riferimento l'IA non dovrebbe fornire fatti, ma indirizzare alla fonte. Basare la guida solo su materiale autenticato, preservare le lacune, contrassegnare le restrizioni di accesso e lasciare l'approvazione finale all'archivista. L'intelligenza artificiale disegna una mappa della collezione; L'archivio è responsabile dell'accuratezza di quella mappa.
Compito dell'applicazione
Prendere un box/file list di una collezione (reale o campione) e chiedere all’AI uno schema con il modello “scope and content note sketch”; Controlla se va oltre il materiale indicato. Quindi esegui il modello di “storia biografica” per una persona/organizzazione con solo note verificate e osserva se l’IA cerca di colmare le lacune. Infine, elabora una domanda del ricercatore con il modello “orientamento del ricercatore”.
lista di controllo
- [ ] Ho basato la guida solo sul materiale fornito/verificato.
- [] Ho verificato in modo indipendente ogni data e nome nella cronologia.
- [ ] Ho segnato le restrizioni di accesso (privacy/copyright) nella guida.
- [ ] Invece di fornire fatti nel riferimento, ti ho indirizzato alla fonte.
- [ ] Ho sottoposto la guida finale all'approvazione dell'archivista.