Kód nélküli automatizálás és munkafolyamatok

Nyereség:

• Képes a folyamat tisztázására és megtervezésére az ismétlődő, szabályalapú, alacsony ítélőképességű feladatok automatizálására kód nélküli eszközökkel
• Lehetőség a mesterséges intelligencia használatára mind automatizálási tervezőként, mind folyamatlépésként, emberi jóváhagyással és biztonsági hálóval a kritikus lépésekhez
• Alkalmazni tudja a kicsi beállítás és a valós adatokkal való tesztelés, az első héten történő megfigyelés, valamint az adatút titkosságának szabályozásának fegyelmét, megértve, hogy az automatizálás a hibát is skálázza.

A személyes termelékenység legnagyobb ugrása abból adódik, hogy egyáltalán nem végez ismétlődő feladatokat – vagyis automatizálja azokat. Hetente ugyanazt a jelentést másolni és beilleszteni, minden bejövő űrlapot manuálisan táblázatba feldolgozni, ugyanazt az értesítést újra és újra elküldeni: ezek a gép feladatai. A kód nélküli automatizálás (automatizálás kódírás nélkül) azt jelenti, hogy "ha ez megtörténik, tedd meg" szabályokat vizuális eszközökkel, a programozás ismerete nélkül. Ezen a területen az AI egyrészt segít az automatizálás megtervezésében, másrészt az automatizáláson belüli feldolgozási lépésként működik (például összefoglalja a bejövő szöveget). De vigyázat: az automatizálás a hibákat is automatizálja; A rosszul felépített áramlás gyorsan és többször elköveti a hibát.

Feltételek. A No-code szoftver/automatizálás telepítése kód írása nélkül. A trigger az az esemény, amely elindítja az automatizálást – „ha új e-mail érkezik”, „amikor válasz érkezik az űrlapra”. A művelet a trigger után végrehajtott művelet – „sor hozzáadása a táblázathoz”, „üzenet küldése”. A Zapier, a Make, a Power Automate népszerű kód nélküli automatizálási platformok; Összekapcsolják az alkalmazásokat. Az integráció az, amikor két alkalmazás adatot cserél.

Mit kell automatizálni?

Nem minden munka alkalmas automatizálásra. Azoknak a munkáknak, amelyek jó jelöltekké válnak, három jellemzőjük van: ismétlődő (gyakran előfordul), szabályalapú (világos „ha-akkor” logikával rendelkezik), és alacsony ítélőképességet igényel (nem szükséges az emberi megítélés). Példa: beérkező számlák mentése mappába, űrlapválaszok feldolgozása táblázatba, heti jelentés összeállítása és elküldése meghatározott időpontban.

A rossz jelöltek a következők: olyan munkák, amelyek nagy megítélést igényelnek (kinek milyen választ kell adni), ritkák (évente egyszer), vagy amelyeknek az eredménye kritikus, és nem szabad ellenőrzés nélkül folytatni. Ebben az utolsó csoportban állítsa be az automatizálást egészen a vázlatgyártásig, a „küldést” az emberre bízva.

Tipp: Mielőtt automatizálna egy feladatot, végezze el többször kézzel, és írja le a pontos lépéseket. Nem automatizálhat olyan folyamatot, amelyet nem ért; Az automatizálás egy letisztult folyamat gépi fordítása.

Lépésről lépésre: az automatika beállítása

1. Tisztázza a folyamatot. Mi a trigger, mik a lépések, mi a kimenet? Egyszer írj kézzel.
2. Az AI tervezte. „Hogyan állíthatom be ezt a folyamatot a Zapier/Make segítségével?” Kérjen lépéstervet.
3. Állítsa be kicsiben. A legegyszerűbb formájában kezdje egy lépéssel.
4. Teszteld. Próbálja ki valós adatokkal; manuálisan ellenőrizze a kimenetet.
5. Tegyél egy ellenőrző pontot. Emberi jóváhagyás hozzáadása a kritikus lépéseknél; Ne automatizálj mindent.
6. Óra. Az első héten rendszeresen ellenőrizze a nyomatokat; A csendes hiba a legveszélyesebb.

Az AI két szerepe az automatizálásban

1. szerep – Tervező: Miután elmagyarázta, hogy mit szeretne tenni, az AI lépésről lépésre elmondja az automatizálási tervet, a szükséges indító-akció kapcsolatokat és a lehetséges buktatókat. Ha egyáltalán nem ismeri a kód nélküli eszközt, az AI lesz a tanára.

2. szerep – Feldolgozási lépés: A modern kód nélküli eszközök lehetővé teszik, hogy egy „AI-lépést” helyezzen el a folyamatba – összegezze a bejövő szöveget, kategorizálja, módosítsa hangszínét, mezőket von ki az adatokból. Például: „ha új támogatási e-mail érkezik → sürgősségi osztályozás az AI-vel → értesítse az adminisztrátort, ha sürgős”. Itt az AI az automatizálás agya, de ismét ellenőrizhető határokon belül kell működnie.

üzlet

Automatizálásra alkalmas?

Miért

Űrlap válasz megjelenítése a táblázatban

nagyon kényelmes

Ismétlődő, szabályalapú

Számla archiválása

alkalmas

Szabályalapú, alacsony ítélőképesség

Elnézést kérő e-mail az ügyfélnek

Részben (tervezet)

Ítélet kell, az üzenet az embernek szól

Ki kerül előléptetésre?

nem alkalmas

Legfelsőbb igazságszolgáltatás, kritikus

Heti riport összeállítás

alkalmas

ismétlődő, időzített

Négy másolható automatizálási sablon

A következő ismétlődő feladatot szeretném automatizálni kód nélkül: Folyamat: [mondd el lépésről lépésre].- Milyen triggerekre és műveletekre van szükség?- Melyik Zapier / Make / Power Automate alkalmas és miért?- Hol hagyjam az emberi jóváhagyást (kritikus lépések)?- 3 lehetséges hibapont és hogyan kerüld el őket?

Hozzáadok egy AI lépést a következő automatizálási folyamathoz.Flow: [bejövő

Segíts tisztázni ezt a folyamatot, majd készítsd készen az automatizálásra: Körülbelül amit csináltam: [rendetlen parafrázis].- Tedd világos sorrendbe a lépéseket.- Külön (ha-akkor) döntési pontokat.- Jelöld meg, hogy mely lépések automatikusak és melyek maradjanak emberi.

Megjelenik egy ellenőrző lista az általam beállított automatizálás teszteléséhez: Automatizálás: [mit csinál].- Milyen éleseteket (üres adatok, rossz formátum, dupla rekord) teszteljek?- Mit kell figyelni az első héten?- Hol van a néma hibák kockázata (észrevétlen)?

Gyenge felszólítás / Erős felszólítás

Gyenge: "Készítsen nekem egy automatizálást." (Az AI általános választ ad anélkül, hogy tudná, mit akar automatizálni, milyen eszközöket használ.)

Erős: "Szeretném automatikusan feldolgozni a Google űrlapon beérkezett kérelmeket egy Táblázatok táblázatba, és Slack-értesítést küldeni a "sürgős" megjelöléssel ellátottak számára. Hogyan állíthatom be a Make-val? Mondja el lépésről lépésre, mondja meg, hol kell hagynom az emberi jóváhagyást és a lehetséges hibapontokat." A hatékony verziókészítő eszközök működőképes tervet adnak vissza, mert ez adja a kiváltó okot, a műveletet és a biztonság szükségességét.

három mini tok

1. eset – A kézi munka vége. Egy műveleti felügyelő manuálisan dolgozta fel a több mint 40 napos beérkező rendeléseket egy táblázatba, körülbelül napi 50 percet. Form → asztal automatizálás telepítve; az idő nullára csökkent. ~18 órát nyert havonta. A kritikus pont: az első héten manuálisan ellenőrzött minden rekordot, két formázási hibát észlelt, és kijavította a folyamatot.

2. eset – Automatikus hiba. Egy marketingszakember automatikus üdvözlő üzenetet állított be az e-mail-listájára, de hibásan írta le a dátumot az üzenetben. Az automatika tökéletes sebességgel küldte el 600 embernek. A hibát nem csak egyszer követték el, hanem 600-szor. Tanulság: az automatizálás hibát is skáláz; Telepítés előtt ellenőrizze a tartalmat tökéletesen, és először tesztelje kicsiben.

3. eset – Intelligens áramlás AI lépéssel. Egy ügyfélszolgálati csapat beállított egy folyamatot, amely a bejövő e-maileket "sürgős/normál/spam" kategóriába sorolja egy mesterséges intelligencia lépéssel, és prioritást ad a sürgőseknek. A válaszidő átlagosan 4 óráról 40 percre csökkent. A biztonság kedvéért: A mesterséges intelligencia által „spamnek” ítélt e-maileket nem törölték, hanem egy külön mappába mentek – így ha az AI tévedett, nem vesztek el. Az egyik hetente egyszer átnézte ezt a mappát.

Gyakori hibák

• A nem értett folyamat automatizálása: Először végezze el manuálisan, és tisztázza a lépéseket.
• Minden automatizálása: Hagyja az emberi jóváhagyást a kritikus / ítéletet igénylő lépésekhez.
• Élő adás tesztelés nélkül: Automation scales bug; Először kis és valós adatokkal tesztelje.
• Nem figyel: A csendes hibák a legveszélyesebbek; Az első héten rendszeresen ellenőrizze a nyomatokat.
• Vakon bízva a mesterséges intelligencia lépésében: hozzon létre egy biztonsági hálót, hogy az adatok ne vesszenek el téves besorolás esetén.
• Adatvédelem: Tudja, hogy az automatizálás hova helyezi át az érzékeny adatokat; harmadik féltől származó eszközök látják az adatokat.

Figyelem: Az automatizálás az adatokat egyik alkalmazásból a másikba helyezi át. Az átvitel során érzékeny adatok (személyes adatok, pénzügyi nyilvántartások) áthaladhatnak harmadik fél szerverein. Feltétlenül ellenőrizze az automatizálás adatútvonalát és a vállalati adatok megőrzési szabályzatát.

Összefoglalva

• A legnagyobb haszon az ismétlődő, szabályalapú, alacsony ítélőképességű feladatok automatizálásából származik.
• A mesterséges intelligencia két szerepet tölt be: a tanár, aki megtervezi az automatizálást és a folyamaton belüli feldolgozási lépést (összefoglalás/osztályozás).
• Az automatizálás előtt manuálisan finomítsa a folyamatot; Nem telepíthet olyan folyamatot, amelyet nem ért.
• Építsen kicsiben, tesztelje valós adatokkal, adjon hozzá emberi jóváhagyást és biztonsági hálót a kritikus lépésekhez.
• Az automatizálás a hibát is skálázza; Nézze meg az első héten, ellenőrizze a buszon a magánélet védelmét.

Pályázati feladat

Válasszon egy ismétlődő feladatot, amelyet hetente végez, és először írja le kézzel a lépéseket. A mesterséges intelligencia tisztázza a folyamatot a harmadik sablonnal, majd az első sablonnal állítsa elő a kód nélküli tervezést. Ha teheti, telepítse a legegyszerűbb formában, és készítsen tesztlistát a negyedik sablonnal, és próbálja ki valós adatokkal. Jegyezze meg, hol hagyja az emberi jóváhagyást.

ellenőrző lista

• [ ] Először kézzel végeztem el az automatizálandó munkát, és tisztáztam a lépéseket.
• [ ] Ismétlődő, szabályalapú, alacsony ítélőképességű munkát választottam.
• [ ] A kritikus lépésekhez hozzáadtam az emberi jóváhagyást/biztonsági hálót.
• [ ] Kicsire állítottam és valós adatokkal teszteltem.
• [ ] Úgy terveztem, hogy az első héten megnézem a kimeneteket.
• [ ] Ellenőriztem az automatizálás érzékeny adatútját és titkosságát.