Nyereség:
- Kivonja a kérelmet és az időtartamot a beérkező petícióból, és formálisan helyes válaszvázlatot készít az AI-val.
- Megfelelő stílusban alkalmazza ugyanazt a tartalmat a különböző beszélgetőpartnerekhez, például alegységekhez, állampolgárokhoz és felsőbb hatóságokhoz, és megőrzi a tartalom integritását.
- Ellenőrzi a formális levelezési formátumszabályokat, és felfog minden olyan feltételt vagy kivételt, amelyet az AI az egyszerűsítés során elvet.
A közigazgatás nyelve az írás. Bejövő beadvány, kimenő válasz, hozzájárulás, jóváhagyás, jegyzőkönyv, kísérőlevél, értesítés, körlevél, belső levelezés... A köztisztviselő napjának jelentős része szövegek olvasásával, előállításával telik. Ezek a szövegek jogi értékkel és szigorú formával is bírnak: a hivatalos levelezéshez (közintézmények és állampolgárok közötti levelezéshez bizonyos eljárási és formai szabályok szerint; Türkiye államban a "Hivatalos levelezésben alkalmazandó eljárásokról és elvekről szóló rendelet" szabályozza) bizonyos cím, szám, dátum, cím, tárgy, érdeklődés és aláírás szükséges. Itt az AI időt takarít meg azáltal, hogy átveszi ezt az ismétlődő stílusú munkát és az első vázlatot; De a szöveg jogi tartalma, indoklása és végleges változata az Ön felelőssége.
Ebben az egységben megtudhatja, hogyan gyorsíthatja fel az AI-val folytatott teljes levelezési folyamatot, a bejövő petíció megértésétől a válaszlevél vázlatának elkészítéséig, a hivatalos formátumnak való megfelelés ellenőrzésétől a nyelven és stílusig, a személyes adatok tisztításától a jóváhagyás előtti végső olvasmányig.
Bejövő szöveg értelmezése: összefoglaló és igénykinyerés
Ha egy hosszú és zűrös petíció érkezik, az első dolog, hogy világosan megértsük, mit követel az állampolgár. A polgárok gyakran a szöveg közepébe temetik a valódi igényt, amikor kifejtik problémájukat; néha több kérés is van. A mesterséges intelligencia itt erős: összefoglalja a szöveget, felsorolja a kéréseket, javasolja, hogy melyik egységre vonatkozik, és megjelöli a hiányzó információkat, ha vannak ilyenek.
De vigyázat: a mesterséges intelligencia néha „kiegészít” egy olyan kérést, amely nem szerepel a szövegben, vagy kihagy egy kérést. Ezért mindig hasonlítsa össze a kiadott követeléslistát az eredeti petícióval.
Tipp: Ha összefoglalót kér, kérje meg az AI-tól a szabályt: "csak azokat a kéréseket távolítsa el, amelyek egyértelműen szerepelnek a szövegben, ne vonjon le következtetéseket, adjon hozzá nem létező kéréseket." Így csökkentheti a koholt követelések kockázatát.
A válaszszöveg vázlata: forma + tartalom
A válaszírás két rétegből áll: forma (címelemek, cím, érdeklődés, nyelv, lezárás) és tartalom (jogi és adminisztratív válasz a kérésre). A mesterséges intelligencia szinte tökéletesen képes előállítani a formát, mert ez a minta egyértelmű. A tartalmat piszkozatként is elkészíti; de a tartalomban szereplő minden jogalap – jogszabály, rendelet, határidő, díj – ellenőrzést igényel (lásd 1. és 4. fejezet). Használja teljes bizalommal az AI-t formátumgenerátorként és vázlat és ellenőrzés módban tartalomkészítőként.
Lépésről lépésre levelezési folyamat
- Foglalja össze a beérkező szöveget, és bontsa ki a kérést (a gyártás tilos, forráshű).
- A vonatkozó jogszabályok és belső eljárások azonosítása (ellenőrizendő).
- Készítsen válaszvázlatot (formális formátum + egyszerű, de formális nyelvezet).
- Személyes adatok és bizalmas információk ellenőrzése (felesleges adatok írása).
- Kövesse a formátumot és a nyelvi ellenőrzőlistát (cím, érdeklődés, dátum, aláírás helye).
- Ellenőrizze a jogi hátteret és tisztázza az indoklást.
- Benyújtja a felügyelőnek jóváhagyásra; Értesítés jóváhagyás után.
három mini tok
1. eset – A munkaterhelés csökkent. Egy tartományi igazgatóság köztisztviselője naponta átlagosan 22 válaszlevelet készített; mindegyik ~25 percig tartott. Azáltal, hogy a formátumot és az első vázlatot átadtuk az AI-nak, és kizárólag a tartalomra és az ellenőrzésre összpontosítottunk, a bejegyzésenkénti idő 9 percre csökkent; A tiszt a megtakarított idejét a függőben lévő kifogási aktáknak szentelte.
2. eset – Elkapták a kihagyott kérést. A polgár egy hosszú beadványban kérte a körzeti státuszt és a díj visszatérítését is. A tiszt eleinte csak a körzeti kérésre válaszolt; Amikor az YZ által kiadott követelések listája a második kérést mutatta, mindkettőre egyetlen levélben válaszoltak, és az állampolgárnak nem kellett másodszor jelentkeznie.
3. eset – Adatvédelmi hiba elhárítva. Egy választervezetben az AI szükségtelenül egy harmadik fél egészségügyi adatait vette bele a fájlba. A jóváhagyás előtti ellenőrzés során észrevették és eltávolították. Tanulság: a tervezet tartalmazhat nem releváns személyes adatokat; Az adatok tisztítása kötelező a jóváhagyás előtt.
Négy másolható sablon
1) A petíció összefoglalása és a követelés kivonatolása:
Az Ön szerepe: szerkesztőségi szakember. Az alábbi petíciót dolgozd fel: (1) 3-4 mondatos összefoglaló, (2) tételesen CSAK a szövegben egyértelműen megfogalmazott kéréseket sorold fel (ne vonj le következtetést, ne adj hozzá kérést), (3) javasold, hogy melyik egységre/jogszabályra vonatkozik (ellenőrizendő), (4) jelöld meg, ha hiányzik/nem egyértelmű információ. PETÍCIÓ: [szöveg beillesztése]
2) Választervezet (hivatalos forma):
Az Ön szerepköre: hivatalos levelezési szakember. A következő megkeresésre válaszTERVEZET készítése a formális levelezési stílusnak megfelelően: érdeklődés, tárgy, szerv (kérés - alap - következtetés), lezárás. A nyelvezet legyen formális, de egyszerű. Minden jogalap mellé írja be, hogy „[megerősítendő]”. Írja be a tényleges személyes adatokat, cserélje ki a következővel: [SZEMÉLY]/[AZONOSÍTÁS]. KÉRÉS: [összefoglaló] KONTEXTUS: [belső eljárás/jogalkotási megjegyzés]
3) Formátum- és nyelvvezérlés:
Tekintse meg az alábbi hivatalos levél tervezetét, és adja meg a listát: (1) hiányzó formátumelemek (érdeklődés, tárgy, dátum/szám hely, aláírás), (2) a hivatalos nyelvvel ellentétes kifejezések, (3) félreérthető/ellentmondásos mondatok, (4) szükségtelen személyes adatok. Ne írd át a szöveget, csak adj egy listát a javításokról. TERVEZET: [szöveg]
4) Hangszín lágyítása (negatív válasz):
Írja át az alábbi elutasító/negatív választ az állampolgárt nem sértő, tiszteletteljes és leíró nyelvezetre, A jogi tartalom és indoklás VÁLTOZTATÁSA NÉLKÜL! A [megerősítendő] megjegyzésben adja meg kifogásolási jogát és annak időtartamát. SZÖVEG: [negatív válaszvázlat]
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge: "Válasz erre a petícióra."
Güçlü: "A szerepkör a hivatalos levelezési szakértő. Először tételesen, következtetések levonása nélkül fogalmazza meg a beadványban szereplő kéréseket. Ezután készítsen választervezetet a hivatalos levelezési formátumnak megfelelően; alakítsa ki az érdeklődési alany-törzs-záró szerkezetet, a nyelvezet legyen formális, de egyszerű legyen. Minden jogalap mellé írja be a „[megerősítendő]” kifejezést minden jogalap mellé, a(z) [ENTITY] személyi adatainak maszkja végére. a felettes." "Készítsen egy listát 5 dologról, amit ellenőriznem kell a benyújtás előtt."
Különbség: a hatékony prompt láncok egyetlen folyamatban kérnek következtetést, formátumot, érvényesítést, adatvédelmet és érvényesítésvezérlést; A kimenet egy vázlat, amely közvetlenül felülvizsgálható.
Mennyire megbízható a mesterséges intelligencia melyik levelezési üzletágban?
üzlet
AI bizalom
megjegyzés
Formális forma (aggály, téma, lezárás)
magas
A minta egyértelmű
Nyelvi egyszerűsítés/hangszín
magas
A tartalom nem változhat
Következtetési igény
közepes
Hasonlítsa össze az eredeti szöveggel
Jogalap / időtartam / díj
alacsony
Hivatalos forrásnak meg kell erősítenie
Indoklás és elismerés
alacsony
emberi felelősség
Stílus, formalitás és címzett beállítás
A hivatalos levelezésben ugyanazokat az információkat a címzetttől és a céltól függően eltérő stílusban írják le. Az állampolgárnak írt elutasítás oka érthető és tiszteletreméltó; A felsőbb hatósághoz írt véleménykérés mértéktartó és indokolt; Az alárendelt egységnek írt utasításoknak világosnak és kötelezőnek kell lenniük. A stílus (a szöveg formalitásának foka, a hangnem és a beszélgetőpartnertől való távolság) az a dimenzió, amelyhez az MI a legkönnyebben igazodik, de a legtöbb ellenőrzést igényli – mert a túl formális nyelv elidegeníti az állampolgárt, a túl barátságos nyelv pedig hitelteleníti az intézményt. A hivatalos levelezésben alkalmazandó eljárásokról és elvekről szóló rendelet olyan formai kötelezettségeket határoz meg, mint a cím, szám, dátum, melléklet és aláírási blokk; Az AI kitölti ezt a vázat, de Ön szabályozza a formátumhűséget.
Mini tok — egy szöveg, három beszélgetőtárs. Egy kerületi kormányzóság három külön címzettre jelentené be a jogszabályi változást: 14 önkormányzat (hivatalos utasítás), körülbelül 900 kereskedő (SMS/bejelentés, közérthető nyelv) és a kormányzói hivatal (tájékoztató). A tiszt egyetlen alapszövegből három változatot származtatott MI-vel; Az időtartam 2 óráról 25 percre csökkent. De a kereskedők közleményében a "sürgősen" kifejezést leegyszerűsítették és "legkésőbb augusztus 15-ig" konkretizálták, mert a közérthető nyelv elve kizárja a homályos hivatalos mintákat.
Sablon, amely ugyanazt a tartalmat adaptálja három beszélgetőpartnerhez:
Feladat: Alakítsa át a következő alapinformációkat 3 változatra.Maga: [módosítás/határozat szövege]1. verzió — Utasítás az alárendelt egységnek: egyértelmű, kötelező, záradékonként. 2. verzió — Közlemény az állampolgárnak: közérthető nyelv, rövid mondat, mit kell tennie + határidő.3. verzió — Tájékoztatás mértéke c. elkészített dátum/cikk; Ha továbbra sem világos, írja be, hogy [KITÖLTENI].
beszélgetőtárs
hangot
hossza
legnagyobb kockázat
alegység
parancsoló, világos
rövid
felhatalmazást meghaladó
polgár
Tiszteletteljes, egyszerű
rövid
érthetetlenség
felsőbb hatóság
Kimért, megindokolt
közepes
alaptalan állítás
Figyelem: A stilisztikai adaptáció nem változtathatja meg a tartalmat. Amikor a mesterséges intelligencia azt mondja, hogy „egyszerűsít”, az néha azt jelenti, hogy el kell hagyni egy kivételt vagy feltételt; Mindig hasonlítsa össze az egyszerűsített szöveget az eredeti határozattal/jogszabálysal.
Gyakori hibák
- A kérést az AI következtetésére hagyva. A mesterséges intelligencia igényt támaszthat vagy megszakíthat; Hasonlítsa össze a listát az eredeti petícióval.
- Írásba adása a jogalap ellenőrzése nélkül. A tételszám és az időtartam a leginkább érzékeny területek a hallucinációkra.
- Szükségtelen személyes adatok meghagyása a tervezetben. Jóváhagyás előtt végezze el az adattisztítást; Csak a szükséges adatokat tárolja.
- A tartalom megváltoztatása, miközben lágyítja a hangot. Az elutasítás okának és a jogi kimenetelnek állandónak kell maradnia; csak a nyelv lágyul meg.
- Elfelejtette leírni a kifogás jogát és annak időtartamát. A negatív eljárások során gyakran szükséges a jogorvoslati lehetőségek meghatározása; erősítse meg az időt.
- A megerősítési lépés kihagyása. Az AI-tervezetet soha nem közöljük közvetlenül; Felügyelői jóváhagyás és lektorálás szükséges.
Összefoglalva
A mesterséges intelligencia jelentős időt takarít meg az állami tisztviselőknek azzal, hogy magára vállalja a formázás terhét és először megszerkeszti a levelezést. Szinte teljesen megbízható a formátumgenerálásnál, erős a nyelvi egyszerűsítésnél; De a kérelem kivonatát össze kell hasonlítani az eredeti szöveggel, minden jogalapot a hivatalos forrásból kell ellenőrizni, a személyes adatokat törölni kell, és a végleges szöveget a felettesnek kell jóváhagynia. A tervezet az MI, az indoklás és az aláírás a tiéd.
Pályázati feladat
Valódi (de maszkolt személyes adatokkal ellátott) petíció fogadása. Vonja ki a kérelmeket a „petíciós összefoglaló és követelés kivonatolása” sablonnal, és hasonlítsa össze az eredeti szöveggel, megjegyezve, hogy van-e legalább egy eltérés (hozzáadott/kihagyott kérés). Ezután készítsen egy piszkozatot a „Válaszszöveg vázlat” sablonnal, és ellenőrizze saját piszkozatát a „Formátum- és nyelvellenőrzés” sablonnal.
ellenőrző lista
- [ ] A kérelmeket összehasonlítottam az eredeti beadvánnyal (nincs kitaláció/kihagyás).
- [ ] A hivatalos levelezés formátumelemei hiánytalanok (érdeklődés, tárgy, dátum/szám, aláírás helye).
- [ ] Minden jogalapot megerősítettem a hivatalos forrásból.
- [ ] A tervezetből eltávolítottam a szükségtelen személyes adatokat.
- [ ] A nemleges keresetben megadtam a kifogás jogát és időtartamát (megerősítve).
- [ ] A szöveget elöljárói jóváhagyásra benyújtottam; Közvetlenül nem értesítettem.