Dobici:
- Sposobnost razjašnjavanja i dizajniranja procesa za automatizaciju ponavljajućih zadataka temeljenih na pravilima, bez prosuđivanja s alatima bez koda
- Sposobnost korištenja umjetne inteligencije kao dizajnera automatizacije i kao koraka procesa u tijeku, dodavanjem ljudskog odobrenja i sigurnosne mreže kritičnim koracima
- Biti u mogućnosti primijeniti disciplinu postavljanja malih i testiranja sa stvarnim podacima, nadgledanja u prvom tjednu i kontrole povjerljivosti putanje podataka, shvaćajući da automatizacija također smanjuje pogrešku.
Najveći skok u osobnoj produktivnosti dolazi od toga da se zadaci koji se ponavljaju uopće ne rade - to jest od njihove automatizacije. Kopiranje i lijepljenje istog izvješća svaki tjedan, ručna obrada svakog dolaznog obrasca u proračunsku tablicu, slanje iste obavijesti iznova i iznova: to su poslovi stroja. No-code automatizacija (automatizacija bez pisanja koda) znači uspostavljanje pravila "ako se ovo dogodi, učini to" vizualnim alatima, bez poznavanja programiranja. U ovom području, AI vam pomaže u dizajniranju automatizacije i radi kao korak obrade unutar automatizacije (npr. sažimanje dolaznog teksta). Ali oprez: automatizacija također automatizira pogreške; Neispravno konstruiran tok čini pogrešku brzo i opetovano.
Uvjeti. No-code je instaliranje softvera/automatizacije bez pisanja koda. Okidač je događaj koji pokreće automatizaciju - "kada stigne nova e-pošta", "kada stigne odgovor na obrazac". Akcija je radnja poduzeta nakon okidača — „dodaj red u tablicu“, „pošalji poruku“. Zapier, Make, Power Automate popularne su platforme za automatizaciju bez kodiranja; Oni međusobno povezuju aplikacije. Integracija je kada dvije aplikacije razmjenjuju podatke.
Što automatizirati?
Nije svaki posao prikladan za automatizaciju. Poslovi koji čine dobre kandidate imaju tri karakteristike: ponavljaju se (često se javljaju), temelje se na pravilima (imaju jasnu logiku "ako-onda") i zahtijevaju nisku prosudbu (ljudska prosudba nije potrebna). Primjer: spremanje ulaznih računa u mapu, obrada odgovora na obrazac u tablicu, sastavljanje i slanje tjednog izvješća u određeno vrijeme.
Loši kandidati su: poslovi koji zahtijevaju visoku procjenu (koji odgovor na koga), rijetki su (jednom godišnje) ili čiji je ishod kritičan i ne bi se trebali nastaviti bez provjere. U ovoj posljednjoj skupini, postavite automatizaciju sve do nacrta proizvodnje, ostavljajući "slanje" čovjeku.
Savjet: Prije automatizacije zadatka, učinite to ručno nekoliko puta i zapišite točne korake. Ne možete automatizirati proces koji ne razumijete; Automatizacija je strojno prevođenje razjašnjenog procesa.
Korak po korak: postavljanje automatizacije
- Pojasnite postupak. Što je okidač, koji su koraci, koji je izlaz? Pišite jednom rukom.
- Neka ga dizajnira AI. "Kako mogu postaviti ovaj proces sa Zapier/Make?" Zatražite plan koraka.
- Postavite male. U svom najjednostavnijem obliku, počnite s jednim korakom.
- Testirajte ga. Pokušajte sa stvarnim podacima; ručno provjeriti izlaz.
- Stavite točku provjere. Dodajte ljudsko odobrenje u kritičnim koracima; Nemojte sve automatizirati.
- Gledati. Redovito provjeravajte ispise u prvom tjednu; Tiha greška je najopasnija.
Dvije uloge umjetne inteligencije u automatizaciji
Uloga 1 — Dizajner: Nakon što objasnite što želite učiniti, AI vam govori korak po korak plan automatizacije, koje su veze okidača potrebne i moguće zamke. Ako uopće ne poznajete alat bez kodiranja, AI će vam biti učitelj.
Uloga 2 — Korak obrade: Moderni alati bez koda omogućuju vam da ubacite "korak umjetne inteligencije" u tijek — sažmite dolazni tekst, kategorizirajte ga, promijenite njegov ton, izvucite polja iz podataka. Na primjer: "kada stigne nova e-pošta podrške → klasificirajte hitnost pomoću AI → obavijestite administratora ako je hitno". Ovdje je AI mozak automatizacije, ali opet mora raditi unutar provjerljivih granica.
poslovanje
Je li pogodan za automatizaciju?
zašto
Renderirajte odgovor obrasca u tablicu
vrlo povoljno
Ponavljajuće, temeljeno na pravilima
Arhiviranje faktura
prikladan
Temeljeno na pravilima, s niskim prosuđivanjem
E-pošta isprike kupcu
Djelomično (nacrt)
Potrebna je prosudba, poruka je upućena osobi
Tko će biti unaprijeđen?
nije prikladno
Vrhovno sudstvo, kritično
Sastavljanje tjednog izvješća
prikladan
ponavljajući, tempirani
Četiri predloška za automatizaciju koji se mogu kopirati
Želim automatizirati sljedeći zadatak koji se ponavlja bez koda:Proces: [recite mi korak po korak].- Koji su okidači i radnje potrebni?- Koji je od Zapier/Make/Power Automate prikladan i zašto?- Gdje trebam ostaviti ljudsko odobrenje (kritični koraci)?- 3 moguće točke kvara i kako ih izbjeći?
Dodat ću AI korak sljedećem tijeku automatizacije. Tok: [dolazni
Pomozite mi razjasniti ovaj proces, a zatim ga pripremite za automatizaciju: Otprilike ono što sam napravio: [neuredna parafraza].- Stavite korake u jasan redoslijed.- Odvojite (ako-onda) točke odlučivanja.- Označite koji su koraci automatski, a koji trebaju ostati ljudski.
Pojavljuje se popis za provjeru za testiranje automatizacije koju sam postavio: Automatizacija: [što radi].– Koje rubne slučajeve (prazni podaci, loš format, dvostruki zapis) trebam testirati?– Što trebam pratiti u prvom tjednu?– Gdje je rizik od tihih pogrešaka (neprimjećenih)?
Slab upit / Jak upit
Slabo: "Napravi mi automatizaciju." (AI daje opći odgovor ne znajući što želi automatizirati, koje alate koristi.)
Jako: "Želim automatski obraditi prijave primljene u Google obrascu u tablicu Sheets i poslati mi Slack obavijest za one označene kao 'hitno'. Kako to postaviti pomoću Make? Recite mi korak po korak, recite mi gdje trebam ostaviti ljudsko odobrenje i moguće točke pogreške." Snažni alati za izradu verzija vraćaju izvediv plan jer daje okidač, radnju i potrebu za sigurnošću.
tri mini kućišta
Slučaj 1 — Kraj ručnog rada. Nadzornik operacija ručno je obrađivao dolazne narudžbe u vrijednosti od 40+ dana u proračunsku tablicu, ~50 minuta dnevno. Forma → instalirana automatizacija tablice; vrijeme smanjeno na nulu. Dobio ~18 sati mjesečno. Kritična točka: u prvom tjednu ručno je provjerio svaki zapis, uhvatio dvije pogreške formatiranja i popravio tijek.
Slučaj 2 — automatizirana pogreška. Marketer je postavio automatsku poruku dobrodošlice na svoj popis e-pošte, ali je pogrešno napisao datum u poruci. Automatizacija ga je poslala do 600 ljudi savršenom brzinom. Pogreška nije napravljena samo jednom, već 600 puta. Lekcija: automatizacija također mjeri pogrešku; Prije instaliranja savršeno provjerite sadržaj i prvo ga malo testirajte.
Slučaj 3 — Pametni protok s AI korakom. Tim za podršku postavio je tijek koji klasificira dolazne e-poruke kao "hitne/normalne/neželjene" pomoću AI koraka i daje prioritet hitnim. Vrijeme odziva smanjeno je s prosječnih 4 sata na 40 minuta. Za sigurnost: E-poruke koje je AI smatrao "spamom" nisu izbrisane, već su otišle u zasebnu mapu - tako da ako je AI pogriješio, nisu izgubljene. Jedan je pregledavao taj folder jednom tjedno.
Uobičajene greške
- Automatizacija procesa koji ne razumijete: Prvo to učinite ručno, razjasnite korake.
- Automatizacija svega: Ostavite ljudsko odobrenje za kritične korake/korake koji zahtijevaju procjenu.
- Pokretanje uživo bez testiranja: Automatizacija mjeri pogrešku; Prvo testirajte s malim i stvarnim podacima.
- Bez praćenja: Tihe pogreške su najopasnije; Redovito provjeravajte ispise u prvom tjednu.
- Slijepo vjerujući AI koraku: Uspostavite sigurnosnu mrežu kako se podaci ne bi izgubili u slučaju pogrešne klasifikacije.
- Privatnost: Znajte gdje automatizacija premješta osjetljive podatke; alati trećih strana vidjeti podatke.
Oprez: Automatizacija premješta podatke iz jedne aplikacije u drugu. U ovom prijenosu osjetljivi podaci (osobni podaci, financijski zapisi) mogu proći kroz poslužitelje trećih strana. Obavezno provjerite put podataka automatizacije i politiku zadržavanja za korporativne podatke.
Ukratko
- Najveći dobici dolaze od automatizacije zadataka koji se ponavljaju i temelje se na pravilima bez prosuđivanja.
- AI igra dvije uloge: učitelja koji dizajnira automatizaciju i korak obrade unutar tijeka (sažimanje/klasificiranje).
- Ručno doradite proces prije automatizacije; Ne možete instalirati proces koji ne razumijete.
- Gradite male, testirajte sa stvarnim podacima, dodajte ljudsko odobrenje i sigurnosnu mrežu kritičnim koracima.
- Automatizacija također mjeri pogrešku; Gledajte prvi tjedan, provjerite autobus za privatnost.
Zadatak aplikacije
Odaberite zadatak koji se ponavlja svaki tjedan i prvo rukom zapišite korake. Neka AI pojasni postupak s trećim predloškom, a zatim osmisli dizajn bez koda s prvim predloškom. Ako možete, instalirajte ga u najjednostavnijem obliku i pripremite probni kontrolni popis s četvrtim predloškom i isprobajte ga sa stvarnim podacima. Zabilježite gdje ostavljate ljudsko odobrenje.
popis za provjeru
- [ ] Prvo sam ručno obavio posao koji sam namjeravao automatizirati i razjasnio korake.
- [ ] Izabrao sam posao koji se ponavlja, temelji se na pravilima i s niskim prosuđivanjem.
- [ ] Dodao sam ljudsko odobrenje/sigurnosnu mrežu kritičnim koracima.
- [ ] Postavio sam ga malo i testirao sa stvarnim podacima.
- [ ] Planirao sam pogledati rezultate u prvom tjednu.
- [ ] Provjerio sam put osjetljivih podataka i povjerljivost automatizacije.