Hagnaður:
- Geta til að framleiða lýsigagnadrög í samræmi við staðla eins og ISAD(G) eða Dublin Core með gervigreind
- Hæfni til að koma í veg fyrir ofskynjanir og kortleggja hugtök efnis í stýrðan orðaforða með leyfi auðu
- Geta til að greina hvaða sviðum, svo sem dagsetningu, persónunafn og tilvísunarkóða, krefjast samþykkis manna og hver ætti aðeins að vera úthlutað af stofnuninni
Skjalasafn eða bókasafn, sama hversu ríkt það er, er ekki hægt að finna nema það sé vel skilgreint. Það sem gerir skjal „finnanlegt“ eru lýsandi upplýsingar um það: hver skrifaði það, hvenær, hvar, hvert efni þess er, hvaða safni það tilheyrir. Þessar upplýsingar eru kallaðar lýsigögn (lýsigögn — lýsandi gögn um skjal; „gögn um gögn“). Skráning er ferlið við að auðkenna skjöl með þessum lýsigögnum og vista þau í leitarhæfu kerfi. Flokkun er að skipuleggja skjöl eftir viðmiðum eins og efni, gerð eða uppruna.
Að búa til lýsigögn er ákaflega tímafrek; Það getur tekið mörg ár að slá inn upplýsingar um dagsetningu, efni, persónu og stað hver fyrir sig fyrir þúsundir skjala í stórum söfnum. AI er sterkur dráttarframleiðandi í þessum bransa. Í þessari einingu munum við sjá hvernig á að búa til lýsigögn með gervigreind, flokkun í samræmi við staðla (ISAD(G), Dublin Core), og bæði kraft og gildrur sjálfvirkrar flokkunar.
Skjalasafnsstaðlar: hvers vegna þeirra er þörf
Lýsigögn eru ekki færð inn af handahófi; Það eru til alþjóðlegir staðlar svo að skrár frá mismunandi stofnunum geti talað saman:
- ISAD(G) (General International Standard Archival Description): Reglur um að lýsa skjalagögnum stigveldislega (á sjóðs-, flokks-, skráar-, skjalastigi). Það inniheldur reiti eins og tilvísunarkóða, titil, dagsetningu, umfang, skapari.
- Dublin Core: Sameiginlegur staðall sem samanstendur af 15 kjarnasviðum til að lýsa stafrænum auðlindum (titill, skapari, efni, dagsetning, tegund, snið, uppruna, tungumál osfrv.).
- Fonds: Safn skráa sem myndast náttúrulega vegna athafna eins einstaklings, fjölskyldu eða stofnunar. Það er grunnskipulagseining skjalavörslu.
- Uppruni (uppruni): Upplýsingar um frá hverjum skjal kemur og hvaða hönd það fór í gegnum. Í skjalavörslu er skjölum haldið saman eftir uppruna þeirra.
Með því að tilgreina markstaðalinn sérstaklega þegar gervigreindin framleiðir lýsigögn tryggir það að úttakið sé beint inn í fyrirtækið.
Annað lykilhugtak er heimildarskrá - skrá sem skilgreinir eitt, staðlað, samþykkt form nafns einstaklings, staðar eða stofnunar. Í sögulegum skjölum getur sami einstaklingur eða staður komið fram með mismunandi stafsetningu; Yfirvaldsskráin bindur þau öll á eitt samþykkt snið svo þau dreifist ekki í leitinni. AI stingur upp á nöfnum úr skjali; en að kortleggja þetta nafn við staðlað form í heimildarskrá er mannleg vinna. Að tengja það sem gervigreindin segir „Ahmed“ við „Ahmed Bey (1840-1912)“ í heimildarskrá stofnunarinnar viðheldur samræmi vörulistans.
Verkflæði: skref fyrir skref
1. Undirbúðu heimildina. Safnaðu afriti eða mynd af skjalinu og hvers kyns samhengisupplýsingum.
2. Þekkja staðalinn og svæði. Segðu gervigreindinni hvaða staðal (ISAD(G), Dublin Core) og samkvæmt hvaða sviðum það mun framleiða framleiðslu.
3. Búðu til drög að lýsigögnum. AI fyllir út reiti sem hægt er að draga úr skjalinu (dagsetning, manneskja, staður, efni, tungumál, tegund); Það skilur eftir auð svæðin sem það getur ekki fjarlægt.
4. Kort yfir stýrðan orðaforða. Efnis- og örnefni eru ekki ókeypis í flestum stofnunum heldur eru þau bundin við fyrirfram skilgreindan lista (stýrður orðaforði / samheitaorðabók). Kortaðu efnisskilmálana sem gervigreindin leggur til við þennan lista.
5. Staðfestu og staðfestu. Hvert svæði, sérstaklega dagsetning, nafn og efni, er borið saman af mönnum við skjöl og heimildir.
Ábending: Gefðu gervigreindinni beinlínis leyfi til að „skilja eftir autt“. Annars mun það „giska á“ fylla út dagsetningu eða skapara sem er ekki í skjalinu og setja fölsuð lýsigögn inn í vörulistann þinn. Leiðbeiningin „Leyfðu þennan reit eftir auðan ef hann er ekki í skjalinu“ er sterkasti skjöldurinn gegn ofskynjunum.
Reitir og trauststig í töflu
Lýsigagnareitur
Hversu áreiðanlegt er gervigreind?
sannprófun
tungumál
hátt
sýnishorn
Skjaltegund
meðalhár
stjórna
Persónu-/örnefni
Miðlungs (lesvilla)
skylda
dagsetningu
Lítið-miðlungs (hætta á tilbúningi)
skylda
Efnisskilmálar
Miðlungs (frjáls framleiðsla)
Kort að gátlista
Umfang/samantekt
meðalhár
Bera saman við heimild
Tilvísunarkóði
Engin (stofnunin gefur)
mannaköst
Samantekt: gervigreind er hröð og áreiðanleg á sviðum eins og tungumáli og tegund; býr til drög á sviðum eins og dagsetningu, nafni og efni, en samþykki manna er krafist; Gervigreind framleiðir aldrei stofnanasvið eins og tilvísunarkóða.
þrjú smámál
Tilfelli 1 — Drög að lýsigögnum fyrir 8.000 myndir. Borgarskjalasafn var að skrá 8.000 sögulegar ljósmyndir. Glósurnar á bakhlið hverrar myndar voru afritaðar og gefnar gervigreindinni; AI mynduð dagsetning, staðsetning og efnisatriði. Mannateymið staðfesti það reit fyrir reit og kortlagði það á stjórnaða listann. Áætlað 10 mánaða starf var stytt niður í 3 mánuði; en sérhver dagsetning og örnefni voru skoðuð sjónrænt.
Mál 2 - Tilbúin saga. Skjalavörður lét AI skrá ódagsett bréf. YZ skoðaði innihald bréfsins og skrifaði dagsetninguna „1912“ nákvæmlega. Hins vegar var engin dagsetning í skjalinu; AI spáð. Ef skjalavörður hefði ekki bætt við leiðbeiningunum „skiljið eftir autt ef það er ekki í skjalinu“, hefði vörulistinn verið fylltur með tilbúinni dagsetningu. Kennsla: autt leyfi er skylt.
Mál 3 - Frjáls efnisskilmálar ollu ruglingi. AI úthlutaði svipuðum en mismunandi frjálsum hugtökum eins og "innflytjendamál", "innflytjendamál", "uppgjör" á svipuð skjöl. Þegar það var ekki kortlagt í stýrðan orðaforða var sama efni merkt með þremur mismunandi hugtökum og dreift í leitinni. Samræmi náðist með því að kortleggja hugtökin í einn heimildalista. Lexía: efnisskilmálar eru ekki gefnir út, þeir eru tengdir við listann.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Dublin Core útlínur:
Dragðu Dublin Core lýsigagnauppkastið út úr skjalafrituninni hér að neðan. Reitir: Titill, Höfundur, Efni, Lýsing, Dagsetning, Tegund, Tungumál, Umfang (staðsetning/tímabil). Reglur: (1) Notaðu aðeins upplýsingar skýrar í textanum. (2) Skildu eftir reitinn sem er ekki í textanum AUTUR, ekki giska. (3) Merktu gildið sem þú ert ekki viss um með [?]. Uppskrift: [hér]
2) ISAD(G) drög að skilgreiningu:
Búðu til drög fyrir eftirfarandi skjal í ISAD(G) sviðum: Titill, Dagsetning(ir), Lýsingarstig (skjal/skrá), Umfang og innihald (stutt samantekt), Höfundur, Tungumál. Skildu eftir tilvísunarkóðann BLANK (stofnunin gefur hann upp). Ekki bæta við neinum upplýsingum sem eru ekki í textanum; Skildu eftir auðan reit sem ekki er til. Skjal: [hér]
3) Tillaga að efnisorði (stýrt):
Stingdu upp á 3-5 efnisorðum sem passa við skjalið hér að neðan. Fyrst skaltu treysta á staðreyndir í skjalinu. Hér að neðan er stýrður hugtakalisti stofnunarinnar okkar; Í fyrsta lagi skaltu velja það af þessum lista, ef það er ekki á listanum skaltu merkja nýja hugtakstillögu þína sérstaklega. Listi: [skilmálar]. Skjal: [hér]
4) Magnsamkvæmniskoðun:
Hér að neðan eru lýsigagnaskrár fyrir skjöl úr sama safni. Fánaósamræmi: skrár sem stafa sama stað/manneskju á annan hátt, mismunandi dagsetningarsnið, mismunandi hugtök fyrir sama efni. Leiðrétting ÁKÆRING; Búðu bara til lista yfir ósamræmi sem manneskjan getur skoðað. Skrár: [hér]
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik:
Búðu til fullkomna vörulista fyrir þetta skjal.
„Algjör“ leiðbeiningin ýtir gervigreindinni til að fylla út hvert rými, þ.e.a.s. finna upp sögu og höfunda sem eru ekki til.
Sterkur:
Dublin Core er samin fyrir þetta skjal. Notaðu aðeins upplýsingar sem eru greinilega innifaldar í umrituninni; skildu reitinn sem ekki er til auður, ekki giska.Veldu efnisorð af þessum stýrða lista: [listi]. Merktu dagsetningu og persónunöfn með [?] svo ég geti staðfest það með skjalinu. Uppskrift: [hér]
Mismunur: „Leyfi autt“ leyfi í stað „heilsu“ útgáfu, stýrð fylgni við lista og staðfestingarmerki vernda vörulistann frá tilbúningi.
Algeng mistök
- Það þýðir "fylltu það alveg". Þetta leiðir til þess að reitir sem ekki eru til passa; Gefa skal leyfi fyrir „skila auðu“.
- Gefa út efnisskilmála. Hugtök sem falla ekki í stýrðan orðaforða munu trufla leitina.
- Að hafa gervigreind spá fyrir um sögu. Að færa tilbúna dagsetningu inn í ódagsett skjal mengar vörulistann.
- Að hafa tilvísunarkóðann sem er búinn til af gervigreind. Þetta er fyrirtæki, einstakt rými; fólk kastar.
- Ekki tilgreint staðalinn. Ef staðallinn er ekki nefndur verður úttakið sóðaleg uppkast sem ekki er hægt að setja inn á stofnunina.
Í stuttu máli
Lýsigögn og skráning eru ósýnilegir innviðir sem opna skjalasafnið fyrir rannsakanda og það krefst mikillar fyrirhafnar. Frá umrituninni framleiðir gervigreind hraða útlínur fyrir svið eins og dagsetningu, persónu, stað, viðfangsefni og tegund; Það getur unnið samkvæmt stöðlum eins og ISAD(G) eða Dublin Core. En þrýstingurinn til að „fylla alveg út“ ýtir gervigreindinni til að gera upp hlutina; „Leyfi autt“ leyfi, kortlagning yfir í stýrðan orðaforða og mannleg staðfesting á dagsetningum/nöfnum halda vörulistanum áreiðanlegum. AI undirbýr uppkastið; Þú berð ábyrgð á nákvæmni vörulistans.
Umsóknarverkefni
Taktu uppskrift skjala og biðja um lýsigögn frá gervigreindinni með „Dublin Core draft“ sniðmátinu; Athugaðu að það skilji eftir auða reiti sem ekki eru til. Keyrðu síðan sniðmátið „tillögu um hugtak“ með þínum eigin (eða sýnishorni) gátlista. Að lokum, prófaðu nokkrar færslur með „magnsamkvæmniskoðun“. Athugaðu hversu marga reiti gervigreindin reynir að fylla út með spá og hversu mörg efnishugtök þarf að kortleggja á listann.
gátlisti
- [ ] Ég hef tekið skýrt fram markmiðsstaðalinn (ISAD(G)/Dublin Core).
- [ ] Ég gaf leyfið „Leyfðu auðan reit autt“.
- [ ] Ég kortlagði efnishugtökin á stjórnaða listann.
- [ ] Ég staðfesti dagsetningu og persónunöfn með skjalinu/yfirvaldsskránni.
- [ ] Ég skildi tilvísunarkóðann eftir til stofnunarinnar, ekki AI.