Hagnaður:
- Að geta greint hvar gervigreind sparar rauntíma í verkefnastjórnun (áætlanagerð, mat, skýrslugerð, samskipti) og hvar ákvarðanir eins og fjárhagsáætlunarskuldbindingar og afhendingardagsetning eru í höndum verkefnastjórans, allt eftir áhættustigi verkefnisins.
- Geta til að beita fræðigrein sem sannreynir hverja gervigreindarútgang í gegnum skrefin að tengja hana við upprunann, endurreikna hana og fara í gegnum stjórnsýslusíun.
- Nafnlaus gögn verkefna, viðskiptavina og hagsmunaaðila innan umfangs KVKK/næði og NDA og tileinka sér þá vana að velja örugg ökutæki
Það eru hundruð ákvarðana í hverju verkefni sem flestar eru teknar í hljóði. Fyrir hverja er þetta starf? Hversu marga daga mun þetta verkefni taka? Standast fjárlögin? Hvaða dagsetningu ættum við að segja viðskiptavininum? Hvað gerum við ef þessi hætta á sér stað? Hvaða ákvörðun tókum við á fundinum í síðustu viku, hver ætlaði að gera hvað? Sumar þessara ákvarðana eru endurteknar, gagnafrekar og tímafrekar; Mest af starfi verkefnastjóra (PM - Verkefnastjóri, ábyrgðaraðili frá áætlun til afhendingar verkefnis) fer í að skrifa skýrslur, útfylla töflur, útbúa tölvupósta og halda fundarblöð. Gervigreind (AI, eða AI í stuttu máli—tölvukerfi sem geta búið til texta, þekkt mynstur, gert spár og dregið saman gögn eins og menn) passar rétt í miðri myndinni: þegar hún er notuð á réttan hátt getur hún lagt drög að sundurliðun vinnu, áhættuskrá, stöðuskýrslu eða fundaryfirlit á mínútum frekar en klukkustundum; Notað á rangan hátt getur það leitt til skuldbindingar viðskiptavina frá því að því er virðist öruggt en ástæðulaus ágiskun.
Fyrsta einingin í þessari einingu er ekki hugbúnaðarkynning. Tilgangur þess er að skýra hvar eigi að setja gervigreind í verkefnavinnu og hvar eigi að setja það yfirleitt. Vegna þess að verkefnastjórnun er bæði „aðgerðamikið“ og „skuldbindingarmikið“ svið: tímaáætlun sem þú gefur er byggð á samningi sem undirritaður er við viðskiptavininn; ein úrræðisákvörðun breytist í dagatal liðsmanns fyllt með vikum. Við skulum leggja meginregluna frá upphafi: gervigreind er aðstoðarmaður, ekki verkefnastjóri. Ábyrgð og endanlegt samþykki ákvarðana eins og fjárlagaskuldbindingar, loforð um afhendingardag, úthlutun fjármagns og samningsbundin skylda tilheyra þar til bærum verkefnastjóra og ábyrgum hagsmunaaðilum.
Lög af verkefnastjórnun og stað gervigreindar
Til að skilja verkefni er gagnlegt að skipta verkinu í þrjú lög. Rekstrarlagið er daglegur rekstur: Verkefnaraking, fundarskýrsla, tölvupóstur, stöðuuppfærsla. Taktíska lagið er áætlanagerð og mælingar: uppbygging verks, tímaáætlun, spá, áhættuskrá, stöðuskýrsla. Stefnumótunarlagið ákvarðar forsendur og stefnu verkefnisins: kostnaðarávinningur, forgang eignasafns, ákvörðun um umfang. AI getur snert öll þrjú lögin; en með mismunandi vald í hverjum. Í rekstrarlaginu framleiðir gervigreind hröð drög og samantektir; Í stefnumótandi laginu veitir það aðeins inntak, stjórnendur og styrktaraðili taka ákvörðun. Við munum útskýra hugtök eins og bakhjarl (æðsti stjórnandi sem fjármagnar verkefnið og eignarhald fyrirtækja), hagsmunaaðila (allir sem verða fyrir áhrifum af verkefninu eða hafa áhrif á verkefnið - viðskiptavinur, teymi, birgir, notandi) einn í einu í eftirfarandi einingum.
Við skulum skilgreina nokkur grundvallarhugtök frá upphafi. Umfang er það sem verkefnið mun og mun ekki gera. Verkeiningaskipan (WBS) er sundurliðun vinnu í viðráðanlega hluta. Áfangi er mikilvægur punktur sem markar framfarir (t.d. „hönnunarsamþykki“). Áhætta er óviss atburður sem hefur áhrif á verkefnið ef það verður. Afhending er steypuframleiðsla sem framleitt er af verkefninu. Í öllum þessum hugtökum gefur gervigreind þér útlínur og greiningu, en tekur ekki ákvarðanir.
Eftirfarandi tafla tekur saman hlutverk og áhættustig gervigreindar eftir verkefnum:
Leit
Hlutverk gervigreindar
Áhættustig
Hver samþykkir
Fundarsamantekt / drög að tölvupósti
skissu rafall
lágt
verkefnastjóri
WBS / útlínur umfangs
skissu rafall
lágt-miðlungs
PM + lið
Lengd og auðlindamat
Spámaður, atburðarás rafall
meðalhár
PM + liðsgögn
Stigagjöf á áhættuskrá
Tölfræðilegt áreiti
miðlungs
Áhættueigandi + PM
Stöðuskýrsla / EVM athugasemd
Greining og drög
miðlungs
verkefnastjóri
Afhendingardagur / fjárhagsáætlunarskuldbinding
aukainntak
mjög hátt
PM + styrktaraðili
Ákvörðun um samning/úthlutun auðlinda
aukainntak
mjög hátt
Styrktaraðili + PM
Hafðu í huga eina línu í þessari mynd: eftir því sem áhættan eykst minnkar hlutverk gervigreindar, samþykki manna eykst.
Hvers vegna "staðfesting" er hjarta þessa viðskipta
Mállíkön gervigreindar virðast örugg í svari sínu, en þau eru kannski ekki viss. Á tæknimáli kallast þetta ofskynjanir: þetta er tilbúningur líkansins á upplýsingum sem ekki eru til í reiprennandi setningu, rétt eins og þær séu sannar. Fyrir verkefnastjóra er þetta alvarleg gildra: líkanið getur örugglega gefið þér tímaramma „þessi tegund af hugbúnaðarsamþættingu tekur venjulega 3 vikur“ á meðan það veit ekkert um hraða liðsins þíns, tæknilegar skuldir, orlofsáætlun og þessi tala er algjör alhæfing. Eða það gæti rangfært aðferðafræði (t.d. „PMBOK 7 krefst eftirfarandi“). Þar sem hann segir báðar með sömu mælsku, er það eina sem skilur rétt frá röngu þekking þín og venja að sannreyna.
Sannprófunargreinin samanstendur af þremur skrefum:
- Tengill á heimild: Treystu á skrár þínar eigin stofnunar (söguleg verkefnisgögn, áætlanir, tilföng, bókhald) og getgátu teymisins þíns, ekki minni gervigreindar, varðandi tímalengd, kostnað, getu og fyrri frammistöðu. Notaðu gervigreind til að tjá þig um þessi gögn, ekki til að muna þau.
- Endurreikna / bera saman: Athugaðu sjálfstætt hverja tölulega niðurstöðu sem gervigreind skilar (heildartími, fjárhagsáætlun, prósentu lokið, VNV/SPI). Staðfestu heildartölu, vegið meðaltal, mikilvæga leið sjálfur.
- Stjórnunarsía: Prófaðu frá sjónarhorni stjórnanda hvort framleiðslan stangist á við staðreyndir á vettvangi (aðgengi liðs, fjárhagsáætlun, samningur, ósjálfstæði).
Athugið: Að kynna spá eða skýrslu sem gervigreind hefur framleitt fyrir styrktaraðilanum eða skuldbinda hana til viðskiptavinarins án þess að staðfesta það er eins og að gefa óundirritaðan samning. Bara vegna þess að framleiðslan er reiprennandi er ekki satt.
Trúnaður: verkefnisgögn eru oft trúnaðarmál
Mikið af gögnum verkefnisins eru viðkvæm. Nafn viðskiptavinar, samningsupphæð, tilboðsverð, laun starfsmanna og upplýsingar um frammistöðu og vöruáætlanir sem ekki hafa enn verið tilkynntar eru oft verndaðar af NDA (Non-Disclosure Agreement); Persónuupplýsingar falla undir KVKK (Persónuverndarlög) í Türkiye og GDPR í Evrópu. Einfaldlega að líma nafn viðskiptavinar, samningsverð, nöfn liðsmanna og árangursstig í opinbert gervigreindarverkfæri gæti verið bæði samningsbrot og gagnabrot. Reglan er einföld: nafnlaus gögn og ekki deila óþarfa. „Hugbúnaðarverkefni fyrir stóran fjármálaviðskiptavin“ í stað „4,2 milljóna TL CRM verkefni með ABC banka“; Í staðin fyrir "Aunty (eldri þróunaraðili, léleg frammistaða)", skrifaðu "almenni liðsmaður". Ef mögulegt er skaltu velja fyrirtækisverkfæri sem eru með gagnavinnslusamning og ekki nota gögnin þín í líkanaþjálfun.
þrjú smámál
Tilfelli 1 - Örugg notkun. Einn verkefnastjóri var að eyða 2,5 klukkustundum í hverri viku í að setja saman framvindu úr 6 vinnupökkum í eina stöðuskýrslu. Hann gaf gervigreindargögnum nafnlaust framvindugögn (nafn viðskiptavinar og upphæðir huldar) og óskaði eftir drögum að yfirliti. AI framleiddi skissu á 12 mínútum; Samhæfingarstjórinn bar saman hvert prósentutal við rakningartöfluna sína, leiðrétti rangt lokahlutfall og breytti stöðulitunum að raunveruleikanum. Lengd: 35 mínútur í stað 2,5 klukkustunda. AI gaf uppkastið, ábyrgðin var áfram hjá manninum.
Mál 2 - Óstaðfest spágildra. Forsætisráðherra spurði gervigreindina „hversu marga daga tekur próf fyrir farsímaforrit? AI sagði „um það bil 8 dögum“ áður en hann sá gögn liðsins. PM framdi þetta við viðskiptavininn; raunverulegur tími var 15 virkir dagar miðað við söguleg gögn liðsins. 7 daga frávik leiddi til vítaspyrnu. Mistök: búast við númeri frá gervigreindinni til að mynda skuldbindingu án liðsgagna.
Mál 3 — Brot á þagnarskyldu. Liðsstjóri hlóð upp auðlindaáætlun sem innihélt nafn viðskiptavinar, samningsupphæð og nafnlaunaupplýsingar alls liðsins í opinbert gervigreindarverkfæri og sagði „hagræða þessu“. Gögnin fóru á ytri netþjón; viðskiptavinur sendi tilkynningu um brot á NDA. Rétta leiðin var að sleppa nafni, upphæð og launum og deila aðeins nafnlausum reitum eins og hlutverki og átakshlutfalli.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Skrifaðu um stöðu verkefnisins í þessum mánuði og segðu okkur hversu langt við erum komin.
Þessi fullyrðing er gölluð: gervigreindin hefur ekki fengið nein gögn, svo það getur aðeins svarað spurningunni „hversu langt erum við komin“ með tilbúnu númeri. Hvorki tímabilið, umfangið né samhengið er skýrt.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: aðstoðarmaður að aðstoða verkefnastjóra.Samhengi: Hér að neðan eru áætlun/raunveruleg gögn fyrir 5 vinnupakka (nafn viðskiptavinar og upphæðir huldar). Verkefni: Skrifaðu drög að yfirliti (200 orð eða minna). Notaðu bara gögnin sem ég gaf upp; skrifaðu "[staðfesting krafist]" fyrir upplýsingar sem vantar, númerastilling. Uppbygging: 1) Almenn staða (RAG), 2) Framfara pakka, 3) Frávik pakka og ástæða, 4) Tilmæli. Gögn:- WBS-1 Greining: áætlun 100% / raunverulegt 100%- WBS-2 Hönnun: áætlun 80% / raunverulegt 60%- WBS-3 Þróun: áætlun 40% / raunverulegt 25%- WBS-4 Prófun: áætlun 10% / raunverulegt 0% - WBS-5 Skjöl: áætlun 20% / raunverulegt 20%
Þessi hvetja er sterk vegna þess að hlutverk, samhengi, gögn, mörk („númerapassa“), snið og tvíræðni („[staðfestingar krafist]“) eru greinilega gefin upp. Framleiðsla verður samt að vera staðfest af verkefnastjóra.
Þrjú önnur gagnleg byrjunarsniðmát:
# Sniðmát sem framfylgir óvissu Dragðu ákvarðanir og aðgerðir úr eftirfarandi texta. Úthlutaðu engum skyldum eða dagsetningum sem eru ekki greinilega nefndar í textanum; Skrifaðu "óviss" þar sem þú ert ekki viss. Ekki gera það upp.
# Áminning um nafnleynd (sjálfskoðun) Ef þú sérð nafn viðskiptavinar, upphæð eða persónunafn í textanum sem ég mun gefa þér skaltu vara mig við áður en ferlið hefst og benda mér á að skipta þessum reitum út fyrir [MASKED].
# Sniðmát sem býr til staðfestingarlista Fyrir hverja tölulega niðurstöðu sem þú framleiðir skaltu bæta við einni línu „fullgildingarskref“ um hvernig verkefnastjóri getur staðfest það sjálfstætt.
Algeng mistök
- Að búast við tölum án þess að gefa upp gögn: Að biðja gervigreind um tíma, kostnað eða framfarir án þess að gefa upp gögn um eigið verkefni er að bjóða því að ofskynja.
- Að rugla saman orðbragði og nákvæmni: Vel skrifaður texti þýðir ekki að hann sé réttur.
- Líma trúnaðargögn eins og þau eru: Nafn viðskiptavinar, upphæð og tengiliðaupplýsingar ættu ekki að slá inn nein opin tól án nafnleyndar.
- Framselja skuldbindingu til gervigreindar: Afhendingardagsetning og fjárhagsáætlun ætti ekki að vera skuldbundin án staðfestingar teymis.
- Reynt að klára það með einni vísbendingu: Góður árangur kemur frá skipulögðum leiðbeiningum sem innihalda hlutverk-samhengi-gagnamörk-sniði.
Ábending: Byrjaðu hverja gervigreindarlotu á því að spyrja: "Hvaða þrjú atriði ætti ég að sannreyna fyrir sjálfan mig áður en ég kynni þessa afhendingu fyrir styrktaraðila?" Byrjaðu á spurningunni. Þessi venja mun vernda þig í gegnum öll verkefni í restinni af einingunni.
Í stuttu máli
Gervigreind er öflugur aðstoðarmaður í verkefnastjórnun sem flýtir fyrir skýrslum, áætlunum, áætlunum og samskiptum; Hins vegar er það tæki sem framleiðir drög, ekki skuldbindingar. Þegar við skiptum fyrirtækinu í rekstrarleg, taktísk og stefnumótandi lög verður hlutverk gervigreindar minna eftir því sem áhættan eykst. Hver framleiðsla verður að vera staðfest í þremur skrefum (tengill á uppruna, endurreikna, stjórnunarsíu); Verkefnis- og viðskiptavinagögn verða að vera nafnlaus innan gildissviðs KVKK/NDA. Ábyrgð og endanleg samþykki mikilvægra ákvarðana er alltaf hjá manneskjunni.
Umsóknarverkefni
Veldu verkefni úr núverandi verkefni þínu. Fyrst skaltu skrifa vísvitandi „veika“ vísbendingu í gervigreindina (án samhengis, án þess að gefa upp nein gögn) og vista úttakið. Spyrðu síðan sama verkefni aftur með "sterkum hvetja" uppbyggingu í þessari einingu (hlutverk, samhengi, nafnlaus gögn, mörk, snið). Settu tvær útprentanir hlið við hlið og skrifaðu mismuninn og að minnsta kosti þrjá punkta sem þú þarft að sannreyna sjálfur í báðum útprentunum.
gátlisti
- [ ] Ég staðsetti hlutverk gervigreindar sem „aðstoðarmann/drög“ og ákvörðun sem „mannleg“.
- [ ] Ég hef ákvarðað áhættustig (lágt/miðlungs/hátt) verkefnis míns.
- [ ] Ég bætti hlutverki, samhengi, gögnum, mörkum og sniði við kvaðninguna.
- [ ] Ég nafngreindi nafn viðskiptavinar, upphæð og persónuupplýsingar.
- [ ] Ég hef tekið eftir skrefinu þar sem ég mun sjálfstætt sannreyna hverja tölu í úttakinu.
- [ ] Ég deildi ekki neinni framleiðslu sem innihélt skuldbindingu (dagsetningu/fjárhagsáætlun) án þess að staðfesta það.