Keuntungan:
- Kemampuan menjelaskan peran otomatisasi proses robotik (RPA) dan kecerdasan buatan serta pendekatan otomatisasi cerdas (hiperotomatisasi).
- Kemampuan merancang proses manual dengan membaginya menjadi beberapa langkah dan membedakan antara langkah-langkah yang sesuai untuk otomatisasi dan langkah-langkah yang memerlukan persetujuan manusia
- Kemampuan untuk mengevaluasi desain otomatisasi yang didukung AI dalam hal manajemen pengecualian, jejak audit, dan biaya kesalahan
Di setiap organisasi, terdapat tugas-tugas membosankan dan rawan kesalahan yang diulangi setiap hari: menyalin data dari satu sistem dan memasukkannya ke sistem lain, memproses informasi penagihan secara manual, menyortir email masuk. Otomatisasi proses robotik (RPA) mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan berulang ini dengan robot perangkat lunak yang meniru langkah-langkah yang diambil manusia di layar. “Robot” di sini bukanlah mesin fisik, melainkan perangkat lunak yang mengklik, menulis, dan menyalin di layar. Kekuatan RPA adalah ia bekerja pada sistem yang sudah ada tanpa mengubahnya; Oleh karena itu, ini memberikan hasil yang cepat bahkan dalam sistem lama yang sulit untuk diintegrasikan.
RPA sendiri tidak dapat memahami situasi “tanpa aturan”. Jika faktur tiba dalam format standar, robot membaca kolom tersebut; Namun jika masing-masing supplier mengirimkannya dengan format yang berbeda, robot akan kebingungan. Di sinilah kecerdasan buatan berperan: AI melakukan langkah-langkah yang memerlukan “penilaian” seperti memahami dokumen, mengklasifikasikan teks, mengekstraksi informasi dari teks bebas, dan RPA melakukan langkah-langkah kanonik. Kombinasi ini disebut otomatisasi cerdas atau hyperautomation (otomatisasi proses end-to-end yang didukung kecerdasan buatan). Peran spesialis MIS adalah memecah suatu proses menjadi beberapa bagian dan merancang bagian mana yang menjadi milik RPA, bagian mana yang menjadi milik AI, dan bagian mana yang menjadi milik manusia.
Mengotomatiskan Proses
Inti dari desain otomasi adalah membagi proses menjadi beberapa langkah dan mengklasifikasikan setiap langkah. Ada tiga kategori. Langkah-langkah yang diatur dan terstruktur (ramah RPA): "Masukkan setiap baris di Excel ke layar ERP." Langkah-langkah yang memerlukan komentar (didukung AI): “Teks keluhan ini termasuk dalam kategori manakah?” Langkah berisiko tinggi atau tidak pasti (diserahterimakan kepada orang tersebut): "Pengembalian dana persetujuan lebih dari 5.000 TL."
Otomatisasi yang baik menyelamatkan orang dari beban yang berulang, bukan dari keseluruhan pekerjaan; menyerahkan keputusan penting kepada orang-orang. Ini disebut desain human-in-the-loop: robot mempersiapkan pekerjaan, manusia menyetujuinya. Misalnya, robot membaca faktur dan memasukkan draft ke dalam ERP, dan akuntan memberikan persetujuan akhir. Dengan demikian, kecepatan dan keamanan terjamin bersama.
Tip: Sebelum mengotomatiskan suatu proses, selalu sederhanakan terlebih dahulu. Mengotomatiskan proses yang buruk hanya akan menghasilkan hasil yang buruk dengan lebih cepat. Hilangkan langkah-langkah yang tidak perlu terlebih dahulu, lalu otomatiskan sisanya.
Manajemen Pengecualian dan Jejak Audit
Setiap otomatisasi pada akhirnya menghadapi situasi yang melanggar aturan: data hilang, format tidak terduga, sistem crash. Penanganan pengecualian memungkinkan robot berhenti dengan aman dan memberi tahu manusia dalam situasi seperti itu, alih-alih melakukan kesalahan secara diam-diam. Jika tidak ada pengecualian yang dirancang, robot akan secara diam-diam memperbanyak kesalahan dan tidak ada yang akan menyadarinya.
Kebutuhan lainnya adalah audit trail: catatan setiap langkah robot, kapan dilakukan, dengan data apa, dan dengan hasil apa. Tanpa jejak audit, suatu kesalahan tidak dapat diselidiki kemudian; Ketertelusuran ini merupakan persyaratan hukum, khususnya dalam proses keuangan. AI dapat menghasilkan garis besar desain proses, skenario pengecualian, dan dokumentasi; Namun langkah mana yang penting dan berapa akibat kesalahannya ditentukan oleh pengetahuan bisnis.
Tiga Kasus Mini: Berdasarkan Angka
Kasus 1 — Proses pemisahan yang benar. Di salah satu pusat akuntansi, 4.000 faktur pemasok bulanan diproses secara manual; Prosedurnya memakan waktu 6 menit per orang. AI membaca dokumen dan mengekstrak kolom, RPA memasukkan draft ke ERP, akuntan baru saja menyetujuinya. Waktu pemrosesan berkurang dari 6 menit menjadi 1,5 menit, namun langkah konfirmasi tetap berada pada manusia; sehingga tagihan yang salah terus ditangkap.
Kasus 2 - Ketika tidak ada pengecualian yang dirancang. Di salah satu perusahaan asuransi, robot pembaruan polis secara diam-diam salah menangani 340 catatan dengan format tanggal yang tidak terduga; tidak ada yang memperhatikan dan pembaruan dimasukkan dengan tanggal yang salah. Jika aturan pengecualian ("berhenti dan laporkan jika format tidak dikenali") dirancang dari awal, robot akan mengarahkan catatan ini ke manusia. Perbaikannya memakan waktu berminggu-minggu.
Kasus 3 — Otomatisasi proses yang salah. Di salah satu pengecer, proses konfirmasi pesanan memiliki 11 langkah; Itu akan diotomatisasi dengan robot. Ketika ahli MIS memeriksa prosesnya, dia melihat bahwa 4 langkah tersebut tidak memerlukan pemeriksaan ganda. Pertama prosesnya dikurangi menjadi 7 langkah, kemudian diotomatisasi. Jika diotomatisasi tanpa penyederhanaan, 4 langkah yang tidak perlu akan menjadi permanen.
Prompt Lemah / Prompt Kuat
Perintah yang lemah:
Otomatiskan pemrosesan faktur.
Perintah yang kuat:
Peran Anda: Anda adalah perancang otomasi proses. Bagi proses manual berikut menjadi beberapa langkah dan klasifikasikan setiap langkah:- [RPA] kanonik, terstruktur, berulang- [AI] memerlukan interpretasi/kategorisasi/pemahaman teks- [MANUSIA] berisiko tinggi atau keputusan ambigu Untuk setiap langkah, tuliskan kemungkinan pengecualian dan apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan. Buat daftar informasi yang perlu dicatat untuk jejak audit. Proses: [deskripsi proses manual langkah demi langkah]
Perintah yang kuat memecah proses, menetapkan setiap langkah ke peran yang benar, dan memunculkan pengecualian dan jejak audit dari awal.
Empat Templat yang Dapat Disalin
1) Proses dekomposisi:
Bagi proses manual di bawah ini menjadi langkah-langkah bernomor. Untuk setiap langkah: ketersediaan input, proses, output, dan otomatisasi ([RPA]/[AI]/[MANUSIA]).Proses: [teks]
2) Menghasilkan skenario pengecualian:
Untuk proses otomatis berikut, “apa yang salah?” Daftar skenario: data hilang, format salah, kesalahan sistem, pencatatan ganda. Sarankan apa yang harus dilakukan robot untuk masing-masingnya. Proses: [teks]
3) Tinjauan penyederhanaan:
Tandai langkah-langkah dalam proses di bawah ini yang tidak perlu, berulang, atau tidak menghasilkan nilai, dan tuliskan mengapa langkah-langkah tersebut dapat dihapus. Sarankan penyederhanaan SEBELUM otomatisasi. Proses: [teks]
4) Desain jejak audit:
Rancang jejak audit untuk proses otomatis berikut: bidang mana (waktu, pengguna/robot, masukan, hasil, keputusan) yang harus dicatat pada setiap langkah? Tunjukkan kesenjangan apa pun dalam hal ketertelusuran keuangan. Proses: [teks]
Bagan Perbandingan: RPA / AI / Manusia
kriteria
RPA
Kecerdasan Buatan
manusia
Apa keahlian terbaiknya
Biasa, berulang-ulang
Komentar, klasifikasi
penilaian, tanggung jawab
Jenis masukan
terstruktur
Teks semi/bebas
semua tipe
Perilaku kesalahan
Ikuti aturannya
Pastinya bisa saja salah
Dapat mendeteksi dan berhenti
Audit
Mudah untuk dicatat
Keluaran harus dicatat
Tanda tangan/persetujuan
keputusan akhir
tidak
tidak
Ya
Kesalahan umum
- Mengotomatiskan proses yang buruk. Mengotomatiskan tanpa menyederhanakan terlebih dahulu akan melanggengkan pemborosan.
- Tidak merancang pengecualian. Robot tersebut, yang dibangun dengan asumsi bahwa "semuanya berjalan dengan baik", secara diam-diam menghasilkan kesalahan pada saat pertama kali terjadi.
- Menyerahkan keputusan penting kepada AI. Mendelegasikan persetujuan berisiko tinggi pada model; Meskipun modelnya tampak percaya diri, namun hal tersebut salah dan tidak bertanggung jawab.
- Melewati jejak audit. Tanpa jejak, kesalahan tidak dapat diselidiki; Hal ini merupakan pelanggaran hukum dalam proses keuangan.
- Tidak memperhatikan robot sama sekali. Perubahan sistem (layar, ruang); Suatu hari, robot yang tidak diawasi secara diam-diam mulai mengklik di tempat yang salah.
Perhatian: Kecepatan otomatisasi juga mempercepat kesalahan. Jika manusia membuat kesalahan saat memproses 60 catatan per jam, kesalahan tersebut dibatasi hingga 60 kesalahan; Robot yang tidak dipasang dengan benar dapat merusak ribuan catatan dalam hitungan menit. Jadi uji coba dulu dalam volume kecil, di bawah pengawasan.
Singkatnya
RPA mengotomatiskan tugas rutin dan berulang dengan meniru langkah-langkah layar; Kecerdasan buatan mengambil alih langkah-langkah yang memerlukan interpretasi dan klasifikasi. Kombinasi keduanya adalah otomatisasi cerdas. Inti dari desain adalah membagi proses menjadi beberapa langkah dan menugaskan setiap langkah ke RPA, AI, atau manusia; Keputusan berisiko tinggi membuat orang selalu mengetahui perkembangannya. Penanganan pengecualian dan jejak audit adalah suatu keharusan. AI mempercepat dekomposisi proses, skenario pengecualian, dan penyusunan dokumentasi; Namun langkah kritis mana dan akibat dari kesalahan ditentukan oleh pengetahuan bisnis. Sebelum mengotomatisasi, sederhanakan dan validasi dengan uji coba kecil terlebih dahulu.
Tugas aplikasi
Pilih “proses persetujuan permintaan cuti” (permintaan karyawan, persetujuan manajer, proses SDM). (1) Bagi proses menjadi beberapa langkah dengan perintah yang kuat dan klasifikasikan setiap langkah sebagai [RPA]/[AI]/[MANUSIA]. (2) Jelaskan setidaknya 3 skenario pengecualian dan apa yang akan dilakukan robot pada masing-masing skenario tersebut. (3) Temukan setidaknya 1 langkah tidak perlu yang dapat dihilangkan sebelum otomatisasi. (4) Buat daftar area yang akan dicatat untuk jejak audit. (5) Tandai satu langkah yang berisiko tinggi dan tuliskan mengapa langkah tersebut harus tetap dilakukan manusia.
daftar periksa
- [ ] Saya membagi proses menjadi beberapa langkah dan menetapkan setiap langkah ke peran yang benar.
- [ ] Saya menyederhanakan proses sebelum otomatisasi.
- [] Saya mendefinisikan perilaku pengecualian untuk setiap langkah.
- [ ] Saya telah menentukan area yang akan dicatat untuk jejak audit.
- [ ] Saya meninggalkan keputusan berisiko tinggi dalam lingkaran manusia.
- [ ] Saya pertama kali merencanakan volume kecil, pilot yang diawasi.