Hagnaður:
- Hæfni til að búa til kynningarramma og umræðuatriði sem henta lesandanum og tilgangi, aðgreina staðreyndir og tillögur, með BLUF meginreglunni.
- Geta til að stilla diplómatískan tónstyrk í samræmi við stefnumótandi ásetning og leiðrétta sjálfgefinn tón gervigreindar
- Geta til að sannreyna hverja mynd og tilvitnun með því að tengja hana við upprunann og viðhalda heiðarleika og endanlega undirskrift kynningarfundarins.
Áður en ráðherra hittir viðmælanda leggur hann fram tveggja blaðsíðna kynningarfund; Sendiherra skrifar niður ræðuskýringar sínar á undan því sem hann mun segja á leiðtogafundi; Áður en hann fer inn á fund þarf sendinefndaforingi stutt blað með „spjallpunktum“ — punktalista yfir helstu skilaboðin sem á að koma á framfæri í samtali. Þessi skjöl eru daglegur eldsneyti diplómatíu: þau verða að upplýsa þá sem taka ákvarðanir fljótt, nákvæmlega og í réttu hlutfalli. Í þessari einingu muntu læra hvernig á að semja kynningar- eða ræðuskýrslu fljótt og vel með gervigreind; en þú munt læra hvernig á að halda tóninum, boðskapnum og endanlegri ábyrgð.
Byrjum á skilgreiningu: kynningarfundur er skjal sem á hnitmiðuðu og skipulögðu sniði veitir þeim sem taka ákvarðanir það efni sem þarf til að taka ákvörðun eða ræðu um tiltekið málefni. Góð kynning er stutt, segir það mikilvægasta fyrst, skilur staðreyndir frá ráðleggingum og virðir tíma lesandans. AI framleiðir fljótt beinagrind og fyrstu drög að þessu skjali; En það er undir þér komið að ákveða hvað á að draga fram, hvaða tón á að nota og hvaða ráð þú átt að gefa.
Skref fyrir skref: setja upp kynningarfund
1. Skilgreindu lesandann og tilgang. Fyrir hverja er kynningarfundurinn? (ráðherra eða tækninefnd?) Til hvers? (Að ákveða eða undirbúa viðtal?) Þetta setur tóninn og dýptina. Kynningarfundur ráðherra er stuttur og stefnumarkandi; Athugasemd tækninefndar getur verið ítarleg.
2. Settu upp öfugan pýramída. Diplómatísk kynningarfundur er venjulega skrifuð út frá BLUF (neðri línunni framan) meginreglunni: Fyrsta málsgreinin gefur „kjarnann“, restin er smáatriði. Upptekinn ákvörðunaraðili ætti að fá aðalskilaboðin þó hann lesi aðeins fyrstu línurnar.
3. Þekkja hlutana. Dæmigerð kynningarfundur samanstendur af eftirfarandi köflum: (a) Samantekt/BLUF, (b) Bakgrunnur/samhengi, (c) Núverandi staða, (d) Staða/hagsmunir okkar, (e) Möguleg staða viðmælanda, (f) Tillögur/viðræður. AI getur framleitt þessa beinagrind samstundis.
4. Aðskilja staðreynd frá ráðgjöf. Í kynningarfundinum ætti að vera skýr greinarmunur á „þetta er staðan“ (staðreynd) og „þetta eru tilmæli okkar“ (tilmæli). Sá sem tekur ákvörðun verður að sjá hvað er sönnunargögn og hver er tillaga þín.
5. Búðu til umræðupunkta. Skilaboðin sem eiga að segja á fundi eru skrifuð í stuttum, skýrum og eftirminnilegum atriðum. Að auki eru útbúin möguleg svör (viðbragðslínur - tilbúin svör við hugsanlegum andmælum) eins og "Ef viðmælandi segir þetta segjum við þetta". Gervigreind er góð í að endurtaka þessar aðstæður.
6. Stilltu og staðfestu tón. Diplómatískt tungumál er mælt: hvorki of harkalegt né of mjúkt. Tengdu hverja staðreynd við heimildina, leiðréttu tóninn sjálfur og skrifaðu sjálfur undir lokatextann.
Ábending: Skrifaðu sjálfur fyrstu setningu kynningarfundarins. Opnunin sem gervigreindin framleiðir er oft almenn og árangurslaus. Að tjá mikilvægustu skilaboðin sjálfur í einni, kraftmikilli setningu og fylla út restina með gervigreind er bæði hratt og áhrifaríkt.
Diplómatískt tungumál og mælikvarði
Orð hafa vægi í diplómatíu. Það er lúmskur en mikilvægur munur á orðunum „við höfum áhyggjur“, „við höfum áhyggjur“, „við fordæmum“, „við fordæmum harðlega“ og rangt valið orð getur sent óæskileg skilaboð. AI getur ekki alltaf náð þessum blæbrigðum rétt; Hann skrifar á almennu máli. Þannig að þú stillir diplómatíska styrkleikakvarðann (stig hörku tónsins).
Auk þess ætti kynningarfundurinn að vera hlutlaus og heiðarlegur. Það er hlutverk sérfræðingsins að segja þeim sem taka ákvarðanir hvað hann þarf að vita, ekki bara hvað hann vill heyra. Gervigreindin gæti haft tilhneigingu til að gefa „fínt“ svar við spurningunni; Þú veitir heiðarleikann til að hafa truflandi en nákvæmar upplýsingar í kynningarfundinum.
Varúð: Sérhver setning í kynningarfundi má segja upphátt í samtali eða vera grundvöllur ákvörðunar ef þörf krefur. Allar staðreyndir framleiddar af gervigreind ættu ekki að fara í kynningarfundinn án þess að skoða uppruna hennar. Rangt númer eða tilbúin tilvitnun setur þann sem tekur ákvarðanir í erfiða aðstöðu á fundi.
þrjú smámál
Tilfelli 1 - Beinagrindin náði hraða. Skrifari þurfti að undirbúa kynningarfund fyrir fund ráðherra eftir 2 klst. YZ dró BLUF, bakgrunn og talpunkta beinagrind úr 9 opnum skjölum sem það safnaði á 10 mínútum; Afgreiðslumaðurinn eyddi þeim tíma sem eftir var í að sannreyna staðreyndir og gefa tóninn. Kynningarfundurinn kom á réttum tíma.
Tilfelli 2 — Tónleiðrétting afstýrði kreppu. Í drögum að yfirlýsingu notaði gervigreind hugtök eins og „óviðunandi“ og „við höfnum eindregið“. Háttsetti stjórnarerindreki vissi að sá tónn sem óskað var eftir var „við fylgjumst með áhyggjum“ og mildaði tungumálið til að þrengja ekki á sambandinu á því stigi. Lagaði sjálfgefna hörku gervigreindar.
Mál 3 - Fölsuð mynd var gripin. „Tvíhliða viðskiptamagn jókst um 23% á síðasta ári,“ skrifaði YZ í kynningaruppkasti. Sérfræðingurinn skoðaði upprunann: Raunveruleg tala var 12% og gervigreindin hafði gert það upp. Úthlutunarskrefið kom í veg fyrir að ráðherra gæti vitnað í ranga tölu á fundinum.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Kynningarrammi:
Hlutverk þitt: háttsettur sérfræðingur í diplómatískum bréfaskiptum. Búðu til beinagrind af viðtalsfundi fyrir [ráðherra] byggða á opnum athugasemdum hér að neðan. Hlutar: (1) BLUF/samantekt (ein málsgrein), (2) Bakgrunnur, (3) Núverandi staða, (4) Hagsmunir okkar, (5) Möguleg staða viðmælanda, (6) Umræðuatriði. Tilgreindu heimildina fyrir hverja staðreynd. Merktu staðreyndina og tillöguna sérstaklega. Athugasemdir: [hér]
2) Spjallpunktar + viðbragðslínur:
Gerðu drög að 5 umræðum (stuttum, skýrum skilaboðum) fyrir eftirfarandi efni. Leggðu síðan til „viðbragðslínu“ (mælt svar) fyrir hverja af 3 mögulegum andmælum sem viðmælandi kann að hafa. Notaðu diplómatískt og yfirvegað mál; forðast of harðar eða skuldbindingar sem innihalda yfirlýsingar. Efni: [hér]
3) Tónastilling:
Endurskrifaðu eftirfarandi málsgrein í [til að velja: hlutlaus / kvíðinn / ákveðinn / ákveðinn] tón. Haltu sömu staðreyndum, stilltu bara diplómatískan styrk. Gefðu mér þrjár útgáfur: einn tónn upp, sá sami, einn tónn niður. Málsgrein: [hér]
4) Skammstöfun kynningar:
Minnka eftirfarandi 3 blaðsíðna athugasemd í eina síðu fyrir ráðherrann. Látum BLUF málsgreinina koma fyrst. Haltu aðeins þeim staðreyndum sem nauðsynlegar eru fyrir ákvörðunina, slepptu smáatriðum, en ekki breyta eða búa til neinar staðreyndir. Skráðu mikilvæg atriði sem sleppt hefur verið sérstaklega í "viðaukum". Athugið: [hér]
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Skrifaðu greinargerð um þetta fyrir ráðherra.
Lesandi, tilgangur, heimild og tónn eru óljós. gervigreind framleiðir almennan texta sem er óheimilt með tónum af handahófi; ruglar saman staðreynd og tillögu.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: diplómatískur leiðbeinandi. Lesari: Utanríkisráðherra. Tilgangur: Undirbúningur fyrir tvíhliða fundinn eftir 2 klst. Heimild: opinn uppspretta athugasemd hér að neðan7 (dagsett). Tónn: mældur, ákveðinn en ekki ögrandi. Uppbygging: BLUF í fyrstu málsgrein; Síðan aðdragandinn, ástandið, hagsmunir okkar, staða viðmælanda, 5 talmál. Tengdu hverja staðreynd við heimildina, sýndu staðreyndina og tillöguna sérstaklega, ekki búa til neinar tölur. Athugasemdir: [hér]
Munurinn er skýr: lesandi, tilgangur, uppspretta, tónn, uppbygging og sannprófunarþvingun gera stutta grein nothæfan.
Tafla yfir kynningarhluta
kafla
Tilgangur
Hlutverk gervigreindar
ákvörðun mannsins
BLUF/Samantekt
Að setja það mikilvægasta í fyrsta sæti
drög að tillögu
Val á aðalskilaboðum
bakgrunni
gefa samhengi
Samantekt
Að velja rétt samhengi
núverandi ástandi
Núverandi tafla
Klippingu
sannprófun
Hagsmunir okkar
skýra stöðuna
—
aðeins mannlegt
Umræðuatriði
Samtal skilaboð
drög að framleiðslu
Tónn, ákvörðun, undirskrift
Algeng mistök
- Að rugla saman staðreynd og tillögu. Sá sem tekur ákvörðun verður að sjá hvað er sönnunargögn og hvað er ráð.
- Skilur tóninn eftir gervigreindinni. Ef diplómatísk styrkleiki er rangt stilltur gefur það óæskileg skilaboð.
- Setja inn númerið og tilvitnunina án þess að staðfesta það. Rangt númer setur ákvörðunaraðila í vandræðum á fundinum.
- Langur og sóðalegur kynningarfundur. BLUF og stuttleiki eru nauðsynleg fyrir upptekinn lesanda.
- Skrifaðu bara það sem þú vilt heyra. Starf sérfræðingsins er að veita truflandi en nákvæmar upplýsingar.
Í stuttu máli
Við kynningar- og minnisgerðarundirbúning er gervigreind öflugur aðstoðarmaður sem framleiðir fljótt beinagrindur, fyrstu drög og atburðarás fyrir talpunkt/viðbragðslínu. En með BLUF tilheyrir valið á aðalboðskapnum, diplómatíska tóninum, greinarmunurinn á staðreyndum og ábendingum, heiðarleiki og endanleg undirskrift sérfræðingsins. Starfa gervigreind með skýrum lesanda, tilgangi, uppruna og tónatakmörkunum; sannreyna hverja staðreynd; Settu fyrstu setninguna og síðasta orðið sjálfur.
Umsóknarverkefni
Veldu ímyndaða tvíhliða fundaratburðarás og safnaðu 6-8 opnum athugasemdum. Fáðu útlínur með sniðmátinu „skýrslubeinagrind“ og búðu til samtalsskilaboðin með sniðmátinu „talpunktur + viðbragðslínur“. Berðu saman þrjár tónaútgáfur málsgreinar við sniðmátið „tónstilling“ og veldu rétta. Staðfestu allar tölur og tilvitnanir með því að tengja þær við upprunann.
gátlisti
- [ ] Ég skilgreindi lesandann, tilganginn og tóninn frá upphafi.
- [ ] BLUF/I setti samantektina í byrjun.
- [ ] Ég sýndi staðreyndina og tillöguna sérstaklega.
- [ ] Ég hef fengið og sannreynt hverja tölu og tilvitnun.
- [ ] Ég gaf diplómatískan tón að eigin geðþótta og skrifaði undir textann.