Hagnaður:
- Geta til að fara inn á fundinn tilbúinn með því að útbúa tímasetta dagskrá og lista yfir möguleg andmæli með gervigreind fyrir fundinn
- Geta til að skipuleggja hráar athugasemdir eða afrit sem ákvarðanir/aðgerðir (hver-hvað-hvenær)/Opnar spurningar til að koma í veg fyrir glataðar aðgerðir
- Hæfni til að veita samþykki og trúnaði um afrit eftirtekt með því að staðfesta verkefni og ákvarðanir sem gervigreind getur tekið og dreift samantektinni
Fundir eru stærsti - og mest kvartað yfir - atriði fyrirtækjatímans. Slæmur fundur; Það er fundur sem er óundirbúinn, tvístraður og á endanum er óljóst hver gerir hvað. Gervigreind er nýtt á öllum stigum fundarvinnuflæðisins: dagskrá og undirbúningur fyrir, athugasemdir á meðan, samantekt og aðgerðamæling eftir. En fólk ræður gæðum fundarins; AI skerpir aðeins undirbúninginn og gerir eftirfylgnina ómissandi. Stærsti ávinningurinn kemur venjulega eftir fundinn: ákvarðanir og aðgerðir gufa ekki upp.
Skilmálar. Dagskrá er skipaður listi yfir efni sem rædd verða á fundinum. Aðgerðaratriði er verkefni sem kemur út af fundinum, er úthlutað einhverjum og hefur dagsetningu. Samantekt/fundargerð er skrá yfir það sem rætt var og ákvarðanir. Afrit er orð fyrir orð uppskrift af samtalinu - sum fundarverkfæri búa það til sjálfkrafa. Eftirfylgni er að fylgjast með því hvort raunverulega sé gripið til aðgerða.
Þrjú stig af fundi og gervigreind
Áður (undirbúningur): AI dregur út skipulagða dagskrá úr dreifðum lista yfir efni, hugsar fyrirfram um mögulegar spurningar og mótrök, tekur saman viðeigandi skjöl og gerir þig tilbúinn. Góður undirbúningur getur stytt fundartíma um helming.
Röðun (ath.): Ekki skipta sér af gervigreindinni á fundinum; Taktu hráar glósur eða notaðu uppskriftartæki (ef leyfilegt er). Haltu einbeitingu þinni á samtalinu.
Eftirleikur (yfirlit og aðgerð): Hérna er raunverulegur vinningur. Þú gefur hráa seðilinn eða afritið í gervigreindina og skipuleggur það í „ákvarðanir, aðgerðir (hver-hvað-hvenær), opnar spurningar. Síðan dreifir þú því skýrt til þátttakenda. Svo "hvað ætluðum við að gera næst?" óvissan hverfur.
Skref fyrir skref: verkflæði fundarmanna
- Settu dagskrána. Gefðu gervigreindinni hrá efni og komdu með forgangsraðaða og tímasetta dagskrá.
- Vertu tilbúinn. Dragðu saman viðeigandi skjöl; Íhugaðu hugsanleg andmæli fyrirfram.
- Taktu hráar glósur. Einfölduð, hrá upptaka á meðan; Ekki skipta þér af gervigreind.
- Stilla. Gefðu síðan athugasemdina/afritið til gervigreindar og taktu ákvarðanir og aðgerðir.
- Staðfestu. Berðu saman hverja ákvörðun og verkefni við það sem þú manst; AI gæti úthlutað rangt.
- Dreifa og fylgjast með. Senda samantekt; Settu aðgerðir á eftirfylgnilistann.
Ábending: Eftir að hafa útbúið fundaryfirlit með gervigreind, eru þátttakendur spurðir "er þessi samantekt rétt, vantar/vantar eitthvað?" Spyrðu innan 24 klukkustunda. Þannig grípur þú villur og tryggir að allir séu á sömu síðu.
Afrit og trúnaður
Margir fundarpallar bjóða upp á sjálfvirkar afrit og gervigreindarsamantektir. Þetta er öflugt, en farðu varlega með tvennt. Í fyrsta lagi er samþykki: þátttakendur þurfa að vita að verið er að skrá þau; Sums staðar er þetta lagaleg krafa. Í öðru lagi er friðhelgi einkalífsins: afrit geta innihaldið viðkvæmar upplýsingar; Vita hvar það er vistað og hver hefur fengið aðgang að því. Að líma afrit af leynilegum fundi í almennt gervigreindarverkfæri er bara að draga þessar upplýsingar út.
Sviði
framlag AI
hlutverk mannsins
Dagskrá
Byggir upp, forgangsraðar
ákveður hvað á að tala um
undirbúningur
Skjal tekur saman, bendir til andmæla
Ákveður stefnu
ath
Afrit/samantekt (með verkfæri)
Heldur fókusnum á samtalinu
Samantekt
Ákvörðun+ grípur til aðgerða
Staðfestir nákvæmni
mælingar
Áminning, staða spyr
Tekur ábyrgð
Fjögur afritanleg fundarsniðmát
Búðu til skipulagða fundardagskrá úr eftirfarandi hráu efni:- Gefðu áætlaðan tíma fyrir hvert efni, ekki meira en [45] mínútur samtals.- Settu mikilvægustu/ákvörðunarþörf efni fyrst.- Tilgreindu "æskilega niðurstöðu" (ákvörðun eða upplýsingar) fyrir hvert efni. Efni: """[hrá listi]"""
Hjálpaðu mér að undirbúa fundinn á morgun. Efni: [X].- 5 erfiðar spurningar/mótmæli sem kunna að koma frá hinum aðilanum.- 1-2 setningar tilbúinn svarleiðbeining fyrir hvern.- 3 mikilvæg atriði sem ég þarf að vita fyrir fundinn. Samhengi: """[stuttur bakgrunnur]"""
Settu upp hráa fundarskýrsluna mína:- Fyrirsagnir "Ákvarðanir", "Aðgerðir (hver-hvað-hvenær)", "Opnar spurningar".- Ef verkefnið er óljóst, skrifaðu "ekki úthlutað", ekki úthluta neinum tilbúnu verkefni.- Ef engin dagsetning er tilgreind, skrifaðu "engin dagsetning". Hrá athugasemd: """[líma]"""
Útbúið framhaldsskilaboð úr eftirfarandi fundaryfirliti:- Stutt, mun fara til þátttakenda.- Aðeins ákvarðanir sem varða alla + athafnir hvers og eins.- Athugið í lokin „láttu mig vita innan 24 klukkustunda ef eitthvað vantar/rangt er“. Samantekt: """[líma]"""
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik: "Taktu saman þessa fundargerð." (Ákvörðunum og aðgerðum er blandað saman í sóðalegan texta; það er enn óljóst hver gerir hvað.)
Strong: "Setjið þetta hráa minnisblað upp í þrjár fyrirsagnir: Ákvarðanir, Aðgerðir (hver-hvað-hvenær), Opnar spurningar. Ef það er óljóst hver mun gera það, skrifaðu 'ekki úthlutað' — ekki úthluta neinum verkefni. Ef það er engin dagsetning, skrifaðu 'engin dagsetning.'" Kraftmikil útgáfa gefur aðgerða, beint-úthlutað úthlutun.
þrjú smámál
Mál 1 - Kraftur undirbúnings. Sölustjóri lét gervigreind koma með „5 mögulegar andmæli og viðbragðsleiðbeiningar“ fyrir mikilvægan viðskiptafund. Á fundinum lýsti viðskiptavinurinn nákvæmlega þremur af þessum andmælum; Framkvæmdastjórinn var undirbúinn. Samningnum var slitið á þeim fundi. Ávinningurinn kom frá gervigreind sem hugsaði um hugsanlegar aðstæður fyrirfram.
Mál 2 - Týndar aðgerðir. Eitt teymi hélt vikulega fundi en skráði ekki aðgerðir; Sömu efni voru tekin upp aftur í hverri viku. Þeir byrjuðu að búa til og deila "aðgerðum (hver-hvað-hvenær)" listum eftir hvern fund með gervigreind. Eftir 4 vikur fækkaði enduropnuðum umræðuefnum um 70% og fundartími styttist.
Mál 3 - Misskilningsgildra. Aðstoðarmaður dreifði gervigreindaruppbyggðu fundaryfirliti án staðfestingar. AI hafði búið til aðgerð úr óljósri setningu sem sagði „Ayse mun undirbúa fjárhagsskýrsluna“ - þó að slík skipun hafi ekki verið gerð. Ayşe var hissa, rugl braust út. Lexía: gervigreind getur búið til aðgerðir og verkefni; Staðfestu hverja línu með endurminningunni þinni.
Algeng mistök
- Að fara inn óundirbúinn: nota gervigreind aðeins til síðari tíma; Það er að minnsta kosti jafn mikils virði áður.
- Að takast á við gervigreind meðan á: Skiptum fókus; Taktu hráar glósur, hafðu vinnslu til síðar.
- Ekki staðfesta verkefni: gervigreind getur búið til verkefni og fólk; staðfesta.
- Ekki að dreifa samantektinni: Samantektin sem er skilin eftir inni er samantektin sem er ekki til; Deilið og biðjið um staðfestingu.
- Framhjá persónuvernd afrita: Fáðu samþykki, ekki líma viðkvæmt afrit inn í opinbert tól.
- Vanræksla að fylgja eftir: Ef þú gerir aðgerðalista og fylgir honum ekki mun listinn deyja.
Varúð: Sjálfvirk fundaryfirlit geta breytt óljósum samtölum í endanlegar ákvarðanir. „Kannski gerum við þetta“ gæti verið „það hefur verið ákveðið að gera þetta“ í samantektartæki. Athugaðu alltaf mikilvægar ákvarðanir með mannsminni.
Í stuttu máli
- Gervigreind er notuð í öllum þremur áföngum fundarins, en raunverulegur árangur er í kjölfarið: að tryggja að ákvarðanir og aðgerðir glatist ekki.
- Fyrst skaltu setja dagskrána og hugsa um hugsanleg andmæli; Undirbúningur styttir fundinn.
- Ekki skipta þér af gervigreindinni á meðan, taktu hráar glósur; Látið vinnsluna bíða síðar.
- Settu síðan athugasemdina upp sem "Ákvarðanir + Aðgerðir (hver-hvað-hvenær) + Opnar spurningar".
- AI getur tekið stefnumót og ákvarðanir; staðfesta hverja línu, dreifa samantektinni og biðja um endurgjöf; Gættu að trúnaðaruppskrift og samþykki.
Umsóknarverkefni
Búðu til tímasetta dagskrá fyrir komandi fund með fyrsta sniðmátinu og lista yfir möguleg andmæli með öðru sniðmátinu. Settu upp hráa minnisblaðið þitt eftir fund með þriðja sniðmátinu og berðu hvert aðgerðaverkefni saman við það sem þú manst - athugaðu hvort gervigreindin hafi gert einhver falsverkefni. Að lokum skaltu útbúa framhaldsskilaboð með fjórða sniðmátinu og biðja þátttakendur um staðfestingu.
gátlisti
- [ ] Ég notaði gervigreind fyrir dagskrá og undirbúning fyrir fund.
- Ég tók hráar glósur á [ ], ég nennti ekki gervigreindinni.
- [ ] Ég skipulagði athugasemdina sem Ákvarðanir/Aðgerðir/Opnar spurningar.
- [ ] Ég staðfesti hverja aðgerðaúthlutun með minni.
- [ ] Ég dreifði samantektinni og bað um endurgjöf innan 24 klukkustunda.
- [ ] Ég fékk samþykki fyrir afritinu og tryggði trúnað.