Voitot:
- Kyky selittää robottiprosessiautomaation (RPA) ja tekoälyn roolit sekä älykkään automaation (hyperautomation) lähestymistapa.
- Kyky suunnitella manuaalinen prosessi jakamalla se vaiheisiin ja erottamalla automaatioon sopivat ja ihmisen hyväksyntää vaativat vaiheet
- Kyky arvioida tekoälyn tukemia automaatiosuunnitelmia poikkeusten hallinnan, kirjausketjun ja virhekustannusten suhteen
Jokaisessa organisaatiossa on ikäviä ja virhealttiita tehtäviä, joita ihmiset toistavat päivittäin: tietojen kopioiminen järjestelmästä ja syöttäminen toiseen, laskutustietojen manuaalinen käsittely, saapuvien sähköpostien lajittelu. Robotic Process Automation (RPA) automatisoi nämä säännölliset ja toistuvat tehtävät ohjelmistoroboteilla, jotka jäljittelevät ihmisen näytöllä suorittamia askelia. "Robotti" ei ole fyysinen kone, vaan ohjelmisto, joka napsauttaa, kirjoittaa ja kopioi näytölle. RPA:n voima on siinä, että se toimii olemassa olevien järjestelmien päällä muuttamatta niitä; Siksi se tarjoaa nopeita tuloksia myös vanhoissa järjestelmissä, joita on vaikea integroida.
RPA yksin ei voi ymmärtää "ei sääntöjä" -tilanteita. Jos lasku saapuu vakiomuodossa, robotti lukee kentät; Mutta jos jokainen toimittaja lähettää sen eri muodossa, robotti on hämmentynyt. Tässä kohtaa tekoäly tulee esille: tekoäly suorittaa "arviointia" vaativat vaiheet, kuten asiakirjan ymmärtämisen, tekstin luokittelun, tiedon poimimisen vapaasta tekstistä, ja RPA suorittaa kanoniset vaiheet. Tätä yhdistelmää kutsutaan älykkääksi automaatioksi tai hyperautomaatioksi (päästä päähän, tekoälyn tukema prosessiautomaatio). MIS-asiantuntijan tehtävänä on jakaa prosessi osiin ja suunnitella mikä osa kuuluu RPA:lle, mikä osa AI:lle ja mikä osa ihmiselle.
Prosessin automatisointi
Automaatiosuunnittelun ydin on prosessin jakaminen vaiheisiin ja kunkin vaiheen luokittelu. Luokkia on kolme. Säännölliset ja jäsennellyt vaiheet (RPA-ystävällinen): "Syötä jokainen Excelin rivi ERP-näyttöön." Kommenttia vaativat vaiheet (tekoälyllä toimiva): "Mihin luokkaan tämä valitusteksti kuuluu?" Suuri riski tai epävarmat vaiheet (jätetään henkilölle): "Hyvityshyväksyntä yli 5 000 TL."
Hyvä automaatio säästää ihmisiä toistuvalta taakalta, ei koko työltä; jättää kriittisen päätöksen ihmisten tehtäväksi. Tätä kutsutaan ihmissilmukan suunnitteluksi: robotti valmistelee työn, ihminen hyväksyy sen. Esimerkiksi robotti lukee laskun ja syöttää luonnoksen ERP:hen ja kirjanpitäjä antaa lopullisen hyväksynnän. Näin nopeus ja turvallisuus varmistetaan yhdessä.
Vinkki: Ennen kuin automatisoit prosessin, yksinkertaista se aina ensin. Huonon prosessin automatisointi tuottaa vain huonoja tuloksia nopeammin. Poista ensin tarpeettomat vaiheet ja automatisoi sitten loput.
Poikkeushallinta ja seurantaketju
Jokainen automaatio kohtaa lopulta tilanteen, joka rikkoo sääntöjä: puuttuvat tiedot, odottamaton muoto, järjestelmä kaatuu. Poikkeuskäsittelyn avulla robotti voi turvallisesti pysähtyä ja ilmoittaa ihmiselle tällaisissa tilanteissa sen sijaan, että hän tekisi hiljaa väärin. Jos poikkeuksia ei suunnitella, robotti lisää hiljaisesti virheitä eikä kukaan huomaa.
Toinen välttämättömyys on kirjausketju: tietue robotin jokaisesta vaiheesta, milloin se tehtiin, millä tiedoilla ja millä tuloksella. Ilman kirjausketjua virhettä ei voida tutkia myöhemmin; Tämä jäljitettävyys on lakisääteinen vaatimus erityisesti talousprosesseissa. Tekoäly voi tuottaa luonnoksen tästä prosessisuunnittelusta, poikkeusskenaarioista ja dokumentaatiosta; Mutta mikä askel on kriittinen ja mikä on virheen hinta, määräytyy liiketoiminnan tietämyksen mukaan.
Kolme minikoteloa: Numeroiden mukaan
Tapaus 1 – Oikea jakoprosessi. Yhdessä tilikeskuksessa käsiteltiin 4 000 kuukausittaista toimittajalaskua manuaalisesti; Toimenpide kesti 6 minuuttia henkilöä kohden. AI luki asiakirjan ja poimi kentät, RPA syötti luonnoksen ERP:hen, kirjanpitäjä hyväksyi sen. Käsittelyaika lyheni 6 minuutista 1,5 minuuttiin, mutta vahvistusvaihe jäi ihmiselle; joten virheellinen lasku jäi edelleen kiinni.
Tapaus 2 – Kun poikkeusta ei suunnitella. Yhdessä vakuutusyhtiössä vakuutuksen uusimisrobotti käsitteli hiljaa väärin 340 tietuetta odottamattomilla päivämäärämuodoilla; kukaan ei huomannut ja uusimiset syötettiin väärällä päivämäärällä. Jos poikkeussääntö ("pysähdy ja ilmoita, jos muotoa ei tunnisteta") suunniteltiin tyhjästä, robotti ohjaisi nämä tietueet ihmiselle. Korjaus kesti viikkoja.
Tapaus 3 – Väärän prosessin automatisointi. Yhdellä jälleenmyyjällä tilausvahvistusprosessissa oli 11 vaihetta; Se olisi automatisoitu robotilla. Kun MIS-asiantuntija tutki prosessia, hän huomasi, että 4 vaihetta olivat tarpeettomia kaksoistarkistuksia. Aluksi prosessi supistettiin 7 vaiheeseen, sitten se automatisoitiin. Jos se olisi automatisoitu ilman yksinkertaistamista, 4 tarpeetonta vaihetta olisi pysyviä.
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko kehote:
Automatisoi laskujen käsittely.
Tehokas kehotus:
Tehtäväsi: Olet prosessiautomaation suunnittelija. Jaa seuraava manuaalinen prosessi vaiheisiin ja luokittele jokainen vaihe:- [RPA] kanoninen, jäsennelty, toistuva- [AI] tulkintaa/luokittelua/tekstin ymmärtämistä vaativa [IHMIS] suuri riski tai epäselvä päätös Kirjaa jokaiseen vaiheeseen mahdolliset poikkeukset ja mitä tehdä virheen sattuessa. Listaa tiedot, jotka on tallennettava kirjausketjua varten. Prosessi: [vaiheittainen manuaalinen prosessin kuvaus]
Tehokas kehote hajottaa prosessin, määrittää jokaisen vaiheen oikeaan rooliin ja herättää poikkeuksia ja kirjausketjun alusta alkaen.
Neljä kopioitavaa mallia
1) Prosessin hajoaminen:
Jaa alla oleva manuaalinen prosessi numeroituihin vaiheisiin. Jokaiselle vaiheelle: syöttö, prosessi, tulos ja automaation saatavuus ([RPA]/[AI]/[IHMIS]). Prosessi: [teksti]
2) Poikkeusskenaarion luominen:
Seuraavassa automatisoidussa prosessissa "mikä voisi mennä pieleen?" Listaa skenaariot: puuttuvat tiedot, väärä muoto, järjestelmävirhe, kaksinkertainen tietue. Ehdota, mitä robotin pitäisi tehdä kullekin. Prosessi: [teksti]
3) Yksinkertaistaminen:
Merkitse alla prosessin vaiheet, jotka ovat tarpeettomia, toistuvia tai eivät tuota arvoa, ja kirjoita miksi ne voidaan poistaa. Ehdota yksinkertaistamista ENNEN automaatiota. Prosessi: [teksti]
4) Kirjausketjun suunnittelu:
Suunnittele seurantaketju seuraavalle automatisoidulle prosessille: mitkä kentät (aika, käyttäjä/robotti, syöte, tulos, päätös) tulee tallentaa kussakin vaiheessa? Ilmoita mahdolliset puutteet taloudellisen jäljitettävyyden suhteen. Prosessi: [teksti]
Vertailukaavio: RPA / AI / ihminen
kriteeri
RPA
Tekoäly
ihminen
Mitä hän on paras
Säännöllinen, toistuva
Kommentti, luokittelu
tuomio, vastuu
Syöttötyyppi
jäsennelty
Puoli/vapaa teksti
kaikki tyypit
Virhekäyttäytyminen
Noudattaa sääntöä kirjaimellisesti
Niin varmasti kuin voi olla väärin
Pystyy havaitsemaan ja pysäyttämään
Audit
Helppo kirjata
Lähtö on kirjattava
Allekirjoitus/hyväksyntä
lopullinen päätös
ei
ei
Kyllä
Yleisiä virheitä
- Huonon prosessin automatisointi. Automatisointi ilman yksinkertaistamista ensin säilyttää hukkaan.
- Ei suunnittele poikkeuksia. Robotti, joka on rakennettu olettamukselle, että "kaikki menee hyvin", tuottaa hiljaa virheitä ensimmäisellä yllätyksellä.
- Jätä kriittinen päätös tekoälylle. Suuren riskin hyväksynnän delegointi mallille; Vaikka malli näyttää itsevarmalta, se on väärä eikä kanna vastuuta.
- Kirjausketjun ohittaminen. Ilman jälkiä virhettä ei voida tutkia; Tämä on lainvastaista rahoitusprosessia.
- En katso robottia ollenkaan. Järjestelmät muuttuvat (näyttö, tila); Eräänä päivänä valvomaton robotti alkaa hiljaa napsauttaa väärässä paikassa.
Varoitus: Automatisoinnin nopeus nopeuttaa myös virheitä. Jos ihminen tekee virheen käsitellessään 60 tietuetta tunnissa, se on rajoitettu 60 virheeseen; Väärin asennettu robotti voi vioittaa tuhansia tietueita minuuteissa. Joten kokeile sitä aluksi pienellä määrällä valvonnassa.
Yhteenvetona
RPA automatisoi säännölliset ja toistuvat tehtävät matkimalla näytön vaiheita; Tekoäly ottaa haltuunsa tulkintaa ja luokittelua vaativat askeleet. Näiden kahden yhdistelmä on älykäs automaatio. Suunnittelun ydin on prosessin jakaminen vaiheisiin ja kunkin vaiheen osoittaminen RPA:lle, tekoälylle tai ihmiselle. Riskipäätökset pitävät ihmiset ajan tasalla. Poikkeuskäsittely ja kirjausketju ovat välttämättömiä. Tekoäly nopeuttaa prosessien hajottamista, poikkeusskenaarioiden ja dokumentaation laatimista; Mutta mikä on kriittinen askel ja virheen hinta määräytyy liiketoiminnan tietämyksen mukaan. Ennen automatisointia yksinkertaista ja validoi ensin pienellä pilotilla.
Sovellustehtävä
Valitse "poistumispyynnön hyväksymisprosessi" (työntekijäpyynnöt, esimiehen hyväksynnät, HR-prosessit). (1) Jaa prosessi vaiheisiin tehokkaan kehotteen avulla ja luokittele jokainen vaihe [RPA]/[AI]/[IHMIS]. (2) Kuvaile vähintään 3 poikkeusskenaariota ja mitä robotti tekee kussakin. (3) Etsi vähintään yksi tarpeeton vaihe, joka voidaan poistaa ennen automatisointia. (4) Luettele alueet, jotka kirjataan kirjausketjua varten. (5) Merkitse yksittäinen korkean riskin vaihe ja kirjoita miksi sen pitäisi jäädä ihmiseen.
tarkistuslista
- [ ] Jaoin prosessin vaiheisiin ja määritin kullekin vaiheelle oikean roolin.
- [ ] Yksinkertaistin prosessia ennen automatisointia.
- [ ] Määritin jokaiselle vaiheelle poikkeuskäyttäytymisen.
- [ ] Olen määrittänyt kirjausketjuun tallennettavat alueet.
- [ ] Jätin suuren riskin päätökset ihmissilmukalle.
- [ ] Suunnittelin ensin pienen volyymin, valvotun pilotin.