लाभ:
- रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) और कृत्रिम बुद्धिमत्ता और स्मार्ट ऑटोमेशन (हाइपरऑटोमेशन) दृष्टिकोण की भूमिकाओं को समझाने की क्षमता।
- किसी मैन्युअल प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करके और उन चरणों के बीच अंतर करने की क्षमता जो स्वचालन के लिए उपयुक्त हैं और जिनके लिए मानव अनुमोदन की आवश्यकता होती है
- अपवाद प्रबंधन, ऑडिट ट्रेल और त्रुटि लागत के संदर्भ में एआई-समर्थित स्वचालन डिजाइन का मूल्यांकन करने की क्षमता
प्रत्येक संगठन में, थकाऊ और त्रुटि-प्रवण कार्य होते हैं जिन्हें लोग हर दिन दोहराते हैं: एक सिस्टम से डेटा कॉपी करना और उसे दूसरे में दर्ज करना, बिलिंग जानकारी को मैन्युअल रूप से संसाधित करना, आने वाले ईमेल को सॉर्ट करना। रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (आरपीए) इन नियमित और दोहराव वाले कार्यों को सॉफ्टवेयर रोबोट के साथ स्वचालित करता है जो स्क्रीन पर मानव द्वारा उठाए गए कदमों की नकल करते हैं। यहां "रोबोट" कोई भौतिक मशीन नहीं है, बल्कि सॉफ्टवेयर है जो स्क्रीन पर क्लिक करता है, लिखता है और कॉपी करता है। आरपीए की ताकत यह है कि यह मौजूदा सिस्टम को बदले बिना उसके ऊपर काम करता है; इसलिए, यह उन पुरानी प्रणालियों में भी तेज़ परिणाम प्रदान करता है जिन्हें एकीकृत करना कठिन है।
आरपीए अकेले "कोई नियम नहीं" स्थितियों को नहीं समझ सकता है। यदि कोई चालान मानक प्रारूप में आता है, तो रोबोट फ़ील्ड पढ़ता है; लेकिन अगर प्रत्येक आपूर्तिकर्ता इसे अलग प्रारूप में भेजता है, तो रोबोट भ्रमित हो जाएगा। यहीं पर कृत्रिम बुद्धिमत्ता काम आती है: एआई उन चरणों को निष्पादित करता है जिनके लिए "निर्णय" की आवश्यकता होती है जैसे दस्तावेज़ को समझना, पाठ को वर्गीकृत करना, मुक्त पाठ से जानकारी निकालना, और आरपीए विहित चरणों को पूरा करता है। इस संयोजन को इंटेलिजेंट ऑटोमेशन या हाइपरऑटोमेशन (एंड-टू-एंड, कृत्रिम बुद्धिमत्ता-समर्थित प्रक्रिया स्वचालन) कहा जाता है। एमआईएस विशेषज्ञ की भूमिका एक प्रक्रिया को भागों में तोड़ना और डिजाइन करना है कि कौन सा हिस्सा आरपीए का है, कौन सा हिस्सा एआई का है, और कौन सा हिस्सा मानव का है।
एक प्रक्रिया को स्वचालित करना
स्वचालन डिज़ाइन का हृदय प्रक्रिया को चरणों में तोड़ना और प्रत्येक चरण को वर्गीकृत करना है। तीन श्रेणियां हैं. शासित और संरचित चरण (आरपीए-अनुकूल): "एक्सेल में प्रत्येक पंक्ति को ईआरपी स्क्रीन में दर्ज करें।" टिप्पणी की आवश्यकता वाले चरण (एआई-संचालित): "यह शिकायत पाठ किस श्रेणी से संबंधित है?" उच्च जोखिम या अनिश्चित कदम (व्यक्ति पर छोड़ दिया गया): "5,000 टीएल से अधिक रिफंड अनुमोदन।"
अच्छा स्वचालन लोगों को पूरी नौकरी से नहीं, बल्कि दोहराव वाले बोझ से बचाता है; महत्वपूर्ण निर्णय लोगों पर छोड़ देता है। इसे ह्यूमन-इन-द-लूप डिज़ाइन कहा जाता है: रोबोट काम तैयार करता है, मानव उसे मंजूरी देता है। उदाहरण के लिए, रोबोट चालान पढ़ता है और ड्राफ्ट को ईआरपी में दर्ज करता है, और अकाउंटेंट अंतिम मंजूरी देता है। इस प्रकार, गति और सुरक्षा एक साथ सुनिश्चित की जाती है।
युक्ति: किसी प्रक्रिया को स्वचालित करने से पहले, उसे हमेशा पहले सरल बनाएं। किसी ख़राब प्रक्रिया को स्वचालित करने से केवल ख़राब परिणाम ही तेज़ी से मिलेंगे। पहले अनावश्यक कदम हटाएँ, फिर बाकी स्वचालित करें।
अपवाद प्रबंधन और ऑडिट ट्रेल
प्रत्येक स्वचालन अंततः एक ऐसी स्थिति का सामना करता है जो नियमों को तोड़ती है: गुम डेटा, अप्रत्याशित प्रारूप, सिस्टम क्रैश। अपवाद प्रबंधन रोबोट को ऐसी स्थितियों में चुपचाप गलत काम करने के बजाय सुरक्षित रूप से रुकने और मानव को सूचित करने की अनुमति देता है। यदि कोई अपवाद डिज़ाइन नहीं किया गया है, तो रोबोट चुपचाप त्रुटियाँ फैलाएगा और किसी को पता भी नहीं चलेगा।
एक अन्य आवश्यकता ऑडिट ट्रेल है: रोबोट के प्रत्येक चरण का रिकॉर्ड, यह कब किया गया, किस डेटा के साथ और किस परिणाम के साथ किया गया। ऑडिट ट्रेल के बिना, किसी त्रुटि की बाद में जांच नहीं की जा सकती; यह पता लगाने की क्षमता एक कानूनी आवश्यकता है, खासकर वित्तीय प्रक्रियाओं में। एआई इस प्रक्रिया डिज़ाइन, अपवाद परिदृश्य और दस्तावेज़ीकरण की रूपरेखा तैयार कर सकता है; लेकिन कौन सा कदम महत्वपूर्ण है और त्रुटि की कीमत क्या होगी यह व्यावसायिक ज्ञान द्वारा निर्धारित किया जाता है।
तीन मिनी मामले: संख्याओं द्वारा
केस 1 - सही विभाजन प्रक्रिया। एक लेखा केंद्र में, 4,000 मासिक आपूर्तिकर्ता चालान मैन्युअल रूप से संसाधित किए जा रहे थे; इस प्रक्रिया में प्रति व्यक्ति 6 मिनट का समय लगा। एआई ने दस्तावेज़ पढ़ा और फ़ील्ड निकाले, आरपीए ने ड्राफ्ट को ईआरपी में दर्ज किया, अकाउंटेंट ने इसे मंजूरी दे दी। प्रसंस्करण समय 6 मिनट से घटकर 1.5 मिनट हो गया, लेकिन पुष्टिकरण चरण मानव के पास ही रहा; इस तरह गलत चालान पकड़ा जाता रहा।
केस 2 - जब कोई अपवाद डिज़ाइन नहीं किया गया है। एक बीमाकर्ता के यहां, एक पॉलिसी नवीनीकरण रोबोट ने अप्रत्याशित दिनांक प्रारूपों के साथ 340 रिकॉर्डों को चुपचाप नष्ट कर दिया; किसी ने ध्यान नहीं दिया और नवीनीकरण गलत तारीख के साथ दर्ज किया गया। यदि अपवाद नियम ("यदि प्रारूप पहचाना नहीं गया है तो रोकें और रिपोर्ट करें") को शुरुआत से डिज़ाइन किया गया था, रोबोट इन रिकॉर्ड्स को मानव तक निर्देशित करेगा। इसे ठीक करने में कई सप्ताह लग गए।
केस 3 - गलत प्रक्रिया का स्वचालन। एक खुदरा विक्रेता पर, ऑर्डर पुष्टिकरण प्रक्रिया में 11 चरण थे; इसे रोबोट से स्वचालित किया जाएगा। जब एमआईएस विशेषज्ञ ने प्रक्रिया की जांच की, तो उन्होंने देखा कि 4 चरण अनावश्यक दोहरी जांच थे। पहले इस प्रक्रिया को घटाकर 7 चरण कर दिया गया, फिर इसे स्वचालित कर दिया गया। यदि इसे सरलीकरण के बिना स्वचालित किया जाता, तो 4 अनावश्यक चरण स्थायी होते।
कमजोर संकेत/मजबूत संकेत
कमजोर संकेत:
स्वचालित चालान प्रसंस्करण।
शक्तिशाली संकेत:
आपकी भूमिका: आप एक प्रक्रिया स्वचालन डिजाइनर हैं। निम्नलिखित मैन्युअल प्रक्रिया को चरणों में तोड़ें और प्रत्येक चरण को वर्गीकृत करें: - [आरपीए] विहित, संरचित, दोहराव - [एआई] व्याख्या/वर्गीकरण/पाठ समझ की आवश्यकता - [मानव] उच्च जोखिम या अस्पष्ट निर्णय प्रत्येक चरण के लिए, संभावित अपवाद लिखें और त्रुटि के मामले में क्या करें। उस जानकारी की सूची बनाएं जिसे ऑडिट ट्रेल के लिए दर्ज करने की आवश्यकता है। प्रक्रिया: [चरण-दर-चरण मैन्युअल प्रक्रिया विवरण]
शक्तिशाली संकेत प्रक्रिया को तोड़ता है, प्रत्येक चरण को सही भूमिका सौंपता है, और शुरुआत से ही अपवाद और ऑडिट ट्रेल बढ़ाता है।
चार प्रतिलिपि योग्य टेम्पलेट
1) प्रक्रिया अपघटन:
नीचे दी गई मैन्युअल प्रक्रिया को क्रमांकित चरणों में तोड़ें। प्रत्येक चरण के लिए: इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट और स्वचालन उपलब्धता ([आरपीए]/[एआई]/[मानव])। प्रक्रिया: [पाठ]
2) एक अपवाद परिदृश्य उत्पन्न करना:
निम्नलिखित स्वचालित प्रक्रिया के लिए, "क्या गलत हो सकता है?" सूची परिदृश्य: अनुपलब्ध डेटा, गलत प्रारूप, सिस्टम त्रुटि, दोहरा रिकॉर्ड। सुझाव दें कि रोबोट को प्रत्येक के लिए क्या करना चाहिए। प्रक्रिया: [पाठ]
3) सरलीकरण समीक्षा:
नीचे दी गई प्रक्रिया में उन चरणों को चिह्नित करें जो अनावश्यक हैं, दोहराव वाले हैं, या मूल्य उत्पन्न नहीं करते हैं, और लिखें कि उन्हें क्यों हटाया जा सकता है। स्वचालन से पहले सरलीकरण का सुझाव दें. प्रक्रिया: [पाठ]
4) ऑडिट ट्रेल डिज़ाइन:
निम्नलिखित स्वचालित प्रक्रिया के लिए एक ऑडिट ट्रेल डिज़ाइन करें: प्रत्येक चरण में कौन से फ़ील्ड (समय, उपयोगकर्ता/रोबोट, इनपुट, परिणाम, निर्णय) दर्ज किए जाने चाहिए? वित्तीय पता लगाने की क्षमता के संदर्भ में किसी भी अंतराल को इंगित करें। प्रक्रिया: [पाठ]
तुलना चार्ट: आरपीए/एआई/मानव
कसौटी
आरपीए
कृत्रिम बुद्धिमत्ता
मानव
वह किसमें सर्वश्रेष्ठ है
नियमित, पुनरावर्ती
टिप्पणी, वर्गीकरण
निर्णय, जिम्मेदारी
इनपुट प्रकार
संरचित
अर्ध/मुक्त पाठ
सभी प्रकार
त्रुटि व्यवहार
नियम का अक्षरशः पालन करता है
निश्चित रूप से गलत हो सकता है
पता लगा सकते हैं और रोक सकते हैं
लेखापरीक्षा
लॉग इन करना आसान है
आउटपुट लॉग होना चाहिए
हस्ताक्षर/अनुमोदन
अंतिम निर्णय
नहीं
नहीं
हाँ
सामान्य गलतियाँ
- ख़राब प्रक्रिया को स्वचालित करना. पहले सरलीकरण किए बिना स्वचालित करने से बर्बादी बनी रहती है।
- अपवादों को डिज़ाइन नहीं करना. रोबोट, इस धारणा पर बनाया गया है कि "सब ठीक हो जाता है", पहले आश्चर्य में चुपचाप त्रुटियाँ उत्पन्न करता है।
- महत्वपूर्ण निर्णय AI पर छोड़ना। मॉडल को उच्च जोखिम अनुमोदन सौंपना; भले ही मॉडल आश्वस्त दिखता हो, यह गलत है और इसकी कोई जिम्मेदारी नहीं है।
- ऑडिट ट्रेल को दरकिनार करना। बिना किसी निशान के, त्रुटि की जाँच नहीं की जा सकती; यह वित्तीय प्रक्रिया में कानूनी उल्लंघन है.
- रोबोट को बिल्कुल नहीं देख रहा हूँ। सिस्टम परिवर्तन (स्क्रीन, स्पेस); एक दिन, बिना निगरानी वाला रोबोट चुपचाप गलत जगह पर क्लिक करना शुरू कर देता है।
सावधानी: स्वचालन की गति त्रुटि को भी बढ़ा देती है। यदि कोई मनुष्य प्रति घंटे 60 रिकॉर्ड संसाधित करते समय कोई गलती करता है, तो वे 60 त्रुटियों तक सीमित हैं; गलत तरीके से स्थापित रोबोट मिनटों में हजारों रिकॉर्ड को भ्रष्ट कर सकता है। इसलिए सबसे पहले इसे निगरानी में थोड़ी मात्रा में चलाएं।
सारांश
आरपीए स्क्रीन चरणों की नकल करके नियमित और दोहराव वाले कार्यों को स्वचालित करता है; कृत्रिम बुद्धिमत्ता उन कदमों को संभालती है जिनके लिए व्याख्या और वर्गीकरण की आवश्यकता होती है। दोनों का संयोजन बुद्धिमान स्वचालन है। डिज़ाइन का मूल प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करना और प्रत्येक चरण को आरपीए, एआई या मानव को सौंपना है; उच्च जोखिम वाले निर्णय लोगों को भ्रम में रखते हैं। अपवाद प्रबंधन और ऑडिट ट्रेल जरूरी है। एआई प्रक्रिया अपघटन, अपवाद परिदृश्य और दस्तावेज़ीकरण प्रारूपण को तेज करता है; लेकिन कौन सा महत्वपूर्ण कदम है और त्रुटि की कीमत व्यावसायिक ज्ञान द्वारा निर्धारित की जाती है। स्वचालित करने से पहले, पहले छोटे पायलट के साथ सरलीकरण और सत्यापन करें।
आवेदन कार्य
"छुट्टी अनुरोध अनुमोदन प्रक्रिया" चुनें (कर्मचारी अनुरोध, प्रबंधक अनुमोदन, मानव संसाधन प्रक्रियाएं)। (1) प्रक्रिया को शक्तिशाली संकेत के साथ चरणों में विभाजित करें और प्रत्येक चरण को [आरपीए]/[एआई]/[मानव] के रूप में वर्गीकृत करें। (2) कम से कम 3 अपवाद परिदृश्यों का वर्णन करें और प्रत्येक में रोबोट क्या करेगा। (3) कम से कम 1 अनावश्यक कदम खोजें जिसे स्वचालन से पहले हटाया जा सके। (4) ऑडिट ट्रेल के लिए दर्ज किए जाने वाले क्षेत्रों की सूची बनाएं। (5) एकल उच्च जोखिम वाले चरण को चिह्नित करें और लिखें कि इसे मानव में क्यों रहना चाहिए।
जांच सूची
- [ ] मैंने प्रक्रिया को चरणों में विभाजित किया और प्रत्येक चरण को सही भूमिका सौंपी।
- [ ] मैंने स्वचालन से पहले प्रक्रिया को सरल बनाया।
- [ ] मैंने प्रत्येक चरण के लिए अपवाद व्यवहार को परिभाषित किया है।
- [ ] मैंने ऑडिट ट्रेल के लिए दर्ज किए जाने वाले क्षेत्रों का निर्धारण कर लिया है।
- [ ] मैंने उच्च जोखिम वाले निर्णयों को मानव पाश में छोड़ दिया।
- [ ] मैंने पहले पायलट की देखरेख में एक छोटी मात्रा की योजना बनाई।