Nyereség:
- Képes megérteni a kockázat, a valószínűség, a hatás, a kockázati pontszám és a válaszstratégia (elkerülés, mérséklés, átadás, elfogadás) fogalmát, és mesterséges intelligencia támogatásával kockázati rekord tervezetet készíteni.
- Képes mesterséges intelligencia felhasználására kockázatazonosításra, -osztályozásra, kiváltó azonosításra és mérséklő intézkedések elkészítésére és a kockázati nyilvántartás életben tartására
- Annak megértése, hogy a mesterséges intelligencia által előállított valószínűségi és hatásértékek szakértői kalibrációt igényelnek, és a kockázatok birtoklása és a végső döntés az emberé.
A jövő minden projektben bizonytalan; A bizonytalanság kockázatot jelent. A kockázat egy bizonytalan esemény vagy feltétel, amely megvalósulása esetén hatással lesz a projekt céljaira (idő, költség, terjedelem, minőség). A kockázatok lehetnek negatívak (fenyegetés) vagy pozitívak (lehetőség), de a hétköznapi nyelven leginkább fenyegetéseket értünk. A jó projektmenedzsert a közepestől gyakran a kockázatkezelés különbözteti meg: a problémákat a felmerülésük előtt látni, azok valószínűségét csökkenteni, és előre megtervezni, hogy mit kell tenni, amikor bekövetkeznek. Ennek az egységnek a középpontjában a kockázati regiszter áll: egy élő dokumentum, amelyben minden kockázatot, azok valószínűségét, hatását, tulajdonosait és reagálási terveit tárolják. A mesterséges intelligencia nagyon hasznos a kockázatok azonosításában és a vázlatpontozásban; A valószínűségi és hatásbecslések azonban ügynökségspecifikus döntést igényelnek, és a kockázatok tulajdonosa mindig emberi marad.
A kockázati regiszter anatómiája
A kockázati naplósor jellemzően a következőket tartalmazza: kockázat leírása (ok-esemény-okozati formátumban: „ha a szállító késik, az integráció nem indul el, szállítási csúszások”), kategória (műszaki, erőforrás, külső, pénzügyi, jogi), valószínűség (a bekövetkezés esélye; pl. 1-5 vagy %), hatás (a veszteség mértéke előfordulás esetén), a hatás előjele (1-5) közeledik), válaszstratégia, kockázat tulajdonosa (a kockázat figyelemmel kísérésével megbízott személy) és állapota.
A kockázati pontszám = valószínűség × hatás egy egyszerű, de hatékony priorizálási eszköz. A 4-es valószínűségű és 5-ös hatású kockázat (20-as pontszám) sokkal nagyobb figyelmet érdemel, mint a 2-es valószínűségű és 2-es hatású kockázat (4-es pontszám). A kockázatok ezen pontszám alapján a kockázati mátrixon (valószínűség-hatás rács) piros/sárga/zöld zónákban vannak elhelyezve.
Négy alapvető válaszstratégia létezik (a fenyegetésekre):
- Elkerülés: A kockázatot okozó munkakör teljes megváltoztatása/eltávolítása.
- Enyhítés: a valószínűség vagy hatás csökkentése (pl. helyettesítő beszállító keresése).
- Átruházás: A kockázat átruházása másra (biztosítás, szerződési záradék, alvállalkozó).
- Elfogadás: Vállalni a kockázatot; hanem vészhelyzeti tervet és költségvetés/idő elosztást kell kiosztani.
területen
példa
Ki tölti be?
Kockázat meghatározása
"Ha a legfontosabb fejlesztő távozik, a fejlődés lelassul."
PM + csapat
Valószínűség (1-5)
3
szakértői ítélet
Hatás (1-5)
4
szakértői ítélet
pontszámot
12
Fiók (AI segít)
ravaszt
"A munkába jövés visszaesik, interjú pletyka"
kockázatvállaló
Válasz
Enyhítés: információmegosztás, tartalék személy
PM + rendelkezik
Tulajdonos
csapatvezető
PM-et küld
Lépésről lépésre: Kockázatnaplózás AI-val
- Kockázati ötletbörze. Adja meg a mesterséges intelligencia névtelen projektkörnyezetét, és kategóriánként generálja a lehetséges kockázatokat. A mesterséges intelligencia jó arra, hogy emlékeztessen minket azokra a kockázatokra, amelyekre az emberek ráugranak.
- Tedd ok-esemény-okozati formátumba. Minden kockázatot az „X miatt, ha Y megtörténik, akkor Z hatás” formátumba kell helyezni; A kétértelmű kockázatokat nem lehet kezelni.
- Draft pontozás. Kérdezze meg az AI-t a valószínűségi/hatási diagramokról, de kalibrálja azokat szakértői vélemény alapján. Az AI száma kiindulópont, nem valóság.
- Azonosítsa a triggert. Minden jelentős kockázat esetén „honnan tudjuk, hogy közeleg?” Válaszolj a kérdésre.
- Reagálási terv tervezet. Kérje meg az MI-t, hogy javasoljon 4 megfelelő stratégiát és konkrét lépéseket minden egyes magas pontszámú kockázathoz.
- Jelöljön ki egy tulajdonost, és tartsa életben. Minden kockázatnak adjon tulajdonost; Hetente tekintse át a kockázati nyilvántartást. A kockázati nyilvántartás egy élő dokumentum, nem egyszer írják és elfelejtik.
Tipp: Foglalja össze a kockázati naplót az „5 legfontosabb kockázat” kategóriában, és vegye fel minden állapotjelentésbe. Így láthatók maradnak a kockázatok, és csökkennek a meglepetések.
három mini tok
1. eset – Elfogott elmulasztott kockázat. Egy PMO szakember átadta a kitöltött, 18 sorból álló kockázati nyilvántartást az MI-nek, és megkérdezte: "Milyen jellemző kockázatokat hagyhattam ki?" – kérdezte. AI; Öt kockázatra emlékeztetett, mint például a „harmadik fél licencének megújítása”, „adatmigrációs veszteség kockázata” és „kulcsfontosságú személyzet függősége”. A szakértő 3-at adott hozzá. Két hónappal később felmerült az engedélyezési kockázat, de a terv kész volt.
2. eset – Kalibrálási különbség. Az egyik miniszterelnök megkérdőjelezte a mesterséges intelligencia által a kockázatnak adott „2 valószínűségű” értéket. A késések gyakoriak voltak a csapat történetében ezzel a szállítóval; a tényleges valószínűség közelebb volt a 4-hez. A pontszám 6-ról 12-re nőtt, és a kockázat a "figyelendő" listáról az "aktív elővigyázatosság" listára került. Tanulság: Az AI valószínűségi előrejelzését korrigálni kell az ügynökségi adatokkal.
3. eset – Nem igényelt kockázat. Egy csapat jól felismerte a kockázatokat, de nem vállalta a felelősséget. Kockázat történt, senki sem figyelt, a ravasz megszökött, és a projekt 3 hetet késett. Tanulság: a kockázat tulajdonos nélkül kockázat felügyelet nélkül; A mesterséges intelligencia kockázatokat termel, de az emberi tulajdonos hozzárendeli azokat.
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás:
Sorolja fel a projektem kockázatait.
Kontextus nélkül, kategóriák és formátum nélkül; Megjelenik egy általános lista, amelyek többsége nem kapcsolódik a projekthez.
Erőteljes felszólítás:
Az Ön szerepköre: kockázatkezelési szakember. Kontextus: [névtelen projekt összefoglaló: iparág, időtartam, csapat, technológia, korlátok]. Feladat: Kockázat generálása kategóriánként (műszaki, erőforrás, külső/szállító, pénzügyi, jogi, hatókör).Minden kockázat esetében:- Leírás ok-esemény-okozati formátumban- Valószínűség (1-5) és hatás újraválaszolása (1-5) DRAFT-reakció (1-5) igazságos előjel (elkerülése/enyhítése/átadása/elfogadása) és 1 konkrét intézkedésMegjegyzés: A valószínűségi/hatásértékek VÁZLAT; Intézményi adatokkal kalibrálom. Ne adjon meg hamis számokat, írja le az indokait. Kimenet: táblázat.
Ez a prompt hatékony: kategóriát, formátumot, piszkozatpontozási figyelmeztetést és kalibrációs megjegyzést tartalmaz.
További sablonok:
# Holttér kereső Tekintse meg kockázati naplómat lent. Emlékeztessen kategóriánként azokra a kockázatokra, amelyek KÖZÖS az ilyen projektekben, de NEM szerepelnek a listámon. Ne ismételje meg a meglévőket.
# Trigger generator Javasoljon 3 korai figyelmeztető jelet (triggert) a kockázathoz: [kockázat]. Minden jelnél írd le azt is, hogy melyik adattal/jelzővel tudom követni.
# Reagálási terv elmélyítése Értékelje mind a négy stratégiát ehhez a magas pontszámú kockázathoz (elkerülje/enyhítse/átadja/elfogadja); hasonlítsa össze mindegyik költségét és hatását, és magyarázza el, melyiket ajánlja és miért. Ne feledje, hogy a végső döntés az enyém.
Gyakori hibák
- Homályos kockázat írása: a „Késés kockázata” nem kezelhető; Az "integrációs csúszások, ha az X szállító késik" kezelhető.
- Az AI pontszámának valós összetévesztése: A valószínűség/hatás intézményspecifikus; Kalibrálás nélkül nem szabad használni.
- Nincs tulajdonos hozzárendelése: A nem birtokolt kockázatot nem figyelik.
- Nem azonosítja a kiváltó okot: Korai jelek nélkül a kockázat meg fogja kapni.
- A kockázati nyilvántartás befagyasztása: Változik a projekt, változnak a kockázatok; Ha a rekord nem frissül, az elhal.
- Csak nézzük a fenyegetéseket: A lehetőségek (korán befejezett munka, olcsóbb erőforrások) szintén kezelhetők.
Vigyázat: A mesterséges intelligencia a kockázatot „alacsony valószínűségűnek” jelölheti; De ha ez a kockázat gyakran előfordul a szervezetében, az AI általánosítása félrevezeti Önt. Mindig tesztelje a pontszámokat saját előzményadataival.
Összefoglalva
A kockázatkezelés az a művészet, hogy a problémákat még azelőtt lássuk, mielőtt azok kirobbannának, és ennek középpontjában a kockázati nyilvántartás az élő dokumentum. Minden kockázatot ok-esemény-okozati formátumban azonosítanak, valószínűség és hatás alapján pontoznak, meghatározzák kiváltó- és válaszstratégiáját (elkerülése/mérséklése/átruházása/elfogadása), és tulajdonost rendelnek hozzá. A mesterséges intelligencia hatékony kockázati ötletbörze és piszkozatpontozás; A vakfoltokra emlékeztet. A valószínűségi/hatásértékek szakértői kalibrálása, a kockázatvállalás és a végső válaszadás azonban mindig az emberen múlik.
Pályázati feladat
Hozzon létre egy kategóriánkénti kockázati nyilvántartás vázlatot a mesterséges intelligencia segítségével a projekthez (anonimizálja a kontextust). Válassza ki az 5 legmagasabb pontszámot elérő kockázatot; Kalibrálja mindegyik valószínűség/hatás értékét saját előzményadataival, írjon ki egy triggert és válaszműveletet, és rendeljen hozzá egy tulajdonost. Ezután ellenőrizze az elmulasztott kockázatokat a „holttérkereső” sablonnal.
ellenőrző lista
- [ ] A kockázatokat ok-esemény-okozati formátumban írtam.
- [ ] A valószínűség/hatás értékeket az intézményi hozammal kalibráltam.
- [ ] A kockázatokat pontszám alapján rangsoroltam (kockázati mátrix).
- [ ] Minden jelentős kockázathoz azonosítottam a triggereket és a válaszstratégiákat.
- [ ] Minden kockázathoz tulajdonost rendeltem.
- [ ] Terveztem, hogy a kockázati naplót folyamatosan élesben tartom, és hozzáadom az állapotjelentéshez.