Hagnaður:
- Geta til að búa til drög að finnahjálp (lýsingartól), umfangs-innihaldsskýrslu og skipulagshluta með gervigreind
- Hæfni til að skilja ofskynjunaráhættu af ævisögu/stofnanasögu og byggja þennan hluta eingöngu á sannreyndum heimildum
- Geta til að gera gervigreind kleift að beina rannsakanda að upprunanum í stað þess að gefa upp staðreyndir beint í tilvísunarþjónustunni
Skjalasafn ber ekki bara ábyrgð á varðveislu skjala; ber einnig ábyrgð á að gera þær aðgengilegar rannsakanda. Það eru tvær meginleiðir þessa aðgangs: Lýsingartæki sem kynna safnið (aðstoðaraðstoð — leiðbeinandi skjal sem skilgreinir innihald, skipulag og umfang skjalasafns) og tilvísunarþjónusta sem aðstoðar rannsakendur beint. Hvort tveggja krefst mikillar fyrirhafnar: að skrifa leiðbeiningar um safn tekur margar vikur og að svara spurningum rannsakanda yfir daginn tekur tíma. Þar að auki eru þessi tvö verk "andlit" skjalasafnsins; Fyrstu samskipti rannsakanda við safnið eru oft í gegnum leiðsögu- og upplýsingaborð, þannig að villa hér endurspeglast beint í áreiðanleika skjalasafnsins.
Gervigreind er öflugt hjálpartæki við að semja lýsingarverkfæri og styðja viðmiðunarþjónustu. Í þessari einingu munum við læra hvernig á að semja söfnunarleiðbeiningar (aðstoð), skrifa umfangs- og innihaldslýsingar, aðstoða við spurningar rannsakanda og sjá hvers vegna nákvæmni er ekki samningsatriði í þessari þjónustu.
Lýsingartæki: kort af safninu
Lýsingartæki gerir rannsakanda kleift að spyrja "hvað er í þessu safni sem virkar fyrir mig?" Það gerir þér kleift að svara spurningunni. Inniheldur venjulega:
- Almenn lýsing: Nafn, umfang, tímabil, stærð safnsins.
- Ævisaga/stofnanasaga: Stutt saga einstaklings eða stofnunar sem framleiddi skjölin.
- Umfang og innihald athugasemd: Útskýring á hvers konar skjölum og um hvaða efni eru í safninu.
- Fyrirkomulag: Hvernig skjöl eru flokkuð (röð, undirröð).
- Birgðir: Ítarleg listi á kassa/skráarstigi.
Þessi skjöl eru skrifuð í samræmi við staðla (til dæmis ISAD(G) eða EAD - Encoded Archival Description, stafræni kóðunarstaðallinn fyrir skjalaleiðbeiningar). AI getur framleitt útlínur þessara hluta úr hráum birgðum og samantektum skjala; en allar staðreyndir (saga, persónu, saga stofnunar) verður að sannreyna.
Annað gildi lýsingartóla er að hægt er að skrifa þau á mismunandi smáatriði. Stundum er ekki nægur tími eða fjármagn til að lýsa þúsundum kössum skjalasafns á skjalastigi; Í þessu tilviki er gerð fjölþrepa lýsing: fyrst almenn lýsing á sjóðsstigi, síðan röð, síðan þegar mögulegt er skráarstigið. Gerð gervigreind er sérstaklega gagnleg til að semja yfirlit yfir heildarumfangið á efsta stigi úr samantektum á lægra stigi; Það gerir samantekt frá messunni til heildarinnar. En hvert lag þessarar samantektar verður að vera í samræmi við raunveruleg skjöl í neðsta lagi; Gervigreindin ætti ekki að búa til umfangskröfu sem er ekki í efsta stigi safnsins.
Varúð: Hluti ævisögu/stofnanasögu er þar sem ofskynjanir læðist oftast að. Gervigreind getur skrifað reiprennandi sögu um manneskju eða stofnun út frá „almennri þekkingu“ á meðan bætt er við atburðum sem ekki eru til, rangar dagsetningar og tilbúnum titlum. Þessi hluti ætti aðeins að byggja á staðfestum heimildum.
Verkflæði: skref fyrir skref
1. Safnaðu hráefni. Birgðir, skjalayfirlit, kassalistar, fyrirliggjandi athugasemdir ef einhverjar eru.
2. Settu staðalinn. Samkvæmt hvaða lýsingarstaðli verður það skrifað (ISAD(G)/EAD)?
3. Gerðu drög að kafla fyrir kafla. Hafa gervigreindardrög hluta eins og umfang og innihald athugasemd og skipulagslýsingu úr hráefni.
4. Staðfestu staðreyndir. Sérstaklega í söguhlutanum, athugaðu hverja dagsetningu, nafn og atburð með óháðum heimildum.
5. Athugaðu aðgangstakmarkanir. Eru trúnaðar-/höfundarréttartengd skjöl í safninu? Þetta ætti að koma fram í leiðbeiningunum.
6. Samþykki sérfræðinga. Lokaleiðbeiningar fara í gegnum samþykki skjalavarða.
Tilvísunarþjónusta: aðstoð við rannsakanda
Í tilvísunarþjónustunni hjálpar gervigreind á tvo vegu: (1) með því að skilja spurningu rannsakandans og leggja til hvaða söfn eigi að skoða og (2) með því að semja svör við algengum spurningum. En það eru mikilvæg mörk hér: gervigreind ætti ekki að gefa rannsakanda beint „staðreynd“ svar, heldur ætti að beina honum að upprunanum. Í stað þess að segja „Þessi dagsetning er þessi“ ætti að standa „Þú getur fundið þessar upplýsingar úr hinum og þessum skjölum í þessu safni“. Vegna þess að beina staðreyndasvarið sem gefin er af gervigreindinni gæti verið tilbúið og rannsakandinn gæti misskilið það fyrir upprunann.
Tilvísunarverkefni
Viðeigandi hlutverk gervigreindar
óviðeigandi notkun
Að skilja spurninguna
Leggðu til skýringarspurningar
—
Söfnunarleið
"Sjáðu þarna" tillaga
Að segja "svarið er"
Drög að algengum spurningum
Drög úr staðfestum upplýsingum
falsað svar
Heimildalisti
Leitartillögu í vörulistanum
Að gefa upp tilbúna tilvísun
spurning um staðreynd
Beina til uppruna
Bein staðreyndaviðbrögð
þrjú smámál
Mál 1 — Drög að leiðbeiningum styttust um 4 vikur í 1 viku. Skjalasafn var að útbúa hjálpargögn fyrir 120 kassa. Box listar og skrá yfirlit voru gefin AI; YZ gerði drög að umfangs-innihaldslýsingu og útlitshlutum. Skjalavörður sannreyndi og skipulagði staðreyndir á viku; með hefðbundinni aðferð var þetta mat einn mánuður. En 3 dagsetningar og 2 titlar í ævisöguhlutanum voru rangar; Lagað í staðfestingu.
Mál 2 — Uppdiktuð stofnanasaga. Nemi lét gervigreindina skrifa sögu stofnunar og setja hana beint inn í möppuna. YZ gaf upp rangan stofnunardag stofnunarinnar og nefndi sameiningu sem ekki væri fyrir hendi. Rannsakandi tók eftir og tilkynnti villuna; Leiðbeiningin var leiðrétt en áreiðanleiki skjalasafnsins var skaddaður. Lexía: söguhluti verður ekki birtur án staðfestingar.
Mál 3 - Rétt leiðsögn, röng staðreynd. Rannsakandi bað um dagsetningu. Aðstoðarmaður sem byggir á gervigreindum gaf upp beina dagsetningu (uppgerð). Rannsakandi myndi nota þetta sem heimild; Háttsettur skjalavörður greip fram í og sagði: "AI gefur ekki upp staðreyndir, það vísar þér í safnið" og lét hann líta á hið raunverulega skjal; sagan var önnur. Lexía: í tilvísunarþjónustunni stýrir gervigreind, gefur ekki staðreyndir.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Drög að umfangi og innihaldi:
BYGGÐ Á kassa-/skráarlistum og skjalayfirlitum hér að neðan, skrifaðu drög að "umfangs- og innihaldslýsingu" fyrir safn. Notaðu aðeins það sem er innifalið í því efni sem fylgir; BÆTTU við efni, dagsetningu eða einstaklingi sem er ekki í safninu. Merktu við allar staðreyndir sem þú ert ekki viss um [þarf staðfestingu]. Efni: [hér]
2) Ævisaga/stofnanasaga (stýrt):
Hér að neðan eru STÖRFÐAR athugasemdir um [manneskju/stofnun]. Skrifaðu stutta yfirlit yfir sögu sem byggir AÐEINS á þessum athugasemdum. EKKI BÆTA við neinum dagsetningum, viðburðum eða titlum sem eru ekki í glósunum; Ekki bæta við almennum „þekkingar“ upplýsingum. Skildu rýmin eftir [engar upplýsingar]. Athugasemdir: [hér]
3) Leiðbeiningar rannsóknaraðila:
Spurning rannsakanda: [spurning]. EKKI gefa beint málefnalegt svar við þessari spurningu. Þess í stað: (1) stingdu upp á 1-2 spurningum sem skýra spurninguna, (2) segðu honum hvaða TEGUND safns/skjals hann ætti að skoða, (3) stingdu upp á hvaða hugtökum hann gæti leitað í vörulistanum. Ekki gera tilbúna tilvísun.
4) Drög að algengum svörum:
Hér að neðan eru STAÐFÖRÐ upplýsingablöð úr skjalasafni okkar. Byggt á þessum athugasemdum, gerðu drög að svari við eftirfarandi algengu spurningu: [spurning]. Bætir við upplýsingum sem eru ekki í athugasemdunum; [merktu við] merktu þar sem þú ert ekki viss. Í lok svarsins beinirðu rannsakandanum að viðkomandi safni. Athugasemdir: [hér]
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik:
Skrifaðu yfirgripsmikið hjálpargögn fyrir þetta safn, þar á meðal sögu.
„Víðtæk“ og „meðtalin saga“ ýta á gervigreindina til að fara út fyrir tiltekið efni og bæta við tilbúnum upplýsingum um stofnunina/manneskjuna.
Sterkur:
Skrifaðu útlínur leitarhjálparinnar BYGGJAÐ á eftirfarandi kassalistum og staðfestum söguskýringum: umfang-innihald og útlitshluta. Ekki taka með neinar staðreyndir sem ekki eru innifaldar í uppgefnu efni; Notaðu aðeins staðfestar athugasemdir í sögunni, skildu eftir autt [engar upplýsingar]. Merktu við allar vafasamar staðreyndir [þarf að staðfesta]. Efni: [hér]
Munurinn: Fylgni við tiltekið efni, bann við tilbúningi, varðveisla bila og sannprófunarmerkja gera leiðarann áreiðanlegan.
Algeng mistök
- Að skilja söguna eftir „almennri þekkingu“ á gervigreindinni. Þessi hluti er viðkvæmastur fyrir ofskynjunum; ætti aðeins að byggja á staðfestum athugasemdum.
- Að gefa beinar staðreyndir í tilvísuninni. Gervigreind ætti að leiðbeina rannsakanda, ekki koma í stað upprunans.
- Framhjá aðgangstakmörkunum. Trúnaðar-/höfundarréttartakmörkuð skjöl ættu að vera merkt í skránni.
- Stingur upp á tilbúinni tilvísun. Óstaðfest tilvísun í vörulistanum verður ekki veitt rannsakanda.
- Birta drögin án samþykkis. Endanleg leiðarvísir er samþykktur af skjalaverði.
Í stuttu máli
Aðgangur að skjalasafni og tilvísunarþjónusta er frjósamt svið þar sem gervigreind flýtir fyrir gerð lýsingarverkfæra og styður leiðbeiningar vísindamanna. En ævisaga/stofnanasagan er miðpunktur ofskynjunarinnar og í tilvísunarþjónustunni ætti gervigreind ekki að gefa staðreyndir, heldur beina til upprunans. Byggðu handbókina eingöngu á auðkenndu efni, varðveittu eyður, merktu aðgangstakmarkanir og leyfðu skjalavarða lokasamþykki. AI gerir drög að korti af safninu; Skjalasafnið ber ábyrgð á nákvæmni þess korts.
Umsóknarverkefni
Taktu kassa/skráalista yfir safn (raunverulegt eða sýnishorn) og biddu gervigreindina um útlínur með sniðmátinu „umfangs- og innihaldsskýrslu“; Athugaðu hvort það fari út fyrir tiltekið efni. Keyrðu síðan „ævisögulega sögu“ sniðmátið fyrir einstakling/stofnun með aðeins staðfestum athugasemdum og athugaðu hvort gervigreindin reynir að passa í eyðurnar. Að lokum skaltu vinna úr rannsóknarspurningu með sniðmátinu „rannsóknarstefnu“.
gátlisti
- [ ] Ég hef eingöngu byggt leiðbeiningarnar á uppgefnu/staðfestu efni.
- [ ] Ég hef sjálfstætt staðfest hverja dagsetningu og nafn í sögunni.
- [ ] Ég merkti aðgangstakmarkanir (næði/höfundarrétt) í handbókinni.
- [ ] Í stað þess að gefa upp staðreyndir í tilvísuninni beindi ég þér að heimildinni.
- [ ] Ég lagði fram lokaleiðbeiningarnar til samþykkis skjalavarðar.