Riskienhallinta ja riskien rekisteröinti

Voitot:

• Kyky ymmärtää riskin, todennäköisyyden, vaikutuksen, riskipistemäärän ja vastausstrategian (välttäminen, lieventäminen, siirto, hyväksyminen) käsitteet ja tuottaa riskitietueen luonnos tekoälyn tuella
• Kyky käyttää tekoälyä riskien tunnistamiseen, luokitteluun, laukaisimien tunnistamiseen ja lieventämistoimenpiteiden laatimiseen ja riskirekisterin ylläpitämiseen
• Ymmärtäminen, että tekoälyn tuottamat todennäköisyys- ja vaikutusarvot vaativat asiantuntevaa kalibrointia ja että riskinomistus ja lopullinen päätös kuuluvat ihmisille.

Tulevaisuus on epävarma kaikissa projekteissa; Epävarmuus tarkoittaa riskiä. Riski on epävarma tapahtuma tai ehto, joka toteutuessaan vaikuttaa projektin tavoitteisiin (aika, hinta, laajuus, laatu). Riskit voivat olla negatiivisia (uhka) tai positiivisia (mahdollisuus), mutta arkikielellä tarkoitamme enimmäkseen uhkia. Se, mikä erottaa hyvän projektipäällikön keskinkertaisesta, on usein riskienhallinta: ongelmien näkeminen ennen niiden syntymistä, niiden todennäköisyyden vähentäminen ja ennakointi, mitä tehdä, kun ne tapahtuvat. Tämän yksikön ytimessä on riskirekisteri: elävä asiakirja, jossa säilytetään kaikki riskit, niiden todennäköisyys, vaikutukset, omistajat ja toimintasuunnitelmat. Tekoäly on erittäin hyödyllinen riskien tunnistamisessa ja luonnosten pisteytyksissä; Mutta todennäköisyys- ja vaikutusarviot edellyttävät virastokohtaista harkintaa, ja riskin omistaminen on aina inhimillistä.

Riskirekisterin anatomia

Riskilokin rivi sisältää tyypillisesti: riskin kuvauksen (syy-tapahtuma-seuraus-muodossa: "jos toimittaja myöhästyy, integrointi ei käynnisty, toimituslippaukset"), luokka (tekninen, resurssi, ulkoinen, taloudellinen, juridinen), todennäköisyys (todennäköisyys; esim. 1-5 tai %), vaikutus (häviön suuruus, jos esiintyy), (1-5) riskipisteet (esiintymisriski b × riskipiste). lähestyminen), vastausstrategia, riskin omistaja (henkilö, jonka tehtävänä on valvoa tätä riskiä) ja tila.

Riskipisteet = todennäköisyys × vaikutus on yksinkertainen mutta tehokas priorisointityökalu. Riski, jonka todennäköisyys on 4 ja jonka vaikutus on 5 (pistemäärä 20), ansaitsee paljon enemmän huomiota kuin riski, jonka todennäköisyys on 2 ja jonka vaikutus on 2 (pistemäärä 4). Riskit sijoitetaan punaisille/keltaisille/vihreille vyöhykkeille riskimatriisissa (todennäköisyys-vaikutusruudukko) tämän pistemäärän perusteella.

On olemassa neljä perusvastausstrategiaa (uhkia varten):

• Välttäminen: Riskin aiheuttavan työn vaihtaminen/poistaminen kokonaan.
• Vähennä: Todennäköisyyden tai vaikutuksen vähentäminen (esim. korvaavan toimittajan löytäminen).
• Siirtyminen: Riskin siirtäminen jollekin toiselle (vakuutus, sopimuslauseke, alihankkija).
• Hyväksy: Ota riski; mutta varaa varasuunnitelma ja budjetti/aikajako.

alueella

esimerkki

Kuka sen täyttää?

Riskin määritelmä

"Jos avainkehittäjä lähtee, kehitys hidastuu."

PM + joukkue

Todennäköisyys (1-5)

3

asiantuntijan arvio

Vaikutus (1-5)

4

asiantuntijan arvio

pisteet

12

Tili (AI auttaa)

laukaisinta

"Töihintulo laskee, haastatteluhuhu"

riskin ottaja

Vastaa

Lieventäminen: tiedon jakaminen, varahenkilö

PM + on

Omistaja

joukkueen johtaja

lähettää PM

Askel askeleelta: Riskien kirjaaminen tekoälyllä

1. Riskien aivoriihi. Anna tekoälylle anonyymi projektikonteksti ja anna sen luoda mahdollisia riskejä luokittain. Tekoäly on hyvä muistuttamaan meitä riskeistä, joihin ihmiset hyppäävät.
2. Laita se syy-tapahtuma-seuraus-muotoon. Aseta jokainen riski muotoon "X:n takia, jos Y tapahtuu, vaikutus Z"; Epäselviä riskejä ei voida hallita.
3. Luonnospisteytys. Pyydä tekoälyltä todennäköisyys-/vaikutuskaavioita, mutta kalibroi ne asiantuntija-arviolla. Tekoälyn numero on lähtökohta, ei todellisuus.
4. Tunnista laukaisin. Jokaisen merkittävän riskin kohdalla "kuinka tiedämme sen olevan tulossa?" Vastaa kysymykseen.
5. Vastaussuunnitelmaluonnos. Pyydä tekoälyä ehdottamaan neljää sopivaa strategiaa ja konkreettisia toimia kullekin korkean pistemäärän saaneelle riskille.
6. Määritä omistaja ja pidä se hengissä. Anna jokainen riski omistajalle; Tarkista riskirekisteri viikoittain. Riskirekisteri on elävä dokumentti, jota ei kirjoiteta kerran ja unohdetaan.

Vinkki: Tee yhteenveto riskilogista "5 suurimmaksi riskiksi" ja sisällytä se jokaiseen tilaraporttiin. Näin riskit pysyvät näkyvissä ja yllätykset vähenevät.

kolme minilaukkua

Tapaus 1 – ohitettu riski kiinni. PMO-asiantuntija ojensi täytetyn 18-rivisen riskirekisterin tekoälylle ja kysyi: "Mitä tyypillisiä riskejä olen voinut jättää huomiotta?" hän kysyi. AI; Se muistutti viidestä riskistä, kuten "kolmannen osapuolen lisenssin uusiminen", "tietojen siirtymisriski" ja "avainhenkilöiden riippuvuus". Asiantuntija lisäsi niistä 3. Kaksi kuukautta myöhemmin lisenssiriski ilmeni, mutta suunnitelma oli valmis.

Tapaus 2 — Kalibrointiero. Yksi pääministeri kyseenalaisti tekoälyn riskille antaman "todennäköisyyden 2" arvon. Viivästykset olivat yleisiä tämän toimittajan tiimin historiassa; todellinen todennäköisyys oli lähempänä 4. Pisteet nousivat 6:sta 12:een ja riski siirtyi katsottavasta listasta aktiiviseen varotoimiin. Oppitunti: AI:n todennäköisyysennuste tulisi korjata viraston tiedoilla.

Tapaus 3 – Lunastamaton riski. Ryhmä tunnisti riskit hyvin, mutta ei ottanut vastuuta. Tapahtui riski, kukaan ei ollut katsomassa, laukaisu pakeni ja projekti oli 3 viikkoa myöhässä. Oppitunti: riski ilman omistajaa on riski ilman valvontaa; Tekoäly tuottaa riskejä, mutta ihmisomistaja antaa ne.

Heikko kehote / Vahva kehote

Heikko kehote:

Listaa projektini riskit.

Ilman kontekstia, ilman luokkia ja ilman muotoa; Näkyviin tulee yleinen luettelo, joista suurin osa ei liity projektiisi.

Tehokas kehotus:

Roolisi: riskienhallinnan asiantuntija.Konteksti: [anonyymi projektin yhteenveto: toimiala, kesto, tiimi, teknologia, rajoitteet].Tehtävä: Luo riski kategorioittain (tekninen, resurssi, ulkoinen/toimittaja, taloudellinen, oikeudellinen, laajuus). Jokaiselle riskille:- Kuvaus syy-tapahtuma-seuraus-muodossa- Todennäköisyys (1-5) ja vaikutus (Uudelleenvastausstrategia) DRAFT-reaktio (1-5). (vältä/lievennä/siirrä/hyväksy) ja 1 konkreettinen toimenpideHuomautus: Todennäköisyys/vaikutusarvot ovat LUONNOS; Kalibroin sen institutionaalisilla tiedoilla. Älä anna vääriä numeroita, vaan kirjoita syysi. Lähtö: taulukko.

Tämä kehote on tehokas: se sisältää luokan, muodon, luonnoksen pisteytysvaroituksen ja kalibrointihuomautuksen.

Lisämallit:

# Kuolleen kulman etsijäKatso riskilokini alla. Muistuta minua kategorioittain riskeistä, jotka ovat YLEISIÄ tällaisissa projekteissa, mutta EIVÄT ole luettelossani. Älä toista olemassa olevia.

# Trigger generatorEhdota kolmea varhaista varoitusmerkkiä (laukaisua) riskille: [riski]. Kirjoita jokaiselle merkille myös, millä tiedoilla/indikaattorilla voin seurata sitä.

# Vastaussuunnitelman syventäminen Arvioi kaikki neljä strategiaa tälle korkean pistemäärän riskille (välttää/lievennä/siirrä/hyväksy); vertailla kunkin kustannuksia ja vaikutuksia ja selittää kumpaa suosittelet ja miksi. Muista, että lopullinen päätös on minun.

Yleisiä virheitä

• Epämääräisen riskin kirjoittaminen: "Myöhästymisriskiä" ei voida hallita; "integrointi lipsahtaa, jos toimittaja X viivästyy" on hallittavissa.
• Tekoälypisteen erehtyminen todellisuuteen: Todennäköisyys/vaikutus on instituutiokohtainen; Sitä ei saa käyttää ilman kalibrointia.
• Omistajaa ei määrätä: Omistamatonta riskiä ei valvota.
• Liipaisimen tunnistamatta jättäminen: Ilman varhaisia ​​merkkejä riski saa sinut kiinni.
• Riskirekisterin jäädyttäminen: Projekti muuttuu, riskit muuttuvat; Jos tietuetta ei päivitetä, se kuolee.
• Pelkästään uhkien katselu: Mahdollisuudet (työt valmistuvat aikaisin, resurssit halpenevat) voidaan myös hallita.

Varoitus: tekoäly voi merkitä riskin "pieni todennäköisyys"; Mutta jos tämä riski esiintyy usein organisaatiossasi, tekoälyn yleistys johtaa sinut harhaan. Testaa tulokset aina omiin historiatietoihisi.

Yhteenvetona

Riskienhallinta on taidetta nähdä ongelmat ennen kuin ne räjähtävät, ja riskirekisteri on elävä asiakirja tämän ytimessä. Jokainen riski tunnistetaan syy-tapahtuma-seuraus-muodossa, pisteytetään todennäköisyydellä ja vaikutuksella, määritetään sen laukaiseva ja reagointistrategia (välttää/lieventää/siirtää/hyväksyä) ja sille annetaan omistaja. Tekoäly on tehokas riskien ideointi ja luonnospisteytys; Se muistuttaa sokeita pisteitä. Asiantunteva todennäköisyys-/vaikutusarvojen kalibrointi, riskin omistaminen ja lopullinen vastauspäätös ovat kuitenkin aina ihmisen vastuulla.

Sovellustehtävä

Luo projektillesi luokkakohtainen riskirekisteriluonnos tekoälystä (anonymisoi konteksti). Valitse 5 eniten pisteitä saavaa riskiä; Kalibroi kunkin todennäköisyys/vaikutusarvo omilla historiatietojesi avulla, kirjoita laukaisu- ja vastaustoiminto ja määritä omistaja. Tarkista sitten riskit, jotka olet unohtanut "kuolleen kulman etsijä" -mallin avulla.

tarkistuslista

• [ ] Kirjoitin riskit syy-tapahtuma-seuraus-muodossa.
• [ ] Kalibroin todennäköisyys/vaikutusarvot laitokseni tuotolla.
• [ ] Priorisoin riskit pisteiden mukaan (riskimatriisi).
• [ ] Olen tunnistanut laukaisijat ja reagointistrategiat jokaiselle merkittävälle riskille.
• [ ] Määritin jokaiselle riskille omistajan.
• [ ] Ajattelin pitää riskilokin käytössä ja lisätä sen tilaraporttiin.