גישה לארכיון, תיאור ושירותי משתמש

רווחים:

• יכולת לייצר טיוטות של עזר למציאת (כלי תיאור), הערת תוכן היקף וקטעי פריסה עם בינה מלאכותית
• יכולת להבין את הסיכון ההזוי של היסטוריה ביוגרפית/מוסדית ולבסס חלק זה רק על מקורות מאומתים
• יכולת לאפשר לבינה מלאכותית לכוון את החוקר למקור במקום למסור עובדות ישירות בשירות הפניות

ארכיון אינו אחראי רק על שמירת מסמכים; אחראית גם להנגשתם לחוקר. ישנם שני אמצעים עיקריים לגישה זו: כלי תיאור המציגים את האוסף (עזרה למציאת - מסמך מנחה המגדיר את התוכן, הארגון והיקפו של אוסף ארכיוני) ושירות עזר המסייע ישירות לחוקרים. שניהם דורשים מאמץ רב: כתיבת מדריך לאוסף אורכת שבועות, ומענה על שאלות חוקר לאורך היום גוזל זמן. יתרה מכך, שתי היצירות הללו הן "הפנים" של הארכיון; המגע הראשון של חוקר עם האוסף הוא לרוב דרך המדריך ודלפק המידע, ולכן טעות כאן באה לידי ביטוי ישירות באמינות הארכיון.

בינה מלאכותית היא כלי עזר רב עוצמה בניסוח כלי תיאור ובשירות עזר תומך. ביחידה זו נלמד כיצד לנסח מדריך איסוף (עזר למציאת), לכתוב תיאורי היקף ותוכן, לסייע בשאלות חוקר, ולראות מדוע הדיוק אינו נתון למשא ומתן בשירותים אלו.

כלי תיאור: מפת האוסף

כלי תיאור מאפשר לחוקר לשאול "מה יש באוסף הזה שעובד בשבילי?" זה מאפשר לך לענות על השאלה. כולל בדרך כלל:

• תיאור כללי: שם, היקף, טווח תאריכים, גודל האוסף.
• היסטוריה ביוגרפית/מוסדית: היסטוריה קצרה של האדם או המוסד שהפיק את המסמכים.
• הערת היקף ותוכן: הסבר איזה סוג מסמכים ובאילו נושאים נמצאים באוסף.
• סידור: כיצד מקובצים מסמכים (סדרות, תת-סדרות).
• מלאי: רשימה מפורטת ברמת התיבה/קובץ.

מסמכים אלו נכתבים בהתאם לתקנים (לדוגמה, ISAD(G) או EAD - Encoded Archival Description, תקן הקידוד הדיגיטלי למדריכי ארכיון). בינה מלאכותית יכולה לייצר קווי מתאר של סעיפים אלה מתוך מלאי גולמי וסיכומי מסמכים; אבל כל עובדה (היסטוריה, אדם, היסטוריית מוסד) חייבת להיות מאומתת.

ערך נוסף של כלי תיאור הוא שניתן לכתוב אותם ברמות שונות של פירוט. לפעמים אין מספיק זמן או משאבים כדי לתאר אלפי קופסאות של ארכיון ברמת המסמך; במקרה זה, נעשה תיאור רב-שכבתי: תחילה תיאור כללי ברמת הקרן, לאחר מכן הסדרה, ולאחר מכן במידת האפשר רמת הקובץ. בינה מלאכותית שימושית במיוחד לניסוח הערת ההיקף הכוללת ברמה העליונה מסיכומי מקרים ברמה נמוכה יותר; זה עושה סיכום מהמסה למכלול. אבל כל שכבה של סיכום זה חייבת להיות עקבית עם המסמכים בפועל בשכבה התחתונה; ה-AI לא אמור להמציא טענת היקף שאינה באוסף ברמה העליונה.

זהירות: הקטע של היסטוריה ביוגרפית/מוסדית הוא המקום שבו ההזיה מתגנבת לרוב פנימה. בינה מלאכותית יכולה לכתוב היסטוריה שוטפת על אדם או מוסד מ"ידע נפוץ" תוך הוספת אירועים לא קיימים, תאריכים כוזבים וכותרות מומצאות. סעיף זה צריך להתבסס על מקורות מאומתים בלבד.

זרימת עבודה: צעד אחר צעד

1. איסוף חומר גלם. מלאי, סיכומי מסמכים, רשימות קופסאות, הערות קיימות אם ישנן.

2. הגדר את הסטנדרט. לפי איזה תקן תיאור זה ייכתב (ISAD(G)/EAD)?

3. הפק טיוטה של ​​פרק-פרק. יש להקפיד על קטעי טיוטת AI כגון הערת היקף ותוכן ותיאור פריסה מחומר גלם.

4. אמת את העובדות. במיוחד במדור ההיסטוריה, בדקו כל תאריך, שם ואירוע עם מקורות בלתי תלויים.

5. בדוק את הגבלות הגישה. האם יש מסמכים חסויים/מוגבלים בזכויות יוצרים באוסף? יש לציין זאת במדריך.

6. אישור מומחה. המדריך הסופי עובר אישור ארכיונאי.

שירות הפניות: סיוע לחוקר

בשירות ההתייחסות, AI עוזר בשתי דרכים: (1) על ידי הגיון בשאלת החוקר והצעת אוספים להסתכל עליהם, ו- (2) על ידי ניסוח תשובות לשאלות נפוצות. אבל יש כאן גבול קריטי: בינה מלאכותית לא צריכה לתת לחוקר תשובה "עובדה" ישירה, אלא להפנות אותו למקור. במקום לומר "התאריך הזה הוא זה", אמור להיות "אתה יכול למצוא את המידע הזה ממסמכים כאלה ואחרים באוסף זה". מכיוון שהתשובה העובדתית הישירה שניתנה על ידי ה-AI עשויה להיות מפוברקת והחוקר עשוי לטעות בה כמקור.

משימת התייחסות

תפקיד מתאים של AI

שימוש מעורר התנגדות

הגיוני בשאלה

הצע שאלות הבהרה

—

ניתוב אוסף

הצעת "תסתכל שם".

אומר "התשובה היא"

טיוטת שאלות נפוצות

טיוטה ממידע מאומת

תשובה מזויפת

רשימת מקורות

הצעת חיפוש בקטלוג

מתן אסמכתא מומצאת

שאלה של עובדה

הפנה מחדש למקור

תגובת עובדה ישירה

שלושה מיני תיקים

מקרה 1 - טיוטת ההנחיות צמצמה 4 שבועות לשבוע אחד. ארכיון הכין עזר למציאת אוסף של 120 קופסאות. רשימות תיבות וסיכומי קבצים ניתנו לבינה מלאכותית; YZ הפיק את הטיוטה של ​​הערת תוכן ההיקף והפריסה. הארכיונאי אימת וארגן את העובדות תוך שבוע; לפי השיטה המסורתית אומדן זה היה חודש אחד. אבל 3 תאריכים ו-2 כותרים במדור ההיסטוריה הביוגרפית היו שגויים; תוקן באימות.

מקרה 2 - היסטוריה מוסדית פיקטיבית. מתמחה העביר את הבינה המלאכותית לכתוב את ההיסטוריה של מוסד והכניס אותה ישירות למדריך. י.ז. נתן תאריך שגוי להקמת המוסד והזכיר מיזוג שלא היה קיים. חוקר שם לב ודיווח על השגיאה; המדריך תוקן, אך אמינות הארכיון נפגעה. שיעור: מדור היסטוריה לא יפורסם ללא אימות.

מקרה 3 - הדרכה נכונה, עובדה שגויה. חוקר ביקש דייט. עוזר מבוסס בינה מלאכותית נתן דייט ישיר (איפור). החוקר ישתמש בזה כמקור; הארכיונאי הבכיר התערב ואמר: "AI לא נותן עובדות, זה מפנה אותך לאוסף" וגרם לו להסתכל על המסמך האמיתי; ההיסטוריה הייתה שונה. לקח: בשירות הפניות, AI מנחה, לא נותן עובדות.

ארבע תבניות הניתנות להעתקה

1) טיוטת הערת ההיקף והתוכן:

בהתבסס על רשימות התיבות/הקבצים וסיכומי המסמכים שלהלן, כתוב טיוטה של "הערת היקף ותוכן" לאוסף. השתמש רק במה שכלול בחומר שסופק; הוסף נושא, תאריך או אדם שאינם באוסף. סמן כל עובדה שאינך בטוח בה [צריך אימות]. חומר: [כאן]

2) היסטוריה ביוגרפית/מוסדית (מבוקרת):

להלן הערות מאומתות לגבי [אדם/ארגון]. כתוב מתאר היסטוריה קצר המבוסס על הערות אלו בלבד. אל תוסיף תאריכים, אירועים או כותרות שאינם בהערות; אל תוסיף מידע "ידע" כללי. השאירו את הרווחים [ללא מידע]. הערות: [כאן]

3) הנחיית חוקר:

שאלת חוקר: [שאלה]. אל תיתן תשובה עניינית ישירה לשאלה זו. במקום זאת: (1) הציעו 1-2 שאלות שיבהירו את השאלה, (2) ספרו לו באיזה סוג אוסף/מסמך עליו להסתכל, (3) הציעו אילו מונחים הוא עשוי לחפש בקטלוג. אל תעשה הפניה מומצאת.

4) טיוטת תשובות נפוצות:

להלן דפי עובדות מאומתים מהארכיון שלנו. בהתבסס על הערות אלה, נסח תשובה לשאלה הנפוצה הבאה: [שאלה]. הוספת מידע שאינו בהערות; [סמן] היכן אינך בטוח. בסוף התשובה יש להפנות את החוקר לאוסף הרלוונטי. הערות: [כאן]

הנחיה חלשה / הנחיה חזקה

חלש:

כתוב עזר למציאת אוסף זה, כולל היסטוריה.

"מקיף" ו"כולל היסטוריה" דוחפים את ה-AI לחרוג מהחומר הנתון ולהוסיף מידע מורכב על המוסד/אדם.

חזק:

כתוב את קווי המתאר של עזר האיתור בהתבסס על רשימות התיבות הבאות והערות היסטוריה מאומתות: היקף-תוכן וקטעי פריסה. אל תכלול עובדות שאינן נכללות בחומר הנתון; השתמש רק בהערות מאומתות בהיסטוריה, השאר ריקים [ללא מידע]. סמן כל עובדה מפוקפקת [צריך אימות]. חומר: [כאן]

ההבדל: הקפדה על החומר הנתון, איסור ייצור, שימור פערים וסימני אימות הופכים את המדריך לאמין.

טעויות נפוצות

• משאירים את ההיסטוריה ל"ידע הנפוץ" של ה-AI. חלק זה הוא הרגיש ביותר להזיה; צריך להתבסס רק על הערות מאומתות.
• מתן עובדות ישירות בהפניה. AI צריך להנחות את החוקר, לא להחליף את המקור.
• עקיפת הגבלות גישה. יש לסמן בספרייה מסמכים המוגבלים על סודיות/זכויות יוצרים.
• מציע התייחסות מומצאת. כל התייחסות לא מאומתת בקטלוג לא תינתן לחוקר.
• פרסום הטיוטה ללא אישור. המדריך הסופי מאושר על ידי הארכיונאי.

לסיכום

שירות גישה לארכיון והפניה הוא תחום פורה שבו AI מאיץ את הניסוח של כלי תיאור ותומך בהנחיית חוקרים. אבל ההיסטוריה הביוגרפית/מוסדית היא נקודת החדירה של ההזיה, ובשירות ההתייחסות, AI לא צריך לתת עובדות, אלא לכוון למקור. לבסס את המדריך רק על חומר מאומת, לשמר פערים, לסמן הגבלות גישה ולהשאיר את האישור הסופי לארכיון. AI מנסח מפה של האוסף; הארכיון אחראי על דיוק המפה.

משימת יישום

קח רשימת תיבה/קובץ של אוסף (אמיתי או מדגם) ובקש מה-AI ​​מתווה עם תבנית "מתאר הערת היקף ותוכן"; בדוק אם זה חורג מהחומר הנתון. לאחר מכן הפעל את תבנית "היסטוריה ביוגרפית" עבור אדם/ארגון עם הערות מאומתות בלבד וצפה אם ה-AI מנסה להשתלב בפערים. לבסוף, עבדו שאלת חוקר עם התבנית "אוריינטציה של חוקר".

רשימת בדיקה

• [ ] ביססתי את המדריך רק על החומר הנתון/מאומת.
• [ ] אימתתי באופן עצמאי כל תאריך ושם בהיסטוריה.
• [ ] סימנתי את הגבלות הגישה (פרטיות/זכויות יוצרים) במדריך.
• [ ] במקום לתת עובדות בהפניה, הפניתי אותך למקור.
• [ ] הגשתי את המדריך הסופי לאישור הארכיונאי.