Hagnaður:
- Geta til að skilja verkefnaskrá, sniðmát, lærdóma og þekkingargrunnhugtök og búa til staðlað skjaladrög með stuðningi við gervigreind
- Geta til að nota gervigreind fyrir stöðlun skjala, samantekt skjalasafna og útdráttur skipulagsupplýsinga
- Að skilja að nákvæmni skjala, útgáfustýring og minni fyrirtækja verður að vera undir mannastjórn
Verkefnum lýkur, en minning stofnana stendur eftir — eða ekki. Í flestum stofnunum byrjar hvert nýtt verkefni frá grunni; Lærdómurinn, sniðmátin og þekking fyrri verkefna sitja í huga fólks og fylgja þeim. PMO (Project Management Office) er sú eining sem veitir staðla, aðferðir og stuðning við verkefni í stofnuninni; Ein af skyldum þeirra er að halda þessari stofnanaminningu á lofti. Viðfangsefni þessarar einingar er góð verkefnaskjöl og þekkingarstjórnun: staðlað sniðmát, verkefnaskrá, kennslustund og að koma á leitarhæfum þekkingargrunni. Gervigreind er mjög öflugur aðstoðarmaður á þessu sviði: hún framleiðir staðlað drög að skjölum, tekur saman dreifða skjalasafnið, dregur út þemu og innsýn úr fyrri verkefnum. En nákvæmni skjala, útgáfustýring og áreiðanleiki stofnaminni krefst mannlegrar stjórnunar.
Grunn PMO skjöl
Verkefnaskráin er skjalið sem opinberlega hefur frumkvæði að verkefninu, skilgreinir tilgang þess, umfang, bakhjarl, helstu áfanga og vald forsætisráðherra. Þetta er eins og stuttur en mikilvægur samningur: "af hverju erum við að gera þetta verkefni og hver er í forsvari?"
Sniðmát staðla endurtekin skjöl: WBS sniðmát, sniðmát áhættuskrár, sniðmát fyrir stöðuskýrslu, sniðmát fyrir fundi samantekt. Staðlað sniðmát spara tíma og tryggja gæði og samanburðarhæfni; Það er ein verðmætasta framleiðsla PMO.
Lærdómur er skjal sem skráir svörin við spurningunum „hvað gekk vel, hvað gekk illa, hvað gerum við næst“ í lok verkefnis (eða í lok áfangans). Þetta skjal er ódýrasta tækið til að koma í veg fyrir að stofnunin geri sömu mistökin aftur og aftur - en í flestum stofnunum er það annað hvort aldrei skrifað eða skrifað og aldrei opnað aftur.
Þekkingargrunnurinn er sameiginlega minni þar sem öll þessi skjöl eru geymd á leitarhæfu, aðgengilegu formi. Til að vera verðmætt þarf það að vera skipulagt, uppfært og hægt að leita; Sóðalegur haugur af skrám er ekki þekkingargrunnur.
skjal
Tilgangur
Framlag gervigreindar
Verkefnaskrá
Ræstu verkefnið formlega
framleiða staðlað uppkast
sniðmát
staðla endurtekningu
Stingdu upp á beinagrind sniðmáts
Kennslustund
varðveita minni
Að draga þemu úr upptökum
Stöðuskýrslusafn
Framfarasaga
Búðu til þróunarsamantekt
þekkingargrunn
leitanlegt minni
Skjalaflokkun/yfirlit
Skref fyrir skref: Skjala- og þekkingarstjórnun með gervigreind
- Búðu til staðlað sniðmát. Biddu YZ um skjalasniðmát beinagrind í samræmi við þarfir fyrirtækis þíns; laga sig að stofnanalegu samhengi.
- Gerðu drög að skipulagsskrá. Biðja um drög að verkefnaskrá frá gervigreind með nafnlausum verkefnaupplýsingum; Fylltu út styrktaraðila og lögsögusvæði með sannleika.
- Taktu saman skjalasafnið. Gefðu gervigreindum sögulegar stöðuskýrslur eða lokunarskjöl og láttu það draga út þemu og endurtekin vandamál.
- Búðu til kennslustundina. Þéttu saman lærdóm margra verkefna í algeng þemu með gervigreind; en sannreyndu hverja ályktun með samhengi sínu.
- Útgáfa og staðreyndaskoðun. Staðfestu skjalið sem AI framleiðir; Bættu við dagsetningu, útgáfunúmeri og samþykkisupplýsingum. Rangt skjal eitrar þekkingargrunninn.
- Persónuvernd og nafnleynd. Fjarlægðu öll saknæm eða trúnaðarmál úr kennslustundum og samantektum í geymslu.
Varúð: Lærdómsskjöl geta auðveldlega orðið „glæpaleit“ skjöl. Notaðu ferlimiðað, nafnlaust orðalag eins og „samþykkisferlið var óskilgreint“ frekar en „manneskja X var seinn“. gervigreind getur framkallað refsiverðar yfirlýsingar; Maður verður að mýkja þetta.
þrjú smámál
Tilfelli 1 — Hröðun með staðli. PMO sérfræðingur vildi staðla stöðuskýrslur sem mismunandi ráðherrar skrifa á mismunandi sniði. Það tók sameiginlegan sniðmátsramma frá gervigreind og lagaði hann að fyrirtækissamhenginu. Innan þriggja mánaða voru öll verkefni tilkynnt með sama sniði; stjórnendur gátu gert samanburð og undirbúningstími skýrslunnar minnkaði að meðaltali um 40%.
Tilfelli 2 - Afhjúpun huldu minnis. Stofnun gaf 14 lokaskýrslur síðustu 2 ára til gervigreindar og benti á algeng vandamál (gögn nafnlaus). AI fann mynstur eins og „birgjasamþætting var seinkað í 6 af 9 verkefnum. Með þessari innsýn bjó PMO til staðlaðan „gátlista fyrir samþættingu birgja“. Dreifðar upplýsingar í huga fólks hafa breyst í fyrirtækistæki.
Mál 3 — Eitrað þekkingargrunnur. Eitt teymi setti gervigreind-myndað „bestu starfsvenjur“ skjal í þekkingargrunninn án þess að staðfesta það. Skjalið lýsti aðferðafræði sem aldrei var notuð á stofnuninni sem „staðli okkar“ (ofskynjanir). Nýir forsætisráðherrar töldu að þetta væri raunverulegt og rugl skapaðist. Lærdómur: hvert skjal sem fer inn í þekkingargrunninn verður að vera mannlegt sannprófað.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Skrifaðu verkefnaskrá.
Án samhengis; Skjal birtist sem er almennt, óviðkomandi stofnuninni þinni og inniheldur mögulega tilbúna reiti.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: PMO skjalasérfræðingur. Samhengi: [nafnlaust verkefni: tilgangur, styrktarhlutverk, lykilárangur, tímalengd, fjárhagsáætlunarsvið]. Verkefni: Búðu til verkefnaskrá DRÖG. Hlutar: Tilgangur/rökstuðningur, Umfangssamantekt, Helstu áfangar, Styrktaraðili og umboð, Áhætta á háu stigi, árangursskilyrði. Reglur:- Notaðu aðeins upplýsingarnar sem ég veiti; Skildu eftir ókunna reitinn „[á að fylla út]“, bættu það upp.- EKKI BÆTTA VIÐ stofnunarnafni, raunverulegu nafni eða raunverulegri upphæð.- Notaðu stutt og formlegt tungumál; Hver kafli hámark 4 setningar.
Þessi hvetja er öflug: hún felur í sér uppbyggingu, reitmerkingar til að fylla út, bann við tilbúningi og einkalífsmörk.
Viðbótarsniðmát:
# Lærdómsályktunargervill Hér að neðan eru ályktunarskýrslur úr lexíu frá mörgum verkefnum (nafnlaus). Flokkaðu sameiginleg þemu (ferli, samskipti, spá, innkaup). Skrifaðu vinnslumiðaða, nafnlausa umbótatillögu fyrir hvert þema. Ekki nota ásakandi tjáningu.
# Sniðmátstöðlun Hér að neðan eru stöðuskýrslur á 3 mismunandi sniðum. Leggðu til sameiginlegan, endurnýtanlegan sniðmátsramma; Tilgreindu hvaða reitir eru skyldubundnir og hverjir ættu að vera valfrjálsir.
# Skjalasafnsútdráttur Dragðu út endurtekin mál og svæði til úrbóta úr þessu sögulegu stöðuskýrslusafni (nafnlaust). Fyrir hverja niðurstöðu skaltu tilgreina hvaða skýrslu þú treystir á; Koma með órökstuddar fullyrðingar.
Algeng mistök
- Ekki að skrifa lexíuna yfirleitt: Lexía sem ekki er skrifuð niður er endurtekin mistök.
- Geymsla skjalsins án þess að staðfesta það: Rangt skjal eitrar þekkingargrunninn og afvegaleiðir nýliða.
- Framhjá útgáfustýringu: Ef það er óljóst hvaða skjal er núverandi, ruglast minni fyrirtækja.
- Ásakandi orðalag: Að nefna ályktun kemur í veg fyrir að fólk sé heiðarlegt.
- Hvort á að setja sniðmát eða ekki: Ef almennt sniðmát gervigreindar er notað án þess að vera í samræmi við raunveruleika stofnunarinnar mun það ekki virka.
- Flutningur trúnaðargagna í skjalasafnið: Ekki ætti að geyma upplýsingar um viðskiptavini/mann án nafnleyndar.
Ábending: Safnaðu lærdómi sem þú hefur lært á tímamótum, ekki bara við lok verkefnisins. Þegar verkefninu er lokið eru allir þreyttir og smáatriði gleymast; Nýjar kennslustundir eru dýrmætari.
Í stuttu máli
PMO skjöl og þekkingarstjórnun gera stofnuninni kleift að læra frá verkefni til verkefnis. Verkefnaskráin kemur verkefninu af stað, stöðluð sniðmát flýta fyrir endurtekningu, ályktun kennslustunda varðveitir minni og þekkingargrunnurinn gerir þau leitarhæf. Gervigreind er öflugur aðstoðarmaður við gerð sniðmáta, samantekt skjalasafna og myndun námskeiða. En nákvæmni skjala, útgáfustjórnun, frelsi frá saknæmandi tungumáli og trúnaður krefst eftirlits manna; Óstaðfest skjal eitrar stofnaminni.
Umsóknarverkefni
Veldu skjalategund sem er ekki staðlað hjá stofnuninni þinni (t.d. stöðuskýrsla eða fundaryfirlit). Búðu til staðlað sniðmátsramma úr gervigreind og aðlagaðu það að fyrirtækissamhenginu þínu. Að auki, minnkaðu (með nafnlausum) fyrirlestraskýrslum að minnsta kosti tveggja fyrri verkefna í algeng þemu með gervigreind og komdu með þrjár ferlimiðaðar, nafnlausar umbótatillögur. Staðfestu skjölin sem þú framleiðir og bættu þeim við þekkingargrunninn með upplýsingum um útgáfu/dagsetningu.
gátlisti
- [ ] Ég aðlagaði verkefnissáttmálann/sniðmátið að stofnanalegu samhengi og skildi ekki eftir pláss fyrir gervi.
- [ ] Ég staðfesti skjölin og bætti við upplýsingum um útgáfu og dagsetningu.
- [ ] Ég skrifaði kennslustundina á ferlimiðuðu og nafnlausu máli.
- [ ] Ég geymdi skjalayfirlitin ásamt grunni þeirra (sem skýrslur).
- [ ] Ég nafngreindi trúnaðar-/persónuupplýsingar.
- [ ] Ég bætti aðeins staðfestum skjölum við þekkingargrunninn.