Keuntungan:
- Kemampuan menghasilkan kerangka pengarahan dan pokok pembicaraan yang sesuai dengan pembaca dan tujuan, memisahkan fakta dan saran, dengan prinsip BLUF.
- Kemampuan untuk menyesuaikan intensitas nada diplomatik sesuai dengan tujuan strategis dan memperbaiki nada standar kecerdasan buatan
- Kemampuan untuk memverifikasi setiap gambar dan kutipan dengan menghubungkannya ke sumber dan menjaga integritas dan tanda tangan akhir dari pengarahan.
Sebelum seorang menteri bertemu dengan lawan bicaranya, ia menyampaikan pengarahan dua halaman; Seorang duta besar menuliskan catatan pidatonya sebelum apa yang akan dia katakan pada pertemuan puncak; Sebelum memasuki suatu pertemuan, seorang pemimpin delegasi memerlukan selembar "poin pembicaraan"—sebuah daftar poin-poin berisi pesan-pesan utama yang ingin disampaikan dalam sebuah percakapan. Dokumen-dokumen ini adalah bahan bakar diplomasi sehari-hari: dokumen-dokumen ini harus memberikan informasi kepada pengambil keputusan dengan cepat, akurat dan proporsional. Pada unit ini, Anda akan mempelajari cara menyusun briefing atau catatan pidato dengan cepat dan rapi menggunakan kecerdasan buatan; tetapi Anda akan belajar bagaimana mempertahankan nada, pesan, dan tanggung jawab utama.
Mari kita mulai dengan definisi: pengarahan adalah dokumen yang, dalam format ringkas dan terorganisir, memberikan substansi yang dibutuhkan pengambil keputusan untuk membuat keputusan atau pidato tentang suatu masalah tertentu. Pengarahan yang baik adalah yang singkat, menyebutkan hal yang paling penting terlebih dahulu, memisahkan fakta dari saran, dan menghargai waktu pembaca. AI dengan cepat membuat kerangka dan draf pertama dokumen ini; Namun terserah Anda untuk memutuskan apa yang akan ditonjolkan, nada apa yang akan digunakan, dan saran apa yang akan diberikan.
Langkah demi langkah: menyiapkan pengarahan
1. Tentukan pembaca dan tujuannya. Untuk siapa briefing tersebut? (Menteri atau panitia teknis?) Untuk apa? (Memutuskan atau mempersiapkan wawancara?) Ini menentukan nada dan kedalaman. Pengarahan menteri ini singkat dan strategis; Catatan komite teknis mungkin dirinci.
2. Buatlah piramida terbalik. Pengarahan diplomatik biasanya ditulis dengan prinsip BLUF (Bottom Line Up Front): paragraf pertama memberikan "intinya", sisanya detail. Seorang pengambil keputusan yang sibuk harus memahami pesan utama meskipun dia hanya membaca baris pertama.
3. Identifikasi bagian-bagiannya. Pengarahan biasanya terdiri dari bagian-bagian berikut: (a) Ringkasan/BLUF, (b) Latar belakang/konteks, (c) Situasi saat ini, (d) Posisi/kepentingan kami, (e) Kemungkinan posisi lawan bicara, (f) Proposal/poin pembicaraan. AI dapat menghasilkan kerangka ini secara instan.
4. Pisahkan fakta dari nasihat. Dalam pembekalan tersebut harus ada pembedaan yang jelas antara “inilah keadaannya” (fakta) dan “inilah rekomendasi kami” (rekomendasi). Pengambil keputusan harus melihat apa yang menjadi bukti dan apa yang menjadi saran Anda.
5. Hasilkan poin pembicaraan. Pesan-pesan yang ingin disampaikan dalam suatu pertemuan ditulis secara singkat, jelas dan mudah diingat. Selain itu, kemungkinan jawaban (garis reaktif - jawaban siap pakai terhadap kemungkinan keberatan) disiapkan, seperti "Jika lawan bicara mengatakan ini, kami mengatakan ini". AI pandai mereplikasi skenario ini.
6. Atur dan verifikasi nada. Bahasa diplomasi diukur: tidak terlalu kasar dan tidak terlalu lembut. Tautkan setiap fakta ke sumbernya, koreksi sendiri nadanya, dan tandatangani sendiri teks terakhirnya.
Tip: Tulis sendiri kalimat pertama pengarahan tersebut. Pembukaan yang dihasilkan AI seringkali bersifat umum dan tidak efektif. Mengekspresikan pesan paling penting dalam satu kalimat yang kuat dan mengisi sisanya dengan AI adalah hal yang cepat dan efektif.
Bahasa dan ukuran diplomatik
Kata-kata mempunyai bobot dalam diplomasi. Ada perbedaan halus namun penting antara ungkapan "kami prihatin", "kami prihatin", "kami mengutuk", "kami sangat mengutuk", dan pemilihan kata yang salah dapat mengirimkan pesan yang tidak diinginkan. AI tidak selalu bisa menangkap nuansa ini dengan benar; Dia menulis dalam bahasa umum. Jadi Anda mengatur skala intensitas diplomasi (tingkat kekerasan nada).
Selain itu, pengarahan harus tidak memihak dan jujur. Tugas analis adalah memberi tahu pengambil keputusan apa yang perlu dia ketahui, bukan hanya apa yang ingin dia dengar. AI mungkin cenderung memberikan jawaban “bagus” untuk pertanyaan yang diajukan; Anda memberikan kejujuran dengan memasukkan informasi yang meresahkan namun akurat dalam pengarahan.
Perhatian: Setiap kalimat dalam briefing dapat diucapkan dengan lantang dalam percakapan atau menjadi dasar pengambilan keputusan jika diperlukan. Fakta apa pun yang dihasilkan oleh AI tidak boleh dimasukkan dalam pengarahan tanpa melihat sumbernya. Nomor yang salah atau kutipan yang dibuat-buat menempatkan pengambil keputusan dalam situasi sulit dalam rapat.
tiga kasus mini
Kasus 1 — Kerangka itu bertambah cepat. Seorang panitera harus menyiapkan pengarahan untuk rapat menteri dalam 2 jam. YZ mengekstrak kerangka BLUF, latar belakang, dan poin pembicaraan dari 9 dokumen sumber terbuka yang dikumpulkannya dalam 10 menit; Petugas menghabiskan sisa waktunya untuk memverifikasi fakta dan mengatur suasana. Pengarahan tiba tepat waktu.
Kasus 2 — Koreksi nada mencegah krisis. Dalam rancangan pernyataannya, AI menggunakan istilah seperti “tidak dapat diterima” dan “kami sangat menolak.” Diplomat senior tersebut mengetahui bahwa nada yang diinginkan adalah "kami mengikutinya dengan rasa prihatin" dan melunakkan bahasanya agar tidak membebani hubungan pada tahap tersebut. Memperbaiki ketangguhan default AI.
Kasus 3 — Sosok palsu tertangkap. “Volume perdagangan bilateral meningkat sebesar 23% tahun lalu,” tulis YZ dalam draf penjelasannya. Pakar melihat sumbernya: angka sebenarnya adalah 12% dan AI mengada-ada. Langkah atribusi mencegah menteri mengutip angka yang salah dalam rapat.
Empat templat yang dapat disalin
1) Kerangka pengarahan:
Peran Anda: spesialis korespondensi diplomatik senior. Buatlah kerangka ringkasan wawancara untuk [menteri] berdasarkan catatan sumber terbuka di bawah ini. Bagian: (1) BLUF/ringkasan (paragraf tunggal), (2) Latar Belakang, (3) Situasi saat ini, (4) Minat kita, (5) Kemungkinan posisi lawan bicara, (6) Pokok pembicaraan. Tentukan sumber untuk setiap fakta. Tandai fakta dan saran secara terpisah. Catatan: [di sini]
2) Poin pembicaraan + garis reaktif:
Draf 5 poin pembicaraan (pesan singkat dan jelas) untuk topik berikut. Kemudian usulkan "garis reaktif" (respon terukur) untuk masing-masing dari 3 kemungkinan keberatan yang mungkin dimiliki lawan bicara. Gunakan bahasa yang diplomatis dan terukur; hindari pernyataan yang terlalu kasar atau mengandung komitmen. Subyek: [di sini]
3) Penyesuaian nada:
Tulis ulang paragraf berikut dengan nada [untuk memilih: netral / cemas / bertekad / tegas]. Pertahankan fakta yang sama, tinggal sesuaikan saja intensitas diplomasinya. Beri saya tiga versi: satu nada naik, sama, satu nada turun. Paragraf: [di sini]
4) Singkatan singkat:
Kurangi catatan 3 halaman berikut menjadi satu halaman untuk menteri. Biarkan paragraf BLUF didahulukan. Simpan hanya fakta-fakta yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, hilangkan detailnya, tetapi jangan mengubah atau mengarang fakta apa pun. Cantumkan poin-poin penting yang dihilangkan secara terpisah di "lampiran". Catatan: [di sini]
Perintah lemah / Perintah kuat
Perintah yang lemah:
Tuliskan pengarahan mengenai hal ini kepada Menteri.
Pembaca, tujuan, sumber, dan nadanya tidak jelas. AI menghasilkan teks yang umum, tidak bersumber, dan nadanya acak; mengacaukan fakta dengan sugesti.
Perintah yang kuat:
Peran Anda: pengarahan diplomatik. Pembaca: Menteri Luar Negeri. Tujuan: Persiapan pertemuan bilateral dalam 2 jam. Sumber: catatan sumber terbuka di bawah7 (tanggal). Nada: terukur, tegas tetapi tidak provokatif. Struktur: BLUF di paragraf pertama; Lalu latar belakang, situasi, minat kita, posisi lawan bicara, 5 pokok pembicaraan. Hubungkan setiap fakta dengan sumbernya, tampilkan fakta dan sarannya secara terpisah, jangan dibuat angka-angka. Catatan: [di sini]
Perbedaannya jelas: pembaca, tujuan, sumber, nada, struktur, dan batasan verifikasi menjadikan ringkasan ini dapat digunakan.
Tabel bagian pengarahan
Bagian
Tujuan
Peran AI
keputusan pria
BLUF/Ringkasan
Mendahulukan hal yang paling penting
rancangan usulan
Pemilihan pesan utama
latar belakang
memberikan konteks
Ringkasan
Memilih konteks yang tepat
situasi saat ini
Tabel saat ini
Mengedit
verifikasi
Kepentingan kita
memperjelas posisinya
—
hanya manusia
Poin pembicaraan
Pesan percakapan
rancangan produksi
Nada, keputusan, tanda tangan
Kesalahan umum
- Fakta yang membingungkan dengan saran. Pengambil keputusan harus melihat mana yang merupakan bukti dan mana yang merupakan nasehat.
- Menyerahkan nada pada AI. Jika intensitas diplomasi tidak diatur dengan benar, maka akan memberikan pesan yang tidak diinginkan.
- Menempatkan nomor dan kutipan tanpa memverifikasinya. Nomor yang salah membuat pengambil keputusan mendapat masalah selama rapat.
- Pengarahan yang panjang dan berantakan. BLUF dan singkatnya adalah suatu keharusan bagi pembaca yang sibuk.
- Tulis saja apa yang ingin Anda dengar. Tugas analis adalah memberikan informasi yang mengganggu namun akurat.
Singkatnya
Dalam pengarahan dan persiapan memo, AI adalah asisten canggih yang dengan cepat menghasilkan kerangka, draf pertama, dan skenario pokok pembicaraan/garis reaktif. Namun dengan BLUF, pilihan pesan utama, pengaturan nada diplomatis, pembedaan antara fakta dan saran, kejujuran dan tanda tangan akhir adalah milik ahlinya. Mengoperasikan AI dengan batasan pembaca, tujuan, sumber, dan nada yang jelas; verifikasi setiap fakta; Letakkan sendiri kalimat pertama dan kata terakhir.
Tugas aplikasi
Pilih skenario pertemuan bilateral imajiner dan kumpulkan 6-8 catatan sumber terbuka. Dapatkan kerangka dengan templat "kerangka pengarahan", lalu hasilkan pesan percakapan dengan templat "poin pembicaraan + garis reaktif". Bandingkan versi tiga nada sebuah paragraf dengan templat "pengaturan nada" dan pilih yang benar. Verifikasi semua gambar dan kutipan dengan menghubungkannya ke sumbernya.
daftar periksa
- [ ] Saya mendefinisikan pembaca, tujuan, dan nada dari awal.
- [ ] BLUF/Saya meletakkan ringkasannya di awal.
- [ ] Saya tunjukkan fakta dan sarannya secara terpisah.
- [ ] Saya telah mencari dan memverifikasi setiap gambar dan kutipan.
- [ ] Saya mengatur nada diplomatik sesuai kebijaksanaan saya sendiri dan menandatangani teks tersebut.