Gains :
- Capacité à produire des ébauches d'instruments de recherche (outil de description), des notes de contenu et des sections de mise en page avec l'intelligence artificielle
- Capacité à comprendre le risque hallucinatoire de l’histoire biographique/institutionnelle et à baser cette section uniquement sur des sources vérifiées
- Possibilité de permettre à l'intelligence artificielle de diriger le chercheur vers la source au lieu de donner des faits directement dans le service de référence
Une archive n'est pas seulement chargée de préserver les documents ; est également chargé de les rendre accessibles au chercheur. Il existe deux principaux moyens d'accès : des outils de description qui présentent la collection (un instrument de recherche — un document d'orientation qui définit le contenu, l'organisation et la portée d'une collection d'archives) et un service de référence qui assiste directement les chercheurs. Les deux nécessitent de gros efforts : rédiger un guide d’une collection prend des semaines, et répondre aux questions des chercheurs tout au long de la journée prend du temps. De plus, ces deux œuvres sont le « visage » des archives ; Le premier contact d'un chercheur avec la collection se fait souvent par l'intermédiaire du guide et du bureau d'information, de sorte qu'une erreur se reflète directement dans la fiabilité des archives.
L’IA est une aide puissante dans la rédaction d’outils de description et dans le support du service de référence. Dans cette unité, nous apprendrons comment rédiger un guide de collection (instrument de recherche), rédiger des descriptions de portée et de contenu, répondre aux questions des chercheurs et voir pourquoi l'exactitude n'est pas négociable dans ces services.
Outils de description : plan de la collection
Un outil de description permet à un chercheur de se demander « qu’est-ce qui me convient dans cette collection ? Cela vous permet de répondre à la question. Comprend généralement :
- Description générale : nom, portée, plage de dates, taille de la collection.
- Histoire biographique/institutionnelle : Bref historique de la personne ou de l’institution qui a produit les documents.
- Note sur la portée et le contenu : Explication du type de documents et des sujets abordés dans la collection.
- Disposition : Comment les documents sont regroupés (séries, sous-séries).
- Inventaire : Liste détaillée au niveau de la boîte/du dossier.
Ces documents sont rédigés conformément à des normes (par exemple ISAD(G) ou EAD - Encoded Archival Description, la norme de codage numérique des guides d'archives). L’IA peut produire les grandes lignes de ces sections à partir d’inventaires bruts et de résumés de documents ; mais chaque fait (histoire, personne, institution) doit être vérifié.
Un autre intérêt des outils de description est qu’ils peuvent être rédigés à différents niveaux de détail. Parfois, il n’y a pas assez de temps ou de ressources pour décrire les milliers de boîtes d’archives au niveau du document ; Dans ce cas, une description multi-niveaux est réalisée : d'abord une description générale au niveau du fonds, puis de la série, puis si possible au niveau du fichier. L’IA est particulièrement utile pour rédiger la note globale de niveau supérieur à partir de résumés de cas de niveau inférieur ; Il fait une synthèse de la masse à l'ensemble. Mais chaque couche de ce résumé doit être cohérente avec les documents réels de la couche inférieure ; L'IA ne doit pas inventer une revendication de portée qui ne figure pas dans la collection de niveau supérieur.
Attention : la section d'histoire biographique/institutionnelle est l'endroit où l'hallucination s'insinue le plus souvent. L'IA peut écrire une histoire fluide sur une personne ou une institution à partir de « connaissances communes » tout en ajoutant des événements inexistants, de fausses dates et des titres inventés. Cette section doit être basée uniquement sur des sources vérifiées.
Flux de travail : étape par étape
1. Collectez les matières premières. Inventaire, résumés de documents, listes de boîtes, notes existantes le cas échéant.
2. Définissez la norme. Selon quelle norme de description sera-t-il rédigé (ISAD(G)/EAD) ?
3. Produisez un brouillon chapitre par chapitre. Demandez à l'IA de rédiger des sections telles que la portée, la note de contenu et la description de la mise en page à partir de la matière première.
4. Vérifiez les faits. Surtout dans la section historique, vérifiez chaque date, nom et événement auprès de sources indépendantes.
5. Vérifiez les restrictions d'accès. Y a-t-il des documents confidentiels/à droits d'auteur restreints dans la collection ? Ceux-ci doivent être indiqués dans le guide.
6. Approbation des experts. Le guide final est soumis à l'approbation des archivistes.
Service de référence : assistance au chercheur
Dans le service de référence, l'IA aide de deux manières : (1) en donnant un sens à la question du chercheur et en suggérant les collections à consulter, et (2) en rédigeant des réponses aux questions fréquemment posées. Mais il y a ici une limite critique : l’IA ne doit pas donner au chercheur une réponse directe « factuelle », mais doit le diriger vers la source. Au lieu de dire « Cette date est celle-ci », il faudrait dire « Vous pouvez retrouver cette information dans tel ou tel document de cette collection ». Parce que la réponse factuelle directe donnée par l’IA peut être fabriquée et le chercheur peut la confondre avec la source.
Tâche de référence
Rôle approprié de l’IA
utilisation répréhensible
Donner du sens à la question
Proposer des questions de clarification
—
Routage de collecte
Suggestion "Regarde là-bas"
Dire "La réponse est"
Brouillon de FAQ
Brouillon à partir d'informations vérifiées
fausse réponse
Liste des sources
Suggestion de recherche dans le catalogue
Donner une référence inventée
question de fait
Rediriger vers la source
Réponse factuelle directe
trois mini-cases
Cas 1 — Le projet de lignes directrices a réduit le délai de 4 semaines à 1 semaine. Un service d'archives préparait un instrument de recherche pour une collection de 120 cartons. Des listes de cartons et des résumés de dossiers ont été remis à AI ; YZ a produit l'ébauche de la note sur le contenu et les sections de mise en page. L'archiviste a vérifié et organisé les faits en une semaine ; par la méthode traditionnelle, cette estimation était d'un mois. Mais 3 dates et 2 titres dans la section histoire biographique étaient erronés ; Corrigé en vérification.
Cas 2 — Histoire institutionnelle fictive. Un stagiaire a demandé à l'IA d'écrire l'histoire d'une institution et de la mettre directement dans l'annuaire. YZ s'est trompé de date de création de l'institution et a évoqué une fusion qui n'existait pas. Un chercheur a remarqué et signalé l'erreur ; Le guide a été corrigé, mais la fiabilité des archives a été endommagée. Leçon : la section historique ne sera pas publiée sans vérification.
Cas 3 — Bonne orientation, mauvais fait. Un chercheur a demandé une date. Un assistant basé sur l'IA a donné une date directe (inventée). Le chercheur l'utiliserait comme source ; L'archiviste principal est intervenu et a dit : « L'IA ne donne pas de faits, elle vous dirige vers la collection » et lui a fait regarder le vrai document ; l’histoire était différente. Leçon : dans le service de référence, l'IA dirige, ne donne pas de faits.
Quatre modèles copiables
1) Projet de note sur la portée et le contenu :
SUR LA BASE des listes de boîtes/fichiers et des résumés de documents ci-dessous, rédigez un projet de « note sur la portée et le contenu » d'une collection. Utiliser uniquement ce qui est inclus dans le matériel fourni ; AJOUTEZ un sujet, une date ou une personne qui ne fait pas partie de la collection. Marquez tout fait dont vous n’êtes pas sûr [nécessite une vérification]. Matériel : [ici]
2) Histoire biographique/institutionnelle (contrôlée) :
Vous trouverez ci-dessous des notes VÉRIFIÉES sur [personne/organisation]. Rédigez un bref aperçu historique basé UNIQUEMENT sur ces notes. N'AJOUTEZ PAS de dates, d'événements ou de titres qui ne figurent pas dans les notes ; N'ajoutez pas d'informations générales de « connaissances ». Laissez les espaces [aucune information]. Remarques : [ici]
3) Orientation du chercheur :
Une question de chercheur : [question]. NE donnez PAS de réponse factuelle DIRECTE à cette question. Au lieu de cela : (1) suggérez 1 à 2 questions qui clarifieront la question, (2) dites-lui quel TYPE de collection/document il devrait consulter, (3) suggérez quels termes il pourrait rechercher dans le catalogue. Ne faites pas de référence inventée.
4) Projet de réponse à la FAQ :
Vous trouverez ci-dessous des fiches d’information VÉRIFIÉES de nos archives. Sur la base de ces notes, rédigez une réponse à la question fréquemment posée suivante : [question].Ajout d'informations ne figurant pas dans les notes ; [cochez] cochez là où vous n'êtes pas sûr. À la fin de la réponse, dirigez le chercheur vers la collection concernée. Remarques : [ici]
Invite faible/Invite forte
Faible :
Rédigez un instrument de recherche complet pour cette collection, y compris l'histoire.
«Extensif» et «incluant l'histoire» poussent l'IA à aller au-delà du matériel donné et à ajouter des informations inventées sur l'institution/la personne.
Fort :
Rédigez les grandes lignes de l'instrument de recherche en vous basant sur les listes de cases suivantes et les notes historiques vérifiées : sections de portée, de contenu et de mise en page. N'incluez aucun fait non inclus dans le matériel fourni ; Utilisez uniquement des notes vérifiées dans l'historique, laissez des espaces vides [aucune information]. Marquez chaque fait douteux [doit être vérifié]. Matériel : [ici]
La différence : le respect du matériel donné, l'interdiction de fabrication, la préservation des lacunes et des marques de vérification rendent le guide fiable.
Erreurs courantes
- Laisser l’histoire au « savoir commun » de l’IA. Cette partie est la plus susceptible aux hallucinations ; doit être basé uniquement sur des notes vérifiées.
- Donner des faits directs dans la référence. L’IA doit guider le chercheur et non remplacer la source.
- Contourner les restrictions d'accès. Les documents confidentiels/restreints aux droits d'auteur doivent être marqués dans le répertoire.
- Suggérer une référence inventée. Toute référence non vérifiée dans le catalogue ne sera pas remise au chercheur.
- Publication du projet sans approbation. Le guide final est approuvé par l'archiviste.
En résumé
L’accès aux archives et les services de référence sont un domaine fructueux dans lequel l’IA accélère la rédaction d’outils de description et soutient l’orientation des chercheurs. Mais l’histoire biographique/institutionnelle est le point de pénétration de l’hallucination, et dans le service de référence, l’IA ne doit pas donner de faits, mais directement à la source. Basez le guide uniquement sur du matériel authentifié, préservez les lacunes, marquez les restrictions d'accès et laissez l'approbation finale à l'archiviste. AI dresse une carte de la collection ; Les archives sont responsables de l’exactitude de cette carte.
Tâche de candidature
Prenez une liste de boîtes/fichiers d'une collection (réelle ou échantillon) et demandez à l'IA un aperçu avec le modèle « aperçu de la note de portée et de contenu » ; Vérifiez si cela va au-delà du matériel donné. Exécutez ensuite le modèle « historique biographique » pour une personne/organisation avec uniquement des notes vérifiées et observez si l'IA essaie de combler les lacunes. Enfin, traitez une question de chercheur avec le modèle « orientation du chercheur ».
liste de contrôle
- [ ] J'ai basé le guide uniquement sur le matériel fourni/vérifié.
- [ ] J'ai vérifié de manière indépendante chaque date et nom de l'historique.
- [ ] J'ai marqué les restrictions d'accès (confidentialité/droit d'auteur) dans le guide.
- [ ] Au lieu de donner des faits dans la référence, je vous ai dirigé vers la source.
- [ ] J'ai soumis le guide final à l'approbation de l'archiviste.