רווחים:
- יכולת להסביר את תפקידי האוטומציה הרובוטית (RPA) והבינה המלאכותית ואת גישת האוטומציה החכמה (היפר-אוטומציה).
- יכולת לתכנן תהליך ידני על ידי חלוקתו לשלבים והבחנה בין שלבים המתאימים לאוטומציה לאלו הדורשים אישור אנושי
- יכולת להעריך תכנוני אוטומציה הנתמכים בבינה מלאכותית במונחים של ניהול חריגים, עקבות ביקורת ועלות שגיאות
בכל ארגון יש משימות מייגעות ומועדות לשגיאות שאנשים חוזרים עליהן מדי יום: העתקת נתונים ממערכת אחת והכנסתם למערכת אחרת, עיבוד ידני של פרטי חיוב, מיון מיילים נכנסים. אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA) עושה את המשימות הקבועות והחוזרות הללו לאוטומטיות עם רובוטי תוכנה המחקים את הצעדים שנקט אדם על המסך. "רובוט" כאן הוא לא מכונה פיזית, אלא תוכנה שלוחצת, כותבת ומעתיקה על המסך. הכוח של RPA הוא בכך שהוא עובד על גבי מערכות קיימות מבלי לשנות אותן; לכן הוא מספק תוצאות מהירות גם במערכות ישנות שקשה לשלבן.
RPA לבדו לא יכול להבין מצבים של "אין חוקים". אם מגיעה חשבונית בפורמט סטנדרטי, הרובוט קורא את השדות; אבל אם כל ספק ישלח אותו בפורמט אחר, הרובוט יתבלבל. כאן נכנסת לתמונה הבינה המלאכותית: בינה מלאכותית מבצעת את השלבים שדורשים "שיפוט" כמו הבנת המסמך, סיווג הטקסט, חילוץ מידע מטקסט חופשי ו-RPA מבצעת את הצעדים הקנוניים. שילוב זה נקרא אוטומציה חכמה או היפר-אוטומציה (מקצה לקצה, אוטומציה של תהליכים הנתמכים בבינה מלאכותית). תפקידו של מומחה MIS הוא לפרק תהליך לחלקים ולתכנן איזה חלק שייך ל-RPA, איזה חלק שייך ל-AI ואיזה חלק שייך לאדם.
אוטומציה של תהליך
לב ליבו של תכנון אוטומציה הוא פירוק התהליך לשלבים וסיווג כל שלב. יש שלוש קטגוריות. שלבים מוסדרים ומובנים (ידידותי ל-RPA): "הכנס כל שורה באקסל למסך ה-ERP". שלבים המחייבים הערה (מופעלת בינה מלאכותית): "לאיזו קטגוריה שייך טקסט התלונה הזה?" סיכון גבוה או צעדים לא ודאיים (נשאר לאדם): "אישור החזר מעל 5,000 TL."
אוטומציה טובה חוסכת אנשים מהנטל החוזר על עצמו, לא מהעבודה כולה; משאיר את ההחלטה הקריטית לאנשים. זה נקרא תכנון אנושי בלולאה: הרובוט מכין את העבודה, האדם מאשר אותה. לדוגמה, הרובוט קורא את החשבונית ומכניס את הטיוטה ל-ERP, ורואה החשבון נותן את האישור הסופי. כך, מהירות ואבטחה מובטחות יחד.
טיפ: לפני אוטומציה של תהליך, תמיד פשט אותו קודם. אוטומציה של תהליך גרוע רק תניב תוצאות רעות מהר יותר. הסר תחילה שלבים מיותרים, ולאחר מכן הפוך את השאר לאוטומטי.
מסלול ניהול וביקורת חריגים
כל אוטומציה נתקלת בסופו של דבר במצב ששובר את הכללים: נתונים חסרים, פורמט לא צפוי, קריסת מערכת. טיפול בחריגים מאפשר לרובוט לעצור בבטחה ולהודיע לאדם במצבים כאלה, במקום לעשות את הדבר הלא נכון בשקט. אם לא מתוכננים חריגים, הרובוט ירבה בשקט שגיאות ואף אחד לא ישים לב.
הכרח נוסף הוא מסלול הביקורת: תיעוד של כל צעד של הרובוט, מתי הוא נעשה, עם אילו נתונים ועם איזו תוצאה. ללא עקבות ביקורת, לא ניתן לחקור טעות מאוחר יותר; עקיבות זו היא דרישה משפטית, במיוחד בתהליכים פיננסיים. בינה מלאכותית יכולה לייצר מתאר של עיצוב התהליך הזה, תרחישי חריגים ותיעוד; אבל איזה שלב הוא קריטי ומהי עלות הטעות נקבע על ידי הידע העסקי.
שלושה מיני מארזים: לפי המספרים
מקרה 1 - תהליך פיצול נכון. במרכז הנהלת חשבונות אחד, עברו עיבוד ידני של 4,000 חשבוניות ספקים חודשיות; ההליך ארך 6 דקות לאדם. AI קרא את המסמך וחילץ את השדות, RPA הכניס את הטיוטה ל-ERP, רואה החשבון אישר את זה. זמן העיבוד ירד מ-6 דקות ל-1.5 דקות, אך שלב האישור נשאר אצל האדם; כך החשבונית השגויה המשיכה להיתפס.
מקרה 2 - כאשר לא מתוכנן חריג. במבטח אחד, רובוט לחידוש פוליסה טיפל בשקט ב-340 רשומות עם פורמטים לא צפויים של תאריכים; אף אחד לא שם לב והחידושים הוכנסו בתאריך שגוי. אם כלל החריג ("עצור ודווח אם פורמט לא מזוהה") היה מתוכנן מאפס, הרובוט היה מפנה את הרשומות הללו לאדם. התיקון לקח שבועות.
מקרה 3 - אוטומציה של התהליך הלא נכון. אצל קמעונאי אחד, תהליך אישור ההזמנה כלל 11 שלבים; זה יהיה אוטומטי עם רובוט. כאשר מומחה MIS בחן את התהליך, הוא ראה ש-4 השלבים הם בדיקות כפולות מיותרות. ראשית התהליך צומצם ל-7 שלבים, ואז הוא היה אוטומטי. אם זה היה אוטומטי ללא פישוט, 4 שלבים מיותרים היו קבועים.
הנחיה חלשה / הנחיה חזקה
הנחיה חלשה:
אוטומציה של עיבוד חשבוניות.
הנחיה עוצמתית:
תפקידך: אתה מעצב אוטומציה של תהליכים. חלקו את התהליך הידני הבא לשלבים וסווגו כל שלב:- [RPA] קנוני, מובנה, חוזר על עצמו- [AI] הדורש פרשנות/סיווג/הבנת טקסט- [אנושי] סיכון גבוה או החלטה מעורפלת עבור כל שלב, רשום חריגים אפשריים ומה לעשות במקרה של טעות. רשום את המידע שיש לרשום עבור מסלול הביקורת. תהליך: [תיאור תהליך ידני שלב אחר שלב]
הנחיה עוצמתית מפרקת את התהליך, מקצה כל שלב לתפקיד הנכון ומעלה חריגים ונביל ביקורת מההתחלה.
ארבע תבניות הניתנות להעתקה
1) תהליך פירוק:
חלק את התהליך הידני למטה לשלבים ממוספרים. לכל שלב: קלט, תהליך, פלט וזמינות אוטומציה ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). תהליך: [טקסט]
2) יצירת תרחיש חריג:
עבור התהליך האוטומטי הבא, "מה יכול להשתבש?" רשימה של תרחישים: נתונים חסרים, פורמט שגוי, שגיאת מערכת, רישום כפול. הצע מה הרובוט צריך לעשות עבור כל אחד מהם. תהליך: [טקסט]
3) סקירת פישוט:
סמן את השלבים בתהליך למטה שהם מיותרים, חוזרים על עצמם או שאינם מייצרים ערך, וכתוב מדוע ניתן להסיר אותם. הצע פישוט לפני אוטומציה. תהליך: [טקסט]
4) עיצוב מסלול ביקורת:
תכנן שביל ביקורת עבור התהליך האוטומטי הבא: אילו שדות (זמן, משתמש/רובוט, קלט, תוצאה, החלטה) צריכים להירשם בכל שלב? ציין פערים במונחים של מעקב פיננסי. תהליך: [טקסט]
תרשים השוואה: RPA / AI / אנושי
קריטריון
RPA
בינה מלאכותית
אנושי
במה הוא הכי טוב
קבוע, חוזר על עצמו
הערה, סיווג
שיפוט, אחריות
סוג קלט
מובנית
טקסט חצי/חופשי
כל הסוגים
התנהגות שגיאה
ממלא אחר הכלל עד עצם היום הזה
הכי בטוח שאפשר לטעות
יכול לזהות ולעצור
ביקורת
קל לרישום
הפלט חייב להיות מתועד
חתימה/אישור
החלטה סופית
לא
לא
כן
טעויות נפוצות
- אוטומציה של התהליך הרע. אוטומציה מבלי לפשט תחילה מנציחה בזבוז.
- לא מעצב חריגים. הרובוט, בנוי על ההנחה ש"הכל הולך כשורה", מייצר בשקט שגיאות בהפתעה הראשונה.
- משאירים את ההחלטה הקריטית ל-AI. האצלת אישור בסיכון גבוה למודל; גם אם הדגם נראה בטוח בעצמו, הוא שגוי ואינו נושא באחריות.
- עקיפת נתיב הביקורת. ללא עקבות, לא ניתן לחקור את הטעות; מדובר בהפרה משפטית בהליך הפיננסי.
- לא צופה ברובוט בכלל. שינוי מערכות (מסך, חלל); יום אחד, הרובוט הלא מפוקח מתחיל ללחוץ בשקט במקום הלא נכון.
זהירות: מהירות האוטומציה גם מזרזת שגיאות. אם אדם עושה טעות תוך כדי עיבוד של 60 רשומות בשעה, הן מוגבלות ל-60 שגיאות; רובוט שהותקן בצורה לא נכונה יכול להשחית אלפי רשומות תוך דקות. אז תפעיל אותו בנפח קטן בהתחלה, תחת פיקוח.
לסיכום
RPA הופך משימות רגילות וחוזרות לאוטומטיות על ידי חיקוי שלבי מסך; הבינה המלאכותית משתלטת על השלבים הדורשים פרשנות וסיווג. השילוב של השניים הוא אוטומציה חכמה. לב העיצוב הוא פירוק התהליך לשלבים והקצאת כל שלב ל-RPA, AI או אנושי; החלטות בסיכון גבוה מחזיקות אנשים בעניינים. טיפול בחריגים ומסלול ביקורת הם חובה. AI מאיץ את פירוק התהליך, תרחיש חריג וניסוח תיעוד; אבל מהו השלב הקריטי ועלות הטעות נקבעת על ידי הידע העסקי. לפני אוטומציה, פשט ואמת תחילה עם פיילוט קטן.
משימת יישום
בחר "תהליך אישור בקשת עזיבה" (בקשות עובדים, אישור מנהל, תהליכי משאבי אנוש). (1) חלקו את התהליך לשלבים בעזרת ההנחיה העוצמתית וסווגו כל שלב כ-[RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) תאר לפחות 3 תרחישים חריגים ומה הרובוט יעשה בכל אחד מהם. (3) מצא לפחות שלב מיותר אחד שניתן להסיר לפני אוטומציה. (4) רשום את האזורים שיש לתעד עבור מסלול הביקורת. (5) סמן את הצעד היחיד בסיכון גבוה וכתוב מדוע הוא צריך להישאר באדם.
רשימת בדיקה
- [ ] חילקתי את התהליך לשלבים והקציתי כל שלב לתפקיד הנכון.
- [ ] פישטתי את התהליך לפני אוטומציה.
- [ ] הגדרתי התנהגות חריגה עבור כל שלב.
- [ ] קבעתי את האזורים שיש לתעד עבור מסלול הביקורת.
- [ ] השארתי החלטות בסיכון גבוה בלופ האנושי.
- [ ] תחילה תכננתי טייס קטן בפיקוח.