પ્રોજેક્ટ શેડ્યૂલ: માઇલસ્ટોન્સ, ડિપેન્ડન્સી અને ક્રિટિકલ પાથ

નફો:

• માઇલસ્ટોન, ટાસ્ક ડિપેન્ડન્સી, ક્રિટિકલ પાથ અને માર્જિન ઑફ ડિલે (સ્લેક) ની વિભાવનાઓને સમજવી અને આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ સપોર્ટ સાથે શેડ્યૂલ ડ્રાફ્ટ અને ડિપેન્ડન્સી મેપ બનાવવો.
• દૃશ્ય વિશ્લેષણ માટે AI નો ઉપયોગ કરવાની ક્ષમતા (પ્રવેગક, સમાંતર દોડ, સંસાધન સંતુલન) અને શેડ્યૂલ જોખમમાં દૃશ્યતા
• સમજવું કે કૃત્રિમ બુદ્ધિ દ્વારા પ્રસ્તાવિત શેડ્યૂલ વાસ્તવિક કૅલેન્ડર, રજા, સંસાધન અને નિર્ભરતાની મર્યાદાઓ સાથે પુષ્ટિ કર્યા વિના પ્રતિબદ્ધતામાં ફેરવી શકતું નથી.

એકવાર આગાહીઓ તૈયાર થઈ જાય, તે પછી તેને કૅલેન્ડર પર મૂકવાનો સમય છે. શેડ્યૂલ એ એક યોજના છે જે બતાવે છે કે કયું કાર્ય ક્યારે શરૂ થશે અને ક્યારે સમાપ્ત થશે, કયું કાર્ય તેના પર નિર્ભર છે અને પ્રોજેક્ટ ક્યારે સમાપ્ત થશે. એક સારું શેડ્યૂલ માત્ર એક પછી એક કાર્યોની સૂચિ કરતું નથી; તે કાર્યો વચ્ચે અવલંબન, સંસાધન અવરોધો અને વિલંબને ધ્યાનમાં લે છે. AI એ શેડ્યુલિંગમાં એક શક્તિશાળી ડ્રાફ્ટિંગ ભાગીદાર છે: તે કાર્યોનો ઓર્ડર આપે છે, નિર્ભરતા સૂચવે છે, નિર્ણાયક માર્ગને ચિહ્નિત કરે છે અને પૂછે છે કે "જો આપણે તે કાર્યને વેગ આપીએ તો શું?" તે સેકન્ડોમાં આવા દૃશ્યોનો પ્રયાસ કરે છે. પરંતુ શેડ્યૂલ એ પ્રતિબદ્ધતા દસ્તાવેજ છે; વાસ્તવિક કેલેન્ડર, રજાઓ, ટીમની ઉપલબ્ધતા અને વાસ્તવિક નિર્ભરતાની માનવીય ચકાસણી વિના કોઈ તારીખોનું વચન આપવું જોઈએ નહીં.

મૂળભૂત ખ્યાલો

માઇલસ્ટોન એ એવી ઇવેન્ટ છે જેની કોઈ અવધિ હોતી નથી, માત્ર એક મહત્વપૂર્ણ બિંદુને ચિહ્નિત કરે છે: "ડિઝાઇન મંજૂર", "પરીક્ષણ પૂર્ણ", "ગો-લાઇવ". હિતધારકો સાથે વાતચીત કરવા અને પ્રગતિને ટ્રેક કરવા માટે માઇલસ્ટોન્સ એંકર છે.

નિર્ભરતા એ બે કાર્યો વચ્ચેનો ક્રમ સંબંધ છે. સૌથી સામાન્ય છે ફિનિશ-ટુ-સ્ટાર્ટ (FS): A સમાપ્ત ન થાય ત્યાં સુધી B શરૂ થઈ શકતો નથી (દિવાલ બાંધવામાં આવે તે પહેલાં પેઇન્ટિંગ કરી શકાતું નથી). અન્ય પ્રકારો: સ્ટાર્ટ-સ્ટાર્ટ (SS), ફિનિશ-ફિનિશ (FF), સ્ટાર્ટ-ફિનિશ (SF). અવલંબન ફરજિયાત (શારીરિક/તાર્કિક જરૂરિયાત) અથવા વૈકલ્પિક (પસંદગી) પણ હોઈ શકે છે. ત્યાં વિલંબ પણ છે: "પેઇન્ટિંગ પછી સૂકવવા માટે 2 દિવસ રાહ જુઓ", વગેરે.

જટિલ માર્ગ એ સૌથી લાંબી કુલ અવધિ સાથે જોડાયેલા કાર્યોની સાંકળ છે, જે પ્રોજેક્ટની શરૂઆતથી અંત સુધી વિસ્તરે છે. આ સાંકળની લંબાઈ પ્રોજેક્ટની સૌથી વહેલા પૂર્ણ થવાની તારીખ નક્કી કરે છે. નિર્ણાયક માર્ગ પરના કાર્યોની ઢીલી/ફ્લોટ શૂન્ય છે: જો કોઈ વિલંબ થાય છે, તો સમગ્ર પ્રોજેક્ટમાં વિલંબ થાય છે. જટિલ માર્ગની બહારના કાર્યોમાં થોડો ગાળો હોય છે; તેઓ વ્યાજબી રીતે સારી રીતે સ્લાઇડ કરી શકે છે.

ચાર્ટને સંકુચિત કરવા માટે બે તકનીકો છે. ભંગાણ એ વધારાના સંસાધનો મૂકીને કાર્ય (ખર્ચમાં વધારો) ટૂંકાવી રહ્યું છે. સમાંતર (ઝડપી ટ્રેકિંગ) એ એવા કાર્યો છે જે સામાન્ય રીતે એક પછી એક કરવામાં આવશે, આંશિક રીતે એક સાથે (જોખમ વધે છે). AI આ દૃશ્યો સૂચવે છે; તમે નક્કી કરો કે કયાને ધ્યાનમાં લેવું.

ખ્યાલ

અર્થ

શા માટે તે મહત્વનું છે?

સીમાચિહ્નરૂપ

અનિશ્ચિત મહત્વની ઘટના

કોમ્યુનિકેશન અને ફોલો-અપ એન્કર

નિર્ભરતા (FS/SS/FF)

કાર્યો વચ્ચે ક્રમ

જો ખોટો ચાર્ટ ક્રેશ થાય છે

જટિલ માર્ગ

સૌથી લાંબી જોડાયેલ સાંકળ

પ્રોજેક્ટનો સમયગાળો નક્કી કરે છે

વિલંબ ભથ્થું (ઢીલું)

કાર્યમાં કેટલો સમય બદલાઈ શકે છે

જોખમને પ્રાથમિકતા આપે છે

પ્રવેગક

સંદર્ભ સાથે સંક્ષેપ

કિંમતે સમય ખરીદે છે

સમાંતર

તે જ સમયે ન કરો

સમય બચાવે છે, જોખમ ઉમેરે છે

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: AI સાથે ચાર્ટ ડ્રાફ્ટિંગ

1. કાર્યો અને અંદાજો તૈયાર રાખો. તમારા WBS અને સમયગાળો અંદાજ (અગાઉના એકમો) ઇનપુટ બની જાય છે.
2. નિર્ભરતા માટે પૂછો. લોજિકલ ઇન્ટર-ટાસ્ક ડિપેન્ડન્સી (FS/SS) અને AI તરફથી તેમના તર્કની ભલામણ કરો; પછી તેમને રોપવાની વાસ્તવિકતા સાથે પરીક્ષણ કરો.
3. જટિલ માર્ગ દૂર કરો. AI ને દરેક કાર્યના નિર્ણાયક માર્ગ અને લેટન્સીની ગણતરી કરવા કહો; કુલ સમય જાતે તપાસો.
4. કેલેન્ડર પર મૂકો. વાસ્તવિક પ્રારંભ તારીખ, રજાઓ, પાંદડા અને ટીમની ઉપલબ્ધતા શામેલ કરો. AI આ વસ્તુઓને જાણતું નથી; તમે ઉમેરો.
5. સ્ક્રિપ્ટ અજમાવી જુઓ. "જો આપણે નિર્ણાયક પાથ પર કાર્ય X ને વેગ આપીએ છીએ", "જો આપણે Y અને Zને સમાંતર બનાવીએ છીએ" દૃશ્યો ચલાવો.
6. જોખમ માર્જિન અને બફર. જટિલ પાથના અંતે વાજબી પ્રોજેક્ટ બફર મૂકો; ચાર્ટમાં અનિશ્ચિતતાના માર્જિનને દૃશ્યમાન બનાવો.

ધ્યાન આપો: AI કાર્ય સમયગાળો "5 દિવસ" તરીકે સ્વીકારી શકે છે અને તેને શેડ્યૂલમાં મૂકી શકે છે, પરંતુ તે તે દિવસો વચ્ચે આવતી જાહેર રજા, ટીમના સભ્યની રજા અથવા અન્ય પ્રોજેક્ટ પરના તેમના કામના ભારને જાણતું નથી. કૅલેન્ડર હકીકત ઉમેરવાનું હંમેશા માણસનું કામ છે.

ત્રણ નાના કેસો

કેસ 1 - નિર્ણાયક માર્ગ સ્પષ્ટ થઈ ગયો. PM ને ​​40-ટાસ્ક પ્રોજેક્ટ પર નિર્ણાયક માર્ગ શોધવામાં મેન્યુઅલી મુશ્કેલી આવી રહી હતી. તેણે AI ને કાર્ય સૂચિ અને નિર્ભરતા આપી અને જટિલ માર્ગ અને વિલંબ માર્જિન કાઢ્યા. AI એ 9 કાર્યોને સમાવતા નિર્ણાયક માર્ગને ચિહ્નિત કર્યો છે; PM એ બે કાર્યો સાથે મેન્યુઅલી આની ચકાસણી કરી. આમ, તેણે સાપ્તાહિક ફોલો-અપ દરમિયાન પોતાની ઉર્જા આ 9 કાર્યો પર કેન્દ્રિત કરી અને ઘણી બધી ભાગીદારી સાથેના કાર્યો પર બિનજરૂરી દબાણ ન નાખ્યું.

કેસ 2 - ખોટું વ્યસન પકડાયું. એક સંયોજકે એઆઈના સૂચન પર પ્રશ્ન ઉઠાવ્યો હતો કે "જ્યાં સુધી વિકાસ પૂર્ણ ન થાય ત્યાં સુધી પરીક્ષણ શરૂ થઈ શકે નહીં (FS). ટીમ રિયાલિટીમાં, મોડ્યુલનું ટુકડે ટુકડે પરીક્ષણ કરી શકાય છે (SS + lag). જ્યારે અમે અવલંબનને ઠીક કર્યું, ત્યારે નિર્ણાયક માર્ગ 6 દિવસથી ટૂંકો કરવામાં આવ્યો. પાઠ: AI ની ધારેલી નિર્ભરતા હંમેશા સાચી હોતી નથી.

કેસ 3 — કૅલેન્ડર હકીકત અવગણવામાં આવી છે. એક ટીમે એઆઈ-નિર્મિત ચાર્ટને જેમ છે તેમ સ્વીકાર્યું; પરંતુ જ્યારે શેડ્યૂલમાં કામકાજના દિવસોની ગણતરી કરવામાં આવી હતી, ત્યારે તેમાં 9-દિવસની જાહેર રજા અને બે વિકાસકર્તાઓની આયોજિત રજાનો સમાવેશ થતો નહોતો. વાસ્તવિક સમાપ્તિ યોજનાના 12 દિવસ પછી હતી. પાઠ: કૅલેન્ડર, રજાઓ અને ઉપલબ્ધતાના માનવ ઉમેરા વિના કોઈ શેડ્યૂલ પ્રતિબદ્ધતા નથી.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ:

આ કાર્યો માટે પ્રોજેક્ટ કેલેન્ડર બનાવો અને નિયત તારીખ જણાવો.

AI વાસ્તવિક શરૂઆતની તારીખ, રજાઓ અને ઉપલબ્ધતા જાણ્યા વિના અંતિમ તારીખ બનાવે છે.

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ:

તમારી ભૂમિકા: પ્રોજેક્ટ શેડ્યુલિંગ નિષ્ણાત. સંદર્ભ: નીચે કાર્યો, PERT વખત અને જાણીતી અવલંબન છે. પ્રારંભ: સપ્ટેમ્બર 1. ટીમ: 3 લોકો. રજાઓ: [સૂચિ]. પરવાનગીઓ: [સૂચિ]. કાર્ય: 1) અવલંબન દ્વારા કાર્યોને સૉર્ટ કરો; પ્રકાર (FS/SS/FF) લખો અને દરેક નિર્ભરતા માટેનું સમર્થન. કુલ સમય બતાવો. 3) રજાઓ અને પાંદડા ધ્યાનમાં લો; વર્કડે કેલેન્ડરનો ઉપયોગ કરો. 4) "[ટીમ સાથે પુષ્ટિ કરો]" સાથે અસ્પષ્ટ નિર્ભરતાને ચિહ્નિત કરો, ફિટિંગ. આઉટપુટ: ટેબલ (ટાસ્ક | સમયગાળો | પુરોગામી | પ્રારંભ | સમાપ્ત | સ્લૅક) + જટિલ પાથ સૂચિ.

આ પ્રોમ્પ્ટ મજબૂત છે કારણ કે દીક્ષા, વેકેશન, ઉપલબ્ધતા અને અવલંબન માટે વાજબીપણું આપવામાં આવ્યું છે; અનિશ્ચિતતા ચિહ્નિત થયેલ છે.

વધારાના નમૂનાઓ:

જટિલ પાથ પર # દૃશ્ય એન્જિનની સૂચિ કાર્યો. દરેક માટે: જે ઓછું જોખમી છે: પ્રવેગક (વધારાના સંસાધનો) અથવા સમાંતર? દરેક વિકલ્પ દ્વારા ઉમેરાયેલ સમયનો લાભ અને જોખમ લખો.

# વિલંબ અસરજો નીચેના કાર્યમાં 3 દિવસનો વિલંબ થાય છે: શું તે નિર્ણાયક માર્ગ પર છે? શું પ્રોજેક્ટ પૂર્ણ થવા પર અસર થશે? કયા આગામી કાર્યો સ્ક્રોલ કરો? સાંકળ અસર બતાવો.

# બફર સૂચન: ક્રિટિકલ પાથ ટાઈમ્સમાં PERT વિચલનોના આધારે, પ્રોજેક્ટના અંતે ઉમેરવા માટે વાજબી બફર (દિવસો) સૂચવો અને તેને ન્યાય આપો. આ એક સૂચન છે; મંજૂરી વ્યવસ્થાપકની છે.

સામાન્ય ભૂલો

• વેકેશન અને રજા છોડવી: જો વર્ક ડે કેલેન્ડર સ્થાપિત ન હોય, તો અંતિમ તારીખ શરૂઆતથી ખોટી છે.
• ખોટો નિર્ભરતા પ્રકાર: બધું જ FS છે એમ ધારી લેવાથી નિર્ણાયક માર્ગને બિનજરૂરી રીતે લંબાય છે.
• નિર્ણાયક માર્ગનું પાલન ન કરવું: ઉચ્ચ દરના કાર્યો પર ઊર્જા ખર્ચવા અને નિર્ણાયક માર્ગની અવગણનાથી વિલંબ થાય છે.
• સંસાધન સંઘર્ષને અવગણવું: એક જ વ્યક્તિને બે સમાંતર કાર્યો પર મૂકવાથી શેડ્યૂલ કાલ્પનિક બને છે.
• કોઈ બફર નહીં: જ્યારે અનિશ્ચિતતા હોય ત્યારે શૂન્ય માર્જિન શેડ્યૂલ એ લગભગ અશક્ય વચન છે.
• AI શેડ્યૂલને આ પ્રમાણે પ્રતિબદ્ધ કરવું: પુષ્ટિ વિનાનું શેડ્યૂલ એ તારીખનું સહી વિનાનું વચન છે.

ટીપ: માઇલસ્ટોન્સ દ્વારા શેડ્યૂલ મેનેજ કરો. હિસ્સેદારો 200 કાર્યોને ટ્રૅક કરી શકતા નથી, પરંતુ 6-8 માઇલસ્ટોન સરળતાથી ટ્રૅક કરી શકે છે; આ એન્કર સાથે પ્રગતિની વાતચીત કરો.

સારાંશમાં

શેડ્યૂલ એ પ્રતિબદ્ધતા દસ્તાવેજ છે જે અંદાજોને વાસ્તવિક શેડ્યૂલ સાથે લિંક કરે છે. માઇલસ્ટોન્સ એ ફોલો-અપનો એન્કર છે, નિર્ભરતા એ ક્રમનો તર્ક છે, અને નિર્ણાયક પાથ એ સાંકળ છે જે પ્રોજેક્ટની સૌથી વહેલી પૂર્ણતાની તારીખ નક્કી કરે છે. AI નિર્ભરતા, જટિલ માર્ગ અને દૃશ્ય વિશ્લેષણમાં ઝડપી છે; પરંતુ તે રજાઓ, પાંદડા, સંસાધન તકરાર અને સાચી અવલંબન વિશે જાણતું નથી. શેડ્યૂલની હકીકત ઉમેરવાનું, નિર્ણાયક માર્ગને ચકાસવાનું, બફરમાં મૂકવું અને તારીખ માટે પ્રતિબદ્ધ કરવાનું હંમેશા માનવનું કામ છે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તમારા પ્રોજેક્ટના કાર્યો અને સમયનો અંદાજ AI ને આપો અને ડ્રાફ્ટ શેડ્યૂલ, જટિલ માર્ગ અને વિલંબ માર્જિન બનાવો. પછી મેન્યુઅલી વાસ્તવિક પ્રારંભ તારીખ, રજાઓ અને ટીમની રજા ઉમેરો; બે કાર્યો સાથે જટિલ માર્ગને ચકાસો. ટીમ સત્ય દ્વારા ઓછામાં ઓછી એક નિર્ભરતાને ઠીક કરો અને નિર્ણાયક માર્ગના અંતે વાજબી બફર મૂકો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] મેં યોગ્ય નિર્ભરતા પ્રકારો (FS/SS/FF) સાથે કાર્યોની સૂચિબદ્ધ કરી છે.
• [ ] મેં નિર્ણાયક માર્ગ કાઢ્યો અને તેને મેન્યુઅલી ચકાસ્યો.
• [ ] મેં કામકાજના કેલેન્ડરમાં રજાઓ, પાંદડાં અને ઉપલબ્ધતા ઉમેર્યાં છે.
• [ ] મેં તપાસ કરી છે કે કોઈ સંસાધન સંઘર્ષ નથી.
• [ ] મેં સીમાચિહ્નો નક્કી કર્યા અને તેમની સાથે વાતચીત કરી.
• [ ] મેં અનિશ્ચિતતા સામે બફર કર્યું છે; મેં તારીખની પુષ્ટિ કર્યા વિના કમિટ કર્યું નથી.