પ્રક્રિયા ઓટોમેશન: આરપીએ અને આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સનું સંયોજન

નફો:

• રોબોટિક પ્રક્રિયા ઓટોમેશન (RPA) અને કૃત્રિમ બુદ્ધિ અને સ્માર્ટ ઓટોમેશન (હાયપરઓટોમેશન) અભિગમની ભૂમિકાઓ સમજાવવાની ક્ષમતા.
• મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાને પગલાઓમાં વિભાજીત કરીને અને ઓટોમેશન માટે યોગ્ય હોય તેવા અને માનવીય મંજૂરીની જરૂર હોય તેવા પગલાં વચ્ચે તફાવત કરીને ડિઝાઇન કરવાની ક્ષમતા
• અપવાદ વ્યવસ્થાપન, ઓડિટ ટ્રેલ અને ભૂલ ખર્ચના સંદર્ભમાં AI-સપોર્ટેડ ઓટોમેશન ડિઝાઇનનું મૂલ્યાંકન કરવાની ક્ષમતા

દરેક સંસ્થામાં, કંટાળાજનક અને ભૂલ-સંભવિત કાર્યો હોય છે જે લોકો દરરોજ પુનરાવર્તન કરે છે: એક સિસ્ટમમાંથી ડેટાની નકલ કરવી અને તેને બીજી સિસ્ટમમાં દાખલ કરવી, બિલિંગ માહિતીને મેન્યુઅલી પ્રક્રિયા કરવી, ઇનકમિંગ ઇમેઇલ્સને સૉર્ટ કરવી. રોબોટિક પ્રક્રિયા ઓટોમેશન (RPA) આ નિયમિત અને પુનરાવર્તિત કાર્યોને સોફ્ટવેર રોબોટ્સ સાથે સ્વચાલિત કરે છે જે સ્ક્રીન પર માનવ દ્વારા લેવામાં આવેલા પગલાંનું અનુકરણ કરે છે. "રોબોટ" અહીં ભૌતિક મશીન નથી, પરંતુ સોફ્ટવેર છે જે સ્ક્રીન પર ક્લિક કરે છે, લખે છે અને નકલ કરે છે. RPA ની શક્તિ એ છે કે તે વર્તમાન સિસ્ટમોને બદલ્યા વિના ટોચ પર કામ કરે છે; તેથી, તે જૂની સિસ્ટમ્સમાં પણ ઝડપી પરિણામો પ્રદાન કરે છે જેને એકીકૃત કરવું મુશ્કેલ છે.

એકલા RPA "કોઈ નિયમો નથી" પરિસ્થિતિને સમજી શકતા નથી. જો ઇનવોઇસ પ્રમાણભૂત ફોર્મેટમાં આવે છે, તો રોબોટ ફીલ્ડ્સ વાંચે છે; પરંતુ જો દરેક સપ્લાયર તેને અલગ ફોર્મેટમાં મોકલે છે, તો રોબોટ મૂંઝવણમાં આવશે. આ તે છે જ્યાં કૃત્રિમ બુદ્ધિ રમતમાં આવે છે: AI એવા પગલાંઓ કરે છે કે જેને "ચુકાદા"ની જરૂર હોય છે જેમ કે દસ્તાવેજને સમજવું, ટેક્સ્ટનું વર્ગીકરણ કરવું, મફત ટેક્સ્ટમાંથી માહિતી કાઢવી અને RPA પ્રમાણભૂત પગલાંઓ હાથ ધરે છે. આ સંયોજનને બુદ્ધિશાળી ઓટોમેશન અથવા હાઇપરઓટોમેશન (એન્ડ-ટુ-એન્ડ, આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ-સપોર્ટેડ પ્રોસેસ ઓટોમેશન) કહેવામાં આવે છે. MIS નિષ્ણાતની ભૂમિકા પ્રક્રિયાને ભાગોમાં તોડીને ડિઝાઇન કરવાની છે કે કયો ભાગ RPAનો છે, કયો ભાગ AIનો છે અને કયો ભાગ માનવનો છે.

એક પ્રક્રિયા સ્વચાલિત

ઓટોમેશન ડિઝાઇનનું હાર્દ પ્રક્રિયાને તબક્કામાં વિભાજીત કરવાનું અને દરેક પગલાને વર્ગીકૃત કરવાનું છે. ત્રણ શ્રેણીઓ છે. શાસિત અને સંરચિત પગલાં (RPA-ફ્રેંડલી): "ERP સ્ક્રીનમાં Excel માં દરેક પંક્તિ દાખલ કરો." ટિપ્પણીની આવશ્યકતાવાળા પગલાં (AI-સંચાલિત): "આ ફરિયાદ ટેક્સ્ટ કઈ શ્રેણી સાથે સંબંધિત છે?" ઉચ્ચ જોખમ અથવા અનિશ્ચિત પગલાં (વ્યક્તિ પર બાકી): "5,000 TL થી વધુ રિફંડ મંજૂરી."

સારું ઓટોમેશન લોકોને પુનરાવર્તિત બોજમાંથી બચાવે છે, સમગ્ર કામથી નહીં; નિર્ણાયક નિર્ણય લોકો પર છોડી દે છે. તેને હ્યુમન-ઇન-ધ-લૂપ ડિઝાઇન કહેવામાં આવે છે: રોબોટ કામ તૈયાર કરે છે, માનવ તેને મંજૂર કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, રોબોટ ઇન્વોઇસ વાંચે છે અને ડ્રાફ્ટને ERPમાં દાખલ કરે છે, અને એકાઉન્ટન્ટ અંતિમ મંજૂરી આપે છે. આમ, ઝડપ અને સુરક્ષા એકસાથે સુનિશ્ચિત કરવામાં આવે છે.

ટીપ: પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરતા પહેલા, હંમેશા તેને સરળ બનાવો. ખરાબ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવાથી માત્ર ખરાબ પરિણામો ઝડપથી આવશે. પહેલા બિનજરૂરી પગલાંને દૂર કરો, પછી બાકીનાને સ્વચાલિત કરો.

અપવાદ સંચાલન અને ઓડિટ ટ્રેઇલ

દરેક ઓટોમેશન આખરે નિયમોનો ભંગ કરતી પરિસ્થિતિનો સામનો કરે છે: ગુમ થયેલ ડેટા, અનપેક્ષિત ફોર્મેટ, સિસ્ટમ ક્રેશ. અપવાદ હેન્ડલિંગ રોબોટને આવી પરિસ્થિતિઓમાં ચુપચાપ ખોટું કામ કરવાને બદલે સુરક્ષિત રીતે રોકવા અને માનવીને સૂચિત કરવાની મંજૂરી આપે છે. જો કોઈ અપવાદો ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યા નથી, તો રોબોટ ચુપચાપ ભૂલો ફેલાવશે અને કોઈની નોંધ લેવામાં આવશે નહીં.

બીજી આવશ્યકતા ઓડિટ ટ્રેઇલ છે: રોબોટના દરેક પગલાનો રેકોર્ડ, તે ક્યારે કરવામાં આવ્યો, કયા ડેટા સાથે અને કયા પરિણામ સાથે. ઑડિટ ટ્રેઇલ વિના, ભૂલની પાછળથી તપાસ કરી શકાતી નથી; ખાસ કરીને નાણાકીય પ્રક્રિયાઓમાં આ શોધી શકાય તે કાનૂની જરૂરિયાત છે. AI આ પ્રક્રિયા ડિઝાઇન, અપવાદ દૃશ્યો અને દસ્તાવેજીકરણની રૂપરેખા બનાવી શકે છે; પરંતુ કયું પગલું મહત્વપૂર્ણ છે અને ભૂલની કિંમત શું છે તે વ્યવસાયના જ્ઞાન દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે.

ત્રણ મિની કેસ: સંખ્યાઓ દ્વારા

કેસ 1 - યોગ્ય વિભાજન પ્રક્રિયા. એક એકાઉન્ટિંગ સેન્ટરમાં, 4,000 માસિક સપ્લાયર ઇન્વૉઇસની પ્રક્રિયા મેન્યુઅલી કરવામાં આવી રહી હતી; પ્રક્રિયામાં વ્યક્તિ દીઠ 6 મિનિટનો સમય લાગ્યો. AI એ દસ્તાવેજ વાંચ્યો અને ક્ષેત્રો કાઢ્યા, RPA એ ડ્રાફ્ટને ERP માં દાખલ કર્યો, એકાઉન્ટન્ટે હમણાં જ તેને મંજૂરી આપી. પ્રક્રિયાનો સમય 6 મિનિટથી ઘટીને 1.5 મિનિટ થયો, પરંતુ પુષ્ટિકરણ પગલું માનવ સાથે રહ્યું; આમ ભૂલભરેલું ઇન્વૉઇસ પકડવાનું ચાલુ રાખ્યું.

કેસ 2 — જ્યારે કોઈ અપવાદ રચાયેલ નથી. એક વીમા કંપની પર, પોલિસી રિન્યૂઅલ રોબોટે અણધાર્યા તારીખના ફોર્મેટ સાથે 340 રેકોર્ડ્સનું ચૂપચાપ ખોટું સંચાલન કર્યું; કોઈએ નોંધ્યું ન હતું અને નવીકરણ ખોટી તારીખ સાથે દાખલ કરવામાં આવ્યું હતું. જો અપવાદ નિયમ ("બંધ કરો અને જાણ કરો જો ફોર્મેટ ઓળખાયેલ ન હોય તો") શરૂઆતથી ડિઝાઇન કરવામાં આવ્યું હોય, તો રોબોટ આ રેકોર્ડ્સ માનવને નિર્દેશિત કરશે. સુધારામાં અઠવાડિયા લાગ્યા.

કેસ 3 - ખોટી પ્રક્રિયાનું ઓટોમેશન. એક રિટેલર પર, ઓર્ડર કન્ફર્મેશન પ્રક્રિયામાં 11 પગલાં હતા; તે રોબોટ વડે ઓટોમેટેડ હશે. જ્યારે MIS નિષ્ણાતે પ્રક્રિયાની તપાસ કરી, ત્યારે તેમણે જોયું કે 4 પગલાં બિનજરૂરી ડબલ ચેક હતા. પહેલા પ્રક્રિયાને 7 પગલાઓ સુધી ઘટાડવામાં આવી હતી, પછી તે સ્વચાલિત થઈ હતી. જો તે સરળીકરણ વિના સ્વચાલિત હોત, તો 4 બિનજરૂરી પગલાં કાયમી હશે.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ:

ઇન્વૉઇસ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરો.

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ:

તમારી ભૂમિકા: તમે પ્રોસેસ ઓટોમેશન ડિઝાઇનર છો. નીચેની મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાને પગલાઓમાં વિભાજીત કરો અને દરેક પગલાને વર્ગીકૃત કરો:- [RPA] પ્રમાણભૂત, સંરચિત, પુનરાવર્તિત- [AI] અર્થઘટન/વર્ગીકરણ/ટેક્સ્ટ સમજણની જરૂર છે- [HUMAN] ઉચ્ચ જોખમ અથવા અસ્પષ્ટ નિર્ણય દરેક પગલા માટે, સંભવિત અપવાદો લખો અને ભૂલના કિસ્સામાં શું કરવું. ઓડિટ ટ્રેઇલ માટે રેકોર્ડ કરવાની જરૂર હોય તેવી માહિતીની યાદી બનાવો. પ્રક્રિયા: [પગલાં-દર-પગલાં મેન્યુઅલ પ્રક્રિયા વર્ણન]

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ પ્રક્રિયાને તોડી નાખે છે, દરેક પગલાને યોગ્ય ભૂમિકા સોંપે છે અને શરૂઆતથી જ અપવાદો અને ઓડિટ ટ્રેઇલ ઉભા કરે છે.

ચાર નકલ કરી શકાય તેવા નમૂનાઓ

1) પ્રક્રિયા વિઘટન:

નીચેની મેન્યુઅલ પ્રક્રિયાને નંબરવાળા પગલાઓમાં વિભાજીત કરો. દરેક પગલા માટે: ઇનપુટ, પ્રક્રિયા, આઉટપુટ અને ઓટોમેશન ઉપલબ્ધતા ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).પ્રક્રિયા: [ટેક્સ્ટ]

2) અપવાદ દૃશ્ય જનરેટ કરવું:

નીચેની સ્વચાલિત પ્રક્રિયા માટે, "શું ખોટું થઈ શકે છે?" સૂચિ દૃશ્યો: ખોટો ડેટા, ખોટો ફોર્મેટ, સિસ્ટમ ભૂલ, ડબલ રેકોર્ડ. દરેક માટે રોબોટે શું કરવું જોઈએ તે સૂચવો. પ્રક્રિયા: [ટેક્સ્ટ]

3) સરળીકરણ સમીક્ષા:

નીચેની પ્રક્રિયામાં એવા પગલાંને ચિહ્નિત કરો કે જે બિનજરૂરી છે, પુનરાવર્તિત છે અથવા મૂલ્ય ઉત્પન્ન કરતા નથી, અને તેમને શા માટે દૂર કરી શકાય છે તે લખો. ઓટોમેશન પહેલા સરળીકરણ સૂચવો. પ્રક્રિયા: [ટેક્સ્ટ]

4) ઓડિટ ટ્રેઇલ ડિઝાઇન:

નીચેની સ્વયંસંચાલિત પ્રક્રિયા માટે ઓડિટ ટ્રેઇલ ડિઝાઇન કરો: દરેક પગલા પર કયા ક્ષેત્રો (સમય, વપરાશકર્તા/રોબોટ, ઇનપુટ, પરિણામ, નિર્ણય) રેકોર્ડ કરવા જોઈએ? નાણાકીય ટ્રેસેબિલિટીના સંદર્ભમાં કોઈપણ અંતર દર્શાવો. પ્રક્રિયા: [ટેક્સ્ટ]

સરખામણી ચાર્ટ: RPA / AI / માનવ

માપદંડ

આરપીએ

આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ

માનવ

તે શું શ્રેષ્ઠ છે

નિયમિત, પુનરાવર્તિત

ટિપ્પણી, વર્ગીકરણ

ચુકાદો, જવાબદારી

ઇનપુટ પ્રકાર

સંરચિત

અર્ધ/મુક્ત ટેક્સ્ટ

તમામ પ્રકારના

ભૂલ વર્તન

પત્રના નિયમને અનુસરે છે

ખાતરી કરો કે ખોટું હોઈ શકે છે

શોધી અને રોકી શકે છે

ઓડિટ

લોગ કરવા માટે સરળ

આઉટપુટ લોગ થયેલ હોવું જ જોઈએ

સહી/મંજૂરી

અંતિમ નિર્ણય

ના

ના

હા

સામાન્ય ભૂલો

• ખરાબ પ્રક્રિયાને સ્વચાલિત કરવી. પ્રથમ સરળ બનાવ્યા વિના સ્વચાલિત થવું કચરાને કાયમી બનાવે છે.
• અપવાદો ડિઝાઇન નથી. રોબોટ, "બધું સારું ચાલે છે" એવી ધારણા પર બાંધવામાં આવ્યું છે, તે પ્રથમ આશ્ચર્યમાં ચૂપચાપ ભૂલો પેદા કરે છે.
• નિર્ણાયક નિર્ણય AI પર છોડીને. મોડેલને ઉચ્ચ જોખમની મંજૂરી સોંપવી; જો મોડલ આત્મવિશ્વાસુ લાગે તો પણ તે ખોટું છે અને તેની કોઈ જવાબદારી નથી.
• ઓડિટ ટ્રેઇલને બાયપાસ કરીને. ટ્રેસ વિના, ભૂલની તપાસ કરી શકાતી નથી; આ નાણાકીય પ્રક્રિયામાં કાનૂની ઉલ્લંઘન છે.
• રોબોટને બિલકુલ જોતા નથી. સિસ્ટમો ફેરફાર (સ્ક્રીન, જગ્યા); એક દિવસ, દેખરેખ વિનાનો રોબોટ ચૂપચાપ ખોટી જગ્યાએ ક્લિક કરવાનું શરૂ કરે છે.

સાવધાન: ઓટોમેશનની ઝડપ પણ ભૂલને વેગ આપે છે. જો કોઈ વ્યક્તિ કલાક દીઠ 60 રેકોર્ડ્સની પ્રક્રિયા કરતી વખતે ભૂલ કરે છે, તો તે 60 ભૂલો સુધી મર્યાદિત છે; ખોટી રીતે ઇન્સ્ટોલ કરેલ રોબોટ મિનિટોમાં હજારો રેકોર્ડને બગાડી શકે છે. તેથી દેખરેખ હેઠળ, પહેલા તેને નાના વોલ્યુમમાં ચલાવો.

સારાંશમાં

RPA સ્ક્રીન સ્ટેપ્સની નકલ કરીને નિયમિત અને પુનરાવર્તિત કાર્યોને સ્વચાલિત કરે છે; આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ એવા પગલાં લે છે જેને અર્થઘટન અને વર્ગીકરણની જરૂર હોય છે. બંનેનું સંયોજન બુદ્ધિશાળી ઓટોમેશન છે. ડિઝાઇનનું હાર્દ પ્રક્રિયાને તબક્કામાં તોડી રહ્યું છે અને દરેક પગલું RPA, AI અથવા માનવને સોંપી રહ્યું છે; ઉચ્ચ જોખમવાળા નિર્ણયો લોકોને લૂપમાં રાખે છે. અપવાદ હેન્ડલિંગ અને ઓડિટ ટ્રેઇલ આવશ્યક છે. AI પ્રક્રિયાના વિઘટન, અપવાદ દૃશ્ય અને દસ્તાવેજીકરણના મુસદ્દાને વેગ આપે છે; પરંતુ જે નિર્ણાયક પગલું છે અને ભૂલની કિંમત વ્યવસાય જ્ઞાન દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. સ્વયંસંચાલિત કરતા પહેલા, પ્રથમ નાના પાઇલટ સાથે સરળ બનાવો અને માન્ય કરો.

એપ્લિકેશન કાર્ય

"લીવ રિક્વેસ્ટ એપ્રૂવલ પ્રોસેસ" પસંદ કરો (કર્મચારીની વિનંતીઓ, મેનેજરની મંજૂરી, HR પ્રક્રિયાઓ). (1) શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ સાથે પ્રક્રિયાને પગલાઓમાં વિભાજીત કરો અને દરેક પગલાને [RPA]/[AI]/[HUMAN] તરીકે વર્ગીકૃત કરો. (2) ઓછામાં ઓછા 3 અપવાદ દૃશ્યો અને દરેકમાં રોબોટ શું કરશે તેનું વર્ણન કરો. (3) ઓછામાં ઓછું 1 બિનજરૂરી પગલું શોધો જે ઓટોમેશન પહેલા દૂર કરી શકાય. (4) ઓડિટ ટ્રેઇલ માટે રેકોર્ડ કરવાના ક્ષેત્રોની યાદી બનાવો. (5) એક ઉચ્ચ-જોખમના પગલાને ચિહ્નિત કરો અને શા માટે તે માનવમાં રહેવું જોઈએ તે લખો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] મેં પ્રક્રિયાને પગલાઓમાં વિભાજીત કરી અને દરેક પગલાને યોગ્ય ભૂમિકા સોંપી.
• [ ] મેં ઓટોમેશન પહેલા પ્રક્રિયાને સરળ બનાવી.
• [ ] મેં દરેક પગલા માટે અપવાદ વર્તન વ્યાખ્યાયિત કર્યું.
• [ ] મેં ઓડિટ ટ્રેઇલ માટે રેકોર્ડ કરવાના વિસ્તારો નક્કી કર્યા છે.
• [ ] મેં માનવ લૂપમાં ઉચ્ચ-જોખમના નિર્ણયો છોડી દીધા.
• [ ] મેં સૌપ્રથમ નાના વોલ્યુમની યોજના બનાવી, જેનું નિરીક્ષણ પાઇલટ કરે છે.