Keuntungan:
- Kemampuan untuk menghasilkan rancangan bantuan pencarian (alat deskripsi), catatan cakupan-isi dan bagian tata letak dengan kecerdasan buatan
- Kemampuan untuk memahami risiko halusinasi dari sejarah biografi/institusi dan mendasarkan bagian ini hanya pada sumber yang terverifikasi
- Kemampuan untuk mengaktifkan kecerdasan buatan untuk mengarahkan peneliti ke sumbernya alih-alih memberikan fakta secara langsung di layanan referensi
Arsip tidak hanya bertanggung jawab untuk melestarikan dokumen; juga bertanggung jawab untuk membuatnya dapat diakses oleh peneliti. Ada dua sarana utama untuk akses ini: alat deskripsi yang memperkenalkan koleksi (alat bantu pencarian — dokumen panduan yang mendefinisikan konten, organisasi, dan ruang lingkup koleksi arsip) dan layanan referensi yang membantu peneliti secara langsung. Keduanya membutuhkan upaya besar: menulis panduan untuk suatu koleksi memerlukan waktu berminggu-minggu, dan menjawab pertanyaan peneliti sepanjang hari memerlukan waktu. Apalagi kedua karya ini merupakan “wajah” arsip; Kontak pertama seorang peneliti dengan koleksi seringkali melalui panduan dan meja informasi, sehingga kesalahan di sini secara langsung tercermin dalam keandalan arsip.
AI adalah bantuan yang ampuh dalam menyusun alat deskripsi dan mendukung layanan referensi. Dalam unit ini, kita akan belajar bagaimana menyusun panduan pengumpulan (mencari bantuan), menulis deskripsi ruang lingkup dan isi, membantu menjawab pertanyaan peneliti, dan melihat mengapa akurasi tidak dapat dinegosiasikan dalam layanan ini.
Alat deskripsi: peta koleksi
Alat deskripsi memungkinkan peneliti untuk bertanya “apa yang ada dalam koleksi ini yang cocok untuk saya?” Ini memungkinkan Anda menjawab pertanyaan itu. Biasanya meliputi:
- Gambaran umum: Nama, ruang lingkup, rentang tanggal, ukuran koleksi.
- Sejarah biografi/institusi: Riwayat singkat orang atau lembaga yang menghasilkan dokumen.
- Ruang lingkup dan isi catatan: Penjelasan tentang jenis dokumen apa dan subjek apa yang ada dalam koleksi.
- Susunan: Bagaimana dokumen dikelompokkan (seri, subseri).
- Inventaris: Daftar terperinci di tingkat kotak/file.
Dokumen-dokumen ini ditulis sesuai dengan standar (misalnya, ISAD(G) atau EAD - Deskripsi Arsip Berkode, standar pengkodean digital untuk panduan arsip). AI dapat membuat garis besar bagian-bagian ini dari inventaris mentah dan ringkasan dokumen; tetapi setiap fakta (sejarah, orang, sejarah institusi) harus diverifikasi.
Nilai lain dari alat deskripsi adalah dapat ditulis pada tingkat detail yang berbeda. Terkadang tidak ada cukup waktu atau sumber daya untuk mendeskripsikan ribuan kotak arsip di tingkat dokumen; Dalam hal ini dibuat uraian bertingkat: pertama gambaran umum pada tingkat dana, kemudian seri, kemudian bila memungkinkan pada tingkat arsip. AI sangat berguna untuk menyusun catatan cakupan keseluruhan tingkat atas dari ringkasan kasus di tingkat yang lebih rendah; Itu membuat ringkasan dari massa ke keseluruhan. Namun setiap lapisan ringkasan ini harus konsisten dengan dokumen sebenarnya di lapisan paling bawah; AI tidak boleh membuat klaim cakupan yang tidak ada dalam koleksi tingkat atas.
Perhatian: Bagian biografi/sejarah institusi adalah tempat halusinasi paling sering muncul. AI dapat menulis sejarah yang lancar tentang seseorang atau institusi berdasarkan “pengetahuan umum” sambil menambahkan peristiwa yang tidak ada, tanggal palsu, dan judul yang dibuat-buat. Bagian ini harus didasarkan pada sumber terverifikasi saja.
Alur kerja: langkah demi langkah
1. Kumpulkan bahan mentah. Inventaris, ringkasan dokumen, daftar kotak, catatan yang ada jika ada.
2. Tetapkan standar. Menurut standar deskripsi yang mana (ISAD(G)/EAD) akan ditulis?
3. Membuat draf bab demi bab. Memiliki bagian draf AI seperti cakupan dan catatan konten serta deskripsi tata letak dari bahan mentah.
4. Verifikasi faktanya. Khusus pada bagian sejarah, cek setiap tanggal, nama dan peristiwa dengan sumber independen.
5. Periksa batasan akses. Apakah ada dokumen rahasia/yang dibatasi hak cipta dalam koleksinya? Hal ini harus dinyatakan dalam panduan.
6. Persetujuan ahli. Panduan terakhir harus melalui persetujuan arsiparis.
Layanan referensi: bantuan kepada peneliti
Dalam layanan referensi, AI membantu dalam dua cara: (1) dengan memahami pertanyaan peneliti dan menyarankan koleksi mana yang harus dilihat, dan (2) dengan menyusun jawaban atas pertanyaan umum. Namun ada batas kritisnya di sini: AI tidak boleh memberikan jawaban "fakta" langsung kepada peneliti, namun harus mengarahkannya ke sumbernya. Daripada mengatakan "Tanggal ini adalah ini", seharusnya tertulis "Anda dapat menemukan informasi ini dari dokumen ini dan itu dalam koleksi ini". Karena jawaban faktual langsung yang diberikan AI mungkin dibuat-buat dan peneliti mungkin salah mengira sebagai sumbernya.
Tugas referensi
Peran AI yang sesuai
penggunaan yang tidak pantas
Memahami pertanyaan itu
Sarankan pertanyaan klarifikasi
—
Perutean koleksi
Saran "Lihat di sana".
Mengatakan "Jawabannya adalah"
Draf pertanyaan umum
Draf dari informasi terverifikasi
jawaban palsu
Daftar sumber
Saran pencarian di katalog
Memberikan referensi yang dibuat-buat
pertanyaan tentang fakta
Arahkan ulang ke sumber
Respon fakta langsung
tiga kasus mini
Kasus 1 — Draf panduan dikurangi 4 minggu menjadi 1 minggu. Sebuah arsip sedang mempersiapkan bantuan temuan untuk koleksi 120 kotak. Daftar kotak dan ringkasan file diberikan kepada AI; YZ membuat draf catatan ruang lingkup-isi dan bagian tata letak. Petugas arsip memverifikasi dan mengatur fakta dalam seminggu; dengan metode tradisional perkiraan ini adalah satu bulan. Namun 3 tanggal dan 2 judul pada bagian sejarah biografi salah; Diperbaiki dalam verifikasi.
Kasus 2 — Sejarah kelembagaan fiktif. Seorang magang meminta AI menulis sejarah sebuah institusi dan memasukkannya langsung ke dalam direktori. YZ salah memberikan tanggal berdirinya lembaga tersebut dan menyebutkan merger yang tidak ada. Seorang peneliti memperhatikan dan melaporkan kesalahan tersebut; Panduannya telah diperbaiki, tetapi keandalan arsipnya rusak. Pelajaran: bagian sejarah tidak akan dipublikasikan tanpa verifikasi.
Kasus 3 — Panduan benar, fakta salah. Seorang peneliti meminta kencan. Seorang asisten berbasis AI memberikan tanggal langsung (dibuat-buat). Peneliti akan menggunakan ini sebagai sumber; Pengarsip senior turun tangan dan berkata, "AI tidak memberikan fakta, AI mengarahkan Anda ke koleksi" dan menyuruhnya melihat dokumen sebenarnya; sejarah berbeda. Pelajaran: dalam layanan referensi, AI mengarahkan, bukan memberikan fakta.
Empat templat yang dapat disalin
1) Draf ruang lingkup dan catatan konten:
BERDASARKAN daftar kotak/file dan ringkasan dokumen di bawah ini, tulislah draf "catatan ruang lingkup dan isi" untuk suatu koleksi. Gunakan hanya apa yang termasuk dalam materi yang disediakan; TAMBAHKAN topik, tanggal, atau orang yang tidak ada dalam koleksi. Tandai fakta apa pun yang Anda tidak yakin [perlu verifikasi]. Bahan: [di sini]
2) Sejarah biografi/institusi (dikendalikan):
Di bawah ini adalah catatan TERVERIFIKASI tentang [orang/organisasi]. Tulislah garis besar sejarah singkat HANYA berdasarkan catatan ini. JANGAN MENAMBAHKAN tanggal, acara, atau judul apa pun yang tidak ada dalam catatan; Jangan menambahkan informasi "pengetahuan" umum. Tinggalkan spasi [tidak ada informasi]. Catatan: [di sini]
3) Bimbingan peneliti:
Pertanyaan seorang peneliti: [pertanyaan]. JANGAN memberikan jawaban faktual LANGSUNG terhadap pertanyaan ini. Sebaliknya: (1) sarankan 1-2 pertanyaan yang akan memperjelas pertanyaan tersebut, (2) beri tahu JENIS koleksi/dokumen apa yang harus ia lihat, (3) sarankan istilah apa yang mungkin ia cari di katalog. Jangan membuat referensi yang dibuat-buat.
4) Draf jawaban FAQ:
Di bawah ini adalah lembar fakta TERVERIFIKASI dari arsip kami. Berdasarkan catatan ini, buatlah draf jawaban atas pertanyaan umum berikut: [pertanyaan].Menambahkan informasi yang tidak ada dalam catatan; [centang]tandai jika Anda tidak yakin. Di akhir jawaban, arahkan peneliti ke koleksi yang relevan. Catatan: [di sini]
Perintah lemah / Perintah kuat
Lemah:
Tulislah alat bantu temuan yang komprehensif untuk koleksi ini, termasuk sejarah.
“Ekstensif” dan “termasuk sejarah” mendorong AI untuk melampaui materi yang diberikan dan menambahkan informasi yang dibuat-buat tentang institusi/orang.
Kuat:
Tuliskan garis besar alat bantu temuan BERDASARKAN daftar kotak berikut dan catatan sejarah yang telah diverifikasi: bagian isi cakupan dan tata letak. Tidak mencantumkan fakta apa pun yang tidak termasuk dalam materi yang diberikan; Gunakan hanya catatan terverifikasi dalam riwayat, biarkan kosong [tidak ada informasi]. Tandai setiap fakta yang meragukan [perlu verifikasi]. Bahan: [di sini]
Perbedaannya: kepatuhan terhadap materi yang diberikan, larangan fabrikasi, pelestarian celah dan tanda verifikasi membuat panduan ini dapat diandalkan.
Kesalahan umum
- Menyerahkan sejarah pada "pengetahuan umum" AI. Bagian ini paling rentan terhadap halusinasi; harus didasarkan hanya pada catatan yang diverifikasi.
- Memberikan fakta langsung dalam referensi. AI harus membimbing peneliti, bukan menggantikan sumbernya.
- Melewati batasan akses. Dokumen yang dilindungi kerahasiaan/hak cipta harus ditandai dalam direktori.
- Menyarankan referensi yang dibuat-buat. Referensi apa pun yang belum diverifikasi dalam katalog tidak akan diberikan kepada peneliti.
- Menerbitkan draf tanpa persetujuan. Panduan terakhir disetujui oleh arsiparis.
Singkatnya
Akses arsip dan layanan referensi adalah bidang yang bermanfaat di mana AI mempercepat penyusunan alat deskripsi dan mendukung panduan peneliti. Namun riwayat biografi/institusi menjadi titik penetrasi halusinasi tersebut, dan dalam layanan referensi, AI tidak boleh memberikan fakta, melainkan langsung ke sumbernya. Dasarkan panduan ini hanya pada materi yang diautentikasi, pertahankan kesenjangan, tandai pembatasan akses, dan serahkan persetujuan akhir kepada petugas arsip. AI menyusun peta koleksi; Arsip bertanggung jawab atas keakuratan peta tersebut.
Tugas aplikasi
Ambil daftar kotak/file dari suatu koleksi (nyata atau sampel) dan minta AI untuk menguraikannya dengan templat “lingkup dan kerangka catatan konten”; Periksa apakah itu melampaui materi yang diberikan. Kemudian jalankan templat “riwayat biografi” untuk seseorang/organisasi dengan hanya catatan terverifikasi dan amati apakah AI mencoba mengisi kekosongan tersebut. Terakhir, proses pertanyaan peneliti dengan template “orientasi peneliti”.
daftar periksa
- [ ] Saya mendasarkan panduan ini hanya pada materi yang diberikan/diverifikasi.
- [ ] Saya telah memverifikasi secara independen setiap tanggal dan nama dalam sejarah.
- [ ] Saya menandai batasan akses (privasi/hak cipta) di panduan.
- [ ] Daripada memberikan fakta dalam referensi, saya mengarahkan Anda ke sumbernya.
- [ ] Saya menyerahkan panduan akhir untuk persetujuan arsiparis.