Samskipti hagsmunaaðila og væntingastjórnun

Hagnaður:

• Geta til að hanna greiningu hagsmunaaðila (vald/hagsmunafylki), samskiptaáætlun og samsvörun rásar-tíðniskilaboða með gervigreindarstuðningi
• Geta til að nota gervigreind til að tóna ákveðin skilaboð til hagsmunaaðila, flytja slæmar fréttir faglega og búa til samskiptadrög
• Hæfni til að skilja takmörk trúnaðar og að lokatónn, skuldbinding og viðkvæm skilaboð hagsmunaaðilasambandsins verði að vera samþykkt af mannlegri dómgreind.

Verkefni mistakast ekki af tæknilegum ástæðum, heldur oft vegna samskipta- og væntingavandamála. Verkefni getur verið fullkomlega skipulagt; En ef styrktaraðili er rangt upplýstur, viðskiptavinurinn býst við annarri niðurstöðu, eða liðið missir hvatningu, hnígur verkefnið. Hagsmunaaðili er hver sá sem hefur áhrif á verkefnið eða getur haft áhrif á verkefnið: Styrktaraðili, viðskiptavinur, notandi, teymi, birgir, yfirstjórn, jafnvel eftirlitsstofnanir. Væntingarstjórnun er að vita hvers hver hagsmunaaðili býst við og færa þessar væntingar nær raunveruleikanum. Gervigreind er öflugur skrif- og skipulagsaðili á þessu sviði: að skipuleggja greiningu hagsmunaaðila, búa til drög að samskiptaáætlun, skrifa sömu skilaboðin í viðeigandi tón fyrir mismunandi hagsmunaaðila eða jafnvel semja faglega afhendingu slæmra frétta. En endanlegur tónn, skuldbinding og næmni í samböndum verður að staðfesta með dómgreind manna; Að auki verður að halda trúnaðarmörkum.

Greining hagsmunaaðila og samskiptaáætlun

Fyrsta skrefið er að vita við hvern á að eiga samskipti og hversu mikið. Afl/hagsmunakerfið flokkar hagsmunaaðila eftir tveimur ásum: áhrifum þeirra og áhuga á verkefninu. Það samanstendur af fjórum svæðum:

• Mikill kraftur / mikill áhugi: Stjórna náið (styrktaraðili, aðalviðskiptavinur). Mest af fyrirhöfninni fer hér.
• Mikill kraftur/lítil þátttaka: Vertu ánægð(ur) (yfirstjórn). Stuttar upplýsingar á háu stigi.
• Lítið afl / mikill áhugi: Upplýsa (endanotendur). Regluleg uppfærsla.
• Lítið afl / lítill áhugi: Vöktun (hagsmunaaðilar í umhverfismálum). Lágmarks fyrirhöfn.

Annað skrefið er samskiptaáætlun: rás (tölvupóstur, fundur, mælaborð, skýrsla), tíðni (vikulega, mánaðarlega, áfangi), snið og eigandi skilaboða fyrir hvern hagsmunaaðilahóp. Góð áætlun svarar spurningunni "hver fær hvaða upplýsingar, hvenær, í gegnum hvaða farveg?" Þannig er hvorki um óhófleg upplýsingasprengjuárás né upplýsingagap að ræða.

Gullna reglan um eftirvæntingarstjórnun: undirloforð, ekki offramkvæmt; Lofaðu sannleikanum, haltu orð þín. Uppblásin loforð uppfylla til skamms tíma, en eyðileggja traust til lengri tíma litið.

hagsmunaaðila

Völd/Vextir

rás

tíðni

skilaboðatónn

Styrktaraðili

Hátt/Hátt

Stjórnarskýrsla + fundur

vikulega

Stutt, ákvarðanamiðað

viðskiptavinur

Hátt/Hátt

stöðufundur

vikulega

Gegnsætt, áreiðanlegt

yfirstjórn

Hátt/Lágt

Samantektarpóstur

mánaðarlega

eldri, tölustafur

endanlegur notandi

Lágt/Hátt

tilkynning/stjórn

Við tímamótin

Einfalt, áhersla á ávinning

Lið

Breytilegt

frjálslegur frjálslegur

daglega

opinn, styðjandi

Skref fyrir skref: Samskipti hagsmunaaðila við gervigreind

1. Korta hagsmunaaðila. Gefðu gervigreindinni nafnlausan hagsmunaaðilalista og biddu um drög að flokkun í valda-/hagsmunafylki; leiðrétta það fyrir raunveruleikann.
2. Drög að samskiptaáætlun. Búðu til samsvörun fyrir rás-tíðni-skilaboð fyrir hvern hóp.
3. Tóna skilaboðin í samræmi við hagsmunaaðila. Prentaðu sömu aðstæður í viðeigandi tón fyrir styrktaraðila (stutt, ákvörðun), teymið (opið, styðja), viðskiptavininn (gegnsætt, traust).
4. Undirbúðu slæmu fréttirnar. Fyrir fréttir eins og tafir/offramkeyrslu, biðjið um drög sem eru fagleg, taka ábyrgð og leggja til lausnir.
5. Mannlegt samþykki. Staðfestu viðkvæm skilaboð, skuldbindingar og tón áður en þú sendir.
6. Persónuverndareftirlit. Athugaðu að skilaboðin sem fara til eins hagsmunaaðila leki ekki trúnaðarupplýsingum annars hagsmunaaðila.

Athugið: Skilaboð sem eru skrifuð til viðskiptavinar geta lekið nafn annars viðskiptavinar, upplýsingar um frammistöðu liðsmanns eða innri kostnaðargögn. AI tekur ekki eftir þessu; Þú síar öll send skilaboð fyrir friðhelgi einkalífsins.

þrjú smámál

Mál 1 — Sama fréttir, þrjú tonn. Forsætisráðherra þurfti að koma fréttum af tveggja vikna töfinni til þriggja hagsmunaaðila. Hann bað um þrjú aðskilin drög, allt frá gervigreind til styrktaraðila (áhrif + bótaáætlun), til viðskiptavinar (gagnsær birting + ný dagsetning), til liðs (stuðningslaus, án sök). Hann endurgerði hvern og einn og sendi þá burt. Viðbrögðin milduðust því allir þrír hagsmunaaðilarnir voru látnir vita snemma og í viðeigandi tón. Tími: 45 mínútur af ritun var stytt niður í 12 mínútur.

Mál 2 - Slæmar fréttir settar rétt inn. Samhæfingarstjóri var hikandi við að tilkynna viðskiptavinum um offramkeyrslu á fjárhagsáætlun. Hann bað gervigreindina um yfirlit sem tók ábyrgð, útskýrði orsökina og bauð upp á tvo lausnarmöguleika. Umsjónarmaður ritstýrði uppkastinu með eigin rödd. Viðskiptavinurinn kunni að meta lausnamiðaða nálgunina og sambandið varð sterkara. Lærdómur: slæmar fréttir brjóta ekki traust ef þær eru vel settar inn.

Mál 3 - Lekið trúnaðarupplýsingar. Liðsmaður sendi gervigreindaruppfærslu viðskiptavina án þess að lesa hana; textinn innihélt innri kostnaðarmörk og nafn annars verkefnis. Þegar viðskiptavinurinn tók eftir þessu var honum brugðið. Lexía: Sérhver skilaboð verða að vera lesin af manni vegna friðhelgi einkalífsins.

Veik kvaðning / Sterk kvaðning

Veik kvaðning:

Skrifaðu tölvupóst til viðskiptavinarins um að það sé seinkun.

Tónn, samhengi, upplausn og trúnaður er óljós; Almennur, kaldur eða of varnartexti kemur fram.

Öflug tilvitnun:

Hlutverk þitt: reyndur verkefnastjóri.Samhengi: Ég þarf að tilkynna viðskiptavin (nafn [MASKED]) um 10 virka daga töf.Ástæða: afhendingu birgja á mikilvægu slóðinni er seinkað (innri kostnaðarupplýsingum DEILA).Verk: Skrifa faglega drög að tölvupósti.Tónn: gagnsæ, taka ábyrgð, en ekki of afsakandi; lausnamiðuð. Innihald: 1) tilgreina stöðuna skýrt, 2) einfalda ástæðuna, 3) gefa upp nýja dagsetningu, 4) bjóða upp á tvo bótavalkosta, 5) traustvekjandi lokun. Regla: EKKI nefna innri kostnað, framlegð eða önnur nöfn viðskiptavina/verkefna. Hámark 180 orð.

Þessi hvatning er sterk: tónn, efnisuppbygging, næðismörk og lengd eru skýr.

Viðbótarsniðmát:

# Aðlögunartónn Skrifaðu eftirfarandi aðstæður í þremur aðskildum útlínum: (a) stutt/ákvörðun með áherslu á styrktaraðila, (b) stuðning/opin fyrir teymið, (c) gagnsæ/öruggandi fyrir viðskiptavininn. Gefðu sömu staðreynd, breyttu bara tóninum og smáatriðum í samræmi við hagsmunaaðilann.

# Væntingarjafnari Viðskiptavinurinn lýsti eftirfarandi væntingum: [vænting]. Er þetta í samræmi við núverandi umfang/áætlun? Ef ekki, gerðu drög að svari sem dregur mögulega út í raunveruleikann og býður upp á annan valkost. Merktu skuldbindingarsetningar með [bíður samþykkis].

# PersónuverndarsíaSkannaðu þessi sendu skilaboð: er eitthvað annað nafn viðskiptavinar/verkefnis, innri kostnaður/framlegð, persónuleg frammistaða eða upplýsingar um NDA umfang? Ef það er til, merktu það og legg til að ég fjarlægi það.

Algeng mistök

• Sama skilaboð til allra: Styrktaraðili og endir notandi vilja ekki sömu upplýsingar; Tónninn og stigið ætti að vera mismunandi eftir hagsmunaaðila.
• Að seinka slæmu fréttunum: Forsætisráðherra sem tilkynnir seinkun seint missir traust snemma.
• Uppblásið loforð: Loforð sem ekki er hægt að standa við, skammtímaánægja þýðir langtíma vonbrigði.
• Persónuverndarleki: Innri gögn eða aðrar upplýsingar um hagsmunaaðila geta lekið inn í skilaboðin.
• Að senda gervigreindartóninn eins og hann er: Of formlegur eða of vingjarnlegur tónn getur skaðað sambandið; Verður að vera stillt með mannlegri rödd.
• Að stjórna ekki væntingum yfirleitt: Þögn leiðir til þess að hagsmunaaðilinn setur sínar eigin (venjulega bjartsýnu) væntingar.

Ábending: Fyrir hvern lykilhagsmunaaðila, "hvað er þessi manneskja mest forvitin um og hræddust við verkefnið?" Svaraðu spurningunni. Ef þú byggir samskipti þín á þessum tveimur svörum mun högghlutfall þitt aukast.

Í stuttu máli

Samskipti hagsmunaaðila og væntingastjórnun eru ósýnilegir en afgerandi þættir verkefnisins. Valda/hagsmunafylki svarar spurningunni hverjum og hversu mikið þú ætlar að leggja á þig og samskiptaáætlunin svarar spurningunni um hver-hvenær-hvaða rás-hvaða skilaboð. AI flýtir fyrir greiningu hagsmunaaðila, samskiptaáætlun og hagsmunaaðilasértækum tón; rammar inn slæmar fréttir faglega. Hins vegar verða lokatónninn, skuldbindingar og viðkvæm skilaboð að hljóta mannlegt samþykki; Öll send skilaboð verða að vera síuð með tilliti til trúnaðar.

Umsóknarverkefni

Flokkaðu (nafnlausu) hagsmunaaðila verkefnisins þíns í kraft-/hagsmunafylki með gervigreind og búðu til drög að samskiptaáætlun. Taktu síðan núverandi aðstæður (t.d. seinkun eða þörf fyrir ákvörðun) og prentaðu út þrjú sértónuð skilaboð fyrir styrktaraðila, viðskiptavin og teymi. Sendu hvert skeyti í gegnum trúnaðarsíu og sendu ekki setningar sem innihalda skuldbindingar án samþykkis.

gátlisti

• [ ] Ég flokkaði hagsmunaaðila í valda/hagsmunafylki.
• [ ] Ég setti upp rás-tíðni-skilaboðaáætlun fyrir hvern hóp.
• [ ] Ég lagaði sömu fréttir að viðeigandi tóni að sögn hagsmunaaðilans.
• [ ] Ég flutti slæmu fréttirnar tímanlega og lausnamiðaðan hátt.
• [ ] Ég síaði út send skilaboð vegna trúnaðar/NDA.
• [ ] Ég hef samþykkt setningar sem innihalda skuldbindingar.