Hagnaður:
- Skilja hugtökin umfangsyfirlýsingu og vinnusundurliðunaruppbyggingu (WBS) og nota gervigreind til að búa til drög að WBS skipt í vinnupakka
- Skýrðu hluti sem eru utan gildissviðs, afhendingar og viðmiðunarviðmiðanir með gervigreindarstuðningi og sjáðu umfangið skríða snemma
- Hæfni til að skilja að það er á ábyrgð verkefnisstjóra að staðfesta heiðarleika, raunsæi og hæfi WBS sem framleitt er af gervigreind við skipulagslegt samhengi með sannprófun teymi og hagsmunaaðila.
Þegar þú byrjar á verkefni með "hvað ætlum við að gera?" Að byrja á þessu er eins og að ganga í myrkri. Verkefni misheppnast oft ekki vegna þess að þeim er illa stjórnað heldur vegna þess að þau voru rangt skilgreind frá upphafi. Viðfangsefni þessarar einingar eru grunnverkfærin tvö sem útlista mörk verkefnisins og skipta verkinu niður í viðráðanlega hluti: umfangsyfirlýsingu og uppbygging verks. Þegar þessi tvö skjöl eru rétt sett upp sitja áætlun, spá, áhætta og fjárhagsáætlun þétt ofan á þau; Þegar það er rangt uppsett, hristist allt í gegnum verkefnið. Gervigreind er öflugur teiknari í báðum skjölunum: hún leggur til umfangsgrind og sundurliðun í vinnupakka á nokkrum mínútum. En mundu: gervigreind framleiðir almennt mynstur; Aðeins þú og teymið þitt veist um raunverulegar afrakstur fyrirtækis þíns, takmarkanir og viðurkenningarviðmið.
Hvað er umfangsyfirlýsing?
Umfang er hvað verkefnið felur í sér og hvað það felur ekki í sér. Umfangsyfirlýsingin er skjalið sem setur það skriflega og inniheldur venjulega: tilgang verkefnisins, helstu afrakstur, viðurkenningarviðmið, atriði utan gildissviðs, forsendur og takmarkanir. Mikilvægasti og vanræktasti hlutinn hér er listinn utan gildissviðs: "Við munum ekki gera X í þessu verkefni" kemur í veg fyrir "en ég hélt að það væri innifalið" síðar meir.
Þegar umfangið fer úr böndunum er það kallað umfangsskrið: Lítil, ósamþykkt verk sem bætt er við verkefnið blæs það með tímanum. „Bara ein lítil viðbót“, þegar það er endurtekið, sprengir fjárhagsáætlunina og áætlunina upp. Góð umfangsyfirlýsing og skýr viðmiðunarviðmið eru fyrsta varnarlínan gegn svigrúmsskriði. Samþykkisviðmið eru mælanleg skilyrði sem afhending þarf að uppfylla til að teljast „fullkomin“ (t.d. „mynda álag á innan við 2 sekúndum“).
Ábending: Þegar þú skrifar umfangsyfirlýsinguna skaltu leggja jafn mikla vinnu í "það sem við munum ekki gera" listann og "hvað við munum gera." Undanskilin atriði eru ódýrasta tryggingin fyrir verkefnið.
Hvað er niðurbrotsskipulag (WBS)?
Work breakdown structure (WBS) er stigveldistré sem skiptir heildarvinnu verkefnisins í rökrétta hluta sem smám saman minnka frá toppi til botns. Efst er verkefnið, fyrir neðan það eru helstu afrakstur/áfangar og fyrir neðan eru verkpakkar. Vinnupakki er lægsta verk sem hægt er að úthluta einstaklingi/teymi og er nógu lítill til að áætla lengd þess og kostnað. Gott WBS fylgir tveimur reglum: 100% reglunni (summan af neðri hlutunum inniheldur allan efri hlutann, hvorki meira né minna) og gagnkvæmum einkaréttindum (engir tveir pakkar innihalda sama verkið, engin skörun).
Af hverju er WBS svona mikilvægt? Vegna þess að spá, áætlun, fjárhagsáætlun og áhætta eru alltaf gerðar á vinnupakkastigi. „Við munum búa til vefsíðu“ er óútreiknanlegt; en pakkar eins og "innskráningarsíðuhönnun", "notendaskráningareyðublað", "greiðslusamþættingarprófun" eru fyrirsjáanlegir. WBS er einnig rammi fyrir úthlutun ábyrgðar (RACI), eftirlit með framvindu og samskiptum.
Skref fyrir skref: Búa til WBS drög með gervigreind
- Skýrðu umfangið. Gefðu gervigreindinni nafnlausan tilgang verkefnisins, helstu afrakstur og þekktar takmarkanir. Gott WBS kemur ekki frá óljósum tilgangi.
- Biddu um drög að sundurliðun. Biddu gervigreind um stigveldi skipt í áfanga og vinnupakka; Biðjið um einlínu umfangslýsingu og leiðbeinandi afhendingu fyrir hvern pakka.
- Prófaðu 100% regluna. Athugaðu hvort heildarframleidd pakkning uppfylli að fullu gildissviðið; Merktu þá hluti sem vantar og óþarfa.
- Bættu við samþykkisskilyrðum. Krefjast drög að mælanlegum viðmiðunarviðmiðum fyrir hverja lykilafhendingu og betrumbæta þau síðan gegn raunveruleikanum.
- Skýra utan gildissviðs. Biddu gervigreindina um lista yfir „hluti sem ættu líklega að vera utan sviðs fyrir þetta verkefni“ og ræddu það við teymið.
- Löggilding teymi og hagsmunaaðila. Farðu yfir drögin með eigendum vinnupakkans. WBS er aldrei „áætlun“ án samþykkis teymis.
Varúð: AI-myndað WBS gæti oft misst mikilvægan pakka (t.d. „löglegt samþykki,“ „gagnaflutningur,“ „notendaþjálfun“) sem virðist rökrétt en er sérstakur fyrir fyrirtæki þitt. Pakkinn sem vantar mun gera spá þína ranga frá upphafi. Vertu viss um að beita 100% reglunni frá mannlegu sjónarhorni.
þrjú smámál
Mál 1 — Tímasparandi teikning. Í stað þess að byggja WBS frá grunni fyrir nýtt innra netaverkefni, gaf PMO sérfræðingur YZ nafnlausa umfangsyfirlitið og bað um drög. YZ lagði til 6 áfanga og 34 vinnupakka. Sérfræðingurinn fjarlægði 5 pakka og bætti við 3 pökkum sem vantaði (SSO samþætting, aðgengisprófun, efnisflutningur) í 45 mínútna vinnustofu með teyminu. Verkið, sem hefði tekið einn dag frá grunni, var lokið á hálfum degi og varð meira fullkomið.
Tilfelli 2 — Gripandi svigrúm. Verkefnastjóri gefur AI 12 litlar beiðnir frá viðskiptavininum og spyr "eru þetta innan umfangs eða utan gildissviðs samkvæmt gildandi umfangsyfirlýsingu?" Hann lét flokka hana sem: YZ 7 merkti beiðnina sem „mögulega utan gildissviðs“. PM breytti þessu í opinberar breytingarbeiðnir; annars myndi 3 vikna viðbótarvinna leka hljóðlaust inn í verkefnið.
Tilfelli 3 — Vantar pakkagildru. Hópur samþykkti 28 pakka af WBS framleiddum af YZ án sannprófunar. Í miðju verkefninu var tekið eftir því að það voru engir "gagnaflutningur" og "go-live rehearsal" pakkar; þessar tvær missir bættu 4 vikum við dagskrána. Lexía: Ekki ætti að samþykkja gervigreindardrög án þess að prófa menn með 100% reglunni.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Skrifaðu WBS fyrir farsímaforritsverkefni.
Þessi hvetja er mjög almenn: gervigreind framleiðir venjulega sniðmát, en hefur litla þýðingu fyrir raunverulegar afrakstur verkefnisins þíns, takmarkanir og viðurkenningarviðmið.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: háttsettur sérfræðingur í verkefnaskipulagningu.Samhengi: Farsímaforrit til að fylgjast með birgðum fyrir smásöluviðskiptavin (nafn gríma).Takmarkanir: 4 mánuðir, samþætting við núverandi ERP nauðsynleg, iOS+Android, gagnaflutningur í boði.Verk: Búðu til drög að WBS skipt í áfanga og vinnupakka.Reglur:- Fylgstu með 100% reglunni; pakkar undir hverjum áfanga ættu að ná yfir áfangann að fullu.- Fyrir hvern verkpakka: einlínu umfang + aðalafhending + mælanleg samþykkisviðmið.- Gefðu sérstakan "mögulega OUT of scope" lista í lokin.- Merktu stofnunarsértæka pakka sem þú ert ekki viss um með "[staðfesta með teymi]", passandi. Framleiðsla: niðurfærslutafla (Fasi | Pakki | Umfang | Afhending | Samþykkisviðmið).
Þessi beiðni er sterk vegna þess að samhengið, þvingunin, 100% reglan, samþykkisviðmiðin og beiðnin utan gildissviðs eru skýr; framfylgir einnig óvissu með „[staðfesting við teymi]“.
Viðbótarsniðmát:
# Finnandi utan umfangsLestu umfangsyfirlýsinguna hér að neðan. Listaðu sem „utan sviðsframbjóðenda“ verkefni sem eru algeng en ekki nefnd hér (t.d. þjálfun, skjöl, stuðningur, flutningur, öryggisprófanir). Fyrir hvern, spyrðu hvers vegna það ætti að vera með/útiloka.
# Framleiðandi samþykkisviðmiða Leggðu til 3-5 mælanleg viðmiðunarviðmið fyrir eftirfarandi afhendingu (á SMART sniði): [afhending]. Ekki skrifa viðmið sem ekki er hægt að mæla (eins og "það ætti að virka vel").
# 100% reglueftirlit Skoðaðu WBS hér að neðan. Hvaða afhending úr umfangsyfirlýsingunni á EKKI hliðstæðu í neinum vinnupakka? Hvaða pakkar fara yfir umfangsyfirlýsinguna? Skráðu eyðurnar.
Algeng mistök
- Ekki að skrifa utan gildissviðs: Ef "hvað við munum ekki gera" er óljóst, er umfangsskrið óumflýjanlegt.
- Pakkar sem eru of stórir eða of þunnar: Risastór pakki sem endist í mánuð er óútreiknanlegur; Pínulítill klukkutíma pakki yfirgnæfir stjórnina. Pakkar verða að vera fyrirsjáanlegir og rekjanlegir.
- Samþykkja gervigreindarteikninguna án þess að staðfesta hana: Ófullnægjandi fyrirtækjasérstakur pakki (gagnaflutningur, eftirlitssamþykki, þjálfun) falsar áætlunina frá upphafi.
- Að sleppa samþykkisskilyrðum: Ef engin viðmið eru til staðar er "lokið" umræðan endalaus.
- Ekki stilla WBS áherslu á framleiðsla frekar en starfsemi: Góð WBS sýnir afrakstur (nöfn), ekki starfsemi eins og "að halda fundi".
Ábending: Ekki skrifa WBS einu sinni og láta það vera. Þegar samþykkt breyting berst, uppfærðu WBS, síðan áætlun og fjárhagsáætlun. WBS er lifandi skjal.
Í stuttu máli
Umfangsyfirlýsingin skilgreinir mörk verkefnisins en WBS skilgreinir viðráðanlega hluta verksins. Góð umfangsyfirlýsing inniheldur skýrar viðmiðunarviðmiðanir og sterkan „utan gildissviðs“ lista; Gott WBS fylgir 100% reglunni og gagnkvæmum einkarétt. AI framleiðir hraðvirkar og fullkomnar teikningar fyrir bæði, en getur sleppt stofnunarsértækum pakka. Það er verkefnastjórans að beita 100% reglunni frá mannlegu sjónarhorni, skýra út fyrir gildissviðið og fá teymisstaðfestingu.
Umsóknarverkefni
Fyrir núverandi verkefni þitt skaltu búa til drög að WBS frá gervigreind skipt í áfanga og vinnupakka (nafnlaus gögn). Notaðu síðan 100% regluna með liðsmanni þínum: hvaða pakka vantar, hverjir eru óþarfir, hvaða sending hefur engin viðmiðunarviðmið? Leiðréttu að minnsta kosti 3 punkta sem vantar/ranga og vistaðu leiðrétta WBS.
gátlisti
- [ ] Umfangsyfirlýsingin mín hefur tilgang, skilvirkni, viðurkenningarviðmið, utan gildissviðs, forsendur og þvingun.
- [ ] Ég fyllti út listann „utan gildissviðs“ viljandi.
- [ ] WBS fylgir 100% reglunni (engir vantar/umfram pakka).
- [ ] Hver vinnupakki er fyrirsjáanlegur og rekjanlegur.
- [ ] Sérhver mikilvæg afhending hefur mælanleg samþykkisviðmið.
- [ ] Ég staðfesti gervigreindaruppkastið með liðinu; Ég bætti við stofnunarsértækum pökkum.