Nyereség:
- Ismeri a jó nyilvános jelentés részeit, és konzisztens jelentésvázlatot és vezetői összefoglalót készít az AI-val.
- A túlzásokat és a szellemsorhibákat úgy érzékeli, hogy a vezetői összefoglalóban szereplő összes számot és állítást nyers adatokkal hasonlítja össze.
- Felismeri a félrevezető megjelenítést a táblázat- és diagramjavaslatokban, és ellenőrzi a jelentés minden cellájának forrását.
Az állami intézmények jelentéseket készítenek: tevékenységi jelentés, ellenőrzési jelentés, tájékoztató feljegyzés, helyzetértékelés, projekt előrehaladási jelentés, parlamenti előadás, éves statisztikai összefoglaló. Ezek a dokumentumok az intézmény emlékezete, elszámoltathatóságának bizonyítékai, és a döntéshozók szeme. A jelentés megírása azonban időt vesz igénybe: az adatok összegyűjtése, a struktúra kialakítása, a kezdőszöveg megírása, a különböző források konzisztenssé tétele, egyszerűsítés, formázás. Itt az AI nagy sebességet biztosít a jelentés szerkezetének kialakításában, a szétszórt jegyzetek rendezett szöveggé alakításában, a hosszú szövegek összefoglalásában és a szaknyelv kezelési nyelvre történő lefordításában. Ebben az egységben megtudhatja, hogyan futtassa le a teljes dokumentum-előállítási folyamatot mesterséges intelligencia segítségével, a nyers adatoktól a jóváhagyott jelentésig, és hogyan maradhat fegyelmezett a legkritikusabb kérdésben – a jelentésben szereplő összes szám és követelés pontosságában.
Egy jó nyilvános jelentés anatómiája
A nyilvános jelentés általában a következő rétegekből áll: vezetői összefoglaló (a főbb megállapítások és javaslatok, amelyeket a döntéshozó 1 perc alatt elolvashat), terjedelem és módszer (mit és milyen adatokkal vizsgált a jelentés), megállapítások (számok, táblázatok, megállapítások), értékelés (a megállapítások jelentése) és ajánlások/következtetések. Az AI mindegyik rétegben segít, de szerepük eltérő:
- Felépítés és összefoglaló: Az AI nagyon erős – összefoglalja a szétszórt megállapításokat, kiemeli a fontosakat.
- Megállapítások (számok): A mesterséges intelligencia csak az Ön által megadott ellenőrzött adatokat szerkesztheti; nem szabad számokat produkálni.
- Értékelés és ajánlás: A mesterséges intelligencia tervezetet készít; A megjegyzés és a felelősség a tiéd.
Alapelv: Ne a mesterséges intelligencia számokat állítson elő, hanem módosítsa az általad adott számokat. A jelentésben szereplő minden adatnak az intézmény saját nyilvántartásából vagy hivatalos statisztikájából kell származnia; Az AI-nak csak mondatokká, táblázatokká és összefoglalókká kell konvertálnia őket.
Tipp: A jelentési promptban állítsa be a "ne generáljon új számokat, árfolyamokat vagy dátumokat; csak az általam megadott adatokat használja; ha olyan számra van szüksége, amely nem szerepel az adatokban, írja be, hogy "[adat szükséges]" - szabályt. Ez nagymértékben csökkenti a koholt statisztikák kockázatát.
Lépésről lépésre jelentésfolyamat
- Határozza meg a célt és az olvasóközönséget. Kinek írják a jelentést és milyen döntés alapján?
- Gyűjtse össze az ellenőrzött adatokat. A számokat valahol a forrásaikkal együtt konszolidálják.
- Az AI építse fel a keretet. Címek, alcímek, melyik részben mi fog történni.
- Készítsen vázlatot fejezetről fejezetre. Csak a megadott adatokkal; Az AI nem alkothat számokat.
- Vezetői összefoglaló nyomtatása utolsó. Amikor a szöveg elkészült, összefoglalás készül; tehát következetes.
- Érvényesítés és konzisztencia ellenőrzése. Minden szám megegyezik-e a forrásával; A szakaszok ütköznek egymással?
- Egyszerűsítse és formázza; Nyújtsa be jóváhagyásra.
három mini tok
1. eset – A tevékenységi jelentés időszaka lerövidült. Egy igazgatóság éves tevékenységi jelentése általában 3 héten belül, néhány ember erőfeszítésével készült el. Amikor a mesterséges intelligencia létrehozta a szakaszvázat és az első piszkozatokat, és a csapat csak az adatok ellenőrzésére és értelmezésére összpontosított, az idő 8 napra csökkent; A tartalom minőségét "konzisztensebbnek" találták az ellenőrzés során.
2. eset – Elfogták a hamis arányt. Az egyik tervezetben az AI azt a mondatot írta, hogy „87%-ra nőtt az elégedettség”; míg a csapat nem szolgáltatott ilyen felmérési adatokat – a modell „ésszerű” számot illesztett. Amikor az összhang-ellenőrzés során megkérdezték a forrást, kiderült, hogy a számnak nincs alapja, ezért eltávolították.
3. eset – Fordítás végrehajtói nyelvre. A műszaki infrastruktúráról szóló jelentést a városi tanács elé terjesztik, de a tagok többsége nem mérnök. Az AI a szakszöveget zsargonmentes vezetői összefoglalóvá fordította (megőrizve a jelentést); A parlamentben kétharmaddal csökkent a kérdések száma, a döntés még ugyanazon az ülésen született.
Négy másolható sablon
1) Jelentés szerkezetének váza:
Az Ön szerepe: nyilvános jelentési szakértő. Hozzon létre egy jelentési keretet a következő cél és olvasóközönség számára: címsorok, alcímek, és milyen információk lesznek az egyes szakaszokban. Még ne írj SMS-t. Jelölje meg, mely szakaszokhoz van szükség ellenőrzött adatokra. CÉL: [cél] OLVASÓ: [ki a döntéshozó] HATÁLY: [téma]
2) Adathű szakaszírás:
Írja le ennek a szakasznak a szövegét az ELLENŐRZETT ADATOKKAL. új szám, árfolyam vagy dátum generálása; Csak használja az általam megadott adatokat. Írja be, hogy „[adatok szükségesek]”, ha hiányzó adatokra van szükség. Használjon formális, de folyékony nyelvezetet. SZAKASZ: [cím] ADATOK: [számok és források]
3) Vezetői összefoglaló (legfrissebb):
Készítsen vezetői összefoglalót az alábbi teljes jelentésszövegből: legfeljebb 200 szó, 3-5 legfontosabb megállapítás és javaslat. Ne adjon hozzá olyan információt, amely nem szerepel a szövegben. Egyszerűen írja le, hogy a döntéshozó 1 perc alatt elolvassa. JELENTÉS: [teljes szöveg]
4) Konzisztencia és szám ellenőrzése:
Ellenőrizze a következő jelentéstervezetet: (1) az egyes számokhoz hivatkozott forrás, (2) van-e ütközés a szakaszok között, (3) egyezik-e a vezetői összefoglaló a törzstel, (4) van-e forrás nélküli/kétes állítás. Ne írja át a szöveget, csak adja meg a figyelmeztetések listáját.TERVEZET: [szöveg]
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge: "Írjon tevékenységi jelentést ezekkel az adatokkal."
Erős: "Az Ön szerepe nyilvános jelentési szakértő. Először készítsen jelentésvázlatot a városi tanács számára (címek és alcímek). Ezután írja be az egyes szakaszokat CSAK a következő ellenőrzött adatokkal; ne adjon meg új számokat, árakat vagy dátumokat, írja be a „[adatok szükségesek]” szót, ahol hiányzó adatokra van szükség. Végül készítsen egy 200 szavas vezetői összefoglalót. Ha elkészült, adjon meg egy ellenőrző listát a forrás között. [számok és források]."
Különbség: erős prompt láncok felépítése, adathűség, számmegszégyenítés tiltása, összefoglalás és önellenőrzés; Az eredmény egy ellenőrizhető és következetes vázlat.
A mesterséges intelligencia megbízhatósága jelentésszakasz szerint
szakasz
AI bizalom
szabályt
Szerkezet/csontváz
magas
Használd szabadon
Vezetői összefoglaló
magas
Korlátozás a szövegre
Nyelv / egyszerűsítés
magas
A jelentést meg kell őrizni
Megállapítások/számok
alacsony
Csak az adatok megadva
Felülvizsgálat / ajánlás
közepes
Piszkozat + emberi megjegyzés
Táblázat, mutató és összefoglaló
A nyilvános jelentés hatását gyakran az első oldalon határozzák meg: a vezetői összefoglalót (a jelentés főbb megállapításait, következtetéseit és ajánlásait egy oldalon összefoglaló rész) lehet az egyetlen rész, amelyet a felsőbb hatóság elolvas. A mesterséges intelligencia hatékonyan képes egy hosszú jelentést hiteles összefoglalóvá redukálni; de soronként ellenőriznie kell, hogy az összefoglaló pontosan tükrözi-e a jelentés minden számát – mert összegzéskor a mesterséges intelligencia kerekíthet számokat, eldobhat egy feltételt, vagy túlbecsülhet egy megállapítást. Hasonlóképpen, az AI táblázatvázakat és diagramjavaslatokat tud generálni a nyers adatokból; A táblázat minden cellájának forrását azonban meg kell találni az adatok között, és az AI által "csak azért, mert ésszerűnek tűnik" hozzáadott sorok nem kerülhetnek be a jelentésbe.
Mini tok – felnagyította az összefoglaló kérdést. Míg a tényleges sikerarány egy éves jelentésben 63 százalék volt, az YZ által készített vezetői összefoglaló 90 százalékra növelte a megítélést azzal, hogy „a pályázatok túlnyomó többsége pozitív eredményt hozott”. Az ellenőrzés ezt a kifejezést a tényleges számra cserélte; Mert a nyilvános beszámolóban szereplő túlzó pozitív megítélés nehéz helyzetbe hozza az intézményt a későbbi ellenőrzések során.
Mini tok — szellemsor az asztalba. Az AI hozzáadott egy „Egyéb” kategóriát és egy kitalált számot a havi jelentkezési laphoz, amely egyáltalán nem létezett az intézményben; Összesített, de a vonal nem volt az igazi. A nyers adatokkal való összehasonlítás megfogta ezt a szellemvonalat.
Ellenőrizhető táblázatokat és összefoglalókat készítő sablon:
Feladat: Készítsen táblázatot és 5 tételes vezetői összefoglalót a következő nyers adatokból (csak ezeket az adatokat használja).Nyers adatok: [paste table/CSV]Szabályok:- Ne adjon a táblázathoz olyan sort/kategóriát, amely nem szerepel az adatokban.- Zárójellel mutassa meg, hogy a táblázat melyik sorából származik az összesítésben szereplő szám.- Írja be, hogy "dogold1". (2) táblázat Vezetői összefoglaló (3) Minden összefoglaló mondat alapja.
Jelentés tétel
AI hozzájárulás
Kötelező emberi felügyelet
Vezetői összefoglaló
Tervezés és egyszerűsítés
Minden probléma/követelés megfelel a jelentésnek?
táblázat
csontváz, forma
Az egyes cellák megfelelősége a nyers adatokban
Diagramjavaslat
Megfelelő diagramtípus
Félrevezető nincs skála/tengely?
Javaslat rész
Opciógenerálás
Hatósági és szabályozási megfelelés
Tipp: A jelentést az MI-nek történő kinyomtatása előtt saját maga összesítse egy külön helyen; majd hasonlítsa össze a mesterséges intelligencia összegzését ezekkel a helyes összegekkel. Az ellenőrzés a gyártással egyidejűleg történik, nem utána.
Gyakori hibák
- A mesterséges intelligencia előállítása számokat. A legveszélyesebb hiba; Csak ellenőrzött adatok kerülnek a jelentésbe, az AI szerkeszti azt.
- Először a vezetői összefoglalót kell megírni. Ha az összefoglalót a törzs befejezése előtt kihagyjuk, az ellentmond a szövegnek; hagyd a végére.
- Nem ellenőrzi az osztályok közötti összhangot. A különböző szakaszokban lévő számoknak egyezni kell.
- Nem hivatkozva forrásokra. Minden táblázatnak és ábrának visszavezethetőnek kell lennie a forrásáig; a vezérlés ezt keresi.
- A szaknyelvet úgy hagyva, ahogy van. Ha a döntéshozó nem érti, a jelentés elveszti funkcióját; Egyszerűsítse, de ne torzítsa el a tartalmat.
- A megerősítési lépés kihagyása. A jelentést a felelős személy elolvasása és jóváhagyása nélkül nem teszik közzé.
Összefoglalva
A jelentéskészítés során az AI nagy sebességet biztosít a szerkezet felépítésében, a vázlatkészítésben, az összegzésben és a nyelvi egyszerűsítésben. De minden számnak, amely a jelentésbe kerül, az intézmény ellenőrzött adataiból kell származnia; Az AI nem állíthat elő számokat, csak szerkesztheti azokat. A vezetői összefoglalót utoljára kell elkészíteni, a tárcaközi összhangot és a forrásokat ellenőrizni, a dokumentumot jóváhagyni. Az AI felgyorsítja a jelentést; Ön hordozza a pontosságot és az aláírást.
Pályázati feladat
A „Jelentésszerkezet váza” sablon segítségével készítsen vázat a közelgő valódi jelentéséhez. Nyomtasson ki egy szakaszt néhány ellenőrzött adattal az „Adathű szakaszírás” sablon segítségével, és ellenőrizze, hogy az AI a szabály ellenére számokat alkot-e. Végül alkalmazza a „Konzisztencia és számellenőrzés” sablont saját piszkozatára.
ellenőrző lista
- [ ] A jelentésben szereplő minden szám ellenőrzött forrásból származott; Az AI nem termelt.
- [ ] Felállítottam a szerkezetvázat és az adatokhoz hűen kinyomtattam a szakaszokat.
- [ ] A vezetői összefoglalót utoljára készítettem, szövegre korlátozva.
- [ ] Felügyeltem a tárcaközi összhangot és az erőforrásokat.
- [ ] Leegyszerűsítettem a szaknyelvet anélkül, hogy a tartalmat elrontottam volna.
- [ ] A jelentést jóváhagyásra benyújtottam az illetékesnek.