Dobici:
- Sposobnost objašnjenja uloge robotske automatizacije procesa (RPA) i umjetne inteligencije te pristupa pametne automatizacije (hiperautomatizacije).
- Sposobnost dizajniranja ručnog procesa podjelom na korake i razlikovanjem koraka koji su prikladni za automatizaciju i onih koji zahtijevaju ljudsko odobrenje
- Sposobnost procjene dizajna automatizacije podržanih umjetnom inteligencijom u smislu upravljanja iznimkama, revizijskog traga i troškova pogreške
U svakoj organizaciji postoje zamorni i pogreškama skloni zadaci koje ljudi ponavljaju svaki dan: kopiranje podataka iz jednog sustava i njihovo unošenje u drugi, ručna obrada podataka o naplati, sortiranje dolazne e-pošte. Robotska automatizacija procesa (RPA) automatizira ove redovite i ponavljajuće zadatke pomoću softverskih robota koji oponašaju korake koje poduzimaju ljudi na ekranu. "Robot" ovdje nije fizički stroj, već softver koji klika, piše i kopira na ekranu. Snaga RPA je u tome što radi povrh postojećih sustava bez da ih mijenja; Stoga daje brze rezultate čak iu starim sustavima koje je teško integrirati.
Samo RPA ne može razumjeti situacije bez pravila. Ako faktura stigne u standardnom formatu, robot čita polja; Ali ako ga svaki dobavljač pošalje u drugom formatu, robot će biti zbunjen. Ovdje umjetna inteligencija stupa na scenu: AI izvodi korake koji zahtijevaju "prosudbu" kao što je razumijevanje dokumenta, klasificiranje teksta, izdvajanje informacija iz slobodnog teksta, a RPA provodi kanonske korake. Ova kombinacija se naziva inteligentna automatizacija ili hiperautomatizacija (end-to-end automatizacija procesa podržana umjetnom inteligencijom). Uloga MIS stručnjaka je rastaviti proces na dijelove i dizajnirati koji dio pripada RPA, koji dio pripada AI, a koji dio pripada čovjeku.
Automatiziranje procesa
Srce dizajna automatizacije je rastavljanje procesa na korake i klasificiranje svakog koraka. Postoje tri kategorije. Pravilni i strukturirani koraci (prikladni za RPA): "Unesite svaki redak u Excelu na ERP zaslon." Koraci koji zahtijevaju komentar (pokretan AI): "Kojoj kategoriji pripada ovaj tekst žalbe?" Visoki rizik ili neizvjesni koraci (ostavljeni osobi): "Odobrenje povrata preko 5000 TL."
Dobra automatizacija spašava ljude od tereta koji se ponavlja, a ne od cijelog posla; prepušta kritičnu odluku ljudima. To se zove dizajn čovjeka u petlji: robot priprema rad, čovjek ga odobrava. Na primjer, robot čita fakturu i unosi nacrt u ERP, a računovođa daje konačno odobrenje. Tako su brzina i sigurnost osigurani zajedno.
Savjet: Prije automatizacije procesa, uvijek ga najprije pojednostavnite. Automatizacija lošeg procesa samo će brže proizvesti loše rezultate. Prvo eliminirajte nepotrebne korake, a zatim automatizirajte ostalo.
Upravljanje iznimkama i revizijski trag
Svaka se automatizacija na kraju susreće sa situacijom koja krši pravila: podaci koji nedostaju, neočekivani format, pad sustava. Rukovanje iznimkama omogućuje robotu da se sigurno zaustavi i obavijesti čovjeka u takvim situacijama, umjesto da tiho učini pogrešnu stvar. Ako nisu osmišljene iznimke, robot će tiho širiti pogreške i nitko ih neće primijetiti.
Još jedna potreba je revizijski trag: zapis o svakom koraku robota, kada je učinjen, s kojim podacima i s kojim rezultatom. Bez revizijskog traga, pogreška se ne može kasnije istražiti; Ova sljedivost je zakonski zahtjev, posebno u financijskim procesima. AI može proizvesti nacrt dizajna ovog procesa, scenarije izuzetaka i dokumentaciju; Ali koji je korak kritičan i kolika je cijena pogreške određuje poslovno znanje.
Tri mini kućišta: po brojevima
Slučaj 1 — Ispravan proces dijeljenja. U jednom računovodstvenom centru ručno se obrađivalo 4000 mjesečnih faktura dobavljača; Zahvat je trajao 6 minuta po osobi. AI je pročitao dokument i izdvojio polja, RPA je unio nacrt u ERP, računovođa ga je samo odobrio. Vrijeme obrade smanjilo se sa 6 minuta na 1,5 minutu, ali je korak potvrde ostao na čovjeku; tako da se pogrešna faktura nastavila hvatati.
Slučaj 2 — Kada nije osmišljena iznimka. Kod jednog osiguravatelja, robot za obnavljanje police tiho je krivo obradio 340 zapisa s neočekivanim formatima datuma; nitko nije primijetio i obnove su unesene s krivim datumom. Da je pravilo iznimke ("zaustavi i prijavi ako format nije prepoznat") dizajnirano od nule, robot bi te zapise usmjerio čovjeku. Popravak je trajao tjednima.
Slučaj 3 — Automatizacija pogrešnog procesa. Kod jednog trgovca postupak potvrde narudžbe imao je 11 koraka; Bilo bi automatizirano pomoću robota. Kada je MIS stručnjak ispitao proces, vidio je da su 4 koraka nepotrebne dvostruke provjere. Prvo je proces sveden na 7 koraka, a zatim je automatiziran. Da je automatiziran bez pojednostavljenja, 4 nepotrebna koraka bila bi trajna.
Slab upit / Jak upit
Slab upit:
Automatizirajte obradu faktura.
Snažan upit:
Vaša uloga: Vi ste dizajner automatizacije procesa. Podijelite sljedeći ručni postupak na korake i klasificirajte svaki korak: - [RPA] kanonski, strukturirani, ponavljajući - [AI] koji zahtijeva tumačenje/kategorizaciju/razumijevanje teksta - [LJUDSKI] visokorizična ili dvosmislena odluka Za svaki korak zapišite moguće iznimke i što učiniti u slučaju pogreške. Navedite informacije koje je potrebno zabilježiti za revizijski trag. Proces: [korak-po-korak ručni opis procesa]
Snažni prompt rastavlja proces, dodjeljuje svaki korak ispravnoj ulozi i pokreće iznimke i revizijski trag od samog početka.
Četiri predloška za kopiranje
1) Rastavljanje procesa:
Ručni postupak u nastavku podijelite na numerirane korake. Za svaki korak: ulaz, proces, izlaz i dostupnost automatizacije ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [tekst]
2) Generiranje scenarija iznimke:
Za sljedeći automatizirani proces, "što bi moglo poći po zlu?" Scenariji popisa: podaci koji nedostaju, netočan format, sistemska pogreška, dvostruki zapis. Predložite što bi robot trebao učiniti za svakoga. Proces: [tekst]
3) Pregled pojednostavljenja:
Označite korake u procesu u nastavku koji su nepotrebni, ponavljaju se ili ne donose vrijednost i napišite zašto se mogu ukloniti. Predložite pojednostavljenje PRIJE automatizacije. Proces: [tekst]
4) Dizajn traga revizije:
Osmislite revizijski trag za sljedeći automatizirani proces: koja polja (vrijeme, korisnik/robot, unos, rezultat, odluka) treba zabilježiti u svakom koraku? Navedite sve nedostatke u smislu financijske sljedivosti. Proces: [tekst]
Tablica usporedbe: RPA / AI / Ljudi
kriterij
RPA
Umjetna inteligencija
ljudski
Ono u čemu je najbolji
Redovito, ponavljajuće
Komentar, klasifikacija
prosudba, odgovornost
Vrsta unosa
strukturiran
Polu/slobodan tekst
sve vrste
Ponašanje pogreške
Prati pravilo do slova
Sigurno koliko može biti pogrešno
Može otkriti i zaustaviti
revizija
Lako se prijaviti
Izlaz se mora zabilježiti
Potpis/odobrenje
konačna odluka
br
br
da
Uobičajene greške
- Automatizacija lošeg procesa. Automatizacija bez prethodnog pojednostavljenja produžava rasipanje.
- Bez dizajniranja iznimaka. Robot, izgrađen na pretpostavci da "sve ide dobro", tiho proizvodi pogreške na prvo iznenađenje.
- Prepuštanje ključne odluke AI-ju. Delegiranje visokorizičnog odobrenja modelu; Čak i ako se model čini samouvjerenim, nije u pravu i ne snosi nikakvu odgovornost.
- Zaobilaženje revizijskog traga. Bez traga, greška se ne može istražiti; Ovo je pravni prekršaj u financijskom procesu.
- Uopće ne gledajući robota. Promjena sustava (zaslon, prostor); Jednog dana, robot bez nadzora počinje tiho klikati na krivom mjestu.
Oprez: Brzina automatizacije također ubrzava grešku. Ako čovjek pogriješi dok obrađuje 60 zapisa po satu, ograničen je na 60 pogrešaka; Neispravno instaliran robot može oštetiti tisuće zapisa u nekoliko minuta. Zato ga isprva isprobajte u malom volumenu, pod nadzorom.
Ukratko
RPA automatizira redovite i ponavljajuće zadatke oponašanjem koraka na zaslonu; Umjetna inteligencija preuzima korake koji zahtijevaju tumačenje i klasifikaciju. Kombinacija to dvoje je inteligentna automatizacija. Srž dizajna je razbijanje procesa u korake i dodjeljivanje svakog koraka RPA, AI ili čovjeku; Visoko rizične odluke drže ljude u tijeku. Rukovanje iznimkama i revizijski trag su obavezni. AI ubrzava dekompoziciju procesa, scenarij iznimke i izradu dokumentacije; Ali koji je kritični korak i cijenu pogreške određuje poslovno znanje. Prije automatizacije, najprije pojednostavnite i potvrdite pomoću malog pilota.
Zadatak aplikacije
Odaberite "proces odobrenja zahtjeva za odsustvo" (zahtjevi zaposlenika, odobrava upravitelj, procesi ljudskih resursa). (1) Podijelite proces u korake pomoću snažnog odzivnika i klasificirajte svaki korak kao [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Opišite najmanje 3 scenarija iznimke i što će robot učiniti u svakom. (3) Pronađite barem 1 nepotreban korak koji se može ukloniti prije automatizacije. (4) Navedite područja koja treba zabilježiti za revizijski trag. (5) Označite pojedini visokorizični korak i napišite zašto bi on trebao ostati u čovjeku.
popis za provjeru
- [ ] Podijelio sam proces u korake i svakom koraku dodijelio odgovarajuću ulogu.
- [ ] Pojednostavio sam proces prije automatizacije.
- [ ] Definirao sam ponašanje izuzetaka za svaki korak.
- [ ] Odredio sam područja koja treba zabilježiti za revizijski trag.
- [ ] Prepustio sam visokorizične odluke ljudskoj petlji.
- [ ] Prvo sam planirao mali volumen, nadzirani pilot.