Hagnaður:
- Geta til að breyta fundargerðum og afritum í samantekt sem er skipt í ákvörðunar-, aðgerða- og ábyrgðarsvæði (RACI) með stuðningi gervigreindar
- Geta til að nota gervigreind til að búa til aðgerðaatriði, úthluta fresti og leggja drög að aðgerðum
- Skilningur á því að ákvarðanir sem gervigreind sleppa eða úthluta á rangan hátt og efnið sem krefst trúnaðar verða að vera háðar mannlegri stjórn.
Flestum verkefnum er stýrt á fundinum; en flestir fundir fljúga sporlaust. "Hvað töluðum við um?", "hver myndi gera þetta?", "hvaða ákvörðun komum við að?" spurningar eru verð á slæmum einkunnum. Gott fundaryfirlit sýður að klukkutíma löngu samtali um þrennt: Ákvarðanir sem teknar eru, aðgerðir sem gerðar eru (hver, hvað, hvenær) og umræðuefni sem eru opin. Gervigreind er ótrúlega öflug í þessu starfi: að breyta fundarriti eða dreifðum athugasemdum í skipulagða samantekt, lista yfir ákvarðanir og aðgerðaskráningu á sekúndum. En gervigreind getur sleppt ákvörðun, úthlutað aðgerð á rangan einstakling eða gert upp ósagða skuldbindingu; Að auki ætti að meðhöndla trúnaðarsamtöl með varúð. Samantektinni ætti ekki að dreifa án mannastjórnar.
Uppbygging góðs fundaryfirlits
Áhrifarík samantekt samanstendur af fjórum hlutum:
- Áletrun: Dagsetning, þátttakendur, efni, lengd.
- Ákvarðanir: Ákvarðanir (niðurstöður, ekki umræður) greinilega teknar á fundinum.
- Aðgerðir: Hver á sniði „hvað, hver (ábyrgur), hvenær (frestur)“. Þetta er hjarta mælingar.
- Opin efni / bílastæðalisti: Viðfangsefni sem ekki er hægt að ákveða og standa til síðar.
Skammstöfunin RACI er gagnleg til að skýra aðgerðir: R (Ábyrgur) vinna verkið, A (ábyrgðarmaður) endanlega ábyrgur/samþykkja verkið, C (ráðlagt) haft samráð, ég (upplýst) upplýst. Aðgerð verður að hafa aðeins eitt „A“; Ef tveir menn eru jafnábyrgir er enginn í raun ábyrgur.
Aðgerðamæling er lifandi graf þar sem allar opnar aðgerðir eru raktar á einum stað: aðgerð, ábyrgð, gjalddagi, staða (opin/í vinnslu/lokið/tímasett), athugasemdir. Hver fundur byrjar á því að uppfæra þennan lista ("hvað með aðgerðir síðustu viku?") og endar á nýjum aðgerðum.
svæði
dæmi
Hvers vegna er það mikilvægt?
aðgerð
"Setja upp prófunarumhverfi"
Það er ljóst hvað á að gera
Ábyrgur (R)
einhleyp manneskja
Tveir ábyrgir = núll ábyrgir
frestur
12. september
Aðgerðum án dagsetningar er frestað
Staða
í gangi
rekjanleika
Samhengi/ákvörðun
"Fundur 5, ákvörðun 2"
getu til að rekja
Skref fyrir skref: Samantekt og aðgerðaútdráttur með gervigreind
- Undirbúið hrá inntakið. Afrit af fundi, minnispunkta eða hljóð-textaúttak. Ef það er trúnaðarmál/persónulegt efni skaltu nafngreina það.
- Biðja um skipulagða samantekt. Biðjið gervigreind um samantekt í formi orðlínu + ákvarðana + aðgerðir + opin efnisatriði.
- Banna tilbúning. Leiðbeina "Ekki bæta við ákvörðun/ábyrgum einstaklingi/dagsetningu sem er ekki skýrt getið í textanum; ef það er óljóst skaltu skrifa "óviss".
- Ábyrg og dagsetning sannprófun. Athugaðu við hvern ábyrgan og sögulegan þátttakanda staðreynd sem gervigreindin skipar; Algengustu mistökin eru hér.
- Flytja á vaktlista. Bættu nýjum aðgerðum við aðgerðamælinguna, uppfærðu stöðu fyrri aðgerða.
- Lestu áður en þú dreifir. Lestu ágripið sem manneskja áður en þú sendir það til þátttakenda; Athugaðu hvort falið efni og rangt úthlutun sé til staðar.
Ábending: Þegar fundinum er lokið skaltu dreifa samantektinni sama dag. Allir muna öðruvísi eftir 24 klukkustundir; fersk samantekt lýkur umræðunni.
þrjú smámál
Tilfelli 1 — Týndar aðgerðir endurheimtar. Verkefnastjóri gaf gervigreind afrit af 70 mínútna fundi og tók til aðgerða. AI fann 14 aðgerðir; Umsjónarmaður komst að þeirri niðurstöðu að 3 þeirra væru í raun „hugmyndir“ en ekki aðgerðir og staðfesti ábyrgðardagsetninguna fyrir hina 11. Verkið sem hefði tekið 40 mínútur handvirkt var lokið á 10 mínútum og engin aðgerð tapaðist.
Mál 2 - Rangt verkefni gripið. Forsætisráðherra sá línuna „Aska mun gera gagnagrunnsflutninginn“ í samantekt gervigreindarinnar; Á fundinum sagði Ahmet hins vegar „ég get skoðað það“ og tók ekki neina skuldbindingu. Forsætisráðherrann leiðrétti þetta með því að segja: "Ahmet mun skoða hagkvæmnina, ákvörðunin verður tekin á næsta fundi." Lærdómur: gervigreind getur breytt hik í skuldbindingu; Ábyrg verkefni verða að vera staðfest.
Mál 3 - Hætta á broti á friðhelgi einkalífs. Teymisstjóri gaf allt afrit af fundi þar sem frammistöðumál starfsmanns var rætt til gervigreindar til að dreifa sem opinberu samantekt. Sem betur fer las hann það áður en hann gaf það út og fjarlægði persónulega/trúnaðarhlutann. Lexía: endurskoðun manna fyrir dreifingu á meltingu varðveitir trúnað.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Tekið saman þessar fundargerðir.
AI gefur almenna samantekt; Það skilur ekki ákvarðanir frá aðgerðum, úthlutar ekki ábyrgð/dagsetningum og er opið fyrir tilbúningi.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: ritari verkefnisfundar.Inntak: Hér að neðan er fundarrit (persónu-/trúnaðarheiti [GRÚNAÐ]). Verkefni: Gerðu skipulagða samantekt:1) Áletrun (dagsetning, fjöldi þátttakenda, efnisatriði)2) ÁKVÆRÐIR (aðeins hreinar ákvarðanir)3) AÐGERÐTATAFLA: Aðgerð | Ábyrgur (H) | Frestur | Samhengi4) SKÝR MÁL Reglur:- BÆTTA VIÐ ákvörðun, ábyrgðarmanneskju eða dagsetningu sem ekki er skýlaust getið í textanum. Ef það er óljóst skaltu skrifa "óvíst". - Ekki skrifa hikandi orðatiltæki ("ég skal skoða", "kannski") sem loforð; tilkynna það eins og það er.- Aðskilja hugmynd frá aðgerð; Vertu ein ábyrg fyrir hverri aðgerð.
Þessi krafa er sterk: uppbyggingin felur í sér bann við tilbúningi, aðgreiningu á hik og skuldbindingu og eina ábyrgðarregluna.
Viðbótarsniðmát:
# Athugun á fullkomni aðgerðaÍ aðgerðalistanum hér að neðan skaltu merkja við þá sem ábyrgan OR gjalddaga vantar. Fyrir hvern sem vantar, SPURÐU mig á fundinum hver tók það að sér/hvenær; Ekki panta tíma.
# Uppfærsla vaktlista Fyrri fylgislisti minn (meðfylgjandi) og fundaryfirlit vikunnar eru veittar. Uppfærðu stöðu fyrri aðgerða, merktu við lokið, bættu við nýjum aðgerðum. Listabreytingar.
# PersónuverndarskanniSkannaðu þessa samantekt áður en henni er dreift: fánasetningar sem innihalda persónulegan árangur, laun, heilsufar, aga eða trúnaðarupplýsingar um viðskipti og mæli með að ég útiloki þær frá dreifingu.
Algeng mistök
- Að misskilja hugmynd fyrir aðgerð: Ekki er allt sem sagt er skuldbinding; AI getur ekki greint þá.
- Að sannreyna ekki ábyrgðarmanninn: Aðgerð sem röngum aðila er úthlutað glatast í rekstri.
- Aðgerð án frests: Aðgerð án frests er frestað um óákveðinn tíma.
- Að breyta hikinu í skuldbindingu: „Ég mun sjá“ og „ég mun“ eru mismunandi.
- Dreifing trúnaðarefnis án síunar: Afköst/persónuleg vandamál geta lekið út í stutta stund.
- Ekki uppfæra athugunarlistann: Þegar aðgerð hefur verið gripið til er hún tilgangslaus ef henni er ekki fylgt.
Athygli: Gervigreind getur stundum bætt við aðgerð sem aldrei var nefnd á fundinum en virðist "rökrétt". Þetta er vel meint ofskynjanir en gerir fólk ábyrgt fyrir verkefnum sem það tók aldrei að sér. Berðu saman hverja línu við raunverulegt afrit.
Í stuttu máli
Fundarsamantektin minnkar samtalið niður í ákvarðanir, aðgerðir og opin efni; aðgerðarakningarlisti heldur þessu á lífi. Gervigreind breytir afritum í skipulagða samantekt á nokkrum sekúndum og framleiðir ábyrga dagsetningartöflu. Hins vegar getur það ruglað saman hugmynd og aðgerð, breytt hik í skuldbindingu, gert rangt verkefni eða falið efni. Það er mannanna verk að sannreyna skólastjóra og dagsetningar, sía trúnað og lesa samantektina áður en henni er dreift.
Umsóknarverkefni
Gefðu gervigreindinni athugasemdir frá síðasta fundi þínum (maskaðu leyndarmálin) og búðu til skipulagða samantekt og aðgerðatöflu. Staðfestu með staðreyndum ábyrgðarmanninn og dagsetningu hverrar aðgerð; Skildu að minnsta kosti eina „hugmynd“ frá aðgerðinni. Framkvæmdu athugun fyrir dreifingu með „persónuverndarskanni“ sniðmátinu og fluttu aðgerðir á vaktlistann þinn.
gátlisti
- [ ] Ég skipti samantektinni í ákvörðun, aðgerð og opið efni.
- [ ] Hver aðgerð hefur einn ábyrgðarmann og frest.
- [ ] Ég staðfesti ábyrgðar- og dagsetningarverkefnin með raunverulegu afritinu.
- [ ] Ég skildi hugmyndina frá skuldbindingunni; Ég lét hikið vera eins og það var.
- [ ] Ég síaði einka/persónulegt efni fyrir dreifingu.
- [ ] Ég bætti aðgerðunum við eftirfylgnilistann og uppfærði fyrri aðstæður.