Nyereség:
- Képes elmagyarázni a robotizált folyamatautomatizálás (RPA) és a mesterséges intelligencia szerepét, valamint az intelligens automatizálási (hiperautomatizálási) megközelítést.
- Képes manuális folyamat tervezésére úgy, hogy azt lépésekre bontja, és különbséget tesz az automatizálásra alkalmas és az emberi jóváhagyást igénylő lépések között
- Képes kiértékelni az AI által támogatott automatizálási terveket a kivételkezelés, az ellenőrzési nyomvonal és a hibaköltség szempontjából
Minden szervezetben vannak fárasztó és hibára hajlamos feladatok, amelyeket az emberek nap mint nap megismételnek: adatok másolása egyik rendszerből és bevitele egy másikba, számlázási információk kézi feldolgozása, bejövő e-mailek rendezése. A Robotic Process Automation (RPA) ezeket a rendszeres és ismétlődő feladatokat olyan szoftverrobotokkal automatizálja, amelyek utánozzák az ember képernyőjén megtett lépéseit. A "robot" itt nem egy fizikai gép, hanem szoftver, amely a képernyőre kattint, ír és másol. Az RPA ereje abban rejlik, hogy a meglévő rendszereken felül működik anélkül, hogy megváltoztatná azokat; Ezért még a nehezen integrálható régi rendszerekben is gyors eredményeket biztosít.
Az RPA önmagában nem képes megérteni a „nincs szabályok” helyzeteket. Ha szabványos formátumban érkezik számla, a robot beolvassa a mezőket; De ha minden szállító más formátumban küldi el, a robot összezavarodik. Itt jön képbe a mesterséges intelligencia: a mesterséges intelligencia elvégzi az olyan „megítélést” igénylő lépéseket, mint a dokumentum megértése, a szöveg osztályozása, információ kinyerése a szabad szövegből, az RPA pedig a kanonikus lépéseket. Ezt a kombinációt intelligens automatizálásnak vagy hiperautomatizálásnak (végponttól végpontig, mesterséges intelligenciával támogatott folyamatautomatizálás) nevezik. Az MIS szakember feladata, hogy egy folyamatot részekre bontsa, és megtervezze, hogy melyik rész tartozik az RPA-hoz, melyik az AI-hoz, és melyik az emberhez.
Egy folyamat automatizálása
Az automatizálási tervezés lényege a folyamat lépésekre bontása és az egyes lépések osztályozása. Három kategória létezik. Szabályozott és strukturált lépések (RPA-barát): "Írja be az Excel minden sorát az ERP képernyőn." Megjegyzést igénylő lépések (MI-alapú): „Melyik kategóriába tartozik ez a panaszszöveg?” Magas kockázatú vagy bizonytalan lépések (a személyre bízva): "5000 TL feletti visszatérítés jóváhagyása."
A jó automatizálás az ismétlődő tehertől kíméli meg az embereket, nem pedig az egész munkától; a kritikus döntést az emberekre bízza. Ezt hívják human-in-the-loop tervezésnek: a robot előkészíti a munkát, az ember jóváhagyja. Például a robot elolvassa a számlát és beírja a tervezetet az ERP-be, a könyvelő pedig megadja a végső jóváhagyást. Így a sebesség és a biztonság együtt biztosított.
Tipp: Mielőtt automatizál egy folyamatot, először mindig egyszerűsítse azt. Egy rossz folyamat automatizálása csak gyorsabban eredményez rossz eredményeket. Először szüntesse meg a felesleges lépéseket, majd automatizálja a többit.
Kivételkezelés és ellenőrzési nyomvonal
Minden automatizálás előbb-utóbb olyan helyzetbe kerül, amely megszegi a szabályokat: hiányzó adatok, váratlan formátum, rendszerösszeomlás. A kivételkezelés lehetővé teszi, hogy a robot biztonságosan megálljon és értesítse az embert ilyen helyzetekben, ahelyett, hogy csendben rosszat tenne. Ha nem tervezünk kivételeket, a robot csendben szaporítja a hibákat, és senki sem veszi észre.
Egy másik szükségesség az audit trail: a robot minden egyes lépésének rögzítése, hogy mikor, milyen adatokkal és milyen eredménnyel végezték el. Ellenőrzési nyomvonal nélkül a hiba később nem vizsgálható; Ez a nyomon követhetőség törvényi előírás, különösen a pénzügyi folyamatokban. A mesterséges intelligencia vázlatot készíthet erről a folyamattervről, kivételes forgatókönyvekről és dokumentációról; De hogy melyik lépés a kritikus és mennyibe kerül a hiba, azt az üzleti tudás határozza meg.
Három mini tok: a számok szerint
1. eset – Helyes felosztási folyamat. Az egyik könyvelőközpontban 4000 havi szállítói számlát dolgoztak fel manuálisan; Az eljárás személyenként 6 percet vett igénybe. Az AI elolvasta a dokumentumot és kibontotta a mezőket, az RPA bevitte a tervezetet az ERP-be, a könyvelő pedig csak jóváhagyta. A feldolgozási idő 6 percről 1,5 percre csökkent, de a megerősítési lépés az embernél maradt; így a hibás számlát továbbra is elkapták.
2. eset – Ha nincs kivétel. Az egyik biztosítónál egy kötvénymegújító robot csendben rosszul kezelt 340, váratlan dátumformátumú rekordot; senki sem vette észre, és a megújításokat rossz dátummal írták be. Ha a kivételszabályt ("állj, és jelentsd, ha a formátumot nem ismeri fel") a semmiből tervezték, a robot ezeket a rekordokat az emberhez irányítaná. A javítás hetekig tartott.
3. eset – Nem megfelelő folyamat automatizálása. Az egyik kereskedőnél a rendelés-visszaigazolási folyamat 11 lépésből állt; Robottal lenne automatizálva. Amikor a MIS szakértő megvizsgálta a folyamatot, úgy látta, hogy a 4 lépés felesleges kettős ellenőrzés. Először a folyamatot 7 lépésre csökkentették, majd automatizálták. Ha egyszerűsítés nélkül automatizálnák, akkor 4 felesleges lépés maradna.
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás:
Automatizálja a számlafeldolgozást.
Erőteljes felszólítás:
Az Ön szerepköre: Ön folyamatautomatizálási tervező. Bontsa fel a következő manuális folyamatot lépésekre, és osztályozza az egyes lépéseket:- [RPA] kanonikus, strukturált, ismétlődő- [AI] értelmezést/kategorizálást/szövegértést igénylő- [EMBER] magas kockázatú vagy kétértelmű döntés Minden egyes lépéshez írja le a lehetséges kivételeket és a teendőket hiba esetén. Sorolja fel azokat az információkat, amelyeket rögzíteni kell az ellenőrzési nyomvonalhoz. Folyamat: [lépésről lépésre kézi folyamatleírás]
A hatékony felszólítás lebontja a folyamatot, minden lépést a megfelelő szerepkörhöz rendel, és a kezdetektől kivételeket és ellenőrzési nyomvonalat vet fel.
Négy másolható sablon
1) A bomlási folyamat:
Bontsa fel az alábbi manuális folyamatot számozott lépésekre. Minden lépésnél: bemenet, folyamat, kimenet és automatizálás elérhetősége ([RPA]/[AI]/[EMBER]). Folyamat: [szöveg]
2) Kivételi forgatókönyv generálása:
A következő automatizált folyamathoz: „Mi történhet rosszul?” A forgatókönyvek listája: hiányzó adatok, helytelen formátum, rendszerhiba, kettős rekord. Javasolja, mit tegyen a robot mindegyiknél. Folyamat: [szöveg]
3) Egyszerűsítési áttekintés:
Jelölje meg az alábbi folyamat lépéseit, amelyek szükségtelenek, ismétlődőek vagy nem termelnek értéket, és írják le, hogy miért távolíthatók el. Javasoljon egyszerűsítést az automatizálás ELŐTT. Folyamat: [szöveg]
4) Ellenőrzési nyomvonal tervezése:
Tervezzen ellenőrzési nyomvonalat a következő automatizált folyamathoz: mely mezőket (idő, felhasználó/robot, bevitel, eredmény, döntés) kell rögzíteni az egyes lépésekben? Jelezze a hiányosságokat a pénzügyi nyomon követhetőség tekintetében. Folyamat: [szöveg]
Összehasonlító táblázat: RPA / AI / Ember
kritérium
RPA
Mesterséges intelligencia
emberi
Amiben a legjobb
Rendszeres, ismétlődő
Megjegyzés, osztályozás
ítélet, felelősség
Beviteli típus
strukturált
Félig/szabad szöveg
minden típus
Hibaviselkedés
Betartja a szabályt
Amennyire csak lehet rossz
Képes észlelni és leállítani
Audit
Könnyű naplózni
A kimenetet naplózni kell
Aláírás/jóváhagyás
végső döntést
nem
nem
Igen
Gyakori hibák
- A rossz folyamat automatizálása. Az egyszerűsítés nélküli automatizálás fenntartja a pazarlást.
- Nem tervezünk kivételeket. A „minden jól megy” feltételezésre épülő robot az első meglepetésre csendben hibákat produkál.
- A kritikus döntést az AI-ra bízzuk. Magas kockázatú jóváhagyás delegálása a modellre; Még ha a modell magabiztosnak tűnik is, téved, és nem vállal felelősséget.
- Az ellenőrzési nyomvonal megkerülése. Nyom nélkül a hiba nem vizsgálható; Ez jogsértés a pénzügyi folyamatban.
- Egyáltalán nem figyeli a robotot. Változnak a rendszerek (képernyő, tér); Egy napon a nem felügyelt robot hangtalanul rossz helyen kezd kattogni.
Figyelem: Az automatizálás sebessége a hibákat is felgyorsítja. Ha egy ember hibát követ el óránként 60 rekord feldolgozása közben, akkor a hiba legfeljebb 60 lehet; Egy helytelenül telepített robot rekordok ezreit ronthatja meg percek alatt. Tehát először kis mennyiségben, felügyelet mellett próbáld ki.
Összefoglalva
Az RPA automatizálja a rendszeres és ismétlődő feladatokat a képernyő lépéseinek utánzásával; A mesterséges intelligencia átveszi az értelmezést, osztályozást igénylő lépéseket. A kettő kombinációja az intelligens automatizálás. A tervezés lényege, hogy a folyamatot lépésekre bontja, és minden lépést RPA-hoz, AI-hoz vagy emberhez rendel; A magas kockázatú döntések az embereket a hurok alatt tartják. A kivételkezelés és az ellenőrzési nyomvonal elengedhetetlen. A mesterséges intelligencia felgyorsítja a folyamatok lebontását, a kivételes forgatókönyvek és a dokumentáció elkészítését; De melyik a kritikus lépés, és a hiba költségét az üzleti tudás határozza meg. Az automatizálás előtt először egyszerűsítse és érvényesítse a kis pilot segítségével.
Pályázati feladat
Válasszon egy „a szabadságkérelem jóváhagyási folyamatát” (alkalmazotti kérelmek, vezetői jóváhagyások, HR-folyamatok). (1) Ossza fel a folyamatot lépésekre a hatékony prompt segítségével, és osztályozza az egyes lépéseket [RPA]/[AI]/[EMBER]. (2) Írjon le legalább 3 kivételes forgatókönyvet, és azt, hogy mindegyikben mit fog tenni a robot. (3) Keressen legalább 1 felesleges lépést, amely eltávolítható az automatizálás előtt. (4) Sorolja fel az ellenőrzési nyomvonalhoz rögzítendő területeket. (5) Jelölje be az egyetlen magas kockázatú lépést, és írja le, hogy miért maradjon meg az emberben.
ellenőrző lista
- [ ] A folyamatot lépésekre osztottam, és minden lépést a megfelelő szerepkörhöz rendeltem.
- [ ] Az automatizálás előtt egyszerűsítettem a folyamatot.
- [ ] Minden lépéshez meghatároztam a kivétel viselkedését.
- [ ] Meghatároztam az ellenőrzési nyomvonalhoz rögzítendő területeket.
- [ ] A magas kockázatú döntéseket az emberi körben hagytam.
- [ ] Először egy kis volumenű, felügyelt pilotot terveztem.