Muistiinpanojen tekeminen ja henkilötietojen hallinta

Voitot:

• Kyky tallentaa nopeasti raakoja muistiinpanoja ja muuttaa ne sitten uudelleenkäytettäviksi tiedoiksi jäsentämällä ne päätöksiksi/toimiksi/avoimiin kysymyksiin tekoälyllä
• Kyky estää tekoälyä muuttamasta epävarmuutta määrätyksi ja lisäämästä fiktioita rajoittamalla sen "käyttämään vain tekstiin kirjoitettua"
• Kyky jättää tislaus tekoälylle ja soveltaa sitä ihmisen oppimiseen kirjoittamalla oman päätelmänsä.

Ratkaiset tänään ongelman, jonka ratkaisit vuosi sitten, et muista kokouksessa tehtyä päätöstä, et löydä lukemaasi hienoa artikkelia – kaikki nämä ovat tiedonhallinnan puutetta. Personal Knowledge Management (PKM) on oppituntisi, muistiinpanosi ja ideasi taltiointi sekä niiden löytäminen ja uudelleenkäytettävyys. Tekoäly on vahva kumppani tällä alalla: se järjestää hajallaan olevia muistiinpanoja, tislaa pitkää sisältöä, linkittää muistiinpanoja ja auttaa sinua löytämään etsimäsi. Mutta muista: sinä olet se, joka tekee tiedosta merkityksellistä; Tekoäly vain nopeuttaa prosessia, se ei opi puolestasi.

Ehdot. Huomautus tässä on laajassa merkityksessä: kokousmuistiinpano, lukumuistiinpano, idea, tehtävä. Toiset aivot ovat ajatus pitää kaikki tietosi ulkopuolella, luotettavassa järjestelmässä – joten aivosi keskittyvät ajattelemiseen muistamisen sijaan. Tunnisteet ovat merkkejä, jotka ryhmittelevät muistiinpanot aiheen mukaan. Atomi nuotti on pieni muistiinpano, joka sisältää yhden ajatuksen, joka on merkityksellinen sinänsä. Tislaus on prosessi, jossa pitkä sisältö pelkistetään olemukseltaan.

Miksi tiedonhallinta tekoälyllä

Ongelma ei useinkaan ole siinä, ettet tee muistiinpanoja, vaan siinä, että muistiinpanot pysyvät kuolleina - kirjoitettuina jonnekin, eikä niitä koskaan avata uudelleen. Tekoäly herättää nämä kuolleet muistiinpanot henkiin: se rakentaa sotkuisen kokousmuistion, pienentää kymmenen sivun raportin kolmeen luettelomerkkiin, tekee yhteenvedon ja vertailee samanlaisia ​​muistiinpanoja. Näin ollen muistiinpanojen tekeminen lakkaa olemasta "arkistointia" ja muuttuu "uudelleenkäytettävän tiedon tuottamiseksi".

Kriittinen periaate: sieppaa ensin raaka ja käsittele sitten tekoälyllä. Yritetään tehdä asianmukaisia ​​muistiinpanoja kokouksen aikana; pidä se nopeasti raakana. Kerro sitten tekoälylle "rakenna tuo raaka nuotti". Hidasta vangitsemishetkeä; Jätä muokkaus myöhemmäksi.

Askel askeleelta: tietojen käsittely

1. Ota kiinni. Pudota se jonnekin raakamuodossaan (idea, lainaus, päätös, kysymys).
2. Sido se. Mistä tässä on kyse? Mikä projekti, mikä aihe?
3. Tisle. Pyydä tekoälyä purkamaan sen ydin: "tee tämän muistiinpanon 3 pääideaa artikkeleiksi".
4. Määritä. Lisää otsikko, tunniste, päivämäärä; Tee siitä haettavissa.
5. Associate. "Miten tämä liittyy siihen muistiinpanoon, jonka sain viime kuussa?" voit kysyä.
6. Käydä läpi. Tarkista tislatun tulosteen tarkkuus; AI:n ei pitäisi lisätä mitään.

Vinkki: Kun teet yhteenvedon muistiinpanosta tekoälylle, rajoita se "käytä vain tekstissä olevaa, älä lisää kommentteja tai ylimääräisiä tietoja". Muussa tapauksessa tekoäly voi saastuttaa muistiinpanon lisäämällä "yleistä tietoa", jota ei ollut muistiinpanossasi – ja saatat myöhemmin luulla sen ideaksesi.

Muunna kokous- ja lukumuistiinpanot

Kaksi yleisintä muistiinpanotyyppiä: kokousmuistiinpanot ja lukumuistiinpanot. Tekoälyn tehtävä molemmissa on sama: raakajoukon muuttaminen rakenteeksi.

Ihanteellinen tulos kokousmuistiinpanolle koostuu kolmesta osasta: Päätökset, Toiminnot (kuka-mitä-milloin), Avoimet kysymykset. Ihanteellinen tulos lukemiseen: Päätyö, 3 tukikohtaa, johtopäätökseni/kysymykseni. Tämä viimeinen rivi on kriittinen - tekoäly ei kirjoita "minun johtopäätökseni" -osaa, sinä kirjoitat; koska oppiminen tapahtuu, kun yhdistät tiedon sen kontekstiin.

Huomautus tyyppi

Mitä AI tekee?

mitä teet

kokous

Konfiguroi, purkaa toimintoja

Vahvistaa päätösten oikeellisuuden

Lukeminen

Tislaa, poimii pääteesin

Lisää oman päätelmän

Idea / aivoriihi

Laajenee, ryhmittelee

Valitsee mikä toimii

arkistohaku

Etsii ja tekee yhteenvedon asiaankuuluvista muistiinpanoista

Tulkitsee kontekstin

Neljä kopioitavaa muistiinpanomallia

Jäsennä käsittelemätön kokousmuistioni:- Otsikot "Päätökset", "Toiminnot (kuka-mitä-milloin)", "Avoimet kysymykset".- Käytä vain muistiinpanon sisältöä; Jos tietoa puuttuu, kirjoita "epäselvä", keksitty. Raaka huomautus: """[liitä]"""

Muuta seuraava artikkeli/raportti lukumuistiinpanoksi:- Päätutkielma (1 virke).- 3 tukikohtaa.- 1 piste, jonka kirjoittaja ei missannut tai saattaa olla kiistanalainen. Lisää kommentti, jätä "oma johtopäätökseni" -osio tyhjäksi, täytän sen. Teksti: """[liitä]"""

Ryhmittele tämä sotkuinen ideakaappaus: - Kerää samanlaisia ideoita teemojen alle. - Anna kullekin teemalle 1 lauseen yhteenveto. - Merkitse ristiriitaiset ideat. Erittely: """[raakoja ideoita]"""

Tee yhteenveto ja kerro alla vanhoista muistiinpanoistani: - Etsi yhteisiä teemoja. - Osoita ristiriitoja ja toistoja. - "Mikä pitäisi olla seuraava askeleni tässä?" 2 ehdotusta. Huomautuksia: """[liitä muistiinpanoja]"""

Heikko kehote / Vahva kehote

Heikko: "Tee yhteenveto tästä kokousmuistiosta." (AI palauttaa yleisen yhteenvedon; toimet menetetään, päätökset muuttuvat epäselviksi.)

Güçlü: "Järjestä tämä raaka kokousmuistio kolmen otsikon alle: Päätökset, Toimet (kuka-mitä-milloin), Avoimet kysymykset. Käytä vain muistiinpanoon kirjoitettua; jos on epäselvää, kuka sen tekee, kirjoita "ei nimitetty", sovi." Tehokas versio tarjoaa toimivan tuloksen; Mikä tärkeintä, se estää ihmisiä keksimästä puuttuvaa tietoa.

kolme minilaukkua

Tapaus 1 – kuolleiden nuottien henkiin herättäminen. Konsultti piti kansiossa yli 400 kokousmuistiinpanoa 2 vuoden arvosta, mutta ei koskaan avannut niitä. Hän tiivisti muistiinpanot teeman perusteella tekoälyllä; 5 toistuvaa asiakasongelmaa ilmeni. Hän laati erityisesti näihin ongelmiin valmiin ratkaisudokumentin ja lyhensi konsultointiaikaa keskimäärin 40 minuuttia per asiakas.

Tapaus 2 – Tehty päätösloukku. Projektipäällikkö jakoi "Budjetti hyväksytty" -rivin tekoälyrakenteisesta kokousmuistiosta tarkistamatta sitä. Kokouksessa kuitenkin sanottiin, että talousarviosta "keskusteltaisiin"; Tekoäly oli pyöristänyt epäselvän lauseen "hyväksyttyyn". Joukkue eteni väärällä oletuksella. Oppitunti: AI voi muuttaa epävarman varmaksi; vahvistaa päätökset.

Tapaus 3 – Oppimisen ulkoistamisen epäonnistuminen. Eräs opiskelija pyysi tekoälyä tekemään yhteenvedon kaikista lukumuistiinpanoistaan ​​ja pyysi tekoälyä kirjoittamaan myös "my takeaway" -osion. Hän ei muistanut kokeen materiaalia – koska hän ei ollut käsitellyt tietoja omin sanoin. Seuraavalla jaksolla yksinkertaisesti jätettiin tislaus tekoälylle kirjoittamalla itse uutto; Pysyvyys kasvoi merkittävästi.

Yleisiä virheitä

• Perfektionismi kuvaushetkellä: Pidä se raakana, käsittele se myöhemmin; hidastaa hetkeä.
• Tekoälyn saaminen lisäämään kommentteja: Sanomatta "käytä vain mitä tekstissä" yhteenveto likaantuu.
• Pyöristäen epävarmuuden tarkkuuteen: tekoäly selventää epäselviä päätöksiä; vahvistaa päätökset.
• Ja kirjoita johtopäätös tekoälylle: Oppiminen on sinun tehtäväsi; kirjoita oma johtopäätöksesi.
• Merkitsemätön arkisto: Muistiinpano, jota ei voi etsiä, on muistiinpano, jota ei ole olemassa.
• Älä koskaan avaa muistiinpanoa uudelleen: Ilman säännöllistä tarkistusta järjestelmä kuolee.

Varoitus: Kun käsittelet tekoälymuistiinpanoja, tee anonyymisti muistiinpanot, jotka sisältävät arkaluontoisia henkilötietoja (nimet, terveys, taloustiedot). Henkilökohtainen arkistosi koostuu osista, jotka liitit eräänä päivänä kolmannen osapuolen palvelimelle – tiedä mitä laitat mihin.

Yhteenvetona

• Ongelma ei ole muistiinpanojen jättäminen, vaan se, että muistiinpanot pysyvät kuolleina; Tekoäly muuttaa ne uudelleenkäytettäviksi tiedoiksi.
• Kaappaa ensin raaka, sitten rakenna ja tislaa tekoälyllä; hidastaa vangitsemishetkeä.
• Kokousmuistio = päätökset + toimet + avoimet kysymykset; lukuhuomautus = Opinnäytetyö + tuki + oma päätelmäni.
• Rajoita tekoäly niin, että "käyttää vain tekstin sisältöä, älä keksi sitä"; Älä anna sen muuttaa epävarmuutta varmaksi.
• Anna tekoälyn tehdä tislaus, mutta sinä kirjoitat päätelmän – oppiminen tapahtuu, kun käsittelet tiedot itse.

Sovellustehtävä

Tee raaka kokousmuistiinpano (ilman arkaluonteisia tietoja) ja jäsentele se ensimmäisen mallin mukaan. Vertaa jokaista tulosteen "päätösriviä" alkuperäiseen muistiinpanoon nähdäksesi, onko tekoäly muuttanut epävarman varmaksi. Tee sitten yhteenveto viidestä viimeisestä lukumuistiinpanosta neljännellä mallilla ja poimi niiden välinen suhde; Lisää oma seuraava vaihe.

tarkistuslista

• [ ] Tallensin muistiinpanon raakana ja käsittelin sen sitten tekoälyllä.
• [ ] Annoin tekoälylle rajoitteen "käytä vain sitä, mitä tekstissä on".
• [ ] Vahvistin, että resoluutiot vastaavat alkuperäistä.
• [ ] Sanoin oman johtopäätökseni itselleni, en tekoälylle.
• [ ] Merkin muistiinpanot ja tein ne haettavissa.
• [ ] Anonymisoin arkaluonteisia tietoja sisältävät muistiinpanot.