Nyereség:
- Képes az olvasónak és célnak megfelelő tájékoztató keretet és beszédpontokat készíteni, a tényeket és javaslatokat elkülönítve, a BLUF elv alapján.
- Képes a diplomáciai hang intenzitását a stratégiai szándéknak megfelelően módosítani, és kijavítani a mesterséges intelligencia alapértelmezett hangját
- Lehetőség az egyes ábrák és idézetek ellenőrzésére a forráshoz való hivatkozással, valamint a tájékoztató integritásának és végleges aláírásának megőrzése.
Mielőtt egy miniszter találkozna egy beszélgetőpartnerével, kétoldalas tájékoztatót nyújt be; Egy nagykövet lejegyzi beszédjegyzeteit, mielőtt egy csúcstalálkozón mit fog mondani; Mielőtt belépne az értekezletbe, a delegáció vezetőjének szüksége van egy rövid „beszélgetési pontokra” – a beszélgetés során továbbítandó fő üzenetek felsorolására. Ezek a dokumentumok a diplomácia napi üzemanyagai: gyorsan, pontosan és arányosan kell tájékoztatniuk a döntéshozót. Ebben az egységben megtanulhatja, hogyan készítsen gyorsan és pontosan egy eligazítást vagy beszédjegyzetet mesterséges intelligenciával; de megtanulod, hogyan kell megtartani a hangnemet, az üzenetet és a végső felelősséget.
Kezdjük egy definícióval: a tájékoztató egy olyan dokumentum, amely tömör és rendszerezett formában megadja a döntéshozónak azt az anyagot, amely egy adott kérdésben döntéshez vagy felszólaláshoz szükséges. A jó eligazítás rövid, először mondja ki a legfontosabbat, elválasztja a tényeket a tanácsoktól, és tiszteletben tartja az olvasó idejét. Az AI gyorsan elkészíti ennek a dokumentumnak a vázát és az első vázlatot; De rajtad múlik, hogy mit emelsz ki, milyen hangszínt használsz, és milyen tanácsokat adsz.
Lépésről lépésre: eligazítás felállítása
1. Határozza meg az olvasót és a célt. Kinek szól a tájékoztató? (Miniszter vagy műszaki bizottság?) Minek? (Döntés vagy felkészülés egy interjúra?) Ez határozza meg a hangot és a mélységet. A miniszteri tájékoztató rövid és stratégiai; A technikai bizottság feljegyzése részletes lehet.
2. Állíts fel egy fordított piramist. A diplomáciai tájékoztatót általában a BLUF (Bottom Line Up Front) elven írják: az első bekezdés adja a "lényeget", a többi részlet. Egy elfoglalt döntéshozónak akkor is meg kell értenie a fő üzenetet, ha csak az első sorokat olvassa el.
3. Határozza meg a szakaszokat. Egy tipikus eligazítás a következő részekből áll: (a) Összefoglalás/BLUF, (b) Háttér/kontextus, (c) Jelenlegi helyzet, (d) Álláspontunk/érdeklődésünk, (e) A beszélgetőpartner lehetséges álláspontja, (f) Javaslat/beszélgetési pontok. A mesterséges intelligencia azonnal képes előállítani ezt a csontvázat.
4. Külön a tényt a tanácstól. Az eligazításban világos különbséget kell tenni a „ez a helyzet” (tény) és „ez a mi ajánlásunk” (ajánlás) között. A döntéshozónak látnia kell, mi a bizonyíték, és mi a javaslata.
5. Hozzon létre beszédpontokat. A megbeszélésen elhangzó üzenetek rövid, világos és emlékezetes tételekben vannak megfogalmazva. Ezen kívül készülnek a lehetséges válaszok (reaktív sorok - kész válaszok az esetleges kifogásokra), például "Ha a beszélgetőtárs ezt mondja, akkor ezt mondjuk". Az AI jól reprodukálja ezeket a forgatókönyveket.
6. Állítsa be és ellenőrizze a hangot. A diplomáciai nyelvezet mért: se nem túl kemény, se nem túl lágy. Minden tényt kapcsoljon a forráshoz, javítsa ki a hangnemet, és írja alá a végső szöveget.
Tipp: Írd meg magad a tájékoztató első mondatát. Az AI által létrehozott nyílás gyakran általános és hatástalan. Egyszerre gyors és hatékony, ha a legfontosabb üzenetet egyetlen erőteljes mondatban fejezi ki, a többit pedig mesterséges intelligenciával tölti ki.
Diplomáciai nyelv és mérték
A szavaknak súlyuk van a diplomáciában. Finom, de fontos különbségek vannak az „aggodalmaskodunk”, „aggodalmaskodunk”, „elítélünk”, „határozottan elítéljük” kifejezések között, és egy rosszul választott szó nemkívánatos üzenetet küldhet. Az AI nem mindig tudja megfelelően rögzíteni ezeket az árnyalatokat; Általános nyelven ír. Tehát beállítod a diplomáciai intenzitás skáláját (a hangnem keménységének mértékét).
Ezenkívül az eligazításnak pártatlannak és őszintének kell lennie. Az elemző feladata, hogy elmondja a döntéshozónak, amit tudnia kell, nem csak azt, amit hallani szeretne. Az AI hajlamos lehet „szép” választ adni a feltett kérdésre; Ön megadja az őszinteséget, hogy zavaró, de pontos információkat tartalmazzon a tájékoztatóban.
Vigyázat: A tájékoztató minden mondata hangosan elmondható egy beszélgetésben, vagy szükség esetén döntés alapja lehet. A mesterséges intelligencia által előállított bármely tény nem kerülhet be a tájékoztatóba anélkül, hogy megnézné a forrását. Egy hibás szám vagy egy kitalált idézet nehéz helyzetbe hozza a döntéshozót egy értekezleten.
három mini tok
1. eset – A csontváz felgyorsult. Egy jegyzőnek 2 óra alatt tájékoztatót kellett készítenie a miniszteri értekezletre. Az YZ 10 perc alatt kinyerte a BLUF, a háttér és a beszédpontok vázát a 9 nyílt forráskódú dokumentumból; A jegyző a hátralévő időt a tények ellenőrzésével és az alaphang megadásával töltötte. A tájékoztató időben megérkezett.
2. eset – A tónuskorrekció elkerülte a válságot. Egy nyilatkozattervezetben az AI olyan kifejezéseket használt, mint az „elfogadhatatlan” és a „határozottan elutasítjuk”. A rangidős diplomata tudta, hogy a kívánt hangnem "aggodalommal követjük", és lágyította a nyelvezetet, hogy ne feszüljön meg a kapcsolat abban a szakaszban. Javítva az AI alapértelmezett szívóssága.
3. eset – Hamis alakot fogtak el. „A kétoldalú kereskedelem volumene 23%-kal nőtt tavaly” – írta az YZ a tájékoztató tervezetében. A szakértő megnézte a forrást: a valós szám 12% volt, és az AI kitalálta. Az attribúciós lépés megakadályozta, hogy a miniszter hibás adatot idézzen az ülésen.
Négy másolható sablon
1) Tájékoztató keret:
Feladata: vezető diplomáciai levelezési szakértő. Készítsen egy interjúvázlatot [a miniszter] számára az alábbi nyílt forráskódú megjegyzések alapján. Szakaszok: (1) BLUF/összefoglaló (egy bekezdés), (2) Háttér, (3) Jelenlegi helyzet, (4) Érdeklődésünk, (5) A beszélgetőpartner lehetséges pozíciója, (6) Beszédtéma. Adja meg minden tény forrását. Jelölje külön a tényt és a javaslatot. Megjegyzések: [itt]
2) Beszélő pontok + reaktív vonalak:
Készítsen 5 beszédpontot (rövid, világos üzeneteket) a következő témához. Ezután javasoljon egy "reaktív vonalat" (mért választ) mind a 3 lehetséges kifogásra, amelyek a beszélgetőpartnerrel élhetnek. Használjon diplomatikus és kimért nyelvezetet; kerülje a túl kemény vagy elkötelezettséget tartalmazó kijelentéseket. Tárgy: [itt]
3) Hangszín beállítás:
Írja át a következő bekezdést [választható: semleges / szorongó / határozott / határozott] hangon. Tartsa meg ugyanazokat a tényeket, csak állítsa be a diplomáciai intenzitást. Adjon három verziót: egy hang fel, ugyanaz, egy hang le. Bekezdés: [itt]
4) Tájékoztató rövidítése:
Csökkentse a következő 3 oldalas jegyzetet egyetlen oldalra a miniszter számára. Előbb legyen a BLUF bekezdés. Csak a döntéshez szükséges tényeket tartsa meg, a részletezést mellőzze, de ne változtasson és ne gyártson tényeket. A kihagyott fontos pontokat külön sorolja fel a „mellékletekben”. Megjegyzés: [itt]
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás:
Írjon erről tájékoztatót a miniszter úrnak.
Az olvasó, a cél, a forrás és a hangnem nem világos. A mesterséges intelligencia általános, forrás nélküli, tónusos véletlenszerű szöveget állít elő; összekeveri a tényt a javaslattal.
Erőteljes felszólítás:
Az Ön szerepe: diplomáciai tájékoztató. Olvasó: külügyminiszter. Cél: Felkészülés a kétoldalú találkozóra 2 óra alatt. Forrás: nyílt forráskódú megjegyzés lent7 (dátummal). Hangnem: kimért, határozott, de nem provokatív. Szerkezet: BLUF az első bekezdésben; Aztán a háttér, a helyzet, az érdekeink, a beszélgetőpartner álláspontja, 5 beszédtéma. Minden tényt kapcsoljon a forráshoz, mutassa meg a tényt és a javaslatot külön-külön, ne találjon ki számokat. Megjegyzések: [itt]
A különbség egyértelmű: az olvasó, a cél, a forrás, a hangnem, a szerkezet és az ellenőrzési megkötés teszi használhatóvá a rövidet.
Táblázat a tájékoztató szakaszokról
szakasz
Cél
Az AI szerepe
az ember döntése
BLUF/Összefoglaló
Előtérbe helyezve a legfontosabbat
javaslattervezet
Fő üzenet kiválasztása
háttérben
kontextust adni
Összegzés
A megfelelő kontextus kiválasztása
jelenlegi helyzet
Aktuális táblázat
Szerkesztés
ellenőrzése
A mi érdekeink
tisztázza az álláspontot
—
csak ember
Beszélő pontok
Beszélgetési üzenetek
tervezet gyártás
Hangnem, döntés, aláírás
Gyakori hibák
- Zavaros tény a javaslattal. A döntéshozónak látnia kell, mi a bizonyíték és mi a tanács.
- A hangot az AI-ra hagyva. Ha a diplomáciai intenzitást rosszul állítjuk be, az nemkívánatos üzenetet ad.
- A szám és az árajánlat megadása ellenőrzés nélkül. A rossz szám bajba hozza a döntéshozót az ülés során.
- Hosszú és zavaros eligazítás. A BLUF és a rövidség elengedhetetlen az elfoglalt olvasó számára.
- Csak azt írd, amit hallani szeretnél. Az elemző feladata, hogy zavaró, de pontos információkat közöljön.
Összefoglalva
Az eligazításban és a feljegyzések elkészítésében az AI egy hatékony asszisztens, amely gyorsan elkészíti a csontvázakat, az első piszkozatokat és a beszédpont/reaktív vonal forgatókönyveit. De a BLUF-nál a fő üzenet megválasztása, a diplomáciai hangnem meghatározása, a tény és a javaslat megkülönböztetése, az őszinteség és a végső aláírás a szakértőé. Működtesse az AI-t világos olvasó-, cél-, forrás- és hangmegkötésekkel; ellenőrizze az egyes tényeket; Az első mondatot és az utolsó szót tedd te magad.
Pályázati feladat
Válasszon egy képzeletbeli kétoldalú találkozó forgatókönyvét, és gyűjtsön össze 6-8 nyílt forráskódú jegyzetet. Szerezzen egy vázlatot az „eligazító váz” sablonnal, majd állítsa elő a beszélgetési üzeneteket a „beszédpontok + reaktív vonalak” sablonnal. Hasonlítsa össze egy bekezdés három tónusú változatát a "tónusbeállítás" sablonnal, és válassza ki a megfelelőt. Ellenőrizze az összes számot és idézetet a forráshoz való hivatkozással.
ellenőrző lista
- [ ] Kezdettől fogva meghatároztam az olvasót, a célt és a hangnemet.
- [ ] BLUF/Az összefoglalót az elejére tettem.
- [ ] A tényt és a javaslatot külön mutattam meg.
- [ ] Minden adatot és idézetet beszereztem és ellenőriztem.
- [ ] Saját belátásom szerint megadtam a diplomáciai hangot, és aláírtam a szöveget.