Nyereség:
- Képes mesterséges intelligenciával vázlatokat készíteni a keresési segédletről (leíró eszköz), terjedelem-tartalmi megjegyzésről és elrendezési szakaszokról
- Képes megérteni az életrajzi/intézménytörténet hallucinációs kockázatát, és ezt a részt csak ellenőrzött forrásokra alapozni
- Lehetővé teszi a mesterséges intelligencia számára, hogy a kutatót a forráshoz irányítsa, ahelyett, hogy tényeket közölne közvetlenül a referenciaszolgáltatásban
Az archívum nem csak a dokumentumok megőrzéséért felelős; felelős azért is, hogy azokat a kutató számára hozzáférhetővé tegye. Ennek a hozzáférésnek két elsődleges eszköze van: a gyűjteményt bemutató leírási eszközök (keresési segédlet – a levéltári gyűjtemény tartalmát, felépítését és terjedelmét meghatározó útmutató) és a kutatókat közvetlenül segítő referenciaszolgáltatás. Mindkettő nagy erőfeszítést igényel: egy gyűjtemény útmutatójának megírása hetekig tart, és a kutatói kérdések megválaszolása egész nap időt vesz igénybe. Ráadásul ez a két mű az archívum "arca"; A kutató első kapcsolata a gyűjteménnyel gyakran az útmutatón és az információs pulton keresztül történik, így itt egy hiba közvetlenül az archívum megbízhatóságában mutatkozik meg.
A mesterséges intelligencia hatékony segítséget nyújt a leíró eszközök szerkesztésében és a referenciaszolgáltatások támogatásában. Ebben az egységben megtanuljuk, hogyan készítsünk gyűjtési útmutatót (keresési segédlet), hogyan írjunk hatókör- és tartalomleírásokat, segítünk a kutatói kérdésekben, és megtudjuk, miért nem alku tárgya a pontosság ezekben a szolgáltatásokban.
Leíró eszközök: a gyűjtemény térképe
A leíró eszköz lehetővé teszi a kutató számára, hogy megkérdezze: „Mi működik ebben a gyűjteményben számomra?” Lehetővé teszi a kérdés megválaszolását. Jellemzően tartalmazza:
- Általános leírás: A gyűjtemény neve, terjedelme, dátumtartománya, mérete.
- Életrajzi/intézménytörténet: A dokumentumokat előállító személy vagy intézmény rövid története.
- Terjedelem és tartalmi megjegyzés: Magyarázat, hogy milyen dokumentumok és milyen tárgykörök vannak a gyűjteményben.
- Elrendezés: Hogyan történik a dokumentumok csoportosítása (sorozat, alsorozat).
- Leltár: Részletes lista doboz/fájl szinten.
Ezeket a dokumentumokat a szabványoknak megfelelően írják (például ISAD(G) vagy EAD - Encoded Archival Description, az archív útmutatók digitális kódolási szabványa). Az AI nyers leltárból és dokumentum-összefoglalókból vázlatokat készíthet ezekről a szakaszokról; de minden tényt (történelem, személy, intézménytörténet) ellenőrizni kell.
A leírási eszközök másik értéke, hogy különböző részletezettségi szinten írhatók. Néha nincs elég idő vagy erőforrás egy archívum több ezer dobozának dokumentumszintű leírására; Ebben az esetben többszintű leírás készül: először általános leírás alapszinten, majd sorozat, majd lehetőség szerint fájlszinten. A mesterséges intelligencia különösen hasznos az alsóbb szintű esetek összefoglalóiból a legfelső szintű átfogó feljegyzés elkészítéséhez; Összefoglalót készít a miséből az egészbe. De ennek az összefoglalónak minden rétegének összhangban kell lennie az alsó réteg tényleges dokumentumaival; Az AI-nak nem szabad olyan hatókör-igényt alkotnia, amely nem szerepel a legfelső szintű gyűjteményben.
Vigyázat: Az életrajzi/intézménytörténeti rész az, ahol a hallucinációk leggyakrabban bekúsznak. A mesterséges intelligencia gördülékeny történetet tud írni egy személyről vagy intézményről „közismert” alapján, miközben nem létező eseményeket, hamis dátumokat és kitalált címeket ad hozzá. Ennek a szakasznak csak ellenőrzött forrásokon kell alapulnia.
Munkafolyamat: lépésről lépésre
1. Gyűjtse össze az alapanyagot. Leltár, dokumentum-összefoglalók, dobozlisták, meglévő megjegyzések, ha vannak.
2. Állítsa be a szabványt. Melyik leírási szabvány szerint lesz megírva (ISAD(G)/EAD)?
3. Készítsen vázlatot fejezetről fejezetre. Legyen mesterséges mesterséges intelligencia vázlat szakaszai, például hatókör és tartalom megjegyzés, valamint elrendezési leírás a nyersanyagból.
4. Ellenőrizze a tényeket. Különösen a történelem részben ellenőrizze az egyes dátumokat, neveket és eseményeket független forrásokból.
5. Ellenőrizze a hozzáférési korlátozásokat. Vannak-e bizalmas/szerzői jog által védett dokumentumok a gyűjteményben? Ezeket fel kell tüntetni az útmutatóban.
6. Szakértői jóváhagyás. A végső útmutató levéltári jóváhagyáson esik át.
Referencia szolgáltatás: segítségnyújtás a kutatónak
A referenciaszolgáltatásban a mesterséges intelligencia kétféleképpen segít: (1) a kutató kérdésének értelmezésével, és javaslatot tesz arra, hogy mely gyűjteményeket nézze meg, és (2) válaszokat fogalmaz meg a gyakran ismételt kérdésekre. De van itt egy kritikus határ: a mesterséges intelligencia ne adjon közvetlen "tény" választ a kutatónak, hanem irányítsa a forráshoz. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy "Ez a dátum ez", azt kell mondani, hogy "Ez az információ ilyen és ehhez hasonló dokumentumokból található ebben a gyűjteményben". Mert az MI által adott közvetlen tényszerű válasz kitalálható, és a kutató összetévesztheti a forrással.
Referencia feladat
Az AI megfelelő szerepe
kifogásolható használat
Értelmezni a kérdést
Tegyen fel tisztázó kérdéseket
—
Gyűjtemény útválasztás
"Oda nézz" javaslat
„A válasz az”
GYIK tervezet
Piszkozat ellenőrzött információkból
hamis válasz
Források listája
Keresési javaslat a katalógusban
Kitalált referencia adása
ténykérdés
Átirányítás a forráshoz
Közvetlen tényekre adott válasz
három mini tok
1. eset – Az útmutató tervezete 4 hétről 1 hétre csökkent. Egy archívum egy 120 dobozból álló gyűjtemény leletanyagát készítette elő. A dobozlistákat és a fájlösszefoglalókat megkapta az MI; Az YZ elkészítette a terjedelem-tartalom megjegyzés és az elrendezés szakaszok tervezetét. A levéltáros egy hét alatt ellenőrizte és rendszerezte a tényeket; hagyományos módszerrel ez a becslés egy hónap volt. De az életrajzi történelem részben 3 dátum és 2 cím hibás volt; Javítva az ellenőrzésben.
2. eset – Fiktív intézménytörténet. Egy gyakornok az MI-vel megírta egy intézmény történetét, és közvetlenül a címtárba helyezte. YZ rossz dátumot adott meg az intézmény alapításának, és egy nem létező összevonást említett. Egy kutató észrevette és jelentette a hibát; Az útmutatót javították, de az archívum megbízhatósága sérült. Tanulság: a történelem rovat ellenőrzés nélkül nem jelenik meg.
3. eset – Helyes útmutatás, téves tény. Egy kutató randevúzást kért. Egy AI-alapú asszisztens adott egy közvetlen dátumot (kitalált). A kutató ezt használná forrásként; A rangidős levéltáros közbelépett, és azt mondta: "Az AI nem tényeket közöl, hanem a gyűjteményhez irányítja", és rávette, hogy nézze meg a valódi dokumentumot; a történelem más volt. Tanulság: a referenciaszolgáltatásban az AI irányít, nem ad tényeket.
Négy másolható sablon
1) Terjedelem és tartalmi megjegyzés:
Az alábbi doboz-/fájllisták és dokumentum-összefoglalók ALAPJÁN írjon egy gyűjteményhez egy „hatóköri és tartalmi megjegyzés” vázlatot. Csak azt használja, amit a mellékelt anyag tartalmaz; A gyűjteményben nem szereplő téma, dátum vagy személy hozzáadása. Jelöljön meg minden olyan tényt, amelyben nem biztos [ellenőrzésre van szüksége]. Anyaga: [itt]
2) Életrajzi/intézménytörténet (ellenőrzött):
Az alábbiakban ELLENŐRZETT megjegyzések találhatók [személyről/szervezetről]. Írjon egy rövid történeti vázlatot CSAK ezekre a jegyzetekre alapozva. NE HOZZON HOZZÁ olyan dátumokat, eseményeket vagy címeket, amelyek nem szerepelnek a jegyzetekben; Ne adjon hozzá általános "tudás" információkat. Hagyja el a szóközöket [nincs információ]. Megjegyzések: [itt]
3) Kutatói útmutatás:
Egy kutatói kérdés: [kérdés]. NE adj KÖZVETLEN tényszerű választ erre a kérdésre. Ehelyett: (1) javasoljon 1-2 kérdést, amely tisztázza a kérdést, (2) mondja meg neki, hogy milyen TÍPUSÚ gyűjteményt/dokumentumot nézzen meg, (3) javasolja, hogy milyen kifejezésekre kereshet a katalógusban. Ne tegyen kitalált utalást.
4) GYIK választervezet:
Az alábbiakban az archívumunkból származó ELLENŐRZETT adatlapok találhatók. E jegyzetek alapján fogalmazzon meg választ a következő gyakran ismételt kérdésre: [kérdés]. A jegyzetekben nem szereplő információk hozzáadása; [jelölje be], ahol nem vagy biztos benne. A válasz végén irányítsa a kutatót a megfelelő gyűjteményhez. Megjegyzések: [itt]
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge:
Írjon átfogó keresési segédletet ehhez a gyűjteményhez, beleértve a történelmet is.
A „kiterjedt” és a „történelmet is beleértve” arra készteti az AI-t, hogy túllépjen az adott anyagon, és kitalált információkat adjon hozzá az intézményről/személyről.
Erős:
Írja meg a keresési segédlet vázlatát a következő dobozlisták és ellenőrzött előzmények alapján: hatókör-tartalom és elrendezés szakaszok. Ne szerepeltessen olyan tényt, amely az adott anyagban nem szerepel; Csak ellenőrzött jegyzeteket használjon az előzményekben, hagyjon üresen [nincs információ]. Jelöljön meg minden megkérdőjelezhető tényt [ellenőrzésre szorul]. Anyaga: [itt]
A különbség: az adott anyaghoz való ragaszkodás, a gyártás tilalma, a hiányosságok megőrzése és az ellenőrző jelek megbízhatóvá teszik az útmutatót.
Gyakori hibák
- Hagyjuk a történelmet a mesterséges intelligencia „közismeretére”. Ez a rész a leginkább fogékony a hallucinációra; csak ellenőrzött feljegyzéseken kell alapulnia.
- Közvetlen tények megadása a hivatkozásban. A mesterséges intelligencia irányítania kell a kutatót, nem helyettesítenie kell a forrást.
- A hozzáférési korlátozások megkerülése. A titoktartási/szerzői jogi korlátozás alá eső dokumentumokat meg kell jelölni a címtárban.
- Kitalált referencia javaslata. A katalógusban szereplő ellenőrizetlen hivatkozásokat nem adjuk át a kutatónak.
- A tervezet közzététele jóváhagyás nélkül. A végső útmutatót a levéltáros hagyja jóvá.
Összefoglalva
Az archívum-hozzáférési és referenciaszolgáltatás gyümölcsöző terület, ahol a mesterséges intelligencia felgyorsítja a leírási eszközök kidolgozását és támogatja a kutatói útmutatást. De az életrajzi/intézménytörténet a hallucináció behatolási pontja, és a referenciaszolgáltatásban az MI-nek nem tényeket kell közölnie, hanem a forráshoz kell irányítania. Az útmutatót csak hitelesített anyagokra alapozza, hagyja meg a hiányosságokat, jelölje meg a hozzáférési korlátozásokat, és hagyja a levéltárosra a végső jóváhagyást. Az AI elkészíti a gyűjtemény térképét; Az archívum felelős a térkép pontosságáért.
Pályázati feladat
Vegyünk egy doboz-/fájllistát egy gyűjteményről (valódi vagy minta), és kérjünk az AI-tól egy vázlatot a „hatókör és tartalom megjegyzés vázlata” sablonnal; Ellenőrizze, hogy túlmutat-e az adott anyagon. Ezután futtassa az „életrajzi előzmények” sablont egy személy/szervezet számára csak ellenőrzött jegyzetekkel, és figyelje meg, hogy az AI megpróbál-e beilleszkedni a résekbe. Végül dolgozzon fel egy kutatói kérdést a „kutatói orientáció” sablonnal.
ellenőrző lista
- [ ] Az útmutatót csak a megadott/ellenőrzött anyag alapján készítettem.
- [ ] Az előzményekben szereplő összes dátumot és nevet függetlenül ellenőriztem.
- [ ] A hozzáférési korlátozásokat (adatvédelmi/szerzői jog) jelöltem az útmutatóban.
- [ ] Ahelyett, hogy tényeket adtam volna meg a hivatkozásban, a forráshoz irányítottam.
- [ ] A végső útmutatót benyújtottam a levéltáros jóváhagyására.