Nyereség:
- Lehetőség az ülésre készen bejutni egy időzített napirend és a lehetséges kifogások listájának mesterséges intelligenciával történő elkészítésével az ülés előtt
- Képes a nyers jegyzeteket vagy átiratokat döntések/cselekvések (ki-mi-mikor)/nyitott kérdésekként strukturálni az elveszett műveletek megelőzése érdekében
- Képes figyelni az átírási hozzájárulásra és a titoktartásra a mesterséges intelligencia által meghozható feladatok és döntések megerősítésével és az összefoglaló terjesztésével
Az értekezletek a vállalati idő legnagyobb – és a legtöbb panaszt okozó – eleme. Rossz találkozó; Ez egy olyan találkozó, amelyre felkészületlenül, szétszórtan lépnek be, és a végén nem világos, hogy ki mit fog csinálni. A mesterséges intelligencia az értekezlet munkafolyamatának minden szakaszában kihasználható: a napirend és az előkészítés előtt, a megjegyzések közben, az összefoglaló és a műveletek követése utána. De az emberek határozzák meg a találkozó minőségét; A mesterséges intelligencia csak élesíti a felkészülést, és kihagyhatatlanná teszi a nyomon követést. A legnagyobb haszon általában a találkozó után következik be: a döntések és a tettek nem párolognak el.
Feltételek. A napirend az ülésen megvitatandó témák rendezett listája. A műveleti elem olyan feladat, amely az értekezletből jön ki, valakihez van hozzárendelve, és dátummal rendelkezik. Az értekezlet összefoglalója/jegyzőkönyve a megbeszéltek és a döntések rögzítése. Az átirat a beszélgetés szóról-szóra átírása – egyes találkozóeszközök automatikusan generálják. A nyomon követés annak nyomon követése, hogy valóban megtörténnek-e az intézkedések.
A találkozó három szakasza és az AI
Előzetes (előkészítés): A mesterséges intelligencia a témakörök szétszórt listájából kivon egy strukturált napirendet, előre átgondolja a lehetséges kérdéseket és ellenérveket, összefoglalja a releváns dokumentumokat, és előkészíti. A jó felkészülés felére csökkentheti a találkozó idejét.
Rendelés (megjegyzés): Ne szórakozzon az AI-val a találkozó során; Készítsen nyers jegyzeteket, vagy használjon átíró eszközt (ha megengedett). Tartsa a fókuszt a beszélgetésen.
Utóhatás (összefoglaló és akció): Íme az igazi nyeremény. A nyers jegyzetet vagy átiratot betáplálod az MI-be, és "döntésekre, cselekvésekre (ki-mi-mikor), nyitott kérdésekre" strukturálod. Ezután világosan oszd szét a résztvevők között. Szóval "mit csináltunk ezután?" eltűnik a bizonytalanság.
Lépésről lépésre: találkozó munkafolyamat
- Állítsa be a napirendet. Adjon nyers témákat a mesterséges intelligencia számára, és állítson elő prioritásos és időzített napirendet.
- Készülj fel. Összefoglalja a vonatkozó dokumentumokat; Előzetesen mérlegelje a lehetséges kifogásokat.
- Készítsen nyers jegyzeteket. Egyszerűsített, nyers felvétel közben; Ne szórakozz az AI-val.
- Konfigurálás. Ezután adja át a jegyzetet/átiratot az MI-nek, és hozzon döntéseket és tegyen lépéseket.
- Ellenőrizze. Hasonlítsa össze az egyes döntéseket és feladatokat azzal, amire emlékszik; Az AI helytelenül rendelhet hozzá.
- Telepítés és nyomon követés. Összefoglaló küldése; Tegye fel a műveleteket a követési listára.
Tipp: Az értekezlet összefoglalójának MI-vel való elkészítése után a résztvevők megkérdezik: "Helyes-e ez az összefoglaló, van-e hiányzó/hibás?" Kérjen 24 órán belül. Így észlelheti a hibákat, és mindenki ugyanazon az oldalon van.
Átírás és titoktartás
Számos találkozóplatform kínál automatikus átiratokat és AI-összefoglalókat. Ez erős, de két dologra ügyeljen. Az első a beleegyezés: a résztvevőknek tudniuk kell, hogy rögzítik őket; Egyes helyeken ez törvényi előírás. A második az adatvédelem: az átiratok érzékeny információkat tartalmazhatnak; Tudja meg, hová menti, és ki férhetett hozzá. A titkos értekezlet-átirat beillesztése egy általános mesterséges intelligencia-eszközbe csak kihúzza ezeket az információkat.
Színpad
Az AI hozzájárulása
férfi szerepe
Napirend
Struktúrák, prioritások
eldönti, miről beszél
előkészítése
A dokumentum összegzi, kifogást javasol
Meghatározza a stratégiát
megjegyzés
Átirat/összefoglaló (eszközzel)
A beszélgetésen tartja a hangsúlyt
Összegzés
Döntés+intézkedik
Megerősíti a pontosságot
nyomon követése
Emlékeztető, állapot kérdez
Felelősséget vállal
Négy másolható találkozósablon
Hozzon létre egy strukturált értekezlet napirendet a következő nyers témákból:- Adjon becsült időt az egyes témákra, összesen legfeljebb [45] percet.- Tegye először a legfontosabb/döntést igénylő témákat.- Adja meg az egyes témák "kívánt eredményét" (döntés vagy információ). Témák: """[nyers lista]"""
Segíts felkészülni a holnapi találkozóra. Tárgy: [X].- 5 nehéz kérdés/kifogás, ami a másik fél részéről érkezhet.- 1-2 mondat kész válaszirány mindegyikhez.- 3 kritikus pont, amit tudnom kell a megbeszélés előtt. Kontextus: """[rövid háttér]"""
Strukturálja a nyers értekezleti jegyzetemet:- Címsorok "Döntések", "Cselekvések (ki-mi-mikor)", "Nyitott kérdések".- Ha nem egyértelmű a feladat, írja be, hogy "nincs hozzárendelve", ne rendeljen kitalált feladatot senkihez.- Ha nincs megadva dátum, írja be, hogy "nincs dátum". Nyers megjegyzés: """[beillesztés]"""
Készítsen egy utólagos üzenetet az alábbi értekezlet-összefoglalóból:- Rövid, a résztvevőknek szól.- Csak a mindenkit érintő döntések + mindenki saját intézkedése.- Megjegyzés a végén: "24 órán belül jelezze, ha valami hiányzik/hibás". Összegzés: """[beillesztés]"""
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge: "Összefoglalja ezt a találkozó jegyzetét." (A döntések és a tettek zűrzavaros szöveggé keverednek; továbbra sem világos, hogy ki mit fog tenni.)
Erős: "Strukturálja ezt a nyers feljegyzést három címsorba: Döntések, Műveletek (ki-mi-mikor), Nyitott kérdések. Ha nem világos, hogy ki fogja megtenni, írja be, hogy "nincs hozzárendelve" – ne rendeljen senkihez feladatot. Ha nincs dátum, írja be, hogy "nincs dátum"." A hatékony verzió végrehajtható, közvetlenül telepíthető kimenetet ad, anélkül, hogy kész lenne.
három mini tok
1. eset – A felkészülés ereje. Egy értékesítési vezetőnek a mesterséges intelligencia „5 lehetséges kifogással és válaszreakcióval” állt elő egy kritikus ügyféltalálkozó előtt. A találkozón az ügyfél pontosan három kifogást hangoztatott; A menedzser felkészült. Az üzletet ezen a találkozón zárták le. A kifizetődő abból származott, hogy az AI előre átgondolta a lehetséges forgatókönyveket.
2. eset – Elveszett cselekmények. Az egyik csapat hetente ülésezett, de nem rögzítette az akciókat; Minden héten újra előkerültek ugyanazok a témák. Az AI-val folytatott minden egyes találkozás után elkezdték létrehozni és megosztani a "cselekvések (ki-mi-mikor)" listákat. 4 hét után 70%-kal csökkent az újranyitott témák száma, és lerövidült a találkozó időtartama.
3. eset – Tévedés csapda. Egy asszisztens ellenőrzés nélkül terjesztette az AI-strukturált értekezlet-összefoglalót. Az AI egy homályos mondatból talált ki egy akciót, amely szerint "Ayse elkészíti a költségvetési jelentést" - bár ilyen kinevezésre nem került sor. Ayşe meglepődött, zűrzavar tört ki. Tanulság: A mesterséges intelligencia képes cselekvéseket és feladatokat kitalálni; Erősíts meg minden sort az emlékeiddel.
Gyakori hibák
- Felkészületlenül lépni: mesterséges intelligencia használata csak későbbre; Legalább olyan értékes, mint korábban.
- AI kezelése közben: Osztott fókusz; Készítsen nyers jegyzeteket, és hagyja a feldolgozást későbbre.
- Nem érvényesíti a feladatokat: a mesterséges intelligencia képes feladatokat és személyeket alkotni; erősítse meg.
- Nem terjeszteni az összefoglalót: A bent maradt összefoglaló az nem létezik; Oszd meg és kérj megerősítést.
- Az átirat adatvédelmének megkerülése: Kérjen hozzájárulást, ne illesszen be bizalmas átiratot nyilvános eszközbe.
- A nyomon követés elhanyagolása: Ha összeállít egy akciólistát, és nem követi azt, a lista el fog halni.
Figyelem: Az automatizált értekezlet-összefoglalók a homályos beszélgetéseket végleges döntésekké változtathatják. A „talán meg fogjuk tenni” egy összefoglaló eszközben a „döntöttünk, hogy ezt megtesszük”. Mindig ellenőrizze a kritikus döntéseket az emberi memóriával.
Összefoglalva
- A mesterséges intelligencia a találkozó mindhárom szakaszában kihasznált, de az igazi kifizetődő az utólagos következményekkel jár: biztosítja, hogy a döntések és a tettek ne vesszenek el.
- Először állítsa be a napirendet, és gondolja át a lehetséges kifogásokat; A felkészülés lerövidíti az ülést.
- Ne szórakozz az AI-val közben, készíts nyers jegyzeteket; Hagyja a feldolgozást későbbre.
- Ezután strukturálja a megjegyzést a következőképpen: „Döntések + Cselekvések (ki-mi-mikor) + Nyitott kérdések”.
- A mesterséges intelligencia találkozókat és döntéseket hozhat; erősítse meg az egyes sorokat, terjessze ki az összefoglalót és kérjen visszajelzést; Ügyeljen az átirat titkosságára és a beleegyezésre.
Pályázati feladat
Hozzon létre időzített napirendet egy közelgő találkozóhoz az első sablonnal, és a lehetséges kifogások listáját a második sablonnal. Strukturálja a megbeszélés utáni nyers feljegyzést a harmadik sablonnal, és hasonlítsa össze az egyes műveleti hozzárendeléseket azzal, amire emlékszik – ellenőrizze, hogy az AI nem végzett-e hamis megbízást. Végül készítsen egy követő üzenetet a negyedik sablonnal, és kérje meg a résztvevők megerősítését.
ellenőrző lista
- [ ] Az AI-t használtam az ülés előtti napirendhez és az előkészítéshez.
- Nyers jegyzeteket készítettem [ ] alatt, nem foglalkoztam az AI-val.
- [ ] A jegyzetet határozatok/cselekvések/nyitott kérdésekként szerkesztettem.
- [ ] Minden egyes akciófeladatot megerősítettem az emlékemmel.
- [ ] Az összefoglalót kiosztottam és 24 órán belül visszajelzést kértem.
- [ ] Megszereztem a hozzájárulást az átirathoz, és biztosítottam a titoktartást.