Dobici:
- Sposobnost izrade nacrta pomoćnih sredstava za traženje (alat za opis), bilješke o opsegu i sadržaju i odjeljaka izgleda s umjetnom inteligencijom
- Sposobnost razumijevanja halucinantnog rizika biografske/institucionalne povijesti i zasnivanje ovog odjeljka samo na provjerenim izvorima
- Sposobnost omogućiti umjetnoj inteligenciji da usmjeri istraživača na izvor umjesto da daje činjenice izravno u referentnoj službi
Arhiv nije samo odgovoran za očuvanje dokumenata; također je odgovoran za njihovu dostupnost istraživaču. Dva su primarna načina ovog pristupa: alati za opis koji predstavljaju zbirku (pomoć za pronalaženje — dokument usmjeravanja koji definira sadržaj, organizaciju i opseg arhivske zbirke) i referentni servis koji izravno pomaže istraživačima. I jedno i drugo zahtijeva veliki napor: pisanje vodiča za zbirku traje tjednima, a odgovaranje na pitanja istraživača tijekom dana oduzima vrijeme. Štoviše, ova su dva djela „lice“ arhiva; Prvi kontakt istraživača sa zbirkom često je preko vodiča i informacijskog pulta, pa se pogreška ovdje izravno odražava na pouzdanost arhiva.
AI je moćna pomoć u izradi alata za opis i pratećih referentnih usluga. U ovoj jedinici naučit ćemo kako izraditi vodič za prikupljanje (pomoć u pronalaženju), napisati opise opsega i sadržaja, pomoći s pitanjima istraživača i vidjeti zašto se o točnosti u ovim uslugama ne može raspravljati.
Alati za opis: mapa zbirke
Alat za opis omogućuje istraživaču da pita "što je u ovoj zbirci što mi odgovara?" Omogućuje vam da odgovorite na pitanje. Obično uključuje:
- Opći opis: Naziv, opseg, razdoblje, veličina zbirke.
- Biografska/institucionalna povijest: Kratka povijest osobe ili institucije koja je izradila dokumente.
- Napomena o opsegu i sadržaju: Objašnjenje o kakvim se dokumentima i o kojim temama nalazi zbirka.
- Raspored: Kako su dokumenti grupirani (serije, podserije).
- Inventar: Detaljan popis na razini kutije/datoteke.
Ti su dokumenti napisani u skladu sa standardima (na primjer, ISAD(G) ili EAD - Encoded Archival Description, standard digitalnog kodiranja za arhivske vodiče). AI može proizvesti nacrte ovih odjeljaka iz sirovog popisa i sažetaka dokumenata; ali svaka činjenica (povijest, osoba, povijest institucije) mora biti provjerena.
Još jedna vrijednost alata za opis je da se mogu pisati na različitim razinama detalja. Ponekad nema dovoljno vremena ili resursa za opis tisuća kutija arhive na razini dokumenta; U tom slučaju radi se višerazinski opis: prvo opći opis na razini fonda, zatim serije, a zatim kad god je to moguće na razini spisa. AI je posebno koristan za izradu bilješke o ukupnom djelokrugu najviše razine iz sažetaka predmeta niže razine; Čini sažetak od mase do cjeline. Ali svaki sloj ovog sažetka mora biti u skladu sa stvarnim dokumentima na donjem sloju; AI ne bi trebao sastavljati zahtjev za opseg koji nije u zbirci najviše razine.
Oprez: odjeljak s biografskom/institucionalnom poviješću je mjesto gdje se halucinacija najčešće uvlači. AI može napisati tečnu povijest o osobi ili instituciji na temelju "općeg znanja" dodajući nepostojeće događaje, lažne datume i izmišljene naslove. Ovaj odjeljak trebao bi se temeljiti samo na provjerenim izvorima.
Tijek rada: korak po korak
1. Prikupite sirovinu. Inventar, sažeci dokumenata, popisi kutija, postojeće bilješke ako postoje.
2. Postavite standard. Prema kojem standardu opisa će biti napisan (ISAD(G)/EAD)?
3. Napravite nacrt poglavlja po poglavlja. Imajte AI nacrt odjeljaka kao što su bilješka o opsegu i sadržaju i opis izgleda iz sirovog materijala.
4. Provjerite činjenice. Osobito u odjeljku povijest svaki datum, ime i događaj provjerite u neovisnim izvorima.
5. Provjerite ograničenja pristupa. Ima li u zbirci povjerljivih dokumenata/dokumenata s ograničenim autorskim pravima? To bi trebalo biti navedeno u vodiču.
6. Stručno odobrenje. Konačni vodič prolazi arhivsko odobrenje.
Referentna služba: pomoć istraživaču
U referentnoj službi, umjetna inteligencija pomaže na dva načina: (1) davanjem smisla istraživačevim pitanjima i sugeriranjem koje zbirke pogledati, i (2) sastavljanjem odgovora na često postavljana pitanja. Ali ovdje postoji kritična granica: umjetna inteligencija ne bi trebala dati istraživaču izravan "činjenični" odgovor, već bi ga trebala uputiti na izvor. Umjesto "Ovaj datum je ovaj", treba reći "Ove podatke možete pronaći iz tih i takvih dokumenata u ovoj zbirci". Jer izravan činjenični odgovor koji daje AI može biti izmišljen i istraživač ga može zamijeniti s izvorom.
Referentni zadatak
Prikladna uloga umjetne inteligencije
nepoželjna uporaba
Razmišljanje o pitanju
Predložite razjašnjavajuća pitanja
—
Usmjeravanje prikupljanja
Prijedlog "Pogledaj tamo".
Reći "odgovor je"
FAQ nacrt
Nacrt iz provjerenih informacija
lažni odgovor
Popis izvora
Prijedlog za pretragu u katalogu
Davanje izmišljene reference
pitanje činjenice
Preusmjeri na izvor
Izravni činjenični odgovor
tri mini kućišta
Slučaj 1 — Nacrt smjernica smanjen je s 4 tjedna na 1 tjedan. Arhiv je pripremao nalaz za zbirku od 120 kutija. Popisi kutija i sažeci datoteka dani su AI-u; YZ je napravio nacrt bilješke o opsegu i sadržaju i odjeljaka izgleda. Arhivist je provjerio i organizirao činjenice u tjedan dana; tradicionalnom metodom ta je procjena iznosila mjesec dana. Ali 3 datuma i 2 naslova u dijelu biografske povijesti bili su pogrešni; Popravljeno u provjeri.
Slučaj 2 — Fiktivna institucionalna povijest. Stažist je dao umjetnoj inteligenciji da napiše povijest institucije i stavi je izravno u imenik. YZ je naveo pogrešan datum osnivanja ustanove i naveo pripajanje koje nije bilo. Istraživač je primijetio i prijavio pogrešku; Vodič je ispravljen, ali je narušena pouzdanost arhive. Lekcija: dio povijesti neće biti objavljen bez provjere.
Slučaj 3 — Ispravno vodstvo, pogrešna činjenica. Istraživač je tražio datum. Pomoćnik temeljen na umjetnoj inteligenciji dao je izravan datum (izmislio). Istraživač bi ovo koristio kao izvor; Viši arhivist je intervenirao i rekao: "AI ne daje činjenice, on vas upućuje na zbirku" i natjerao ga da pogleda pravi dokument; povijest je bila drugačija. Pouka: u referentnoj službi AI usmjerava, a ne daje činjenice.
Četiri predloška za kopiranje
1) Napomena o nacrtu opsega i sadržaja:
NA TEMELJU popisa kutija/datoteka i sažetaka dokumenata u nastavku, napišite nacrt "opsega i sadržaja bilješke" za zbirku. Koristite samo ono što je uključeno u priloženi materijal; DODAJTE temu, datum ili osobu koja nije u zbirci. Označite sve činjenice u koje niste sigurni [potrebna je provjera]. Materijal: [ovdje]
2) Biografska/institucionalna povijest (kontrolirana):
Ispod su PROVJERENE bilješke o [osobi/organizaciji]. Napišite kratki pregled povijesti koji se temelji SAMO na ovim bilješkama. NEMOJTE DODAVATI datume, događaje ili naslove koji nisu u bilješkama; Nemojte dodavati informacije o općem "znanju". Napustite mjesta [nema informacija]. Bilješke: [ovdje]
3) Smjernice istraživača:
Pitanje istraživača: [pitanje]. NEMOJTE davati IZRAVAN činjenični odgovor na ovo pitanje. Umjesto toga: (1) predložite 1-2 pitanja koja će razjasniti pitanje, (2) recite mu koju VRSU zbirke/dokumenta treba pogledati, (3) predložite koje pojmove bi mogao pretraživati u katalogu. Nemojte praviti izmišljene reference.
4) Skica odgovora na česta pitanja:
Ispod se nalaze PROVJERENI podaci iz naše arhive. Na temelju ovih bilješki izradite odgovor na sljedeće često postavljano pitanje: [pitanje]. Dodavanje informacija koje nisu u bilješkama; [kvačicom] označite tamo gdje niste sigurni. Na kraju odgovora uputiti istraživača na odgovarajuću zbirku. Bilješke: [ovdje]
Slab upit / Jak upit
Slabo:
Napišite sveobuhvatnu pomoć za pronalaženje ove zbirke, uključujući povijest.
“Opsežno” i “uključujući povijest” potiču AI da ide dalje od danog materijala i dodaje izmišljene informacije o instituciji/osobi.
Jako:
Napišite skicu pomoćnog sredstva za pronalaženje NA TEMELJU sljedećih popisa okvira i potvrđenih povijesnih bilješki: opseg-sadržaj i odjeljci izgleda. Nemojte uključivati činjenice koje nisu uključene u dati materijal; Koristite samo provjerene bilješke u povijesti, ostavite praznine [bez informacija]. Označite svaku sumnjivu činjenicu [potrebna je provjera]. Materijal: [ovdje]
Razlika: pridržavanje zadanog materijala, zabrana izrade, očuvanje praznina i ovjernih oznaka čine vodič pouzdanim.
Uobičajene greške
- Ostavljanje povijesti "općepoznatom" AI-ju. Ovaj dio je najosjetljiviji na halucinacije; treba temeljiti samo na provjerenim bilješkama.
- Navođenje izravnih činjenica u referenci. AI treba voditi istraživača, a ne zamijeniti izvor.
- Zaobilaženje ograničenja pristupa. Dokumenti s ograničenom povjerljivošću/autorskim pravom trebaju biti označeni u imeniku.
- Sugeriranje izmišljene reference. Neprovjerena referenca u katalogu neće biti predana istraživaču.
- Objavljivanje nacrta bez odobrenja. Konačni vodič odobrava arhivist.
Ukratko
Pristup arhivi i referentna usluga plodno je područje u kojem umjetna inteligencija ubrzava izradu nacrta alata za opis i podržava smjernice istraživača. Ali biografska/institucionalna povijest je točka prodora halucinacije, au referentnoj službi AI ne treba davati činjenice, već usmjeravati na izvor. Temeljite vodič samo na ovjerenom materijalu, sačuvajte praznine, označite ograničenja pristupa i prepustite konačno odobrenje arhivaru. AI izrađuje mapu zbirke; Za točnost te karte odgovara arhiv.
Zadatak aplikacije
Uzmite popis kutija/datoteka zbirke (stvarne ili uzorka) i zatražite od umjetne inteligencije nacrt s predloškom „nacrt bilješke o opsegu i sadržaju”; Provjerite ide li izvan zadanog materijala. Zatim pokrenite predložak "biografske povijesti" za osobu/organizaciju samo s provjerenim bilješkama i promatrajte pokušava li AI uklopiti praznine. Na kraju obradite pitanje istraživača s predloškom "orijentacija istraživača".
popis za provjeru
- [ ] Vodič sam temeljio samo na danom/provjerenom materijalu.
- [ ] Neovisno sam provjerio svaki datum i ime u povijesti.
- [ ] U vodiču sam označio ograničenja pristupa (privatnost/autorska prava).
- [ ] Umjesto navođenja činjenica u referenci, uputio sam vas na izvor.
- [ ] Konačni vodič predao sam arhivaru na odobrenje.