Hagnaður:
- Það dregur út beiðnina og tímalengd úr innkominni beiðni og framleiðir formlega rétt svardrög með gervigreind.
- Það lagar sama efni að mismunandi viðmælendum eins og undireiningum, borgurum og æðri yfirvöldum í viðeigandi stíl og viðheldur heilleika efnisins.
- Það athugar formlegar reglur um bréfaskipti og grípur öll skilyrði eða undantekningar sem gervigreindin sleppir við einföldun.
Tungumál opinberrar stjórnsýslu er ritun. Undirskriftasöfnun, útgefið svar, samþykki, samþykki, fundargerðir, kynningarbréf, tilkynning, dreifibréf, innri bréfaskipti... Verulegur hluti af degi opinbers starfsmanns fer í lestur og gerð texta. Þessir textar hafa bæði lagalegt gildi og strangt form: opinberar bréfaskipti (bréfaskipti milli opinberra stofnana og borgara samkvæmt ákveðnum málsmeðferðar- og formreglum; stjórnað í Türkiye af "Reglugerð um málsmeðferð og meginreglur sem beita skal í opinberum bréfaskiptum") krefjast ákveðins titils, númers, dagsetningar, heimilisfangs, efnis, áhugasviðs og undirskriftarþátta. Hér sparar gervigreind þér tíma með því að taka yfir þetta endurtekna stílverk og fyrstu uppkast; En lagalegt innihald, rökstuðningur og lokaútgáfa textans eru á þína ábyrgð.
Í þessari einingu muntu sjá hvernig hægt er að flýta fyrir öllu bréfaflæðinu við gervigreind, frá því að skilja beiðni sem berast til að búa til drög að svarbréfinu, frá því að athuga hvort farið sé að opinberu sniði til tungumáls og stíls, frá hreinsun persónuupplýsinga til lokalesturs fyrir samþykki.
Skilningur á innkomnum texta: samantekt og eftirspurnarútdráttur
Þegar löng og sóðaleg beiðni berst er það fyrsta sem þarf að gera að skilja vel hvers borgarinn krefst. Borgarar grafa oft hina raunverulegu eftirspurn í miðjum textanum þegar þeir útskýra vandamál sín; stundum eru margar beiðnir. Gervigreind er öflug hér: hún dregur saman textann, setur beiðnirnar í skot, bendir á hvaða einingu það varðar og merkir upplýsingar sem vantar ef einhverjar eru.
En varist: gervigreind getur stundum „uppfyllt“ beiðni sem er ekki í textanum eða sleppt beiðni. Berðu því alltaf útgefinn kröfulista saman við upphaflega beiðnina.
Ábending: Þegar þú biður um samantekt skaltu biðja AI um regluna "fjarlægðu aðeins beiðnir sem eru greinilega skrifaðar í textann, ekki draga ályktanir, bæta við beiðnum sem eru ekki til." Þannig dregur þú úr hættu á uppspuni.
Drög að svartexta: form + innihald
Svarritun samanstendur af tveimur lögum: form (fyrirsagnir, heimilisfang, áhugamál, tungumál, lokun) og innihald (lögfræðilegt og stjórnsýslulegt svar við beiðninni). AI getur framleitt formið næstum fullkomlega vegna þess að þetta mynstur er skýrt. Það framleiðir einnig innihaldið sem uppkast; en sérhver lagastoð í efninu - lög, reglugerð, frestur, gjald - krefst sannprófunar (sjá einingar 1 og 4). Notaðu gervigreind af fullu öryggi sem sniðframleiðandi og í drög-og-staðfestingarham sem efnisframleiðandi.
Skref fyrir skref bréfaskipti
- Dragðu saman textann sem kemur inn og dragðu út beiðnina (framleiðsla bönnuð, trú upprunanum).
- Tilgreina viðeigandi löggjöf og innri málsmeðferð (á að sannreyna).
- Búðu til drög að svari (formlegt snið + látlaust en formlegt tungumál).
- Athugaðu persónuupplýsingar og trúnaðarupplýsingar (skrifa óþarfa gögn).
- Fylgdu sniðinu og tungumálatékklistanum (heimilisfang, áhugamál, dagsetning, staður undirskriftar).
- Staðfestu lagalegt samhengi og skýrðu rökstuðning.
- Senda til umsjónarmanns til samþykkis; Tilkynna eftir samþykki.
þrjú smámál
Mál 1 — Vinnuálag minnkaði. Embættismaður í héraðsstjórn var að útbúa að meðaltali 22 svarbréf á dag; hver tók ~25 mínútur. Með því að afhenda gervigreindinni sniðið og fyrstu uppkastið og einblína eingöngu á innihald og sannprófun, var tími á hverja færslu stytt í 9 mínútur; Lögreglumaðurinn helgaði þeim tíma sem hann sparaði í andmælaskjölin sem bíða.
Mál 2 — Sleppt beiðni tekin. Í langri beiðni óskaði borgarinn bæði eftir skipulagsstöðu og endurgreiðslu gjalds. Í fyrstu myndi yfirmaðurinn aðeins bregðast við skipulagsbeiðninni; Þegar kröfulisti YZ gaf út seinni beiðnina var báðum svarað í einu bréfi og borgarinn þurfti ekki að sækja um í annað sinn.
Tilfelli 3 - Persónuverndarvillu afstýrt. Í drögum að svari hafði gervigreind að óþörfu tekið heilsufarsupplýsingar þriðja aðila inn í skrána. Það var tekið eftir því og það fjarlægt við forsamþykkisathugunina. Lexía: drögin geta innihaldið persónulegar upplýsingar sem ekki skipta máli; Gagnahreinsun er nauðsynleg fyrir samþykki.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Samantekt á beiðni og kröfuútdráttur:
Þitt hlutverk: ritstjórnarfræðingur. Vinndu með beiðnina hér að neðan: (1) 3-4 setningar samantekt, (2) skráðu atriði fyrir atriði AÐEINS beiðnir sem eru skýrt skrifaðar í textann (ekki gera ályktanir, bæta við beiðnum), (3) benda á hvaða einingu/löggjöf það varðar (á að sannreyna), (4) merktu við ef upplýsingar vantar/óljósar. BÓKN: [líma texta]
2) Drög að svari (opinbert form):
Hlutverk þitt: opinber sérfræðingur í bréfaskiptum. Búðu til DRÖG að svari við eftirfarandi beiðni í samræmi við formlegan bréfastíl: áhugamál, viðfangsefni, meginmál (beiðni - grundvöllur - niðurstaða), lokun. Hafðu tungumálið formlegt en einfalt. Skrifaðu „[á að staðfesta]“ við hvern lagagrundvöll. Skrifaðu raunverulegar persónuupplýsingar, skiptu út fyrir [PERSON]/[IDENTITY]. BEIÐSLA: [yfirlit] SAMhengi: [innri málsmeðferð/löggjöf]
3) Snið og tungumálastjórnun:
Athugaðu drög að opinbera bréfinu hér að neðan og gefðu upp lista: (1) sniðþætti sem vantar (áhugamál, efni, dagsetning/númer staðsetning, undirskrift), (2) orðatiltæki sem stangast á við opinbert tungumál, (3) óljósar/mótsagnakenndar setningar, (4) óþarfa persónuupplýsingar. Ekki endurskrifa textann, gefðu bara lista yfir leiðréttingar. DRÖG: [texti]
4) Mýkjandi tón (neikvætt svar):
Endurskrifaðu eftirfarandi höfnun/neikvæðu svar á virðulegu og lýsandi tungumáli sem móðgar ekki borgarann, ÁN Breyta lagalegu innihaldi og rökstuðningi. Tilgreindu andmælarétt þinn og tímalengd hans með athugasemdinni [á að staðfesta]. TEXTI: [drög að neikvætt svar]
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik: "Svaraðu þessari beiðni."
Güçlü: "Hlutverkið er opinberi bréfaskiptasérfræðingurinn. Fyrst skaltu útskýra beiðnirnar í beiðninni, lið fyrir lið, án þess að draga neinar ályktanir. Síðan skaltu búa til drög að svari í samræmi við opinbera bréfaskiptasniðið; koma á skipulagi hagsmuna-viðfangs-stofunnar, hafa tungumálið formlegt en einfalt. Bættu við "[á að staðfesta]" við hvern lagalegan grundvöll, [Gerðu auðkenni] fyrir endann. samþykki yfirmanns." "Búðu til lista yfir 5 atriði sem ég ætti að athuga áður en ég sendi inn."
Mismunur: öflugar boðkeðjur biðja um ályktun, snið, staðfestingu, friðhelgi einkalífs og fullyrðingarstýringu í einu flæði; Úttakið er drög sem hægt er að endurskoða beint.
Hversu áreiðanleg er gervigreind í hvaða bréfaviðskiptum?
viðskipti
AI traust
ath
Formlegt form (áhyggjuefni, umræðuefni, lokun)
hátt
Mynstrið er skýrt
Mál einföldun/tónn
hátt
Innihald ætti ekki að breytast
Krefjast ályktunar
miðlungs
Bera saman við upprunalegan texta
Lagagrundvöllur / tímalengd / gjald
lágt
Verður að vera staðfest af opinberum aðilum
Réttlæting og þakklæti
lágt
ábyrgð mannsins
Stíll, formsatriði og umgjörð viðtakanda
Í opinberum bréfaskiptum eru sömu upplýsingar skrifaðar í mismunandi stíl eftir viðtakanda og tilgangi. Ástæðan fyrir höfnun sem skrifuð er til borgara er skiljanleg og virðingarverð; Álitsbeiðnin sem skrifuð er til æðra stjórnvalds er mæld og rökstudd; Leiðbeiningar sem skrifaðar eru til undirliggjandi einingar verða að vera skýrar og nauðsynlegar. Stíll (formfestustig textans, tónn og fjarlægð frá viðmælanda) er sú vídd sem gervigreindin aðlagar sig auðveldast en krefst mestrar stjórnunar - vegna þess að tungumál sem er of formlegt fjarlægir borgarann, tungumál sem er of vingjarnlegt gerir stofnuninni óorð á. Reglugerðin um verklagsreglur og meginreglur sem beita skal í opinberum bréfaskiptum ákvarðar formlegar skyldur eins og titil, númer, dagsetningu, viðhengi og undirskriftarblokk; Gervigreindin fyllir út þessa beinagrind, en þú stjórnar sniðtryggðinni.
Lítið hulstur — einn texti, þrír viðmælendur. Umdæmisstjórn myndi tilkynna lagabreytingu í þrjá aðskilda viðtakendur: 14 sveitarfélög (opinber kennsla), um það bil 900 iðnaðarmenn (SMS/tilkynning, látlaus mál) og embætti ríkisstjóra (upplýsingamiða). Officer fékk þrjár útgáfur með gervigreind úr einum kjarnatexta; Lengdin minnkaði úr 2 klukkustundum í 25 mínútur. En orðasambandið „brýnt“ í tilkynningu iðnaðarmanna var einfaldað og útfært sem „í síðasta lagi 15. ágúst“ vegna þess að meginreglan um látlaust mál útilokar óljós opinber mynstur.
Sniðmát sem aðlagar sama efni að þremur viðmælendum:
Verkefni: Umbreyttu eftirfarandi kjarnaupplýsingum í 3 útgáfur.Kjarni: [breyting/ákvörðunartexti]Útgáfa 1 — Leiðbeiningar til víkjandi einingarinnar: skýrt, brýnt, ákvæði fyrir ákvæði.Útgáfa 2 — Tilkynning til borgara: látlaus mál, stutt setning, hvað á að gera + frestur.Útgáfa 3 — Upplýsingaskýrsla til æðra yfirvalds: tilvísun mæld, tilvísun mæld. dagsetning/grein; Ef það er enn óljóst, skrifaðu [Á AÐ FYLLA].
viðmælanda
tón
lengd
stærsta áhættan
undireiningu
skipandi, skýr
stutt
umfram heimild
borgari
Virðingarvert, einfalt
stutt
óskiljanleika
æðra vald
Mæld, rökstudd
miðlungs
staðlaus krafa
Varúð: Stílfræðileg aðlögun ætti ekki að breyta innihaldinu. Þegar gervigreind segir „einfalda“ þýðir það stundum að sleppa undantekningu eða skilyrði; Berðu alltaf einfaldaða textann saman við upphaflega ákvörðun/löggjöf.
Algeng mistök
- Lætur beiðnina eftir ályktun gervigreindar. gervigreind getur skapað eða stöðvað eftirspurn; Berðu listann saman við upprunalegu beiðnina.
- Að setja það skriflega án þess að sannreyna lagagrundvöllinn. Vörunúmer og lengd eru þau svæði sem eru næmust fyrir ofskynjunum.
- Skilja eftir óþarfa persónuupplýsingar í drögunum. Framkvæma gagnahreinsun fyrir samþykki; Geymdu aðeins nauðsynleg gögn.
- Breyta innihaldi á meðan tónninn er mildaður. Ástæða höfnunar og lagaleg niðurstaða verður að vera stöðug; aðeins tungan mýkist.
- Gleymdi að skrifa niður andmælaréttinn og lengd hans. Oft þarf að tilgreina úrræði í neikvæðri málsmeðferð; staðfesta tímann.
- Sleppir staðfestingarskrefinu. Gervigreindaruppkastinu er aldrei sent beint; Samþykki leiðbeinanda og prófarkalestur er krafist.
Í stuttu máli
Gervigreind sparar opinberum starfsmanni umtalsverðan tíma með því að taka á sig byrðarnar við að forsníða og semja fyrst bréfaskiptin. Næstum fullkomlega áreiðanleg við gerð sniðs, sterk í einföldun tungumála; En beiðnaútdrátturinn verður að bera saman við upprunalega textann, hver lagagrundvöllur verður að vera sannreyndur frá opinberri heimild, persónuupplýsingar verða að vera hreinsaðar og endanlegur texti verður að vera samþykktur af yfirmanni. Drögin eru gervigreind, rökin og undirskriftin eru þín.
Umsóknarverkefni
Fáðu raunverulega (en með grímuklæddum persónulegum gögnum) beiðni. Dragðu út beiðnir með sniðmátinu „beiðnayfirlit og kröfuútdráttur“ og berðu það saman við upprunalega textann og athugaðu hvort það sé að minnsta kosti einn munur (beiðni bætt við/sleppt). Búðu svo til drög með sniðmátinu „Svara textadrög“ og athugaðu eigin drög með sniðmátinu „Format og tungumálathugun“.
gátlisti
- [ ] Ég bar saman beiðnirnar við upphaflegu beiðnina (enginn tilbúningur/aðgerðaleysi).
- [ ] Opinber bréfaformsþættir eru fullkomnir (áhugi, efni, dagsetning/númer, staður undirskriftar).
- [ ] Ég hef staðfest alla lagastoð frá opinberri heimild.
- [ ] Ég fjarlægði óþarfa persónuupplýsingar úr drögunum.
- [ ] Ég hef tilgreint rétt og tímalengd andmæla í neikvæðri aðgerð (staðfest).
- [ ] Ég lagði textann fyrir samþykki yfirmanns; Ég lét þig ekki vita beint.